Proces van personeelsplanning (met stroomdiagram)
Dit artikel werpt licht op de vijf hoofdstappen die betrokken zijn bij het proces van mankrachtplanning. De stappen zijn: 1. Organisatorische doelstellingen en plannen 2. Voorspelling van het aantal vereiste mankracht 3. Voorbereiding van de inventaris van mankracht 4. Identificatie van de mankracht 5. Actieplannen voor het overbruggen van de kloof.
Stap # 1. Organisatorische doelstellingen en plannen:
Het uitgangspunt van elke activiteit in een organisatie / onderneming is de doelstelling die voortkomt uit verschillende plannen en beleidslijnen die richting geven aan de toekomstige koers. Afhankelijk van deze richtingen bedenken verschillende subsystemen van de onderneming hun eigen plannen en programma's. Op deze manier zijn de plannen en programma's van elk subsysteem gekoppeld aan het belangrijkste organisatorische plan en beleid.
De bijdrage van een subsysteem aan het realiseren van organisatiedoelstellingen wordt negatief beïnvloed als de koppeling niet goed is. Dit is ook het geval bij personeelsplanning. Daarom moet het organisatiebeleid worden geïdentificeerd en worden opgenomen in het planningsproces.
Specifiek zijn de volgende vragen in dit verband relevant:
(1) Zijn de geïdentificeerde vacatures te vervullen door promotie van binnen of van buitenaf?
(2) Hoe verhouden de ontwikkelings- en opleidingsdoelstellingen zich tot de doelstellingen van de personeelsplanning?
(3) Wat zijn de beperkingen bij het plannen van mankrachten welke beleidsmaatregelen vereist zijn om met deze beperkingen om te gaan?
(4) Moeten de routinematige en saaie klussen doorgaan of worden geëlimineerd, dat wil zeggen hoe kan het werk van de werknemer worden verrijkt?
(5) Wat zijn de manieren en middelen om de omvang van organisaties te verkleinen om de bestaande concurrentie te bestrijden?
(6) In welke mate kan automatisering worden toegepast in het geval van productie en andere bewerkingen?
(7) Wat zijn de wegen en middelen om te zorgen voor continue beschikbaarheid van flexibele en flexibele arbeidskrachten?
Stap # 2. Voorspelling van benodigde mankracht:
Het eerste essentiële ingrediënt van mankrachtplanning is het voorspellen van mankrachtseisen voor menselijke hulpbronnen in een organisatie in de loop van de tijd.
In zekere zin hangt deze vereiste af van de omvang van de activiteiten van de organisaties in de beschouwde periode. De totale menselijke behoeften hebben echter geen volledige lineaire relatie met het productievolume / de productie.
Dit komt door de feiten zoals mens-machine ratio en verandering in productiviteit enz. Dus bij het maken van een prognose voor human resource-eisen, moeten al die factoren die van invloed zijn op de relatie tussen het volume van de operatie en het aantal werknemers worden beschouwd.
Hoewel dit de planning van mankracht behoorlijk moeilijk maakt, maar een duidelijk antwoord geeft op de kritische vraag, hoeveel mensen zullen er in de toekomst nodig zijn? De personeelsafdeling moet een prognose opstellen voor de vereiste personeelsbehoeften op basis van die documenten.
Prognoses van personeelsbehoeften dienen de volgende doelen:
1. Het kwantificeren van de taak die vereist is voor het vervaardigen van een bepaald aantal producten / goederen of het aanbieden van een bepaalde hoeveelheid service.
2. Om te bepalen welke personeelsmengsels in de toekomst wenselijk is.
3. Om passende personeelsbezetting in verschillende delen van de organisatie te beoordelen en te bepalen om onnodige kosten te voorkomen.
4. Het wegwerken van tekorten aan mensen wanneer en waar ze het meest nodig zijn.
5. Visualiseren van de naleving van wettelijke vereisten met betrekking tot het reserveren van banen enz.
Stap # 3. Voorbereiding van de inventaris van mankracht:
Inventarisatie is een term die gewoonlijk wordt gebruikt voor het tellen van materiële zaken die nodig zijn om een product te vervaardigen en om de apparatuur en machines in goede staat te houden. Op dezelfde manier kan inventaris van menselijke hulpbronnen worden voorbereid.
Het verschil is dat personeelsinventaris niet alleen de beschikbare heads telt, maar hun huidige en toekomstige potentieel catalogiseert. In het licht van het feit dat het totale personeelsbestand van een concern / organisatie wordt geclassificeerd als leidinggevend en niet-leidinggevend personeel.
Vaardigheidsinventarisatie houdt zich bezig met niet-leidinggevend personeel, terwijl de managementinventarisatie betrekking heeft op leidinggevend personeel. Een inventarisatie van de vaardigheden, capaciteiten en mogelijkheden van een persoon. Omdat het management en niet-leidinggevend personeel van elkaar verschillen, zijn verschillende soorten informatie nodig voor het opstellen van hun inventarissen.
Management inventaris:
Een managementinventaris biedt de volgende informatie:
1. Personeelsgegevens.
2. Werkgeschiedenis.
3. Carrièreplan.
4. Sterke en zwakke punten.
5. Promotiepotentialen.
6. Omvang van de beheerde onderneming, dwz aantal en soorten beheerde werknemers.
7. Budget van de beheerde ondernemingen.
8. Alle speciale prestaties, zoals het verwerven van aanvullende kwalificaties, conferenties / seminars, zijn bijgewoond, papers gepresenteerd / geschreven in tijdschriften.
Vaardigheden inventaris:
De volgende soorten informatie zijn nodig bij het inventariseren van vaardigheden:
1. Biografische gegevens van werknemers.
2. Verworven vaardigheden, dwz werkervaring, opleiding, enz.
3. Speciale prestaties indien aanwezig.
4. Potentiëlen van de werknemer.
Human resource information systems onderhouden de genoemde informatie. Er moet echter regelmatig informatie worden gecontroleerd en bijgewerkt.
Op deze manier biedt human resource inventory informatie over huidige en toekomstige personeelsleden die beschikbaar zijn in de organisatie. Voor geschikte managementacties wordt de basis verschaft door deze inventaris die helpt bij het identificeren van de bestaande en toekomstige kloof in personeel en hun capaciteiten.
Proces van voorbereiding van de inventaris van mankracht:
Er zijn vier stappen betrokken bij het proces van voorbereiding van personeelsinventarisatie, bepaling van het personeel dat moet worden opgenomen in inventaris, catalogiseren van feitelijke informatie over individuen, systematische gedetailleerde beoordeling van elk individu en gedetailleerde analyse van die individuen die ontwikkelingspotentieel hebben.
De volgende zijn de verschillende stappen die zijn ondernomen:
(1) De eerste stap in de personeelsinventarisatie betreft de identificatie van personeel wiens inventaris moet worden voorbereid. In de regel moeten deze mensen in de inventaris worden opgenomen die beschikbaar zijn in de organisatie en die potentieel hebben voor ontwikkeling voor toekomstige functies.
Zo kunnen personen die enkele leidinggevende functies bekleden en tot een bepaalde leeftijdsgroep deel uitmaken van de mankrachtinventaris. Veelbelovende medewerkers en supervisors, die in staat zijn toekomstige managementposities in te nemen, kunnen in aanmerking worden genomen voor opname in deze categorie.
(2) Na identificatie van personeel dat moet worden opgenomen in de personeelsinventaris, wordt gedetailleerde informatie over hen verzameld.
De informatie kan feitelijk zijn betreffende leeftijd, opleiding, ervaring, gezondheidsstatus, pensioengerechtigde leeftijd, resultaten van psychologische en andere tests, tewerkstellingsrecords, verdienstenclassificatie enz. Sommige organisaties organiseren korte interviews om de juistheid van gegevens te achterhalen en ook om potentiële defecten te ontdekken capaciteiten van individuen. Al dergelijke records werken als catalogus van talenten.
(3) De derde stap omvat de beoordeling van personeel dat is opgenomen in de inventaris. Dit geeft de informatie over de huidige en potentiële talenten van elk individu.
Alle individuen kunnen op de een of andere manier worden beoordeeld. Naast beoordelingen, moeten aanvullende specifieke opmerkingen over individuen worden opgenomen, zoals een lijst van prijzenswaardige werken, specifieke beperkingen, posities waarvoor de personen mogelijk gekwalificeerd zijn en aanvullende training nodig hebben, enz.
(4) Gedetailleerde studie zal worden gemaakt van die personen die een groot potentieel hebben voor promotie en plaatsing tegen sleutelposities in de organisatie, na beoordeling van al het personeel dat is opgenomen in de personeelsinventaris. Een dergelijke studie zal helpen bij het specificeren van de vereisten voor training, type trainingpromotie, timing van promotie en andere aanverwante zaken.
Stap # 4. Identificatie van Manpower Gap:
Het verschil tussen de benodigde mankracht op een bepaald moment en het personeel dat op dat moment beschikbaar is, staat bekend als mankracht. Omdat een loutere kwantitatieve kloof niet veel zou dienen, moet de kloof worden gemeten met betrekking tot verschillende soorten personeel. In principe kan deze kloof van twee soorten zijn: overtollige menselijke hulpbronnen en een tekort aan menselijke hulpbronnen.
Verschillende actieplannen die nodig zijn om met overtollige menselijke hulpbronnen om te gaan, zijn onder meer vrijwillige pensioenregeling, ontslag, verkorte werktijden, enz. Naargelang het geval en zoals toegestaan door wettelijke vereisten. Een tekort aan personeel kan worden bereikt door werving en selectie van aanwinsten, het ontwikkelen van personeel en het motiveren en integreren daarvan met de organisatie.
Stap # 5. Actieplannen voor het overbruggen van de kloof:
Er zijn verschillende actieplannen bedacht om de leemten in de personele middelen te overbruggen. Het overschot of tekort aan personeel is normaal gesproken te wijten aan onjuiste personeelsplanning, dit is de post of als gevolg van wijzigingen in organisatorische plannen, zoals het afstoten van bedrijven of het sluiten van een aantal bedrijven, en om een andere reden kunnen actieplannen worden bedacht om hun grootte zoals hierboven besproken.
Evenzo kunnen in geval van personeelstekorten actieplannen worden opgesteld om extra personeel aan te werven, zoals hierboven besproken.
