Project Cost System (PCS)
Na het lezen van dit artikel leert u over: - 1. Belang van Project Cost System (PCS) 2. Volledigheid van kostenregistratie 3. Activity-based Costing met codering 4. Activity-based Costing met codering 5. Controle van projectkosten 6. Computer applicatie.
Inhoud:
- Belang van Project Cost System (PCS)
- Volledigheid van kostenregistratie
- Activity-based Costing met codificatie
- Activity-based Costing met codificatie
- Controle van projectkosten
- Computerapplicatie voor projectkostenbeheersing
1. Belang van Project Cost System (PCS):
a) PCS is ingesteld met als doel de controle van de projectkosten te behouden. Het systeem moet de gebieden markeren waar de werkelijke kosten hoger zijn dan de geschatte kosten, zodat het management tijdig corrigerende maatregelen kan nemen;
b) Kostengegevens worden bijgehouden op basis van memorandumkostenkaarten voor elke activiteit in de uitvoering van het project, samen met verdere informatie over geschatte starttijd, tijd om te voltooien en kosten en duur van de werkelijke voor elke activiteit;
c) Het kostenrekeningenplan in het kader van het PCS omvat een volledige lijst van 'memorandumkostkaarten' of grootboeken in één geïntegreerd gedetailleerd plan voor het project, zodat op elk moment de totale kosten als op datum kunnen worden verkregen;
d) De PCS omvat een systematische netwerkinformatie zodat fundamentele informatie over elke activiteit opdoet in het kantoor van de projectaccountant die de relevante notitie bijwerkt;
e) Alle documenten met informatie die relevant is voor het gebruik van hulpbronnen moeten naar behoren worden goedgekeurd door personeel in het projectteam dat als zodanig door de projectleiding is geautoriseerd. Wanneer PCS met volledige automatisering wordt uitgevoerd, moet dergelijk personeel over de vertrouwelijke wachtwoorden voor toegang tot de computer beschikken om te worden bijgewerkt;
f) Alle uitgaven voor materiaal, huurkosten voor machines, arbeid enz., evenals de tijd die aan de activiteit wordt besteed, moeten in strijd zijn met de budgetten voor dergelijke artikelen. In het geval van wijzigingen die als noodsituatie noodzakelijk zijn, moet een dergelijke wijziging naar behoren worden goedgekeurd door het projectbeheer met informatie aan de projectaccountant.
Er kan behoefte zijn aan meer specifieke informatie in een PCS, afhankelijk van de aard en complexiteit van het project en de specifieke behoefte van het management.
Het basisidee is:
a) bijhouden van records, per activiteit, zowel schattingen als actuele waarden van de projectplanning en projectkosten;
b) interne controle in te voeren in het projectmanagementinformatiesysteem (PMIS) om ervoor te zorgen dat kostenregistraties compleet en correct zijn.
2. Volledigheid van kostenregistratie :
Het systeem moet zorgen voor de juistheid en volledigheid van de registratie van de geldtransacties met betrekking tot de werkelijke uitgaven die in het grootboek van de onderneming worden geboekt.
De PCS zou voor de volgende punten moeten zorgen:
1. De PCS moet ervoor zorgen dat uitgaven die onder verschillende werkpakketten zijn geboekt, in totaal overeenstemmen met de kosten die in het financiële boekstuk zijn geboekt, ook al kan er soms in verschillende hoofden, bijvoorbeeld in het grootboek, rekening worden gehouden met 'Land en Landontwikkeling ', in het Projectkostensysteem moeten de betrokken rekeningen in overeenstemming zijn met de details van de raming van de projectkosten met betrekking tot dergelijke Land en Landontwikkeling.
Het PCS heeft bijvoorbeeld memorandumkostengrootheden nodig met geschatte cijfers (voor de geschatte kosten) als:
Zo kan er de financiële grootboekrekening van 'Land and Land Development' van Rs. 1-35 miljoen.
De kostengroothandels van de notitie zullen bestaan uit individuele kostenkaarten die de werkelijke uitgaven weergeven ten opzichte van de projectschatting, zoals hieronder beschreven:
01 01 Grondverwerving
Project Nee ..........
Bedrag vanaf
Projectkosten geschat - Rs. 0, 50 miljoen
Bedrag per werkelijke uitgaven
Doc. Referentie………. Datum ........................... .. Rs. 0-65 miljoen.
Het totaal van de werkelijke uitgaven volgens de relevante groep van kostenkaarten voor meme moet gelijk zijn aan die van de grootboekrekening. Zoals hierboven geïllustreerd, moet het totaal van de werkelijke waarden van 01.01 tot 01.05 Rs zijn. 1, 35 miljoen.
2. Dergelijke memorandumkostkaarten zullen in grote details de analyses van de uitgaven helpen als:
(a) het zal bepalen waar, onder welke activiteiten, de werkelijke uitgaven verschillen van de geschatte kosten; en
(b) de variantie van uitgaven binnen een activiteit kan verder worden geanalyseerd met betrekking tot:
ik. efficiëntie of inefficiëntie, wanneer de werkelijke tijd besteed aan het werkpakket kleiner of te hoog is voor schattingen; en / of
ii. de koers, waarbij de werkelijke koers (van materiaal of lonen) anders is dan die geschat.
Omdat werk-pakketgewijze memorandum-kaarten onder de PCS worden bijgehouden met de details van schattingen en ook de werkelijke waarden, kunnen records in elke dergelijke kaart helpen bij het analyseren van de werkelijke projectkosten per werkpakket.
3. De memorandum-kaarten bevinden zich buiten de stroom van de financiële rekening, maar er wordt een controle in het PCS ingesteld om ervoor te zorgen dat vermeldingen van werkelijke transacties die zijn vastgelegd in het financieel grootboek, moeten worden getranscribeerd in de relevante Notitiekaarten.
Een dergelijke controle kan worden uitgeoefend door tegenrekeningen in de kostenlijst als:
(a) Het verzamelen van alle kosten dient te gebeuren tegen de respectieve aantallen werkpakketten;
(b) Totale kosten gedebiteerd op de relevante vaste-activarekening van de grootboekcrediteur Bank / crediteuren etc. volgens de normale financiële boekhouding; en
(c) In het kostenboek worden de afzonderlijke werkpakketten gedebiteerd volgens de kostenvergoedingscreditering Vaste-activacontrol Rekening (die gelijk moet zijn aan het totaal dat in het financiële boekhoudingsoverzicht wordt gedebiteerd).
Het basisbeginsel dat moet worden gevolgd, is dat het financiële boekhoudingsbestand wordt behandeld volgens de traditionele financiële rekeningen en dat het kostenboek wordt geregistreerd met de hoofden van de afzonderlijke relevante werkpakketrekeningen naar behoren gecodeerd.
4. Alle memorandumkaarten moeten systematisch worden gecodeerd onder Codering van de Breakdown Structures.
3. Activity-Based Costing met codering :
De integratie van work-breakdown alsook organisatie-uitsplitsingsstructuren en codering van de breakdown-structuren. De onderlinge relatie tussen projectkosten en de projectplanning waarin we hebben vermeld over de identificatie van de vereiste werkpakketten (of de activiteiten).
Na de details van de schatting van projectkosten en projectplanning met naar behoren gecodeerde werkpakketten, kunnen we de projectkosten relateren.
Dit kan worden geïllustreerd door een eenvoudige illustratie van een bouwproject met tien verschillende activiteiten met een totaal projectschema van 32 weken en een totale projectkosten van Rs. 2, 25, 000.
We zullen de schattingen van dit project presenteren op basis van activiteitsgegevens die laten zien:
A- Breakdown-structuren met geschatte kosten geïntegreerd;
B- Samenvatting van het project per activiteit met projectplanning en geprojecteerde kosten;
C- Netwerkdiagram met verticaal pad (opmerking 2);
D- Memorandum Cost Ledger.
Breakdown-structuren met geschatte kosten (geïntegreerd):
Samenvatting van het project per activiteit, projectplanning en verwachte kosten:
De informatie en de geïntegreerde grafiek kunnen worden getabelleerd als:
De zevencijferige code zoals vermeld in bovenstaande tabel / grafiek is als volgt gepland:
Opmerkingen:
1. Er is geen vaste regel over de codering, zo lang een bepaalde discipline wordt gehandhaafd zodat er geen duplicatie of verwarring ontstaat. En elke codering in het systeem moet één werkpakket aangeven (of activiteit, zoals vaak uitgedrukt als zodanig, maar hetzelfde betekent).
Netwerk diagram:
Wanneer de implementatie van het project wordt uitgevoerd volgens de CPM / PERT-techniek, wordt een netwerkdiagram ontwikkeld en wordt het kritieke pad geïdentificeerd. Het kritieke pad vertegenwoordigt het langste pad vanaf het begin om het project te voltooien.
Hetzelfde project dat hier wordt geïllustreerd 'wordt weergegeven door een netwerkdiagram en ziet er als volgt uit:
Ook hier is het projectwerk opgesplitst in verschillende componenten, als bouwstenen en dit worden activiteiten genoemd; de geschatte tijd voor het uitvoeren van elke activiteit wordt weergegeven aan de hand van het serienummer van het werk. [01/5] / Rs. 36.000 geeft aan Foundation Work (01), duur op werkpakket (05 weken) en Rs. 36.000 is de geschatte geschatte kosten.
[05/10] / Rs. 27.000 betekent trapconstructie met een projectplanning van 10 weken en geschatte kosten van Rs. 27.000. De dubbele lijnpijl toont het langste pad dat 5 + 7 + 10 + 6 + 4 = 32 weken is. Hier worden ook de kosten geraamd per activiteit en in deze omgeving is de gevolgde PCS activiteitsgebaseerde kostenberekening, waarbij elke activiteit op een systematische manier wordt gecodeerd en de kostenrekeningen ook op code zijn gebaseerd.
Memorandum kostenkaarten of kostengrootheden:
Ontwerp A, dat het formaat voor de kostenkaart voor memoranda en het kostenboek voor memorandums weergeeft volgens ontwerp B. Het werkelijke formaat kan verschillen afhankelijk van de behoefte van het management. We herinneren eraan dat deze accounts ook gelden voor elk werkpakket volgens de geplande uitsplitsingsstructuur.
De kostenreferenties moeten voor het totale project zijn, gevolgd door de rekeningen voor elk werkpakket:
Ontwerp A: Memorandum Kostenkaart:
(Details met Imaginaire cijfers voor het werkpakket.) Foundation code91, 31.011, zoals afgebeeld)
Ontwerp B: Memorandum kostengrootboek :
Verzameling van kosten en informatie:
De PCS vereist een gedisciplineerd informatiesysteem waarbij elke activiteit en elke consumptie van middelen in het projectwerk moet worden ondersteund door een projectkostenvoucher met het relevante codenummer voor de specifieke werkpakketten. Deze vouchers moeten naar behoren zijn goedgekeurd door de projectleiding en moeten uiteindelijk worden uitgegeven aan de projectaccountant.
De accountant moet de noodzakelijke werkzaamheden aan deze vouchers uitvoeren om de gemaakte kosten voor elk element van de kosten op te sparen en, ten slotte, de totalen in de kostenreferenties te posten. Met periodieke tussenpozen worden deze kaarten geanalyseerd en een rapport uitgegeven om het projectbeheer te verlichten met het actuele tegen de budgetten, de eventuele variantie en de reden voor dergelijke afwijkingen, zodat corrigerende acties, waar mogelijk, worden ondernomen.
4. Geïntegreerde projectkostenadministratie:
Het projectkostenberekeningssysteem dat kostenbeheersing instelt, omvat de integratie van projectkostenrekeningen met de financiële rekeningen. De financiële grootboeken moeten volgens het traditionele boekhoudsysteem de uniformiteit van de boekhouding voor de hele organisatie behouden. De kostenreferenties zijn ontwikkeld met de filosofie van verantwoordelijkheidsberekening.
Het basisprincipe dat moet worden gevolgd bij het integreren van de rekeningen is dat:
(a) Financiële transacties worden geregistreerd in de financiële boekhouding volgens de classificatie van de rekeningen door de organisatie; terwijl
(b) Alle uitgaven voor het project worden geïnd met de relevante projectcodes die voor het project zijn ontwikkeld.
Voordat we de details van een geïntegreerd boekhoudsysteem bespreken, bespreken we voor de volledigheid het coderingssysteem voor het financiële grootboek.
Financiële accountcodes:
De codering van financiële rekeningen moet op een eenvoudige maar systematische manier plaatsvinden, zoals het groeperen van de codes volgens de verschillende klasse van rekeningen.
Dit kan als volgt worden geïllustreerd:
Er kunnen nog twee cijfers worden toegevoegd om de details en het volume te verwerken.
Debiteringen en tegoeden die aan hetzelfde account zijn gekoppeld, maar bedoeld zijn om apart te worden bijgehouden voor een betere controle, moeten zo dicht mogelijk bij elkaar liggen, bijvoorbeeld in:
Er is geen vaste regel voor codering, maar het systeem moet helpen bij het identificeren van het account en de relatie met andere accounts.
We zullen nu uitvoerig het Project Cost Accounting System, geïntegreerd met de financiële administratie van de organisatie, bespreken. Om onze discussie te vergemakkelijken hebben we een civiel bouwproject beschouwd als een illustratie met verschillende aannames over de werkpakketten, het project kostte de voorwaarden bij de aannemers enz.
De discussie wordt gevoerd onder de volgende hoofden:
A. Voorwaarden van het contract.
B. Gegevens over de afgeronde projectkosten.
C. Projectkosten grootboeken.
D. Geïntegreerde proefbalans.
E. PCS wanneer een project wordt uitgevoerd door de projecteigenaar.
Wanneer het project door de organisatie zelf wordt uitgevoerd, met of zonder de hulp van een aannemer, wordt hetzelfde principe gevolgd bij het instellen van het projectkostenberekeningssysteem. We bespreken hierin het basisprincipe van het systeem samen met een eenvoudige illustratie.
De projectkostenadministratie inclusief kostenanalyse van projectperioden wordt opgenomen in softwarepakketten voor projectbeheer en -controle, inclusief 'Succes gepland!' Door TCS.
A. Voorwaarden van het contract:
Project: Project Civiele Bouw Nr. FP. 001.
Belangrijke en relevante voorwaarden:
Implementatie:
(a) Contractant, toegekend als een contract voor engineering, verwerving en constructie (EPC).
(b) Laatste offerte overeengekomen op Rs. 21, 25.000
(per item-wise details hieronder),
(c) Datum om te beginnen - 1 februari.
(d) Datum moet zijn ingevuld - 31 juli.
Overeenkomst met de contractant: nr. FP 001 van 15 januari.
De voorwaarden omvatten:
1. Earnest Money Deposit door de aannemer onmiddellijk Rs. 1, 00.000, zonder rente, terugbetaalbaar na voltooiing van het werk.
2. "Voorschot" te betalen aan de aannemer Rs. 50.000 voor mobilisatie van machines op locatie en terug te vorderen in twee gelijke termijnen op de derde en vijfde maand van de lopende rekening van de contractant (RA-rekening).
3. 'Ad hoc vooruitgang' van Rs. 20.000 te betalen aan de aannemer bij aanvang van de tweede RA-factuur.
4. Alle materialen die door de aannemer moeten worden ingekocht, behalve dat het bedrijf aan de aannemer levert (a) Cement ter waarde van Rs. 2, 00, 000 en (b) IJzeren staven ter waarde van Rs. 5.00.000 op 1 maart en herstellen hetzelfde van zijn laatste factuur.
5. Het bedrijf zal de volgende faciliteiten aan de aannemer ter beschikking stellen en zal hetzelfde in rekening brengen:
(a) Huur voor accommodatie aan de werknemer van de aannemer Rs. 2000 uur
(b) Elektriciteitskosten - Rs. 6.000 uur
(c) Waterheffingen - Rs. 5.000 uur
6. Het bedrijf zal als retentiegeld in mindering brengen op het tarief van tien procent van de rekening die is verhoogd en gecertificeerd. Het retentiegeld wordt gedurende zes maanden na voltooiing van het werk bewaard.
7. Alvorens de definitieve betaling van de RA-. Rekeningen alle kosten door het bedrijf moeten worden afgetrokken en alleen het netto bedrag zal worden betaald. De RA-facturen komen pas in aanmerking voor betaling nadat ze naar behoren zijn gecertificeerd door de ingenieur van het bedrijf.
8. De contractant wordt bestraft als "geliquideerde schade" wegens vertraging bij de voltooiing van de projectwerkzaamheden na 31 juli ten belope van Rs. 10.000 per dag, behalve wanneer de vertraging wordt veroorzaakt door een natuurramp of wanneer het bedrijf had gevraagd om het werk uit te stellen.
B. Gegevens over de definitieve projectkosten:
Project voor een civiele constructie
Project nr. FP 01.
Samenvatting van de definitieve offerte, toegekend aan de geselecteerde contractant als een contract voor 'engineering, inkoop en constructie (EPC)'; (of wanneer de constructie wordt uitgevoerd door het eigen projectteam, dit definitieve goedgekeurde budget) was als volgt:
Projectwerk dat op 1 februari moet beginnen en 31 juli afgerond moet zijn.
Dezelfde definitieve cijfers kunnen als volgt worden herschikt:
Het Earnest Money Deposit werd bij aanvang ontvangen. De voorschotten werden betaald en de bouwmaterialen ter waarde van de totale Rs. 7, 00.000 werden uitgegeven aan aannemers en werden teruggevorderd volgens de voorwaarden in het contract.
C. Kostenboekrekeningen met dubbele boekingen (wanneer aan een aannemer bouwwerkzaamheden worden toegekend):
Wanneer de facturen van de aannemer zijn gecertificeerd, worden de kosten die in de boekingen op de grootboekrekening zijn geboekt, ook geboekt in de Projectkosten grootboekrekeningen, waarbij de hoofden en codes relevant zijn voor de werkpakketten waarvoor de factuur is opgesteld.
In dit proces worden de werkelijke projectkosten verzameld in het Projectkosten Ledger waarbij de grootboekhouders de informatie voor de hoeveelheid budget hebben, gesanctioneerd / overeengekomen. Zo zal elk projectkostengrootboek het werkelijke, cumulatieve ten opzichte van het budgetbedrag, tonen en de variantie wordt onthuld.
De kostenreferenties voor de transacties volgens het geïllustreerde bouwproject zullen als volgt verschijnen:
D. Geïntegreerde proefbalans, 31 juli:
Hetzelfde proefsaldo kan als volgt worden weergegeven met meer gedetailleerde rekeningen:
Notitie:
Building-in-progress A / c 002-91, Credit in Cost Ledger is tegengesteld aan de debetstandaard in grootboek A / c 002-90. Met alle debetboekingen geboekt in de Building-in-Progress A / c 002.90 in het financiële boekstuk (creditering van andere rekeningen in het financieel grootboek, wordt een andere dubbele boeking vastgelegd in de kostengrootboekhouding-debitering van het relevante werkpakket, met creditering van het gebouw. in uitvoering Controle A / c 002.91 in de kostenreferenties.
E. Projectkostenadministratiesysteem wanneer bouwwerkzaamheden door de projectorganisatie zelf worden uitgevoerd:
Wanneer de projectorganisatie zelf het project uitvoert, dat wil zeggen het uitvoeren van de bouwwerkzaamheden met haar eigen personeel, is het basisprincipe dat moet worden gevolgd voor het projectkostenberekeningssysteem hetzelfde als reeds besproken in het geval van de constructie door een aannemer.
De uitzondering is de controle en boekhouding van de details per element van de kosten. Dit is nodig omdat de projectorganisatie de projectkosten per 'activiteit' en binnen de activiteit (of werkpakketten) per element van kosten al heeft afgerond en graag de actualiteit op dezelfde regel wil volgen, met het idee om de variantie te beoordelen en analyseren .
Hoewel de financiële rekeningen in een dergelijke situatie Projectmateriaal A / c bevatten voor de aankoop van projectmaterialen, Projectlonen A / c voor de betaling van lonen aan de projectmedewerkers, worden de Cost Ledgers bijgehouden voor elk werkpakket dat betrokken is bij de projectuitvoering, waarbij de Project Cost Control A / cs.
We zullen onze discussie voor kostenreferenties verder uitwerken, volgens dezelfde illustratie van het project FP. 01 met de beschrijving en account voor activiteiten die eerder zijn beschreven in deel B van de illustratie. Ervan uitgaande dat de voortgang van het werk en de voltooiing hetzelfde was als uitgevoerd door de aannemer, worden de kostenreferenties getoond, waarbij de details in februari, mei en juli worden opgenomen met een geschatte opsplitsing van de kosten voor materiaal, arbeid enz.
Grafiek van projectkostenbrieven:
We leiden het volgende af uit de bovenstaande details:
(a) De activiteit 31 025 veroorzaakte een ongunstige variantie van Rs. 65.000 (de ongunstige varianties worden tussen haakjes weergegeven);
(b) De ongunstige materiaalkostvariantie, van Rs. 50.000 bestaat uit:
(i) Verschil in materiaalgebruik (2100 - 2020) x @ Rs. 100 = Rs. 8.000 nadelen.
(ii) Materiaalsnelheidsvariatie 2100 x @ Rs. (120 - 100) = 42.000 nadelig. Uit de bovenstaande analyse kunnen we de verantwoordelijke functionele hoofden vinden die de ongunstige variantie veroorzaken, dat wil zeggen dat de overmatige kwaliteit die wordt geconsumeerd kan worden verklaard door de projectmanager voor de bouw en de projectmanager voor inkoop is verantwoordelijk voor aankopen met een te hoog tarief.
(c) De geadviseerde loonkostsvariantie van Rs. 12.000 vertegenwoordigt een inefficiëntievariantie van 7.500 - 6.900 = 600 extra manuren aan het ritme van Rs. 20 per manuur = Rs. 12.000. Nogmaals, de manager die verantwoordelijk is voor de bouw moet uitleggen de eisen van overtollige manuur.
(d) De gunstige variantie in Uitrustingskosten is voor aanschaf van apparatuur tegen een lagere prijs 5 x Rs. 1.000 = Rs. 5.000.
(e) de ongunstige overheadkostenvariantie van Rs. 8.000 is voor inefficiëntie bij het nemen van 0-8 weken meer voor het werk @ Rs. 10.000 per week = Rs. 8.000.
Opmerkingen:
1. Kosten per activiteit zoals hierboven beschreven, worden gedebiteerd door creditering van de kostencontrolerekeningen tussen haakjes.
2. De tegoeden in de controlerekeningen zijn vergelijkbaar met de uitgaven die zijn geboekt in de relevante financiële-boekrekeningen, bijvoorbeeld Projectmateriaal A / c, Projectloon A / c enz. En zijn passend gecodeerd.
3. Na afronding van het gebouw worden de afzonderlijke activiteitenkostrekeningen afgesloten en wordt het totaal overgedragen als Gebouw A / c in het grootboek.
4. In de grootboekrekeningen hebben we de werkelijke waarden als budget beschouwd - in werkelijkheid zullen de werkelijke waarden verschillend zijn.
5. Materiaal:
De aankoop van materialen wordt geboekt op de financiële rekening die de Material Purchase A / c debiteert. De materialen cement, ijzeren stangen enz. Worden uitgegeven tegen Material Issue Notes (MIN) met het geïdentificeerde activiteitsnummer voor consumptie, dat wordt afgeschreven van het respectieve activiteitsnummer dat de Projectmateriaalkostencontrole A / c crediteert tegen kostprijs (voortschrijdend gemiddelde kosten).
De materiaalvoorraad (vertegenwoordigd door Dr. in Materiaalaankoop A / c en Cr. In Projectmateriaalkostenbeheersing A / c) moet worden verkocht en gecrediteerd aan de Autalkanaalzaak. Het saldo, indien aanwezig, dat is achtergebleven in de aankoopaankoop voor materialen, moet worden beschouwd als winst of verlies in de artikelaankoop die is overgeboekt naar Winst en verlies, A / c- (Financieel).
6. Lonen en overheadkosten:
De behandeling zal vergelijkbaar zijn zoals in (5) hierboven, behalve dat het saldo in Projectlonen Buitenlandse Zaken niet uitverkocht kan worden en wordt vertegenwoordigd door winst of verlies van herstel van loonkosten van het Project en moet worden beschouwd als over / onder herstel .
De kosten voor loonkosten voor individuele activiteiten moeten op het werkelijke aantal manuren zijn, tegen een overeengekomen uurtarief. Nogmaals, basisgegevens, inclusief het werkelijke materiaal, de werkelijk bestede uren enz., Moeten per activiteit worden verzameld en dienovereenkomstig worden berekend.
7. Variantieanalyse:
De analyse van de varianties zoals geopenbaard in het Projectkostenboek kan voor elke activiteit worden gemaakt zoals hieronder geïllustreerd door de activiteit 'Constructiestructuur'.
5. Controle van projectkosten:
De discussie over de beheersing van projectkosten begint vanaf het moment dat het project zowel de kapitaalkosten als de operationele kosten heeft gefinaliseerd, een gedetailleerde analyse heeft uitgevoerd (inclusief financiële analyse) en er is besloten om het project te starten. Dit is waar het management / de projecteigenaar denkt aan de algehele controle inclusief de controle van de projectkosten.
Voordat we ingaan op de details van de kostenbeheersing, willen we graag het volgende bespreken, zodat onze discussie over kostenbeheersing zinvoller wordt:
een. Wat wordt bedoeld met 'Controle'?
b. Wat is een project?
c. Wie is projecteigenaar?
d. Wat was in het verleden een traditioneel projectbeheer?
e. Veelvoorkomende oorzaken van de projectmislukkingen.
'Controle' betekent in het algemeen een reeks variabelen richten op een bepaald doel.
Project is een reeks taken om een bepaald doel te bereiken en het heeft de volgende kenmerken:
een. het heeft een gedefinieerde tijdschaal met gespecificeerde kwaliteit als doelstelling;
b. het is tijdelijk van aard en is compleet met het bereiken van het doel; dienovereenkomstig is het anders dan een bedrijf dat overleeft met continuïteit;
c. het heeft een vastgesteld doel om zijn doel te bereiken, dat wil zeggen, het in bedrijf stellen van het project binnen de ingestelde "tijdschaal en gespecificeerde kwaliteit door middel van het verbruiken van een reeks hulpmiddelen, waaronder geld en geld.
Projecteigenaar is een persoon of een groep personen die:
a) Biedt projectfinanciering en autoriseert de begroting - en als zodanig een lid van het bevoegdheidspersoneel;
b) keurt specificaties en plannen goed;
c) leidt de lancering van het project;
d) Woonde evaluatie- en controlevergaderingen bij en biedt begeleiding aan projectmanager / team;
e) Ontvangt het resultaat van de projectimplementatie en ondertekent daarmee het project bij de definitieve overdracht.
Projectmanagement in het verleden had geen compleet plan met tijdschalen, kwaliteit en middelen vastgebonden. Het implementatieproces werd bedrieglijk gemanipuleerd in de afwezigheid van een totaalplan en er was dus een situatie van branden van branden toen deze zich voordeden.
Dit leidde naar:
a) fragmentatie van activiteiten in gespecialiseerde groepen zonder de gewenste harmonie van de functionele hoofden;
b) lange doorlooptijd;
c) verhoogd risico en hogere kosten.
Projectfalen omvat het niet halen van de doelstellingen van de tijdschaal, de opgegeven kwaliteit en het doel voor de resources / kosten.
De meest voorkomende oorzaken van projectmislukkingen zijn:
een. Gebrek aan duidelijkheid van doelstelling met de afwezigheid van zichtbare planning, controle en beoordelingen van actuele in programma;
b. Gebrek aan projectteam met gedefinieerde verantwoordelijkheid onder leiding van een voltijdse projectmanager;
c. Sleutelpersoneel binnen het projectteam dat verantwoordelijkheden deelt met andere functies buiten het project;
d. Gebrek aan formele goedkeurings- en acceptatieprocedure;
e. Gebrek aan vastgelegde begroting (zowel tijdsschaal als middelen) en als zodanig geen monitoring van consumptie en geplande doelstelling;
f. Geen integratie van gespecialiseerde functionarissen en onderaannemers met intern projectpersoneel.
Uit de oorzaken van het falen van projecten zal blijken dat de grootste zwakte in de uitvoering van een project het ontbreken is van een goed gedefinieerd projectteam, gedefinieerd met functionele verantwoordelijkheden en ook met de administratieve verantwoordelijkheden.
Tegelijkertijd moet het teampersoneel worden opgeleid en goed worden gecombineerd, zodat ondanks de kruisstroom tussen verschillende functies de harmonie wordt gehandhaafd om de doelstellingen te bereiken.
Beheersing van projectkosten in een gedisciplineerd systeem zou de volgende stappen omvatten:
1. Er wordt een doel vastgesteld voor de kosten, toegekend per werkpakket, geschat met redelijke bekwaamheid en zorg, zodat het een realistische schatting is voor het begin van de operatie. Dergelijke toegewezen kosten moeten ook worden overeengekomen en aanvaard door de functionaris die verantwoordelijk is voor het werkpakket;
2. Deze geschatte kosten zijn, in een complexe omgeving, per hoofd van de rekeningen en, in hoofdlijnen, per sub van de rekeningen. De splitsing van de accountkoppen hangt af van de mate van controle die is bedoeld door de eigenaar van het management / project;
3. Deze hoofden en deelhoofden van de rekeningen moeten wetenschappelijk gecodeerd zijn en ze in verband brengen met functionele verantwoordelijkheden per projectkostenplaats, hetgeen zal helpen om de betreffende functionaris zonder enige verwarring te richten;
4. Wanneer het project - en, binnen het project, de werkpakketten - in uitvoering zijn, moet het geld dat wordt uitgegeven en de middelen die worden verbruikt een voortdurende en nauwkeurige verzameling van werkelijke uitgaven zijn onder de relevante werkpakketten en, binnen de pakketten, de relevante post van de volgende kosten, dezelfde boekhoudingscodes;
5. Er dient regelmatig verslag te worden uitgebracht van de werkelijke uitgaven per rekening- en deelhoofd van de schattingen op een regelmatig interval met vermelding van de werkelijke kosten, de geschatte kosten en de variantie.
Wees voorzichtig met het vergelijken van werkelijke versus schattingen om er zeker van te zijn dat ze vergelijkbaar zijn. Wanneer het werk gedeeltelijk wordt uitgevoerd, moeten de ramingen alleen naar dat deel worden teruggebracht dat is uitgevoerd, zodat het relevante evenredige ramingbedrag slechts vergelijkbaar is met de werkelijke uitgaven die tot nu toe zijn gedaan;
6. In geval van afwijking boven een limiet, zeg 5%, van de schatting, moeten de redenen worden geanalyseerd en moeten corrigerende maatregelen worden genomen om een dergelijke afwijking zoveel mogelijk te voorkomen. Anders moet de schatting worden herzien met een signaal aan het management voor de algehele herziening en de goedkeuring voor een dergelijke herziening. Elke kleine afwijking moet worden genegeerd om een evenwicht tussen controle en controlekosten in te stellen.
De hier beschreven stappen wijzen op een nauwkeurige verzameling van werkelijke uitgaven, voortdurende monitoring van de situatie van de feitelijke en schattingen met betrekking tot tijd, kosten en kwaliteit en regelmatige controlevergaderingen, die dagelijks, wekelijks en maandelijks kunnen zijn.
De planning voor een dergelijke vergadering kan zijn met de volgende parameters:
We hebben nu het volledige gamma van projectkostenbeheersing besproken. Gezien de omvang van de werkbelasting kunnen we gemakkelijk de hulp van de automatisering overnemen waarvoor er momenteel een aantal software op de markt beschikbaar is.
6. Computerapplicatie voor projectkostenbeheersing :
De details van het projectnetwerk en de CPM / PERT-techniek zijn hierboven beschreven. We zullen hier het deel bespreken dat relevant is voor kostenbeheersing. De netwerkmethode heeft een groot voordeel om te manipuleren met de computer en kan worden geïntegreerd met een op een computer gebaseerd geïntegreerd projectmanagementinformatiesysteem (IPMIS).
In een dergelijk systeem worden projectbeheer, planning en controle uitgevoerd met behulp van computerpakketten die:
1. Zijn gebruiksvriendelijker en gebruiksvriendelijker;
2. Zijn flexibel en kunnen staafdiagrammen, mankrachtplannen, zweeftabellen enz. Produceren;
3. Bewaar en manipuleer gegevens op een gemakkelijkste manier;
4. Kan worden geïntegreerd met databasebeheer, informatiesysteem;
5. Identificeert activiteiten die cruciaal zijn om het totale project op tijd af te ronden en toont ook vrije tijd en
6. Houd de werkelijke kosten, de gebudgetteerde kosten van het werk volgens het projectschema, de gebudgetteerde kosten van uitgevoerde werkzaamheden bij en voorspel zelfs de kosten bij voltooiing voor de projectafdeling en projectkostenaccountant.
Kostenbeheersing bij projectmanagement vereist meting van:
a) werkelijke kosten die de werkelijk gemaakte kosten vertegenwoordigen;
b) gebudgetteerde kosten, dwz de gebudgetteerde uitgaven;
c) verdiende kosten, die de gebudgetteerde kosten van werkelijke vooruitgang vertegenwoordigen, dwz uitgevoerd werk;
d) voorspelling en uitwerking van de mogelijke werkelijke kosten, bij voltooiing, rekening houdend met de werkelijke kosten bij de feitelijke voortgang.
Onze discussie hier is beperkt tot de werkelijke kosten en de gebudgetteerde kosten. Er zijn een aantal softwarepakketten beschikbaar die kunnen omgaan met een totaal projectbeheer. De 'kostenbeheersing' maakt deel uit van een dergelijk pakket.
Succes gepland:
Succes gepland! is de software ontwikkeld door Tata Consultancy Services (TCS) met de volgende kenmerken van controle in projectbeheer:
1. Evalueer alternatieve werkplannen;
2. Bewaak fysieke programma's;
3. Houd de werkelijke kosten bij en analyseer trends;
4. Verwachte cashflow;
5. Plan bronnen optioneel;
6. Verongeluk het project; en
7. Optimaliseer projectkosten.
Het pakket gaat vergezeld van een uitgebreide en heldere handleiding met een zelfstudie en voorbeelden van theorie en berekeningen. Het werkt onder MS-Windows en is daarom gebruiksvriendelijk.
Het produceert een groot aantal rapporten, waaronder:
Project Periodieke kostenanalyse,
WBS-OBS Periodieke kostenanalyse.
Succes gepland! vereist een PC-AT met 4 MB RAM, 40 MB harde schijf, hoge resolutie VGA- of EGA-monitor (bij voorkeur kleur), een 3-5 "of 5-25" diskettestation, een 132-koloms dot-matrixprinter.
De goedkoopste manier is echter om de eigen computer voor gegevensverwerking te gebruiken met de nodige extra functies, wanneer deze nog niet bestaat. Het moet echter interactief zijn met voldoende capaciteit voor het gebruik van het systeem door de projectmedewerkers met terminals in het projectbureau.
Aan de andere kant heeft een computer die is toegewijd aan de projectbeheerfunctie het voordeel dat deze wordt gebruikt door het projectteam dat altijd beschikbaar en toegankelijk is.
