Verschillende rapportagemodi en de basisvereisten

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de verschillende manieren van rapporteren en de basisvereisten.

Verschillende soorten rapportage:

Rapporten kunnen worden gepresenteerd in de vorm van schriftelijke verklaringen, grafieken en / of mondeling.

1. Schriftelijke verklaringen:

(a) Formele financiële overzichten:

Deze verklaringen kunnen betrekking hebben op een of meer van de volgende:

(i) Feitelijk ten opzichte van de begrote cijfers;

(ii) vergelijkende uitspraken over een bepaalde periode.

(b) Statistieken met tabellen:

Deze verklaring kan betrekking hebben op statistische analyse van een bepaald type uitgave gedurende een bepaalde periode of op de verkoop van een product gedurende een periode in verschillende regio's, enz.

(c) Verhoudingsratio's:

De ratio's kunnen deel uitmaken van de formele financiële overzichten of worden gepresenteerd in de vorm van afzonderlijke verklaringen.

Er wordt ook informatie gegeven om licht te werpen op bepaalde aspecten van de bedrijfsvoering, met name het volgende:

(i) Rendement op geïnvesteerd vermogen;

(ii) Winst / volumeverhouding;

(c) Break-even punt, etc.

2. Grafische rapporten:

De informatie kan worden gepresenteerd door middel van grafische rapporten, die een beter visueel beeld van de gegevens geven dan de lange reeks cijfers die in de verklaringen wordt gegeven. Grafieken, diagrammen en afbeeldingen zijn de gebruikelijke vorm van grafische rapporten. Ze hebben het voordeel dat ze snel inzicht krijgen in belangrijke trends door ontvangers van informatie.

3. Mondelinge verslagen:

Mondelinge verslagen worden meestal gepresenteerd tijdens groepsbijeenkomsten en conferenties met individuen. De schriftelijke rapporten worden echter altijd beschouwd als de meest geschikte basis voor belangrijke managementbeslissingen.

Basisvereisten voor een goed rapport:

Een rapport is voertuig met informatie naar verschillende bestuursniveaus. De kwaliteit van de besluitvorming hangt in grote mate af van de kwaliteit van de verstrekte informatie en van de snelheid en consistentie van de rapportage. Goede rapportage is noodzakelijk voor effectieve communicatie.

Daarom moet een goed rapport over de volgende basisvereisten beschikken:

1. Snelheid:

Het betekent dat het rapport op tijd moet worden voorbereid en gepresenteerd. Rapporten zijn bedoeld voor actie. Bedrijfsleiders hebben mogelijk snelle rapporten nodig voor de dagelijkse besluitvorming. In dergelijke gevallen kan de nauwkeurigheid worden opgeofferd voor snelheid en tijdige behoefte. Om promptheid te bereiken, kunnen leidinggevenden de methoden voor het verzamelen van gegevens verbeteren en gebruikmaken van moderne mechanische boekhoudapparaten.

2. Vorm en toestemming:

Een goed rapport moet een suggestieve titel, kopjes en subrubrieken, alineaverdelingen, statistische cijfers, feiten, gegevens, enz. Bevatten.

Verder moet de inhoud een logische volgorde volgen:

(a) de samenvatting van de huidige positie;

(b) de cursus en de verwachte resultaten; en

(c) Aanbeveling en redenen voor hun indiening.

3. Vergelijkbaarheid:

Rapporten zijn ook bedoeld ter vergelijking. Vandaar dat de informatie in een bepaald perspectief wordt geplaatst. Vergelijkingen worden over het algemeen na verloop van tijd beïnvloed, evenals met een prestatienorm.

Er moeten cijfers worden gegeven voor een eerdere periode, zoals 'vorige maand' of 'dezelfde maand voor het laatste jaar', enz. De werkelijke cijfers kunnen ook naast de overeenkomstige begrotingen, normen of schattingen worden geplaatst. Het doel is om significante variaties te benadrukken.

4. Consistentie:

Consistentie beoogt de presentatie van hetzelfde type informatie als tussen verschillende rapportageperioden. Een uniforme procedure moet gedurende een bepaalde periode worden gevolgd voor het verzamelen, classificeren en presenteren van de boekhoudkundige informatie. Het is ook belangrijk informatie op een consistente manier te presenteren aan de verschillende besturingsniveaus van het management.

5. Eenvoud:

Het rapport moet in een eenvoudige eenduidige en beknopte vorm zijn. Met andere woorden, het rapport moet technische jargons vermijden en in eenvoudige stijl worden gepresenteerd. Het gebruik van geschikte meeteenheden, zoals hoeveelheid, waarde, gewicht, machine-uren, manuren, percentages, verhoudingen, indexcijfers, enz., Zou het nut van het rapport aanzienlijk vergroten.

6. Beheersbaarheid:

Het is noodzakelijk dat elk rapport wordt gericht aan een verantwoordelijkheidscentrum en afzonderlijk beheersbare en oncontroleerbare factoren presenteert. Zodat tijdens het rapporteren van prestaties ten opzichte van plannen en doelen, variaties, die beheersbaar zijn, diepgaand kunnen worden geanalyseerd, en details op een objectieve manier worden geïnterpreteerd om de manager te helpen corrigerende maatregelen te nemen.

7. Geschiktheid:

Rapporten worden verzonden naar verschillende niveaus van beheer en de formulieren moeten worden ontworpen om te voldoen aan de respectieve niveaus. Terwijl ze rapporteren aan het topmanagement, moeten brede trends en belangrijke uitzonderingen in beknopte vorm worden gepresenteerd met beknoptheid, duidelijkheid en een uitgebreide dekking.

Rapportages aan afdelingsmanagers moeten gedetailleerder zijn en alle aspecten van hun afdelingen omvatten. Meldingen aan leidinggevende ondergeschikten moeten nog gedetailleerder zijn met volledige informatie over hun secties.

8. Kostenoverwegingen:

De kosten voor het onderhouden van het rapportagesysteem moeten evenredig zijn met de voordelen die daaruit zijn voortgekomen. Daarom is het misschien geen onnodige last voor de middelen van de onderneming.

9. Nauwkeurigheid:

Het rapport moet redelijk accuraat zijn. Dit betekent dat het rapport binnen de toegestane foutenmarge correct moet zijn; anders kan het management het vertrouwen in de rapporten verliezen.