Meting van kantoorwerk: belang en proces

Lees dit artikel om meer te weten te komen over het belang en het proces van het meten van kantoorwerk.

Belang van meting van kantoorwerk:

Eenvoudig gezegd betekent 'meten' het bepalen van de kwaliteit. Meting van werk houdt zich dus bezig met de kwaliteit '.

Werkmetingen kunnen worden beschreven als het programma voor het meten van het volume voltooid werk en de hoeveelheid tijd die het kost om dit werk te voltooien.

Er zijn twee basisprincipes die het mogelijk maken dat de vastgestelde normen bruikbaar zijn onder de volgende omstandigheden:

1. Bepaling van de behoefte aan mankracht:

De vereiste mankracht voor elke functie op kantoor wordt bepaald aan de hand van de tijdstandaard. Bijvoorbeeld, als op een kantoor het aantal getypte facturen per dag honderd en één typist is die bij het kantoor zit, typen er 50 facturen, dan zijn er twee typisten nodig voor hetzelfde.

2. De werkbelasting plannen en verdelen:

Deze standaard helpt om werk over werknemers te verdelen en gelijkmatig te werken. Zo helpt de werkmeting om in gelijkheden te vermijden.

3. De prestaties vergelijken:

De standaard helpt om de prestaties te vergelijken. Dit wordt gedaan met behulp van de gebruiksindex die wordt berekend door het aantal standaarduren dat in een werkplaats wordt geproduceerd te delen door het aantal feitelijk aantal uren dat is besteed.

Bepaling van de kosten:

Tijdstandaard biedt de basis voor het bepalen van de kosten van verschillende werkeenheden. Dit is mogelijk omdat de tijdstandaard voor elke functie of een deel van de functie kan worden omgezet in kostenstandaarden. Dit is vooral handig in een organisatie waar een functie uit veel onderdelen bestaat.

In principe lonende lonen bieden:

Aangezien tijdstandaard helpt om de efficiëntie te meten, kan elke werknemer of een groep werknemers worden beloond voor efficiëntie op basis van prestaties en een verbeterd moreel. Het moreel van werknemers is dus beter omdat ze weten wat er van hen wordt verlangd in termen van kwaliteit en kwantiteit van de output. Op deze manier wordt een betere werknemer herkend.

Helpt bij het installeren van Office-systeem en procedures:

Omdat Office Manager het volume van de uitvoer en de kosten kent, kan hij de kosten van het kantoorsysteem verlagen. Als een methode, ontwerpen of de techniek moet worden gewijzigd of een grotere mechanisatie moet worden uitgevoerd, worden de kosten die momenteel worden gemaakt en die in de toekomst moeten worden gemaakt als gevolg van veranderingen, vergeleken. Elke wijziging is alleen toegestaan ​​als kostenreductie mogelijk is.

Helpt bij Office Audit:

Werkmeting helpt om de standaard van de prestaties in te stellen. Deze standaarden helpen bij kantooraudit, omdat ze helpen bij het evalueren van de prestaties van de medewerker en de werkgroep.

Proces van meting van kantoorwerk:

Het proces van werkmeting kan worden geïllustreerd aan de hand van een eenvoudig schema:

A. Standaardisatie:

1. Verbeterings- en standaardiseringsmethoden:

Tijdnorm moet alleen worden ingesteld nadat de werkmethode is verbeterd en gestandaardiseerd. Deze actie zorgt ervoor dat de taken die moeten worden gemeten op de meest efficiënte manier worden uitgevoerd. Daarnaast zorgt het ervoor dat alle medewerkers het werk op dezelfde manier uitvoeren.

2. Bepaling van de taken die moeten worden uitgevoerd:

De taken die moeten worden gemeten, worden bepaald en geclassificeerd. Voordat het meetproces wordt gestart, worden alle elementen of onderdelen ook geclassificeerd. Het is aan de supervisors om de taakomschrijvingen en hun classificaties goed te keuren.

3. Meeteenheden definiëren:

De eenheid in termen waarvan een werk moet worden gemeten, moet adequaat worden gedefinieerd. De werkeenheid zou anders zijn voor verschillende soorten werk. Het zou echter essentieel zijn om een ​​eenheid te hebben die gemakkelijk te identificeren, te tellen en te begrijpen is.

4. Vaststelling van procedures voor rapportage:

Het is noodzakelijk om een ​​procedure voor rapportage in te stellen waarbij de noodzakelijke productie telt in tijden van eenheid, gewerkte uren en andere data worden verzameld en periodiek gerapporteerd. In het algemeen is deze verantwoordelijkheid toevertrouwd aan de toezichthouder van het werkcentrum.

B. Op oude records en prestaties:

Bij het meten van kantoorwerk wordt nu rekening gehouden met de in het verleden behaalde prestaties van de kantoormedewerkers en hun prestaties. Naarmate er meer en meer mechanisatie heeft plaatsgevonden in ons land, zou standaard meer noodzakelijk worden.

Het veranderen van de grillige schattings- of gokmethoden, werk kan worden gemeten en standaard kan worden ingesteld met behulp van de volgende methoden:

1. Methode van in het verleden behaalde resultaten:

Onder deze methode worden records geanalyseerd om de standaard vast te leggen. Standaardsets op basis van in het verleden behaalde resultaten kunnen gebaseerd zijn op de basis van de beste prestaties, of de slechtste prestaties worden in aanmerking genomen. Het is een eenvoudige methode die voor een groot deel kosteloos kan worden geïnstalleerd.

2. Tijdanalyse methode:

Het is ook bekend als de tijdlog-methode. De volgende stappen zijn betrokken bij deze methode:

(a) Elke activiteit die gedurende de dag wordt uitgevoerd, wordt geïdentificeerd.

(b) Elke geïdentificeerde activiteit krijgt een eenvoudige code.

(c) Elke werknemer maakt een speciale tijdanalyselijst klaar waarin hij zijn prestaties registreert voor een periode van een week of een maand.

(d) De gegevens van de aldus geregistreerde uitvoering worden geanalyseerd, bewerkt en beoordeeld, en een tijdanalyseblad wordt voorbereid voor elke afdeling, waarop elke activiteit wordt samengevat met een codenummer. Het aldus voorbereide rapport geeft de totale tijd die aan elke activiteit op een bepaalde afdeling is besteed.

(e) Nu wordt de totale geproduceerde hoeveelheid gedeeld door het aantal bestede uren dat de basis voor de tijdstandaards verschaft, en een vergelijking tussen verschillende afdelingen op basis van deze tijdnormen.

Deze methode is eenvoudig en kan zonder veel extra kosten worden geïnstalleerd. Het grootste nadeel van de methode is dat de verzamelde gegevens subjectief zijn en dat dergelijke gegevens onbetrouwbaar zijn, omdat de persoonlijke tijdvergoedingen niet door de individuele werknemers worden geregistreerd.

3. Werkwijze voor werkbemonstering:

Onder deze methode breekt een getrainde analist allereerst alle factoren uit die betrokken zijn bij het onderzoek. Willekeurige waarnemingen worden geregistreerd van het werk uitgevoerd door de verschillende individuen. Hoe ze hun tijd doorbrengen en wat ze produceren, worden vastgelegd.

Vervolgens wordt een rapport opgesteld voor het werk van de volledige betrokken afdeling en wordt er nagegaan hoeveel tijd aan elke klus is besteed. De werkbemonsteringsmethode is wetenschappelijk en de gegevens die met deze methode worden verkregen, zijn veel betrouwbaarder dan volgens de tijdanalyse.

Deze methode heeft twee belangrijke nadelen:

Getrainde analisten zijn nodig en de methode kan oneconomisch zijn als de steekproefomvang die nodig is om correcte resultaten te produceren te groot is.