Secretaris als officemanager: rol en plichten

Na het lezen van dit artikel leert u over: 1. De rol van secretaris als officemanager 2. De plichten van de secretaris voor Office als officemanager.

De rol van secretaris als officemanager:

De secretaris van een organisatie is primair de chief executive en is verantwoordelijk voor het kantoor.

Hij kan de officemanager worden genoemd, maar in feite is hij meer dan dat vanwege de volgende redenen:

(a) De secretaresse heeft een hogere status dan een gewone officemanager. Een officemanager behoort niet tot de hoogste managementgroep, maar de secretaris is dat in het algemeen wel. Hij staat in elk geval naast de topmanagementgroep, dat wil zeggen, de raad van bestuur in het geval van een bedrijf. Heel vaak wordt hij opgenomen in de raad van bestuur of een regiefunctie als secretaris.

In geval van een coöperatieve vennootschap behoort de secretaris tot het directiecomité. In elke andere vereniging bekleedt de secretaris, gekozen uit de leden, de hoogste administratieve positie. Een officemanager houdt voornamelijk toezicht op het routinewerk terwijl een secretaresse de hele administratie controleert. In die zin is een officemanager ondergeschikt aan de secretaris.

(b) Een officemanager heeft zijn gezag bepaald door de voorwaarden van zijn benoeming. Hij doet wat hem gezegd wordt. Maar een secretaris, met name een bedrijfssecretaris, heeft ook zijn gezag uit het statuut.

(d) In sommige organisaties wordt een kantoorsecretaris benoemd wiens taken die van een officemanager zijn en hij handelt onder de supervisie en controle van de secretaris, die de chief executive is.

(e) Van nature is de secretaris de chief executive, maar een office manager is niet noodzakelijk de chief executive.

(f) Soms vereist een secretaris bij wet enkele speciale kwalificaties die we vinden in het geval van een bedrijfssecretaris. Dergelijke speciale kwalificaties zijn niet nodig voor een officemanager.

(g) Een secretaris fungeert als kantoormanager wanneer er geen afzonderlijke officemanager is, maar een officemanager kan niet de functies van een secretaris vervullen, met name de statutaire functies.

De plichten van de secretaris voor Office als officemanager:

Vroege start:

De taken van een secretaresse op kantoor lopen al vroeg op. Aangezien de secretaris deel uitmaakt van de topmanagementgroep, is hij bezig met de algemene beleidsvorming, inclusief het beleid met betrekking tot kantooradministratie. De samenstelling en functies van een kantoor hangen grotendeels af van de aard en omvang van de functies van de organisatie.

De secretaris is adviseur van het management en over het algemeen is hij belast met het dministratieve deel van het management in zijn geheel.

In de volgende fase zijn de taken als volgt:

(A) Planning en organisatie:

De planning en organisatie van het kantoor, die de functies zijn van de topmanagementgroep, kan worden toevertrouwd aan de secretaris.

Zulke functies zijn:

(1) De primaire taak van de secretaris is om de organigrammen voor te bereiden voor het kantoor, de verschillende posities vast te stellen en hun niveaus te bepalen. Tegelijkertijd moet de taakindeling worden afgerond. Het aantal werknemers moet door hem worden geschat en er moet ook een wervingsbeleid worden bepaald. Samen met het organigram moet ook een kantoorhandleiding worden opgesteld waarin duidelijk de autoriteit van elke positie en de functies ervan wordt gedefinieerd.

Dit is erg handig om te voorkomen:

(a) onduidelijkheid en verwarring,

(b) Overlapping van autoriteit en

Met de planning komt ook, de voorbereiding van het budget voor de vestigingskosten van het kantoor, zowel huidige als toekomstige.

(2) De secretaris beslist nu welk systeem moet worden gevolgd in de kantoororganisatie - een systeem van centralisatie of een systeem van decentralisatie. Een verstandige vermenging van de twee systemen zal ideaal zijn.

(3) Vervolgens komt de lay-out van het kantoor. Zeker, de moderne open lay-out heeft de voorkeur van de secretaris. Veel hangt af van het systeem dat moet worden gevolgd en de vorm en grootte van de beschikbare accommodatie.

(4) Nu is de weg geëffend voor de secretaris voor het vestigen en leiden van het kantoor. Er moeten rekruteringen worden gemaakt en alle soorten apparatuur moeten onder zijn supervisie en begeleiding worden aangeschaft.

(5) De secretaris verdeelt het kantoor in functionele afdelingen, man de afdelingen en wijst taken toe aan de personeelsleden. De juiste autoriteit en de bijbehorende verantwoordelijkheid worden aan elk personeelslid gedelegeerd. Indien nodig zal er een training voor hen worden geregeld.

(B) Toezicht en controle:

Toezicht en controle zijn geen identieke termen. Toezicht houden betekent alleen toezien of de ondergeschikten hun taken uitvoeren of niet. Over het algemeen wordt het gedaan door de officemanager. Besturing is een grotere functie.

Het houdt in:

(a) fixatie van de prestatienorm;

(b) Evaluatie van de werkelijke prestaties;

(d) Herstel van fouten, indien aanwezig, zodat ze niet worden herhaald.

(1) De secretaris is meer dan een officemanager en dus heeft hij zowel de taken om te presteren - supervisie als controle. Als er geen officemanager is, kan hij worden bijgestaan door supervisors. Hij heeft misschien geen controle over de afdelingsmanagers zoals productiemanager, marketingmanager, enz. Die de hoofdfuncties uitvoeren en bekend staan als 'lijn'-mensen. Ze kunnen onder de General Manager zijn.

Maar de 'staf'-mensen die de baas zijn over de servicefuncties zoals de personeelsmanager, de financieel manager, enz. Staan over het algemeen onder de directe controle van de secretaris. Wat ook het geval kan zijn, de secretaris moet de verschillende administratieve functies in verband met het algemene of gecentraliseerde kantoor controleren en coördineren.

(2) Hij moet een permanente verbinding onderhouden tussen het topmanagement en de andere werknemers van de organisatie, evenals met de regering en de externe mensen die geïnteresseerd zijn in de zorg. Hij moet de contacten onderhouden tussen de organisatie en het grote publiek. Dit gaat hij door vanuit het kantoor.

(3) Hij moet een coördinatie onderhouden tussen het hoofd of het hoofdkantoor en die van het bijkantoor of de afdelingen, indien aanwezig.

(4) Hij moet de continue levering van kantoorapparatuur in stand houden.

(5) Hij moet alle verklaringen en documenten deponeren zoals vereist krachtens zijn wettelijke plichten.

(6) Hij moet alle vergaderingen regelen die vereist zijn krachtens de statuten of anderszins en alles doen wat nodig is voor de vergaderingen. Vergaderingen kunnen op kantoor of elders plaatsvinden.

(7) Hij moet zijn geest inzetten voor de verbetering van kantoorfuncties door middel van O & M-studie en vanuit zijn eigen onderzoek.

(8) Hij moet het topmanagement informeren over het functioneren van het kantoor en mondelinge of schriftelijke rapporten indienen met of zonder aanbevelingen daarover.

(C) Algemeen:

Soms, speciaal in het geval van een samenleving of vereniging of een klein bedrijf, worden veel van de administratieve functies rechtstreeks door de secretaris zelf afgehandeld. Over het algemeen worden de meeste uitgaande brieven door hem ondertekend. In sommige kantoren is de praktijk dat de inkomende post als eerste naar de secretaresse gaat die de papieren bekijkt voordat ze worden verdeeld over de respectieve afdelingen.