Voordelen en gebruik van Human Resource Information System (HRIS)
Voordelen en gebruik van Human Resource Information System (HRIS)!
voordelen:
Een goed ontwikkelde HRIS biedt de volgende voordelen:
1. Vermindering van de kosten van opgeslagen gegevens in human resources.
2. Hogere snelheid van ophalen en verwerken van gegevens.
3. Vermindering van dubbele inspanningen die leiden tot kostenvermindering.
4. Beschikbaarheid van accurate en tijdige gegevens over human resources.
5. Betere analyse die leidt tot effectievere besluitvorming.
6. Betere loopbaanplanning en counseling op alle niveaus.
7. Verbeterde kwaliteit van rapporten.
8. Beter vermogen om te reageren op veranderingen in het milieu.
9. Meer transparantie in het systeem.
Alastair 'Evans heeft de volgende potentiële voordelen opgesomd die uit HRIS kunnen worden afgeleid:
Kosten efficiëntie:
1. De automatisering van personeelsdossiers biedt een optie waarmee rekening moet worden gehouden wanneer personeelsfuncties met tegenstrijdige druk worden geconfronteerd om meer informatie te bieden en tegelijkertijd de administratieve overheadkosten te verminderen. Omdat de kosten van computerhardware lager zijn dan de kosten voor het in dienst hebben van administratief personeel, wordt de invoering van geautomatiseerde systemen steeds rendabeler.
2. Een reductie van een derde in de tijd die nodig is om nieuwe werknemers te verwerken.
3. Besparingen van 55 tot 90 procent van de tijd die nodig is om routinematige informatie te verstrekken met behulp van handmatige methoden.
4. Administratieve besparingen van meer dan 600 uur per jaar bij het verstrekken van gegevens aan patrouilles, meer dan 800 uur per jaar bij het opstellen van wekelijkse rapporten en bijna 500 uur per jaar bij het opstellen van maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse rapporten.
5. Verbeterde nauwkeurigheid van gegevens die met regelmatige tussenpozen worden bijgewerkt, zoals salaris, persoonlijke gegevens, enz.
Gebruik van HRIS:
Het belangrijkste doel van het onderhouden van het HRIS-systeem is het verzamelen, classificeren, verwerken, registreren en verspreiden van de informatie die nodig is voor een efficiënt en effectief beheer van menselijke hulpbronnen in de organisatie.
De verschillende toepassingen van HRIS in een organisatie kunnen als volgt worden weergegeven:
Personeelsadministratie:
Het omvat persoonlijke informatie van een medewerker. Deze kunnen bestaan uit naam, adres, geboortedatum, burgerlijke staat en de datum van toetreding tot de organisatie. Het bevat ook de naam en het adres van de nabestaanden van de medewerker. Deze informatie beschrijft de medewerker.
Salarisadministratie:
Een van de functies van HRIS is om een rapport te bieden met informatie zoals huidig salaris, voordelen, laatste loonsverhoging en voorgestelde verhoging in de toekomst.
Verlof / afwezigheid verhogen:
HRIS wordt ook gebruikt om verlof / afwezigheid van werknemers te beheersen. Dit wordt gedaan door een verlofhistorie van elke werknemer bij te houden. Aan elke medewerker kan een identiteitskaart worden verstrekt waarin het tokennummer van elke medewerker wordt gecodeerd. Het betreden en verlaten van medewerkers van de organisatie moet op de identiteitskaart worden geregistreerd. Dit vermindert de kans op wanpraktijken of overzicht bij het berekenen van de lonen voor elke werknemer.
Vaardigheidsvoorraad:
Het vastleggen van vaardigheden van medewerkers en het monitoren van een vaardighedendatabase is nog een ander gebruik van de HRIS. Zo'n vaardigheidsregistratie helpt werknemers te identificeren met de nodige vaardigheden voor bepaalde functies of banen in een organisatie.
Medische geschiedenis:
Het HRIS wordt ook gebruikt voor het bijhouden van bedrijfsgezondheidsgegevens die vereist zijn voor industriële veiligheidsdoeleinden, het bewaken van ongevallen, enzovoort.
Beoordeling van prestaties:
Om een uitgebreid overzicht over een medewerker te vormen, onderhoudt HRIS beoordelingsgegevens over de prestaties, zoals de vervaldatum van de beoordeling, het potentieel voor promotie, scores van elke prestatiecriteria en dergelijke. De tekstuele informatie kan worden gecombineerd met de feitelijke gegevens die zijn verkregen van het HRIS en de combinatie van informatie kan worden gebruikt voor het geven van training en beïnvloedt de mobiliteit van werknemers in de vorm van overdracht en promotie.
Personeelsplanning:
HRIS wordt ook gebruikt voor mankrachtplanning. Het houdt informatie bij van organisatorische vereisten in termen van posities. HRIS verbindt medewerkers met de vereiste posities in de organisatie. Het wordt ook gebruikt om vacatures te identificeren en medewerkers daarop vast te stellen. HRIS kan ook helpen bij het identificeren van een logisch voortgangspad en de stappen die moeten worden gezet voor de voortgang / voortgang van medewerkers.
Werving:
Rekruteren vormt de meest essentiële functie van HRM. HRIS helpt in het rekruteringsproces op een grote manier door het vastleggen van de details van activiteiten die betrokken zijn bij het werven van medewerkers. Deze kunnen kosten en wijze van werving omvatten en bijvoorbeeld de tijd die nodig is om de posities niveau-gewijs te vullen.
Carriere planning:
Door de nodige informatie te verstrekken, zoals welke werknemers zijn aangewezen voor welke functies, faciliteert HRIS de positiebepaling van werknemers. Met andere woorden, HRIS helpt bij het plannen van successie.
Collectief afdingen:
HRIS via een computerterminal kan up-to-date relevante en vereiste informatie, feiten en cijfers verstrekken en kan aldus collectieve onderhandelingen vergemakkelijken. Het kan p collectieve onderhandeling als "wat als analyse" eerder als gevoelens en ficties. Op dezelfde manier kan HRIS ook bijdragen aan het onderhouden van betere menselijke relaties in de organisatie.
Nu kunnen de verschillende toepassingen of toepassingen van HRIS als volgt naast elkaar worden geplaatst:
