Systemen: definitie, werking en controle

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de definitie, werking en controle van systemen in het openbaar bestuur.

Definitie en aard van systemen:

Almond en Powell definiëren het systeem op de volgende manier; Een systeem impliceert de onderlinge afhankelijkheid van delen en grenzen van een soort tussen het en zijn omgeving. Volgens Henry baseert het systeemmodel zich op concepten van informatietheorie (vooral feedback, input en output) en ziet het proces als in wezen cyclisch. Beleid is ontstaan, geïmplementeerd, aangepast, opnieuw geïmplementeerd en opnieuw ingesteld en oneindig.

Ammond en Powell hebben verder waargenomen: wanneer een variabele in een systeem in omvang of in kwaliteit verandert, worden de andere onderworpen aan spanningen en worden ze getransformeerd, het systeem verandert in prestatiepatronen. Het is nu duidelijk uit dit idee van het systeem dat alle of de meeste delen die een systeem vormen intrinsiek gerelateerd zijn aan elkaar en elke verandering die plaatsvindt in welk deel dan ook (hoe klein ook) de impact van die verandering op andere valt onderdelen. Verder kan worden opgemerkt dat Almond en Powell hebben gezegd dat elk systeem een ​​grens heeft. Deze grens onderscheidt het ene systeem van het andere. Maar dit betekent niet dat verschillende systemen absoluut geen verband houden.

Er is relatie tussen verschillende systemen en ze zijn opnieuw verschillend van elkaar. COD definieert het systeem op de volgende manier, het systeem is een complex geheel, een verzameling dingen die samenwerken als een mechanisme of een onderling verbindend netwerk. De definitie van COD verschilt niet fundamenteel van de definities van verschillende schoolboeken. Er zijn verschillende delen van elk systeem en ze zijn allemaal met elkaar verbonden - in die zin zijn ze onderling afhankelijk. Ik geloof dat dit de centrale idee van het systeem is. Laten we nu eens kijken naar de relevantie ervan in het openbaar bestuur.

Systeem en organisatie:

Er is een nauwe relatie tussen systeem en organisatie. Een systeem heeft verschillende onderdelen of subsystemen en ze zijn allemaal nauw met elkaar verbonden. Nogmaals, een systeem is ook gerelateerd aan de omgeving die eromheen bestaat. De relatie kan op de volgende manier worden vermeld. De invloed van de omgeving valt op het systeem en het systeem reageert, of reageert daarop, in welke vorm of op welke manier dan ook.

De omgeving blijft ook hier niet onaangetast. Het reageert ook en op deze manier gaan actie en reactie tussen het systeem en de omgeving gewoon door. Hetzelfde principe geldt voor de organisatie. Een organisatie is als een systeem dat in verschillende delen is verdeeld. Het is van toepassing op zowel gouvernementele als niet-gouvernementele organisaties.

Een organisatie is onderverdeeld in verschillende structurele afdelingen en de divisies zijn complex. Maar vanuit het oogpunt van administratie en doeleinden is het een compleet geheel, wat betekent dat voor het bereiken van de doelstellingen van de organisaties alle delen belangrijke functies hebben en geen deel overbodig of overbodig is. Dit concept is met name van toepassing op open modelorganisaties. Dit type organisatie staat open voor het milieu; het resultaat is dat er acties en reacties zijn tussen omgeving en organisatie.

De invloed of actie van de omgeving op de organisatie kan als input worden behandeld en de respons van de organisatie kan output worden genoemd. Op deze manier gaat de relatie tussen organisatie en omgeving van de ene fase naar de andere. Dit is de basis van systeemanalyse en de laatste tijd hebben sommige organisatietheoretici dit toegepast op de studie van de organisatie. Vanaf de tweede helft van de vorige eeuw is de toepassing van systeemanalyses op de studie van de organisatie aan belang gewonnen.

Hoe werkt systeem in de organisatie?

Elke organisatie heeft verschillende onderdelen en de belangrijkste zijn: besluitvorming en besluitvorming. Beide functies zijn niet alleen belangrijk, maar ze zijn ook zeer complex. Bij het nemen van een beslissing zal een bestuurder verschillende factoren in overweging moeten nemen en hij moet serieus zijn in zijn benadering.

Bij het nemen of nemen van een beslissing moet de chief executive alle relevante en essentiële kwesties van de organisatie en ook de invloeden (mogelijk) van de omgeving in overweging nemen. Dit geldt vooral in het geval van open modelorganisaties. Herbert Simon heeft gezegd dat er achter elke beslissing een aantal gebouwen is en dat een besluitnemer serieus moet nadenken over deze premissen, omdat deze de besluitvorming beïnvloeden.

In de praktijk is beweerd dat de beslisser niet volledig vrij is in zijn functie (dat wil zeggen, besluitvorming). Hij wordt geconfronteerd met beperkingen of beperkingen in zijn functies. Dit komt omdat zowel de organisatie als de omgeving nauw verwant zijn. Het is ook een feit dat een redelijke bestuurder het milieu niet kan negeren. Verder moet worden opgemerkt dat middelen of componenten van beslissingen uit de omgeving komen en dat de beslisser daarom geen enkele onderneming kan tonen om de invloeden of hulpbronnen van de omgeving te negeren. In het open modelorganisaties reizen milieu en organisaties dus zij aan zij.

Bij het analyseren van de aard van het systeem hebben we een punt benadrukt. Een 'systeem heeft verschillende onderdelen en dit worden subsystemen genoemd. Alle subsystemen zijn zo verwant met andere dat deze relatie organisch van aard kan worden genoemd. Herbert Simon zei dat een organisatie ook organisch van aard is.

Een organisatie is onderverdeeld in verschillende delen of secties en heeft ook veel werknemers. Desondanks zijn alle onderdelen nauw met elkaar verbonden en werken alle medewerkers met elkaar samen. Als deze twee situaties falen, zal de organisatie niet meer naar behoren werken. Deze aard van de organisatie doet ons concluderen dat een organisatie een systeem is.

Als we kijken naar de toepassing van de systeemtheorie op de organisatie, zullen we het concept van wederkerigheid tegenkomen. Deze wederkerige relatie kan worden vergeleken met biologisch organisme. Organisatie is een open systeem en daarom staat het altijd voor de elementen of invloeden van de omgeving. Een organisatie verzamelt materialen en andere elementen uit de omgeving en transformeert ze vervolgens in materialen die geschikt zijn voor menselijk gebruik. Dat wil zeggen dat de materialen die van buiten worden verzameld, worden omgezet in verbruiksgoederen die uitvoer worden genoemd.

Het systeem exporteert een deel van de producten opnieuw naar de omgeving. We vinden dus dat de organisatie, zijnde een open model, nauw verbonden is met de omgeving en de organisatie wordt gekenmerkt door input-output en feedbacksysteem. Vijf of zes decennia geleden waren de systeembenadering, input-outputmodel en feedback praktisch vreemd voor de organisatie.

Het open modelconcept van organisatie heeft dus een grote populariteit en uitgebreide toepassing in de organisatie gekregen. Vooral in het tijdperk van globalisering en liberalisering wint het open modelkarakter van de organisatie steeds meer aan populariteit. In de tweede helft van de vorige eeuw sprak Simon erover en vandaag kan elke theorie of analyse van de organisatie de invloed van de omgeving op de besluitvorming en het functioneren van de organisatie niet vermijden.

Controle, macht en autoriteit in de organisatie:

Een belangrijk aspect van de organisatietheorie is macht, autoriteit en met behulp van deze twee oefent het hoofd van een organisatie controle uit over de arbeiders. De uitoefening van controle is essentieel omdat zonder deze autoriteit de autoriteit de tekortkomingen van de organisatie niet kan verhelpen. Er kunnen storende elementen zijn waarvan de houding, het gedrag en de functies het normale functioneren van een organisatie kunnen belemmeren. Omdat dit een veel voorkomende aangelegenheid van het moderne organisatiesysteem is, moet er controle zijn. De functies en het gedrag van organisaties worden grotendeels bepaald door autoriteit en macht en de juiste toepassing ervan.

Maar in de uitoefening van macht en gezag is er een fijn verschil tussen macht en autoriteit - ze kunnen nooit overal uniformiteit van gebruik claimen. In gevangenissen gebruiken de officieren bijvoorbeeld over het algemeen dwangkracht om het gedrag van de gedetineerden te controleren. In sommige organisaties neemt de officier zijn macht en gezag over om normaal te herstellen in het functioneren van de organisatie. Maar in dergelijke gevallen neemt de kracht geen dwingende aard aan.

De functie van organisatie onthult een interessant aspect van macht en autoriteit. Het doel van het uitoefenen van macht en gezag is om socialisatie te verzekeren. In een organisatie bestaat de deelname van werknemers en effectieve coördinatie tussen alle afdelingen. Maar wanneer er een afwezigheid van al deze is, gaat de autoriteit verder met het uitoefenen van de macht om de activiteiten te beheersen.

Dit type uitoefening van macht wordt soms essentieel voor het goed en effectief functioneren van een organisatie. In elke samenleving zijn er organisaties zonder winstoogmerk en in dat geval ziet de uitvoerende macht of autoriteit dat de organisatie haar doel intact houdt en als een overtreding in de organisatie verschijnt, wordt de autoriteit gedwongen controle uit te oefenen.

Macht in organisatie is een complex politiek fenomeen. Oppervlakkige kracht, autoriteit en controle zijn eenvoudig toe te passen. Maar Nicholas Henry is van mening dat het hele concept zeer complex is. Chester Barnard heeft gewezen op een praktische situatie. De kwestie van orde en uitvoering is een tweerichtingsconcept. De autoriteit kan de macht hebben om orde op zaken te stellen aan zijn ondergeschikte, maar de ondergeschikte mag niet samenwerken met de autoriteit door het uitvoeren van de bestelling. Het is een heel gewone aangelegenheid en deze situatie wordt de onverschilligheidszone van de ondergeschikte genoemd. Er wordt gezegd dat de richtlijn van de superieur een 'tweerichtings'-affaire is. De autoriteit geeft het bevel uit en de ondergeschikte voert het uit. Deze tweerichtingsverkeer is gecompliceerd.

Een ander zeer belangrijk figuur van de overheidstheorie en organisatietheorie is Herbert Simon. Hij heeft gezegd dat het probleem van de orde en de acceptatie ervan allebei een probleem vormen. De persoon die het bevel uitvaardigt moet er zeker van zijn dat hij de volledige bevoegdheid heeft om bevelen te geven. Nogmaals, de persoon die de order ontvangt, moet weten dat hij verplicht is om te handelen in overeenstemming met de orde. Simon noemt het hele systeem van acceptatie.

Er zijn vier verschillende situaties bedacht door Simon. Hij noemt het vooral motivaties. Hij heeft gezegd dat de ondergeschikten het motief hebben om het bevel van de meerdere uit te voeren, er zullen voorzieningen zijn voor beloningen en sancties, achter de orde zal er legitimiteit en sociale goedkeuring zijn. De ondergeschikte heeft volledig vertrouwen in de autoriteit die de bestelling plaatst.

Simon heeft gezegd dat deze voorwaarden moeten bestaan ​​tussen de kwestie van de orders en de acceptatie ervan. Maar in veel organisaties levert dit problemen op. In een aantal gevallen is vastgesteld dat de opdrachtgevende personen niet bevoegd zijn om de klus te klaren. Bovendien doet de ondergeschikte die ongehoorzaam is aan de order de klus illegaal. Elke theorie van de organisatie moet ernaar kijken.