Rapporten en de behoefte ervan op verschillende managementniveaus

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de soorten rapporten en de behoeften op verschillende managementniveaus.

Typen rapporten:

Externe rapporten:

Deze rapporten zijn bedoeld voor externe partijen zoals de overheid, aandeelhouders, bankiers, financiële instellingen, enz., Bijvoorbeeld gepubliceerde jaarrekeningen van bedrijven. Kopieën van dergelijke rapporten moeten ook worden ingediend bij de registrar van Joint Stock-bedrijven en bij de beurs.

In het belang van het algemene begrip, wordt verwacht dat deze rapporten voldoen aan bepaalde minimumnormen voor openbaarmaking en bepaalde basisdetails bekend maken onder de Companies Act van 1956.

Interne rapporten:

Deze rapporten zijn bedoeld voor intern gebruik van verschillende managementniveaus, zoals het managementniveau op topniveau, middel niveau en junior niveau. Vandaar dat de aanpak van het rapportageprobleem zou variëren afhankelijk van het rapportageniveau. Deze rapporten hoeven niet te voldoen aan de wettelijke normen. Hoewel de rapporten voor het topmanagement alomvattend en beknopt zijn, moeten de rapporten aan de operationele toezichthouders specifiek en gedetailleerd zijn.

Routine rapporten:

Deze rapporten hebben betrekking op routinekwesties en worden op gezette tijden periodiek ingediend. Voorbeeld, variantie-analyse, financiële overzichten, verklaringen van de begrotingscontrole zijn routineverslagen. Ze worden onderworpen aan verschillende managementniveaus volgens een vast tijdschema. Routine rapporten worden meestal afgedrukt of cyclostyled vormen met lege ruimtes worden ingevuld. De meeste interne rapporten zijn van de aard van de routine rapporten.

Speciale rapporten:

Rapporten, die bij bepaalde gelegenheden worden ingediend bij specifieke verzoeken of instructies, zijn speciale rapporten. Wanneer er zich problemen voordoen in een bedrijf, moeten ze onderzoekend zijn. De resultaten van onderzoeken en de aanbevelingen worden ingediend via speciale rapporten.

De vorm en inhoud van speciale rapporten zal variëren afhankelijk van de aard van het onderzochte probleem. Gewoonlijk bevat een speciaal verslag de taakomschrijving dwz het te bestuderen probleem, de uitgevoerde onderzoeken, bevindingen en observaties en uiteindelijk conclusies en aanbevelingen.

Voorbeelden van enkele speciale rapporten zijn:

1. Verslagen van informatie over concurrerende producten,

2. Verslagen van de kostenaccountants over de gevolgen van prijswijzigingen voor de kosten van producten,

3. Rapporten met betrekking tot productkeuze of selectie van een productiemethode, etc.

Operationele rapporten:

Deze rapporten kunnen worden ingedeeld in Controlerapport en Informatierapport.

Controleverslag:

Het is een belangrijk ingrediënt van het controleproces en helpt bij het beheersen van verschillende activiteiten van een onderneming. Het biedt informatie die op de juiste manier is verzameld en geanalyseerd op verschillende managementniveaus. Het kader van dit rapport wordt bepaald door de behoeften van de onderneming.

Het is gebaseerd op de door het bedrijf ontwikkelde budgetten en normen. Het heeft te maken met verantwoordelijkheidscentra en het neemt besluitbeslissingen waar. Dit rapport kan wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of jaarlijks worden opgesteld, afhankelijk van de urgentie van de gemelde kwestie. De meeste interne rapporten zijn voorbeelden van controlerapporten. Het zijn ook soort van routineverslagen.

Informatie rapport:

Deze rapporten bevatten informatie die zeer nuttig is voor toekomstige planning en beleidsformulering. Ze kunnen de vorm aannemen van trendrapporten of analytische rapporten. Trendrapporten bieden informatie in een vergelijkende vorm in de loop van de tijd. Aan de andere kant bieden analytische rapporten informatie op geclassificeerde wijze.

Soms geven deze rapporten informatie in een samengevatte vorm de resultaten van de werking van een specifieke onderneming of van de organisatie als geheel voor een specifieke periode. In dergelijke gevallen kunnen ze worden genoemd als rapporten voor risicometingen.

Financiële rapporten:

Deze rapporten bevatten informatie over de financiële positie van het bedrijf. Ze kunnen worden geclassificeerd in statische rapporten en dynamische rapporten. Statisch rapport onthult de financiële positie op een bepaalde datum, bijvoorbeeld de balans van een bedrijf.

Aan de andere kant onthult het dynamische rapport de beweging van fondsen gedurende een bepaalde periode, bijv. Het debiteurenoverzicht, het kasstroomoverzicht.

Informatieve behoeften van verschillende managementniveaus:

Over het algemeen vallen de rapportageniveaus in het interne management uiteen in drie brede categorieën. Het zijn top level, middle level en junior level management. Ze hebben verschillende soorten rapporten nodig, afhankelijk van de aard van functies die ze doen.

Topmanagementniveau:

Het topmanagement houdt zich primair bezig met het formuleren, plannen en organiseren van beleid. Daarom is het hun taak om goede plannen te ontwikkelen, een juiste delegatie van bevoegdheden aan ondergeschikten uit te voeren met het oog op een effectief en efficiënt gebruik van middelen en om gepaste ontwikkelingsplannen te bevorderen.

Voor dit doel moeten ze liever worden voorzien van informatie in beknopte vorm over alle aspecten van de operationele prestaties, samen met een vergelijking van de werkelijke en gebudgetteerde prestaties.

Over het algemeen zou het topmanagement de volgende rapporten in verschillende intervallen moeten ontvangen:

Raad van bestuur:

Kwartaaloverzichten over productiekosten, bezettingsgraad van machines en arbeid, driemaandelijkse kasstroomoverzichten en kwartaalresultaten en balans

Financieel directeur:

Maandelijks overzicht van ontvangsten en betalingen en maandelijkse kasstroomoverzichten.

Productiedirecteur:

Productiekostenafrekening, afdelingsgewijze instructies voor het gebruik van machines en arbeidskrachten en verklaringen betreffende materiaalafval, overheadkosten en productieoverzichten. Al deze verklaringen moeten hem maandelijks worden aangeboden.

Verkoopdirecteur:

Hij zal de volgende rapporten op maandelijkse basis ontvangen: rapporten over ontvangen orders, uitgevoerde orders en bestellingen die in behandeling zijn - op divisie-niveau; Rapporten over verkoop- en distributiekosten - qua indeling; Meldingen over kredietverzamelingen, tegoeden en dubieuze debiteuren - qua indeling. "

Middle Management Level:

De afdelingsmanagers zoals productie, verkoop enz. Houden zich bezig met de uitvoering van plannen geformuleerd door het topmanagement. Ze fungeren voornamelijk als coördinerende leidinggevenden om beleid te beheren, operationele supervisors te leiden en hun prestaties te evalueren. Vandaar dat de aan hen voorgelegde rapporten het mogelijk moeten maken om deze functies effectiever uit te oefenen.

Ze kunnen rapporten vereisen met kortere tussenpozen, bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks. De werkmanager vereist bijvoorbeeld wekelijkse rapporten over inactiviteit, inactieve capaciteit, productiekosten van schroot, geproduceerde hoeveelheid, enz. De verkoopmanager heeft tweewekelijkse rapporten nodig over gebudgetteerde en werkelijke verkoop, kredietverzameling, geboekte, uitgevoerde en lopende bestellingen en voorraadpositie - qua productie en qua oppervlakte.

Junior Management:

Voormannen, supervisors, enz., Vormen dit managementniveau. Ze zijn geïnteresseerd in rapporten, die hen zullen informeren over de voortgang van banen die ze onder hun controle hebben. Sommige van deze rapporten hebben bijna de vorm van een stuk papier dat niet het juiste formaat heeft. Ze kunnen rapporten nodig hebben op dagelijkse of wekelijkse basis.

Bijvoorbeeld:

de voorman van de winkel heeft dagelijks verslag nodig van leegloop en benutting van de machine, dagelijkse schrootrapporten en dagelijks rapport van de productie - actueel en gebudgetteerd. Verkoopgebiedsupervisor heeft wekelijkse rapporten nodig over verkoop - verkoper, orders geboekt, uitgevoerd en uitstaan, kredietverzamelingen en uitstaande, enz.