Top 9 kenmerken van een controlesysteem

Elk besturingssysteem heeft bepaalde essentiële kenmerken:

Sommigen van hen worden als volgt besproken:

1. Moet gemakkelijk te begrijpen zijn:

De bedieningselementen moeten zodanig zijn dat ze gemakkelijk worden begrepen door de managers en ook door de ondergeschikten. Als de managers niet duidelijk zijn over de controles, worden ze niet effectief uitgeoefend. Aan de andere kant moeten ondergeschikten het type besturing kennen waaraan ze zullen worden onderworpen. Het is niet alleen de topmanagers die de besturing moeten begrijpen, maar van junior managers wordt verwacht dat ze controles uitvoeren omdat ze rechtstreeks in contact komen met werknemers.

De manager kan bepaalde wiskundige formules van statistische grafieken ontwerpen voor het vinden van afwijkingen in de prestaties. Deze gecompliceerde apparaten worden mogelijk niet goed gevolgd door junior managers. In het geval dat de controls moeilijk zijn, zullen junior managers hun eigen controls ontwikkelen en deze zijn misschien niet hetzelfde als gewenst door het topmanagement. Dus de eerste vereiste van een goed besturingssysteem is de eenvoudige verstaanbaarheid.

2. Reflecteer organisatorische behoeften:

De controle-instrumenten moeten zodanig zijn dat ze geschikt zijn voor de behoeften van de organisatie. Er zijn een aantal controletechnieken zoals budgetten. Statistische grafieken. PERT, CPM, etc. maar deze mogen niet in elk type onderneming worden gebruikt. De beste controle is die welke op de juiste manier in een organisatie wordt gebruikt en resultaten kan opleveren. Dus de besturingselementen moeten de behoeften van de organisatie weerspiegelen.

3. Rapporteer afwijkingen snel:

De bedieningselementen moeten zodanig zijn dat afwijkingen in de prestaties snel worden gemeld. Een manager kan het verleden niet controleren, maar afwijkingen worden alleen bepaald wanneer werkelijke cijfers aan hem worden gerapporteerd. De inspanning zou moeten zijn om afwijkingen zo vroeg mogelijk te bepalen, anders zullen de corrigerende maatregelen worden uitgesteld.

Dit kan alleen mogelijk zijn als de manager niet wacht op het rapporteren van de werkelijke resultaten om het prestatieniveau te weten te komen. De behoefte is om op zijn vroegst te weten of de uitvoering bevredigend is of niet. Als het niet goed is, zijn onmiddellijke stappen nodig om verder verlies te voorkomen. De eenheden die gebruikmaken van elektronische gegevensverwerkende apparaten zijn relatief beter geplaatst bij het uitoefenen van besturingssystemen omdat de gegevens snel of vrijwel onmiddellijk worden gerapporteerd. Snelle rapportage is essentieel voor een goed besturingssysteem.

4. Moet passend en adequaat zijn:

De controle moet zodanig zijn dat deze de onderneming helpt haar doelstellingen te bereiken. De bedieningselementen zijn verschillend voor verschillende afdelingen en secties. De bedieningselementen voor de marketingafdeling verschillen van die van de productieafdeling. Zelfs op verschillende managementniveaus zullen de bedieningselementen variëren. De president zal verschillende controles hebben om het werk van zijn ondergeschikten te beoordelen. De controles die worden gebruikt door grote ondernemingen zullen uitgebreider zijn dan die van kleine bedrijven.

De controles moeten zodanig zijn dat de activiteiten van de onderneming voldoende worden weergegeven. Er zijn veel controletechnieken zoals standaarduren, standaardkosten, budgetten, financiële ratio's. Het is de taak van de manager om die technieken te selecteren die geschikt zijn voor zijn bedrijf. Alleen die technieken moeten worden gebruikt die geschikt kunnen worden gebruikt in de onderneming.

5. Vooruitkijken:

Controles moeten toekomstgericht zijn. Dit concept is zodanig dat resultaten voorafgaan aan de uitoefening van controle. Er kan niets worden gedaan aan wat er al is gebeurd. De manager moet op zijn vroegst corrigerende maatregelen nemen. Het controlesysteem moet helpen bij het planningsproces. De gegevens die voor plannen nodig zijn, moeten door het controlesysteem worden verstrekt.

6. Moet flexibel zijn:

Een goed controlesysteem zou moeten kunnen worden aangepast aan de behoeften van de toekomst. De toekomst is altijd onzeker en niets kan met zekerheid worden gezegd. De besturingselementen die voor het heden zijn ontworpen, zijn mogelijk niet geschikt voor de toekomst. De stijfheid van de knoppen zal het systeem beschadigen. Als de uitgaven voor de verkoopafdeling worden vastgesteld met een specifiek verkoopcijfer in het achterhoofd en te zijner tijd de verkopen zijn verdubbeld, zullen de gebudgetteerde uitgaven moeten worden verhoogd.

Evenzo, als de uitgaven van de verkoopafdeling niet worden verhoogd onder de greep van starheid, dan zal de werking negatief worden beïnvloed. De flexibiliteit in controles zal helpen bij het aanbrengen van wijzigingen wanneer een situatie daarom vraagt. Er moet een ingebouwde flexibiliteit in het regelsysteem zijn.

7. Economisch:

De bedieningselementen zijn essentieel voor elk type onderneming, ongeacht de grootte. Ondanks de behoefte aan controles, kan de kostenfactor niet over het hoofd worden gezien. De uitgaven voor controles moeten overeenstemmen met het nut dat daarvan is afgeleid. Een kleine onderneming kan het zich niet veroorloven dure controletechnieken te hebben, terwijl een grote onderneming er misschien meer aan kan besteden.

De bedieningselementen moeten economisch zijn, anders mogen ze niet worden gebruikt. Het economische karakter van een controlesysteem zal worden beoordeeld op basis van de relatieve bijdrage aan de onderneming. Als de voordelen die worden verkregen of de nadelige gevolgen die worden vermeden bij afwezigheid van controles groter zijn dan de gemaakte kosten, zijn ze economisch.

8. Moet afwijkingen snel melden:

Een controlesysteem moet zodanig zijn dat afwijkingen ten vroegste moeten worden gemeld. De afwijkingen zijn alleen bekend wanneer de werkelijke prestaties worden gerapporteerd. De manager heeft geen controle over het verleden, maar moet in de toekomst proberen het werk te verbeteren. Dit kan alleen mogelijk zijn als op zijn vroegst afwijkingen worden gemeld.

De boekhoudafdeling houdt de feitelijke gegevens bij en het kan even duren om de afwijkingen te melden. De manager moet niet wachten op de exacte gegevens, hij kan handelen op basis van geschatte cijfers als er een mogelijkheid is van afwijkingen. Er zal geen gebruik worden gemaakt van late rapportage van afwijkingen. Het besturingssysteem moet zo worden ontworpen dat verschillen in prestaties snel worden gemeld.

9. Motiveren:

De bedieningselementen moeten zowel de controller als de controlled motiveren. De controle moet in positieve zin worden gebruikt. Ze moeten niet worden gezien als een middel om werknemers te bestraffen. Ze zouden eerder moeten helpen bij het verbeteren van hun prestaties. Omdat de prestaties regelmatig worden gemonitord, zullen de medewerkers zich gemotiveerd voelen om hun prestaties te verbeteren.