Gebruik informatietechnologie in Office

Een breed scala aan IT-producten en -systemen wordt nu beschikbaar voor het kantoor. Deze variëren van elektronische schrijfmachines en tekstverwerkers tot elektronische berichtensystemen. Termen zoals papierloos kantoor en het kantoor van de toekomst worden nu op grote schaal gebruikt.

Ondanks de publiciteit is er nog steeds veel misverstand over de aard van de technologie van kantoorautomatisering; maar liefst 71 procent van het aantal bedrijven in een recent onderzoek gaf aan dat ze geen duidelijke en correcte informatie over producten en systemen hebben ontvangen.

Het is belangrijk om te beseffen dat kantoorautomatiseringstechnologie niet radicaal nieuw is. Net als alle andere takken van informatietechnologie is de technologie van kantoorautomatisering het resultaat van de convergentie van computers, telecommunicatie en micro-elektronica. Kantoorautomatisering is ontstaan ​​door een proces van evolutie in plaats van een technologische doorbraak.

Net als op veel andere gebieden bestaat het gevaar van 'technologische push' bij de toepassing van kantoorautomatiseringsapparatuur; de technologie wordt soms gewoon gebruikt omdat hij bestaat. Dus waarom is de introductie van informatietechnologie op kantoor dan door zo veel gezien om zo belangrijk te zijn? Er zijn twee mogelijke antwoorden: ten eerste de voortdurende noodzaak om de kosten te verlagen en ten tweede het groeiende belang van informatie.

Bedrijven hebben over het algemeen een constante vereiste om kosten te besparen, met name personeelskosten. Veel managers hopen daarom dat kantoorautomatisering in de jaren tachtig een soortgelijk effect zal hebben op de personeelsniveaus en kosten als de introductie van gegevensverwerking in de jaren zestig en het begin van de jaren zeventig. Het is natuurlijk moeilijk om de effecten van de introductie van kantoorautomatisering te voorspellen.

Informatie wordt steeds belangrijker in de economie. Er wordt geschat dat meer dan de helft van het personeelsbestand in westerse landen wordt gebruikt voor de productie, verwerking en distributie van informatie.

Veel bedrijven en organisaties ondervinden een aantal problemen veroorzaakt door 'informatie-overload'. Deze problemen kunnen variëren van het traag afleveren van informatie en problemen bij het verkrijgen van informatie, tot de moeilijkheden bij bepaalde personen die te veel informatie hebben. Veel managers hopen daarom dat de toepassing van informatietechnologie op kantoor deze problemen zal oplossen.

Kantoorautomatiseringstechnologie zal natuurlijk uitermate nuttig zijn, indien correct gebruikt, bij het oplossen van een breed scala aan problemen bij het afhandelen van informatie. Maar men moet zich ook realiseren dat de huidige generatie kantoorautomatiseringstechnologie geen problemen oplost die verband houden met de kwaliteit of selectie van informatie. Verdere generaties van apparatuur, met name 'expertsystemen', zullen waarschijnlijk een veel dramatischer effect hebben op de manier van werken in kantoren dan de huidige systemen ooit kunnen bereiken.

Wat zijn dan de effecten van de introductie van informatietechnologie op kantoor?

Er zijn vijf belangrijke voordelen:

ik. Efficiënter en effectiever gebruik van de tijd van het management;

ii. Efficiënter gebruik van tijd van secretariaatsmedewerkers;

iii. Verhoogde toegang tot informatie door het management;

iv. Snellere overdracht van informatie;

v. Efficiënter opslaan en ophalen van informatie.

Het meest vruchtbare gebied voor besparingen in managementtijd ligt op het gebied van het opslaan en ophalen van informatie, het afhandelen van e-mail en het lezen en ophalen van informatie. Er wordt geschat dat tot 25 procent van de tijd van een manager wordt verspild, en dat dit cijfer kan worden teruggebracht tot 10 procent door het gebruik van informatietechnologie.

Tekstverwerking:

Er zijn een aantal verschillende technologieën betrokken bij kantoorautomatisering. Het wordt algemeen erkend dat het enige belangrijkste onderdeel van informatietechnologie dat op kantoor wordt gebruikt, de tekstverwerker is. Er is al een snel groeiende vraag naar tekstverwerkende apparatuur, in feite wordt verwacht dat de vraag naar tekstverwerkers ongeveer een tiende zal bedragen van het aantal typemachines dat in 1980 in gebruik is.

Het gebruik van tekstverwerkende apparatuur bespaart waarschijnlijk geen secretariële kosten in alle toepassingen. Tekstverwerkers kunnen echter in bepaalde gevallen aanzienlijke voordelen opleveren, bijvoorbeeld in repetitief werk, zoals letters met een 'boiler plating' in een standaardstructuur en bij het typen van concepten van lange documenten.

Tekstverwerkers worden echter zo belangrijk gevonden, niet alleen vanwege de onmiddellijke voordelen bij het besparen van secretariële tijd. Het is de uitbreiding van tekstverwerkingssystemen die faciliteiten zullen bieden voor elektronische post, informatieopslag en opvraag enzovoort. Dit zal leiden tot veel grotere voordelen voor de effectiviteit van het personeel. Zo zijn tekstverwerkers de hoeksteen van kantoorautomatisering.

Over het algemeen kan de hardware voor kantoorautomatiseringssystemen worden onderverdeeld in vier componenten:

ik. werkstations;

ii. Servers;

iii. communicatie;

iv. Indienen en ophalen.

Voorbeelden van werkstations zijn tekstverwerkers, videotekstterminals en terminals voor gegevensverwerking, in feite elk apparaat waarop door een menselijke operator wordt gewerkt. Een server biedt een service aan de gebruiker van een systeem. De server bevindt zich meestal niet op dezelfde locatie als de gebruiker. Voorbeelden van servers zijn printers, mainframecomputers of fototypetesters.

Communicatiefaciliteiten in een kantoorautomatiseringssysteem kunnen Local Area Networks (LAN's) of Private Automatic Branch Exchanges (PABX's) omvatten. LAN's en PABX's zouden worden gebruikt voor communicatie binnen het kantoor. Externe communicatienetwerken kunnen onder meer zijn: Wide Area Networks (WAN's) en PTT-services zoals de Packet Switched Service (PSS) of satellieten, microgolfverbindingen of glasvezelverbindingen.

Het archiveren en ophalen in een kantoorautomatiseringssysteem zou worden verzorgd door een bestandsserver of lokaal op het werkstation. Het wordt vaak niet gewaardeerd dat software een zeer belangrijk onderdeel vormt van de introductie van informatietechnologie op kantoor. Er is software nodig voor interfaces tussen verschillende netwerken, bijvoorbeeld interfaces met teletex, telex en lokale netwerken.

Software maakt het dus mogelijk een aantal tekstverwerkers aan elkaar te koppelen en te communiceren via openbare netwerken. Software kan ook tekst en documentuitwisseling bieden in de vorm van elektronische berichtensystemen of elektronische post. Afgezien van de hierboven beschreven hardware en software zijn er ook belangrijke producten en systemen als fax, videotekst en microcomputers die allemaal een belangrijke bijdrage leveren aan het elektronische kantoor.

Er zijn veel gevaren verbonden aan de implementatie van kantoorautomatiseringstechnologie. Het is heel gemakkelijk om onjuiste investeringsbeslissingen te nemen en de voordelen en gevolgen van implementatietechnologie verkeerd te beoordelen. Inderdaad is geschat dat bijvoorbeeld één op de vier computerinstallaties de functie niet uitvoert waarvoor het is aangeschaft.

Het is daarom absoluut noodzakelijk om een ​​strategie te hebben voor de implementatie van kantoorautomatiseringsapparatuur. De potentiële gebruiker moet een goed begrip hebben van de belangrijkste informatiestromen binnen de organisatie en van de problemen met de informatieverwerking die ze ervaren. De gebruiker moet vervolgens de waarschijnlijke effecten beoordelen die de introductie van kantoor-, automatiseringstechnologie zal hebben in relatie tot hun bedrijfsdoelstellingen.

Een strategie zal:

ik. Zorg ervoor dat de technologie voldoet aan de informatiebehoeften van de organisatie;

ii. Zorg ervoor dat de verschillende technologische items compatibel zijn en kunnen evolueren naar een systeem;

iii. Voorkom dat het verkeerde systeem wordt geïnstalleerd p op de verkeerde plaats op het verkeerde moment.

Een eenvoudige driefasenstrategie zal helpen om problemen te minimaliseren.

De drie fasen zijn:

1. identificeert gebruikersinformatie-eisen;

2. Koppel de systeemdefinitie aan de marktplaats;

3. Implementeer, te beginnen met pilotsystemen.

Ten slotte is het nuttig enkele kernbegrippen te noemen die in gedachten moeten worden gehouden bij de aanschaf van kantoorautomatiseringsapparatuur.

Tekstverwerking op kantoor:

Tekstverwerking is de eerste stap die de meeste kantoren maken in informatietechnologie, en het blijft het belangrijkste element van kantoorautomatisering buiten de boekhoudkundige computeromgeving zelf. Het is voor de grote meerderheid van organisaties het moment waarop de geleidelijke voortgang naar het elektronische kantoor begint of begint.

Afgezien van de boekhoudkundige functies die in de dagen van de geklimatiseerde kamer met airconditioning begonnen zijn, is tekstverwerking al jaren het enige gebruik van computertechnologie op kantoor in het algemeen. Wat meer is, het maken van teksten - de laatste informatie in databases is de grootste afzonderlijke operatie in elk kantoor. Typering en bijbehorend werk kost gemiddeld 35 procent van de totale kantoorkosten, dus het is niet verrassend dat het een kandidaat voor automatisering werd.

Tekstverwerking is gegroeid vanuit de typekant van dingen, omdat de gegevensverwerking opgroeide van de boekhoudkant. Nu, met minder kostbare en meer capabele kleine computertechnologie, hebben ze elkaar leren kennen, realiseerden ze zich dat ze al die tijd dezelfde soorten apparatuur gebruikten en hun functies samenvoegden. Er zijn in principe twee concepten die betrekking hebben op tekstverwerking en herhalen van tekst.

De meeste gebruikers van tekstverwerkers gebruiken beide werkcategorieën en de meeste daarvan beginnen met de tekstbewerkingsfunctie. Een lange letter typen of een eerste keer melden betekent dat de auteur waarschijnlijk enkele wijzigingen wil aanbrengen voordat hij het verzendt. Pre-woordverwerking, dat betekende het opnieuw typen van het hele ding, waarschijnlijk het introduceren van nieuwe typefouten en het vereisen dat het hele werk door een tweede keer werd gecontroleerd.

Recordsverwerking is een natuurlijk verlengstuk van tekstbewerking en neemt de informatie die wordt bewaard voor het schrijven van rapporten enz., Op in nuttiger rollen. Het besefte al snel dat het, bijna toevallig, een database samenstelde van alle ontvangen vragen, offertes die werden verzonden als resultaat en, omdat de informatie werd bewaard voor het produceren van werkinstructies als ze de bestelling wonnen, een verslag van hun slagingspercentage. Het kostte weinig aandacht om een ​​compleet verkoopactiviteitenrecordensysteem te creëren met behulp van die database met informatie. Hun tekstverwerkingssysteem stelt hen in staat om tot 24 verschillende parameters in te stellen waarop ze kunnen sorteren, zodat ze het succes- of faalfrequentie naar product, op verschillende tijden van het jaar, op geografische locaties over de hele wereld, door verkoper en door waarde, klant, etc.

Hiermee wordt tekstverwerking in de buurt van gegevensverwerking uitgevoerd, behalve dat de betreffende gegevens afkomstig zijn van tekstmateriaal en geen cijfers! Accounts mensen, die netjes meegaan als fervent tekstverwerkende gebruikers, hebben nog steeds de neiging om hun figuurwerk gescheiden te houden hoewel de technologie bestaat om de functie te combineren. De automatische koppeling tussen het boekhoudsysteem en de tekstverwerker, hoewel haalbaar, wordt door maar heel weinig gebruikers benut. Het loont echter om een ​​tekstverwerker te kiezen om ervoor te zorgen dat deze beschikt over de nodige communicatiepoorten of een lokaal netwerk om dit te bereiken. Men zal vrijwel zeker kijken naar directe communicatiemogelijkheden binnen de levensduur van tekstverwerkersapparatuur die nu is gekocht.

Typen herhalen, de andere hoofdcategorie van WP-werk, is gewoon de productie van dezelfde letter, steeds weer opnieuw, van een eenmaal getypt origineel. In de eenvoudigste vorm is de brief speciaal voor de taak samengesteld en wordt deze naar meerdere ontvangers verzonden, waarvan de namen en adressen telkens afzonderlijk worden ingetoetst door de tekstverwerker. Een andere verfijning is om de namen en adressen zelf op tekstverwerkingsschijven te houden.

Op die manier kan de algemene brief die moet worden verzonden naar een bekende lijst van mensen worden gegenereerd vanuit de winkel of opnieuw worden samengesteld, maar worden verzonden naar mensen wiens namen en adressen automatisch aan het begin van elke letter kunnen worden vergeleken door de tekstverwerker en later op de enveloppen worden getypt indien nodig. In een goed multi-tasking-systeem kan het doorgaan als een automatische afdruk terwijl de operator met iets anders aan de slag gaat.

Dit is een combinatie van tekstbewerking en herhaaltypen. Het wordt gretig gebruikt door bijvoorbeeld verkopers die hun offertes en verkoopverslagen met een minimum aan inspanning willen ontvangen, maar een maximum aan verfijning voor de klant een op maat gemaakt rapport, dat de vragen van de klant exact beantwoordt, maar grotendeels in kitvorm wordt samengesteld.

Advocaten, accountants en andere professionals die tegenwoordig zo veel van deze techniek houden, elke klant moet het gevoel hebben dat hij de enige klant is, of op zijn minst de belangrijkste, vooralsnog het basisprincipe van salesmanship. Het zou gewoon niet doen om iemand een vorm van wil te sturen die wordt afgedrukt op standaard vellen papier met spaties die zijn gevuld met slecht uitgelijnd type.

Toen tekstverwerkers op hun eigen machine stonden en alleen typwerk konden maken van hun eigen printers, waren het machines waarmee typisten konden verviervoudigen of beter konden afdrukken. Nu worden we geconfronteerd met de kans om die eenheden te integreren in samenhangende systemen die overal op kantoor woordverwerkingskracht kunnen verspreiden en deze met andere computergebaseerde systemen kunnen verbinden om informatienetwerken te vormen. Dat is niet zo indrukwekkend als het klinkt, hoewel de computerindustrie het niet gemakkelijker maakt door het gebrek aan communicatienormen.

De typeafdeling heeft nu tekstverwerkers, in de herinneringen van welke leeftijddetails van alle producten en diensten, technische passages, etc. Deze zijn ontworpen voor opname in offertes, standaardbrieven, standaardantwoorden op vragen over prijs, voorraadbeschikbaarheid en vele andere dingen . Wanneer een klant vraagt ​​naar een product, moet de correspondentie die volgt informatie bevatten over zijn kredietwaardigheid, de producten in kwestie, de voorraadpositie enzovoort. Op de conventionele manier verkrijgt de griffier deze informatie telefonisch of uit zijn eigen kopie van de records - misschien op een computerafdruk die met de hand is bijgewerkt.

Door de tekstverwerkers te koppelen aan toegang tot de rekencomputers, kan die informatie echter automatisch worden opgeroepen voor opname in de antwoordbrief. Het koppelen van tekstverwerking aan de voorraadrecordcomputer geeft de klant automatisch de meest actuele positie in de correspondentie. Verdere integratie vindt plaats door de griffiers, de grondleggers van het materiaal, in staat te stellen op terminals van hun eigen posities, creditposities enz. Te zien alvorens te beslissen welke letters 'de exploitanten van de tekstverwerker moeten vertellen om voor de klant te produceren.

Externe communicatie:

In theorie zou een bedrijf dat tekstverwerkers gebruikt die overeenkomen met een ander bedrijf dat tekstverwerkers gebruikt, in staat moeten zijn om informatie rechtstreeks van machine naar machine te verzenden met behulp van het externe communicatieprotocol X.25. Dit wordt voornamelijk gedaan door multi-site organisaties die de hardware op elke locatie kunnen bepalen. Voor communicatie met andere organisaties biedt teletex de meest populaire WP-naar-WP-koppelingen in de toekomst. Teletex is sneller dan telex en, belangrijker, is in staat tekstverwerkers direct extern te laten communiceren met tekstverwerkers van ontvangers. Het enige wat ze nodig hebben is de teletex-interface op hun eigen hardware of op de PABX.

Efficiënte tekstverwerking Input:

Tekstverwerking werkt met tekstverwerkende machines. WP-werk begint bij de maker of auteur en de efficiëntie moet ook op dat moment beginnen. Van een eenvoudigere en vaak minder dure manier om opgenomen materiaal in de 'typepool' te krijgen, is gecentraliseerd dictaat een microprocessor-gestuurde spraakinvoer geworden voor gecombineerde typ- en tekstverwerkingsbewerkingen. Behalve dat auteurs van hun bureau kunnen opnemen, wanneer er een brief of memo nodig is, hebben de systemen steeds meer een rol gekregen in de beheerstool.

Systemen berekenen de beurtrondetijd van typisten en wijzen het werk op die basis efficiënt toe; ze verzamelen informatie over de werkdoorvoer enzovoort. Dictafoon is altijd een voorloper geweest van de technologie die wordt gebruikt in wat nu bekend staat als spraakverwerking. Of het tekstverwerkingscentrum nu wordt gebruikt om een ​​hardcopy te produceren of om computerbestanden en informatiesystemen bij te werken, de instructie en het tekstmateriaal dat afkomstig is van de griffiers en leidinggevenden van de organisatie moeten snel, efficiënt en nauwkeurig worden ingetoetst.

Leidinggevenden en griffiers gebruiken hun bureautelefoons natuurlijk om te dicteren en voor hen is het principe weinig veranderd ten opzichte van eerdere gecentraliseerde dicteersystemen. Twee dingen, ze zullen merken dat de opnamekwaliteit is verbeterd met nog meer 'reinigings'-circuits in het systeem en ze kunnen overal ter wereld dicteren, waarbij ze de recorder besturen waarop ze zijn aangesloten alsof de telefoon zelf een dicteerapparaat was. Gebruikers kunnen desgewenst zelfveranderende tapecassetterecorders of eindeloze looprecorders in het tekstverwerkingscentrum gebruiken, met beide typen op hetzelfde systeem.

Sterker nog, er zijn pluspunten voor elke methode en ze zijn in veel opzichten complementair, bijvoorbeeld: banden voor automatisch wisselen zijn beter voor het leveren van zwaar gebruik buiten kantooruren, terwijl eindeloze lus directe transcriptie geeft, terwijl dicteren nog steeds plaatsvindt voor echt dringend werk. Met behulp van de eindeloze looprecorders in het tekstverwerkingscentrum kan de supervisor de WP-operatoren van de ene naar de andere auteur wijzigen door eenvoudigweg toetsenbordinvoeren te maken op haar bedieningsconsole.

Het knooppunt is zo flexibel dat typisten altijd kunnen worden omgeschakeld van functie naar functie, ongeacht op welke recorder de taken zich op dat moment bevinden. Het spraakverwerkingssysteem moet inloggen op de besturingscomputer van de supervisor op het moment waarop elke specifieke taak is voltooid en door wie. Het systeem wist al hoe laat het werd ontvangen en uit welke telefoonextensie, het kwam, hoe lang het was, wat voor soort werk het was enzovoort. Volledige records van duizenden individuele banen kunnen op deze manier worden bewaard.

Het werkrecord kan worden geanalyseerd, in goede woord / records verwerkingspraktijk, volgens auteur, toetsenist, afdeling, gegevens, tijd, status, klant, enzovoort. De supervisor heeft direct toegang tot informatie over de hoeveelheid werk die door elke operator en door de eenheid als geheel wordt verricht, doorvoersnelheden, backlog- en backlogtrends, de status van huidige prioritaire taken en langetermijnprestatiegegevens, allemaal weergegeven in tabelvorm of grafische vorm.

Functies van Word Processing:

De typ- en tekstverwerkingsfunctie in kantoren wordt al snel erkend als de kern van de hele kantooroperatie. Het is hier dat het eindproduct van het werk van mensen, hetzij in hun hoofd, als resultaat van andere databases, enz., Wordt geproduceerd. Hieruit volgt dat het gebruik van tekstverwerkers met een hoge output, de flexibele manipulatie van tekstmateriaal op welke manier dan ook, gecombineerd met efficiënt dicteren van invoermateriaal en instructies voor de operatoren en een nauwe beheerscontrole van de hele operatie, al deze aspecten vormen de ware studie van tekstverwerking als een elektronische kantoorfunctie.

Compatibiliteit:

Informatietechnologie zal uiteraard geleidelijk worden geïnstalleerd. Het is belangrijk om te beseffen dat er in het geval van communicatieapparatuur veel gevallen zullen zijn van bedrijven die al enige tijd oude technologie zullen blijven gebruiken. Daarom moeten nieuwe systemen, waar mogelijk, verenigbaar zijn met bestaande systemen, zodat in het geval van teletex een telexconversiefaciliteit beschikbaar zou zijn.

Aanpassingsvermogen:

Elk nieuw systeem zou moeten kunnen worden aangepast om rekening te houden met toekomstige technologie. Bij het kopen van tekstverwerkers moet er bijvoorbeeld voor worden gezorgd dat deze kunnen worden gekoppeld aan lokale netwerken en aan elkaar.

normen:

Het gebied met internationale normen in de computer- en communicatie-industrie is buitengewoon complex. Vanwege de behoefte aan compatibiliteit en aanpassingsvermogen zijn normen belangrijk. Die installerende systemen moeten daarom rekening houden met bestaande en ontwikkelende normen.

Elektronisch kantoor:

Voordat we kijken naar de netwerken, diensten en apparatuur die British Telecom aanbiedt om het huidige elektronische kantoor van vandaag op te zetten en te onderhouden, is het nuttig om de oorsprong en relaties van de huidige ontwikkelingen te bekijken. Tot de jaren zeventig vond technische innovatie plaats in een tempo dat het mogelijk maakte om geleidelijk in de bestaande kantoorprocedures te worden opgenomen. Vervolgens begonnen verschillende elementen van elektronische informatietechnologie samen te voegen.

Veel apparatuur die waarschijnlijk gebruikelijk is in het elektronische kantoor, is gebaseerd op productontwerp en technologie die al in de 20e eeuw bekend zijn, maar het toenemend gebruik van computertechnieken binnen telecommunicatie-installaties en netwerken en de groeiende afhankelijkheid van telecommunicatie-netwerkprincipes binnen gegevensverwerkingsinstallaties hebben een vrij nieuwe, convergente technologie gecreëerd.

De pionierontwerpers van de eerste geautomatiseerde telefooncentrales moesten zich bezighouden met problemen zoals het optimaal gebruiken van een aantal schakelaars achter elkaar en het gebruik van de signaalimpulsen van de draaiknop om oproepen naar hun bestemmingen te routeren via een reeks van trunks en uitwisselingen.

In plaats van de kiespulsen rechtstreeks te gebruiken om de schakelaars te bedienen, accepteerde de gemeenschappelijke besturingseenheid de kiespulsen in een tijdelijke opslagplaats en vertaalde deze naar een machinetaal. De opgeslagen signalen werden gebruikt, onder de richting van een ingebouwd programma, om de bediening van de schakelaar te besturen, het ontvangende station te waarschuwen en het verzenden van de voortgang van de oproep te informeren.

Moderne telecommunicatie- en computersystemen zijn ook verenigd door een gemeenschappelijke naleving van twee basisprincipes van elektronische informatietechnologie: ten eerste, digitale informatierepresentatie en ten tweede de automatische programmabesturing van informatieverwerking. Door het combineren van het vermogen van digitale telecommunicatie om een ​​mix van alle vormen van communicatieberichten te verwerken, met computergebaseerde technieken voor het opslaan van informatie in geautomatiseerde bibliotheken en het verwerken van informatie, is een krachtige nieuwe technologische kracht ontstaan.

De termen informatietechnologie en computercommunicatie beschrijven het het best. Het wordt algemeen erkend dat het toenemende aantal en de variëteit van telecommunicatiehardware en -diensten hoofdzakelijk te danken is aan de dalende kosten en de toenemende middelen, betrouwbaarheid en robuustheid van de siliciumchipmicroprocessor. De microchip, met zijn enorme potentieel voor zowel geheugen- als verwerkingscircuits, werd al snel het brandpunt waarrond de technologieën van tele-communicatie en computergebruik convergeerden.

De principes achter de besturing van de microprocessor zijn nauwelijks nieuw of mystiek te noemen. Elke processorbewerking, zoals optellen of vermenigvuldigen, bestaat uit vele kleinere stappen op basis van een logica van de 19e eeuwse wiskundige George Boole. Net als het binaire getalsysteem en de morsecode, is de Booleaanse logica gebaseerd op 'two-state'-representatie; in dit geval zijn 'waar' en 'onwaar' de twee mogelijke waarden.

In computers kunnen deze waarden in één 'bit' worden opgeslagen. Microprocessors bestaan ​​uit circuits die zijn samengesteld door schakelopties 'in logische patronen die zijn gedefinieerd volgens de regels van de Booleaanse logica'. Halfgeleiders fungeren als de 'schakelaars' en de waarden 'waar' en 'onwaar' komen overeen met het al dan niet schakelen van een minuscule elektrische stroom 'aan' of 'uit.

Als veel van dergelijke schakelaars in een reeks zijn gerangschikt, wordt een 'voorwaarde' vastgesteld; stel een reeks van dergelijke condities samen en een 'Proces' is ingelijst. Op deze manier kan informatie die wordt doorgegeven als elektrische energie aan verschillende processen worden onderworpen; door dit op microscopisch kleine schaal te doen, wordt een microprocessor geboren. Eerder werd al opgemerkt dat de hausse in elektronische kantoortechnologie in de jaren zeventig begon.

De eerste microprocessor kwam er in 1971 toen de in de VS gevestigde Intel Corporation de eerste complete computerprocessor met revolutionair geheugen produceerde op een kleine siliciumchip met meer dan 2.000 transistors. Tegen het begin van de jaren tachtig steeg dit cijfer gestaag. Eerste chips met 4000 bits en 16.000 werden gemeengoed; 64.000 volgden snel en chips met geheugens die zich uitstrekken tot 256.000 bits werden mogelijk.

Halfgeleiderchips hebben nu vrijwel alle andere vormen van machinegeheugen vervangen. Deze snelle ontwikkelingen in de micro-elektronica hebben een doorslaggevende rol gespeeld bij het vergroten van de beschikbare methoden voor informatieoverdracht. Deze omvatten fax, teletex, videotekst, telex, communicerende tekstverwerkers, computer mailbox, voicemailbox, draaduitzending en zelfs standaard televisietechnieken.

Kantoor Automatisering:

Kantoorautomatisering of het elektronische kantoor is altijd moeilijk om bondig te beschrijven. Sommigen beweren dat slechts een van de bovenstaande berichtfaciliteiten in deze categorie valt - andere dat een samenvoeging van twee of drie in een enkel werkstation voldoende is. British Telecom heeft een zo breed mogelijke kijk op de meest ambitieuze interpretaties. Wat nodig is, is niet alleen een slimme methode om een ​​aantal verschillende apparaten met elkaar te verbinden.

Een goed doordacht kantoorautomatiseringssysteem moet het ophalen, verwerken en overdragen van informatie volledig integreren in een enkele entiteit die zowel door een expert als door een amateur economisch en gemakkelijk kan zijn. British Telecom heeft een reeks digitale netwerkdiensten ontwikkeld die gezamenlijk bekend staan ​​als X-Stream en die afzonderlijk of als onderdeel van een compleet communicatiepakket beschikbaar zijn.

BT Merlin biedt een verscheidenheid aan geavanceerde bedrijfssystemen die kunnen worden gebruikt voor deze netwerkdiensten. Samen kunnen ze het elektronische kantoor aanpassen aan de behoeften van individuele bedrijven. Deze gecoördineerde aanpak is voldoende universeel genoeg om te voldoen aan de vele tegenstrijdige criteria die kantoorautomatisering met zich meebrengt. Het huidige nationale telefoonnetwerk was ontworpen om spraaksignalen door analoge transmissie te dragen. Geluidsgolven gecreëerd door de stem worden omgezet in elektrische golven die worden gereproduceerd op de ontvanger.

In het groeiende digitale netwerk van BT wordt informatie verzonden in de gecodeerde vorm van binaire cijfers. Het binaire systeem gebruikt slechts twee toestanden: aan of uit, een of nul. Binaire cijfers worden bits genoemd en de transmissiesnelheid wordt uitgedrukt als bits per seconde. Digitale transmissie en omschakeling vormen de kern van het programma van British Telecom voor de volledige herstructurering van het nationale netwerk. De modulaire familie van computergestuurde digitale uitwisselingen van System X biedt belangrijke verbeteringen in de werking en maakt de weg vrij voor de brede introductie van de nieuwe diensten die nodig zijn om het elektronische kantoor te ondersteunen.

Tegelijkertijd leveren digitale transmissiesystemen steeds efficiëntere en high-capacity communicatieverbindingen op kabel, radio en glasvezel 'Lightlines'. De samensmelting van systeem X en digitale transmissie is een belangrijke stap in de richting van de volledige integratie van alle telecommunicatiediensten op een enkel netwerk - het Integrated Services Digital Network (ISDN) - omdat alle vormen van communicatie via één weg kunnen worden uitgevoerd, of het nu gaat om spraak, tekst-, data-, tv-uitzendingen, fax- of videotekst-faciliteiten zoals Prestel. Dit is zeer economisch omdat het de noodzaak voor afzonderlijke toegang tot het bestaande BT-netwerk elimineert. In het verleden konden alleen de grootste organisaties hun eigen privé-netwerken financieel rechtvaardigen.

Door nieuwe services zoals het X-Stream-assortiment voor informatieoverdracht en interconnectie van terminals in te voeren en door de kosten van dergelijke moderne communicatieapparatuur als digitale PABX's te verlagen, heeft BT het nu mogelijk gemaakt voor kleinere organisaties om een ​​bedrijfsnetwerk te exploiteren. Lokale netwerken kunnen worden gebouwd om de distributie van gegevens tussen elektronische kantoren te organiseren. Ze bestaan ​​meestal uit een 'breedband'-systeem met hoge capaciteit, dat in staat is om een ​​groot aantal bits per seconde uit te zenden.

Veel tekstverwerkers, teleprinters, computerterminals en databaseopslag van apparaten en machines kunnen worden aangesloten op het lokale netwerk dat voortdurend informatie rond het hele netwerkcircuit uitzendt. Met faciliteiten kunnen kantoorapparaten de informatie in het netwerk bewaken of 'beluisteren'. Wanneer een 'luisteraar' informatie vindt die eraan is geadresseerd, worden de gegevens opgehaald uit het netwerk en opgeslagen of gepresenteerd op de relevante terminal.

De configuratie van dergelijke bedrijfsnetwerken varieert aanzienlijk, afhankelijk van de informatievereisten van elke klant. British Telecom exploiteert een verscheidenheid aan openbare en particuliere netwerken in het Verenigd Koninkrijk en stelt met behulp van elementen uit al deze individuele ondersteuningssystemen voor elk elektronisch kantoor.

Geen twee oplossingen zijn precies hetzelfde, maar er zijn veelvoorkomende thema's. De X-Stream-services zijn een voorbeeld van een dergelijk thema, het opzetten van een nieuwe telecommunicatie-infrastructuur voor het hedendaagse elektronische kantoor dat een zekere manier biedt om communicatie, computergebruik en de vele facetten van informatieverwerking te integreren.

Packet Switch Stream:

Packet Switch Stream (PSS) is de landelijke pakketgeschakelde gegevensservice van BT. Het biedt een nieuwe manier om computerinformatie te verzenden door gegevens in pakketten te verdelen. Pakketwisseling gebruikt een gecodeerd adres aan de voorkant van elk pakket digitale gegevens als middel om het naar zijn bestemming te leiden. PSS biedt een netwerk dat specifiek is ontworpen voor communicatie tussen computers.

Door de service economisch te delen tussen klanten, is het een goedkope manier om informatie tussen kantoren te verplaatsen. Het heeft met name toepassing gevonden voor transacties met laag volume en interactief gebruik en wordt veel gebruikt in financiële netwerken, gegevensoverdracht en terminals voor verkooppunten. De service is ook een ideaal voertuig voor tekstcommunicatie en koppelt een aantal elektronische postfaciliteiten.

PSS is een toegangspoort tot tientallen pakketgeschakelde netwerken in landen over de hele wereld. KiloStream biedt snelkoppelingen tussen computers en verschillende terminals voor tekst, fax, teletex of spraakoverdracht. KiloStream-circuits worden exclusief voor eigen gebruik van de klant geleverd en bieden een kosteneffectieve, volledig digitale service die het hoofdkantoor, de depots, fabrieken en winkels met elkaar verbindt. Het is beschikbaar met snelheden van 48.000 en 64.000 bits / seconde, en biedt een economisch alternatief voor gegevensoverdracht via analoge privécircuits en modems.

KiloStream combineert hoge datasnelheden met bedieningsgemak, werkend via digitale privécircuits om micro- en minicomputers, computergestuurde PABX's, tekstverwerkers en lokale netwerken, slow-scan TV, e-mail en kredietverificatie te koppelen. Deze X-Stream-service dient aanvankelijk grote zakelijke centra. Snelle expansie is gepland en zal worden gevormd door de marktvraag. Een integraal onderdeel van de service is Network Terminating. Unit (NTU) aan elk uiteinde van het circuit.

De NTU fungeert als een internationaal overeengekomen tussenvlak waardoor klanten hun eigen apparatuur kunnen aansluiten. De NTU vervult ook de essentiële functie van het terugzenden van besturingssignalen naar het netwerk om het onderhoud te vergemakkelijken. De NTU voegt twee toezichtbits toe aan elk signaal dat door de gebruiker wordt verzonden.

Deze worden gebruikt voor monitoring en controle; de NTU op de bestemming verwijdert ze automatisch en biedt een transparant gegevenspad voor de gebruiker. Het KiloStream-netwerk bevat geavanceerde bewakings-, diagnose- en alarmfuncties, waardoor een hoge betrouwbaarheid en een snelle reactie op storingen wordt gegarandeerd. Het onderhoud wordt geregeld vanuit de X-Stream servicecentra, die 24 uur per dag, zeven dagen per week bemand zijn. Klanten melden fouten rechtstreeks aan gespecialiseerd personeel in deze centra, en het is van deze centra dat BT een pakket faciliteiten biedt om klanten verzekerd onderhoud te bieden.

NTU's zijn compacte eenheden, waarin de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van micro-elektronica zijn verwerkt en die standaardinterfaces bieden voor de aansluiting van kantooraansluitingen. Ontworpen voor desktopmontage, meerdere NTU's kunnen worden gestapeld in compacte racks in grotere installaties.

Mega Stream:

Mega Stream is ideaal voor grote bedrijfsnetwerken die grote hoeveelheden spraak, gegevens en afbeeldingen verwerken voor videoconferenties. Het is de privé-service met de hoogste capaciteit, speciaal ontworpen om informatie over te dragen met snelheden tussen 2 en 140 miljoen bits / sec. Mega Stream kan worden gebruikt voor zeer snelle gegevens of om koppelingen tussen digitale PABX's te bieden. Een koppeling van 2 Mbit / sec kan maximaal 30 spraakkanalen bevatten. In het elektronische kantoor moeten PABX's, mainframecomputers, tekstverwerkers en terminals op afstand met elkaar communiceren tussen een aantal bedrijfslocaties.

Mega Stream biedt het ideale point-to-point privécircuit. Het is ook de netwerkoplossing voor dergelijke behoeften op het gebied van elektronische kantoren, zoals het overbrengen van gegevens naar eindapparatuur op een verre locatie langs een snel digitaal pad. Het verbindt een snelle, gemultiplexte schakeling met een aantal analoge of digitale PABXs, telefoons of dataterminals.

Multiplexen omvat het gebruik van een gemeenschappelijk kanaal om twee of meer kanalen te maken, hetzij door de gemeenschappelijke kanaalfrequentieband in smallere banden te splitsen, waarvan elk wordt gebruikt om een ​​afzonderlijk kanaal te creëren dat bekend staat als frequentieverdelingsmultiplexing of door het gemeenschappelijke kanaal toe te wijzen aan meerdere gebruikers op hun beurt, om verschillende intermitterende kanalen te vormen in de tijdverdelingsmultiplexing.

Mega Stream gebruikt de laatste techniek. De service is nationaal beschikbaar tussen alle belangrijke zakelijke en commerciële centra. Het wordt geleverd door speciaal geïnstalleerde kabel tussen de lokalen van klanten en de dichtstbijzijnde centrale die is uitgerust voor digitale transmissie. British Telecom biedt een breed scala aan multiplexers om het circuit te kanaliseren in een aantal gegevens- of spraakpaden met een lagere snelheid.

Mega Stream-circuits kunnen ook via een aan de muur gemonteerde interface worden aangesloten op eindapparatuur die niet door British Telecom wordt geleverd. Dit bevat regenerators met lijnvoeding, systeemalarmen en een elektrisch veilig apparaat. Net als Kilo Stream is Mega Stream voorzien van een volledig alarmsysteem voor het bewaken van apparatuur en lijnprestaties en snelle foutlocatie.

Sat Stream:

De vierde X-Stream-dienst is Sat Stream en biedt een internationaal schotelnet voor kleine schotels. De dienst, die in 1984 wordt geopend, biedt particuliere links met grote capaciteit voor multinationale organisaties. Het zal aanvankelijk West-Europa bestrijken, zich later in het decennium uitstrekkend tot Noord-Amerika en andere delen van de wereld. Sat Stream biedt ook point-to-multipoint en tijdelijke circuits binnen het VK.

Digitale koppelingen kunnen worden geboden met snelheden tot 64 kbitg / sec. Apparatuur kan zich bij de klant bevinden, misschien op het dak of in de parkeergarage voor exclusief gebruik, of het kan worden gedeeld tussen gebruikers. De service is zeer geschikt voor het leveren van de dringende communicatieverbindingen die vereist zijn door afgelegen locaties, zoals olieproductieplatforms. De schotel en zijn transmissieapparatuur zijn zo compact dat ze samen kunnen worden gehuisvest op de achterkant van een 35-voet vrachtwagen en gemakkelijk naar verschillende locaties kunnen worden verplaatst.

Deze diensten vormen samen een telecommunicatieomgeving die klanten in staat stelt om nieuwe soorten systemen voor elektronische kantooromgeving te installeren en te bedienen, die gegevensverwerking, communicatie en complex commercieel beheer kunnen verwerken in één open, maar geïntegreerd, elektronisch pakket.

Merlin:

Merlin is de gespecialiseerde marketingorganisatie van British Telecom voor geavanceerde zakelijke eindapparatuur. Veel kantoren zijn al afhankelijk van microprocessorgestuurde systemen zoals de Monarch en Herald PABXs en geavanceerde machines zoals de Puma- en Cheetah-telex-terminals.

Merlijn's benadering van het elektronische kantoor erkent de belangrijke convergentie tussen telecommunicatie en computergebruik. Een nieuw gamma intelligente zakelijke terminals - de Ml 100, 'M2226 en M3300 - is ontworpen om maximale integratie van kantoorfuncties te realiseren, terwijl ze voldoende' open 'blijven in hardware en software om een ​​maximale interface met andere kantoorapparatuur te bieden. Alle drie de modellen zijn eenvoudig te bedienen en ontworpen om te evolueren en te veranderen om aan de nieuwe behoeften van een groeiend bedrijf te voldoen.

De Ml 100 desktop visuele display-unit geeft toegang tot computerbureau-services, externe databases, videotekstnetwerken zoals Prestel, Packet Switch Stream en elektronische mailfaciliteiten zoals Telecom Gold. De intelligente modem van de Ml 100 bewaart toegangsnummers die zijn voorgeprogrammeerd door de gebruiker, waardoor ze beschikbaar zijn met één druk op de knop. Het kan de functies van een computerterminal op afstand uitvoeren en alle opslag- en verwerkingskracht van de gekozen database gebruiken.

Uitgaande berichten worden getypt op het toetsenbord en simpelweg gedecaploteerd via een computergebaseerde e-mailservice. Inkomende berichten worden opgeroepen vanuit de 'mailbox' van de unit en de inhoud van de 'in-tray' van een gebruiker wordt op het scherm weergegeven als dat nodig is. De Ml 100 kan ook worden gebruikt voor gegevensoverdracht.

De M2226-computer voor kleine bedrijven biedt vergelijkbare toegang met drukknoppen tot openbare en privédatabases. Het kan communiceren met alle diensten die beschikbaar zijn op de Ml 100, met als bijkomend voordeel dat het werkt aan de nationale en internationale telexdiensten, verschillende Datel-achtige overdrachtfaciliteiten op het PSTN of privécircuits, en volledige interconnectie met teletex. Het biedt 5 Mbytes Winchester-schijfstationopslag en 800 Kbytes op een diskette.

Merlin's M3300 heeft 256 Kbytes aan opslagruimte op twee diskettedrives. Naast de gebruikelijke tekstverwerkingsfuncties, zal de M3300 allerlei soorten kantoorformulieren, kolommen met figuren, diagrammen, stroomdiagrammen en 'kranten' lay-outs verwerken. Dit maakt het ideaal voor het samenstellen, bewerken, distribueren en bijwerken van bulletins, bestanden en projectdocumenten van klanten en bedrijven.

Deze Merlin-hardware wordt aangevuld met een verscheidenheid aan softwarepakketten. WordStar is het meest geaccepteerde microcomputer-tekstverwerkingsprogramma en wordt als iets van een standaard beschouwd. Het organiseert getypte tekst in een voorkeursformaat, automatisch van 'pagina' naar 'pagina'. WordStar maakt deleties, toevoegingen en wijzigingen in indeling bij één opdracht. M2226 wordt geleverd met WordStar en bevat ook Merlin Master Interface-software, die de operator naar elke computer-applicatie leidt met eenvoudige opties die op het scherm worden weergegeven.

Het Business Desk-programma is een compleet bedrijfsadministratiepakket waarmee de gebruiker boekhouding, facturering en voorraadbeheer kan automatiseren. Het kan managementaccounts genereren in de vorm die het best geschikt is voor individuele gebruikers, en is voldoende geavanceerd voor de professionele accountant, maar ook geschikt voor de kleine bedrijfsmanager zonder speciale training.

Data Star zal doen wat er anders zou kunnen worden gedaan met een aantal kaartindexsystemen. Het registreert adreslijsten, voorraden, factuur- en orderrecords, boekhouding en werknemersinformatie.

Afdruk samenvoegen en Spell Star zijn begeleidende pakketten naar WordStar. Afdruk samenvoegen is een bestand samenvoegend programma dat informatie uit andere bestanden haalt en het opbouwt in de documenten die zijn voorbereid door WordStar, terwijl het bewijs van Spell Star de documenten leest en WordStar instrueert om de spelling te corrigeren wanneer dat nodig is. Met een vocabulaire van 20.000 woorden is Spell Star een woordenboek op een schijf.

Merlin's softwarepakket omvat Calc Star, een elektronisch 'spreadsheet', dat cijfers op het scherm in kolommen en rijen weergeeft, volgens een vooraf bepaalde formule. De gebruiker kan formules ontwerpen die de informatie op de voor bepaalde problemen beste manier presenteren. Het bouwt en onderhoudt automatisch een gegevensmodel en voert de nodige berekeningen uit.

Ten slotte is Sales Desk een elektronisch archiefsysteem, speciaal ontworpen om te voldoen aan de behoeften van een verkoopafdeling. In één pakket biedt het een klantenkaartindex, een rapportagesysteem en een kosteneffectieve direct mail-faciliteit. De WordStar-software vormt samen met deze Merlin-hardware van de eerste generatie een brug tussen de technologieën voor computergebruik en telecommunicatie. Ze zijn een natuurlijke uitdrukking van de eenheid en integratie waarmee British Telecom het elektronische kantoor benadert.

teletex:

De publiciteitsmarrière voor Teletex is 'Onderweg'. Degenen die het woord nog niet hebben gehoord, zullen dit waarschijnlijk binnenkort doen. De meningen verschillen over wat Teletex is. Aan de ene kant wordt het 'super-telex' genoemd - een methode die vergelijkbaar is met telex om zakelijke organisaties in staat te stellen met elkaar te communiceren in schriftelijke vorm.

Aan de andere kant 'wordt het beschouwd als een revolutionaire methode om tekstverwerkers van verschillende fabrikanten met elkaar te laten communiceren. De realiteit is dat er in beide verklaringen enige waarheid is en dat beide zienswijze de dienst niet inkapselt met uitsluiting van de ander. De service gaat echter waarschijnlijk niet ver genoeg om beide groepen protagonisten volledig van dit meningsverschil te voorzien.

Desondanks kan de Teletex-service, in praktische termen, beslist voordelen bieden aan bedrijven die ervoor kiezen om het te gebruiken, en deze voordelen doen zich voor wanneer het er toe doet - door kosten te verlagen en het imago van het bedrijf te verbeteren.

Doelen:

Het fundamentele doel van de CCITT-reeks van Teletex-aanbevelingen was om een ​​internationale standaardmethode voor de communicatie te bieden tussen de verschillende soorten tekstvoorbereidingsapparatuur die gewoonlijk worden aangetroffen in kantoormachinetypemachines, tekstverwerkende visuele weergave-eenheden, tekstverwerkers, bedrijfscomputers en als laatste microcomputers. en kantoorautomatiseringssystemen.

Het resultaat van deze nationale en internationale studies was een reeks aanbevelingen voor een methode voor internationale bezorging:

ik. Onder verschillende soorten kantoorapparatuur voor tekstvoorbereiding,

ii. Van tekstuele documenten,

iii. Van een kwaliteit die vergelijkbaar is met die van conventionele kantoormachines.

De verzending van deze documenten moest worden:

ik. Snel (elektronisch)

ii. Beveiligd tegen corruptie en

iii. Automatisch (de tekstvoorbereidingsapparatuur moet kunnen blijven worden gebruikt in de lokale modus, zelfs tijdens verzending en ontvangst van andere documenten).

Verder zouden de gedefinieerde standaarden zijn

ik. Kan in de toekomst worden uitgebreid met veranderende eisen en '

ii. In staat om te voldoen aan verschillende nationale vereisten, bijvoorbeeld verschillende alfabetten of transmissienetwerken.

Om dit te bereiken, heeft de CCITT een basistelecommunicatieservice voorgesteld, waarvan de meest opvallende elementen zouden zijn:

ik. Een internationale karakterset met Romeinse letters, accenten, enkele niet-Romeinse tekens, valutasymbolen, interpunctie, cijfers en andere meer gespecialiseerde tekens.

ii. Een definitie van een afdrukbaar paginagebied met gedefinieerde margeruimten en specifieke afdrukgroottes en regelafstanden.

iii. Een definitie van de minimale kenmerken en faciliteiten die geïmplementeerd zouden moeten worden in eindapparatuur voor gebruik in de Teletex-dienst.

iv. Een vereiste dat nationale PTT's die een Teletex-dienst leveren, ook een verbinding tussen Teletex en het bestaande telexnetwerk moeten bieden, waardoor Teletex-gebruikers onmiddellijk ongeveer één miljoen internationale organisaties krijgen met wie zij mogelijk willen communiceren.

Na deze 'internationaal geratificeerde' aanbevelingen konden de nationale PTT's over de hele wereld vervolgens plannen maken voor de introductie van hun eigen nationale Teletex-diensten. In het VK heeft British Telecom bijvoorbeeld besloten om Teletex te implementeren op het Public Switched Telephone Network (PSTN) en op de Packet-Switched Service (PSS). Andere PTT's hebben verschillende netwerken gekozen. In het Verenigd Koninkrijk is Teletex via het PSTN bijzonder aantrekkelijk voor een grote groep bedrijfsorganisaties omdat het PSTN al wijdverspreid is en relatief goedkoper in termen van verbindingskosten dan andere netwerken.

Voordelen van Teletex:

With the increasing amount of business correspondence and other textual information being generated by electronic means, and cheap and accurate transmission of the information, the provision of an internationally agreed service with the objectives described above is, indeed, timely.

The benefits which will accrue to users of the Teletex service will be both quantitative' and qualitative, and it is worth examining both types in more detail. The most readily measurable benefits of the teletex service are transmission costs, although other additional savings are possible. Teletex can be cheaper than mail, telex or facsimile transmission of textual information. The number of A4 pages of text that can be sent for a given number of charge units over the PSTN in the UK to one destination

The actual amount of money which Teletex can save for any particular organisation will depend 'the circumstances of that organisation:

ik. How much existing mail, fax or telex communication can be transferred to Teletex?

ii. How much text needs to be transmitted?

iii. To how many destinations?

iv. With what urgency

v. Can different transmissions to the same destination be combined?

An analysis of these and other factors should be performed by any potential purchaser of Teletex equipment. However, it can be said that in most cases, Teletex is cheaper and faster than other comparable methods of communication. The international Teletex standards also state that where Teletex terminals provide both text-preparation and communication features, the two processes should operate independently. This means that the Teletex devices themselves can lead to quantifiable benefits for their users, in addition to the, transmission cost savings described above.

The text-preparation facilities of the terminals will provide the increasingly familiar benefits of word processors, eg ease of correction, alteration of text, production of standard letters and distribution of documents to multiple addresses that can be measured in terms of savings in clerical or typing effort, or increases in output and productivity. Once a prepared Teletex document has been committed to the transmission facilities of the device, then dispatch to the destination is automatic, thus reducing the loading on support services such as internal mail delivery, post room or telex and facsimile operators.

Qualitative Benefits :

In addition to benefits that can be measured, the Teletex service provides a second set of benefits to its users. These benefits aren't so easily assessed in terms of cost savings or improvements in efficiency as the former category, but they will be important for some users. The following benefits occur in a number of areas, but tend to be drawn together by the theme of improving the service by the user organisation.

Better quality of presentation of transmitted documents compared to its nearest predecessor” telex, the teletex service provides a much higher quality, of presentation of transmitted documents. Use of typewriter —quality printers, with a character set comprising upper and lower-case letters, foreign characters, punctuation, specialist symbols, variable line spacing and A4 paper results in a better, more familiar, more professional standard of document arriving at its destination.

The transmission speed of Teletex compared to the postal services will obviously be attractive to these types of businesses. Enabling clients or other organisations to reduce their communication costs the provision of a Teletex receiving station may not directly benefit the owner organisation, but may allow clients or other business partners to reduce their communication costs where traffic is predominantly one way into the terminal. This, in turn, reflects back into the 'image' of the organisation.

Types of Teletex Device:

The Teletex service is intended to allow interchange of text information amongst a wide variety of types of text-preparation equipment from different manufacturers. Accordingly a variety of different types of Teletex equipment is being made available by different manufacturers to exploit the service. The available devices will provide a broad range of sophistication and facilities, and consequently will cover a range of prices.

Different Teletex users will require different features and different degrees of sophistication from their Teletex equipment and thus will vary in their opinion of the usefulness of the different types in their particular circumstances. The types are distinguished according to whether they are single or clustered systems, and whether they are new devices or 'adaptors' for existing equipment.

New Single-station Devices:

These will cover a range of devices from electronic typewriters, through micro and personal computers to sophisticated word processors. They will all have been designed to generate and display the complete Teletex character set and document formats. Each device will have a single keyboard and print device plus the mandatory minimum' document store which must be able to hold incoming and outgoing documents for the mandatory minimum time. Some devices will also possess optional VDUs and optional memory devices such as floppy or Winchester disks, which will improve their text and document-handling capabilities.

Each single-station device will require its own connection to the Teletex service and will thus be able to function as a totally self-contained Teletex station either as the only Teletex point within a small organisation, or as one of a number of Teletex points within a larger organisation.

New clustered devices:

In the same way as there have been available conventional message switches, small business computers and office automation facilities which, share common resources amongst a number of terminals, new devices are being introduced which share a teletex connection between a numbers of terminals.

This results in the necessity for fewer teletex lines into an organisation and permits these lines to be used more efficiently. As an example, teletex documents generated by a number of different terminals in different departments, but addressed to the same organisation, could be batched together and transmitted in one call by a clustered device, whereas they would require a number of teletex calls by single-station devices. Hence in these circumstances, teletex call charges with clustered systems are likely to be lower than with single-station devices.

New clustered devices are designed to be able to accept full teletex documents from the service and to store them arid distribute them internally with the ability to display the full character set and document formats on their terminal screens.

Clustered devices are likely to find greatest use in medium to large organisations in which a number of departments wish to exploit the benefits of the teletex service, yet for which the provision of a relatively large number of teletex connection points would be uneconomic.

Single-station Adaptors:

There currently exists a large installed base of text-preparation equipment which, as far as their users are concerned, have considerable economic life left. The owners and users of this type of equipment are, quite rightly, reluctant to replace it with new teletex equipment with all attendant disruption to capital depreciation plans and the requirement for operator training on new devices. It is for type of organisation, which wishes to exploit the benefits of teletex, that devices such, as the Ferranti Teletex Adaptor been designed.

These devices are essentially self-contained 'black boxes' or printed circuit boards which' can be installed retrospectively within the host device. They permit existing word processors and similar host devices to use the teletex service. The host device is responsible for generating the document to be transmitted.

At the touch of a few keys the operator then transfers the prepared document from the host to the adaptor, and from that point, transmission via teletex is automatically performed by the adaptor. The adaptor converts the documents from the character set of the host to the teletex character set, establishes contact with the destination, transmits the document, ensuring that all protocols and checks are obeyed, and keeps a log of the transaction as required by the service regulations.

Similarly for incoming teletex documents, the adaptor will automatically receive the document, obeying all protocols and checks, log the transaction and inform the operator that a document has been received. When convenient, the operator can, at the touch of a few keys, transfer the document from adaptor to host device where it can be displayed, stored or printed at will.

It is highly likely that such host devices cannot display or print the complete teletex character set, but where an incoming document contains characters which the host cannot represent accurately, then the adaptor should drive an optional teletex printer so that a hard copy of the document can be obtained.

This type of device is likely to appeal to small or medium-sized organisations for whom the full teletex character set is not vitally important, yet who want to achieve the reduced transmission costs, whilst retaining and increasing the usefulness of their existing investment in text-processing equipment,

Clustered Adaptor Devices:

These devices perform similar functions to single-station adaptor devices whilst allowing a number of host devices to share one or more teletex lines. Clustered adaptors exist either as devices in their own right or exist as devices such as the Ferranti Teletex Manager. This is a clustered teletex message which can also interface non-teletex devices to the service.

These products are likely to appeal to the larger organisation for which, once again, the full teletex character set is of less importance, but which wants to obtain the full transmission benefits of the service by connecting a number of text sources to a small number of lines.

Teletex is a modern international electronic text exchange service that provides cost savings in the transmission and reception of documents prepared on electronic typewriters, word processors, office automation systems and other modern text-preparation equipment. It provides faster delivery of better quality documents than comparable services such as the mail, telex and facsimile, thus enhancing the corporate image of the user's organisation.

However, the service has arrived at a time when there are a large number of text-preparation devices already in use. Therefore prospective teletex users are faced with the choice of having either to replace their existing equipment with new devices designed for teletex, or to buy additional equipment for the service.

This choice depends on how important the features of the service are in any particular case and the cost of the relevant devices compared to the benefit which can be achieved. The two most important features of the service appear to be saving in transmission cost and the ability to represent a high-quality international character set on received documents.

All teletex devices should be able to provide transmission-cost savings. However, depending on how important the latter issue is, users have the choice between purchasing completely new devices which can fully represent teletex documents on printers and VDU screens, or purchasing adaptor devices which will allow their existing word processors to operate, with teletex.