Nood aan personeelsinformatiesysteem in moderne organisatie (HRIS)

Om personeelsonderzoek en personeelsaudits en personeelsadministratie mogelijk te maken, heeft de personeelsmanager veel gegevens nodig met betrekking tot werknemers die in de organisatie werken.

Het systeem met handmatige records is echter ontoereikend en ontoereikend om te voldoen aan de informatievereisten van een moderne bedrijfsorganisatie. Met andere woorden, de moeilijkheid in het onderhouden en de tekortkomingen van het systeem voor handmatige records kunnen worden genoemd als de belangrijkste redenen voor de noodzaak van HRIS. Deze worden later uitgewerkt.

De moeilijkheid hier verwijst naar de omvangrijke gegevens over de werknemers die niet haalbaar is om handmatig te volgen. Niet alleen dat, gegevens moeten van tijd tot tijd worden bijgewerkt en dit maakt het administratieve werk vrij arbeidsintensief en kostbaar. Alastair Evans 'staten kosten, nauwkeurigheid, fragmentatie, duplicatie en moeilijkheid van analyse als enkele van de moeilijkheden in verband met de handmatige records systeem.

De handmatige overdracht van gegevens van de ene record naar de andere verhoogt de kans op fouten die van invloed is op de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de gegevens die worden bewaard. Inzendingen kunnen twee keer worden doorgegeven; gegevens kunnen worden overgebracht naar verkeerde documenten die tot verwarring leiden.

Omdat gegevens / informatie gefragmenteerd wordt bijgehouden, dat wil zeggen dat manuele records worden bijgehouden op verschillende locaties die door verschillende personen op verschillende afdelingen worden behandeld, is volledige informatie van een medewerker niet direct beschikbaar op een centrale plaats. Dit bemoeilijkt het besluitvormingsproces van de organisatie. Hetzelfde onderstreept de behoefte aan HRIS.

Venkata Ratnam en Srivastava hebben drie doelen genoemd als de noodzaak voor HRIS:

1. Om gegevens en informatie voor elke individuele medewerker op te slaan voor een gemakkelijke referentie.

2. Een basis bieden voor de besluitvorming bij dagelijkse personeelskwesties (bijv. Verlofverlening) en voor het plannen, budgetteren, uitvoeren en bewaken van een groot aantal personeelsfuncties.

3. Om gegevens / rendement te leveren aan de overheid en ander publiek.

Hemendra Verma, een softwareadviseur, voerde een onderzoek uit en benadrukte de behoefte aan HRIS voor de volgende doeleinden:

1. Er werd vastgesteld dat er heel weinig tijd is toegewezen in het omgaan met informatie met betrekking tot de HR-functie, vanwege de tijd die nodig is om de overvloedige informatie te verwerken.

2. Er is gebrek aan informatie over menselijke hulpbronnen in de industrie op alle niveaus.

3. HRIS zou helpen om "gelijkheid" te bereiken op gebieden zoals promotie, overdracht, nominatie, enz.

4. HRIS helpt om de contributie van werknemers tijdig af te handelen, met betrekking tot voorzorgsfonds, pensioen, gratificatie, LT C. en compensatie voor verlofuren enz.

5. Zodra het profiel van een persoon op de computer is ingevoerd, wordt het ophalen van de informatie eenvoudiger en gaat het ook gepaard met minder kosten en neemt de kans op fouten af.

Sommige mensen gebruiken gegevens en informatie in twee termen door elkaar. Maar er is een onderscheid tussen de twee concepten. Gegevens zijn ruwe, niet-geanalyseerde cijfers en feiten over gebeurtenissen, terwijl informatie de geanalyseerde en georganiseerde vorm van gegevens is.

Het bedrag van de nettowinst is bijvoorbeeld een gegevens omdat aan het absolute cijfer van de nettowinst geen betekenis kan worden toegekend. Maar winst wordt uitgedrukt als een percentage van de omzet, het geeft een zekere betekenis en wordt informatie genoemd. N. Upadhya heeft zeer bondige gegevens van informatie door te stellen: "Betekenisvolle georganiseerde gegevens kunnen worden gedefinieerd als informatie".

Voordat we HRIS definiëren, lijkt het in de geschiktheid van de context om eerst -Management Information System '(IMS) te definiëren. MIS is een formele, meestal geautomatiseerde structuur voor het verstrekken van informatie aan het management met betrekking tot interne activiteiten en externe factoren om het besluitvormingsproces te vergemakkelijken.

Nu dit concept wordt toegepast in de context van HRM, kan HRIS als volgt worden gedefinieerd:

HRIS is een systematische manier om gegevens en informatie op te slaan voor elke individuele medewerker om de planning, de besluitvorming en het indienen van aangiften en rapporten bij de externe bureaus te ondersteunen.