Budgettaire controle: betekenis, doelstellingen en hoofdzaken

Begrotingscontrole in de organisatie: betekenis, definitie, doelstellingen, essentials en andere details!

Betekenis:

Begrotingscontrole is het proces van het bepalen van verschillende feitelijke resultaten met gebudgetteerde cijfers voor de onderneming voor de toekomstige periode en normen die worden vastgesteld en vervolgens de gebudgetteerde cijfers vergelijken met de werkelijke prestaties voor het berekenen van eventuele varianties. Allereerst worden budgetten voorbereid en worden de werkelijke resultaten geregistreerd.

De vergelijking van gebudgetteerde en werkelijke cijfers zal het management in staat stellen om discrepanties te ontdekken en op het juiste moment corrigerende maatregelen te nemen. De budgetcontrole is een continu proces dat helpt bij de planning en coördinatie. Het biedt ook een controlemethode. Een budget is een middel en budgetcontrole is het eindresultaat.

Definities:

"Volgens Brown en Howard:" Begrotingscontrole is een systeem van beheersing van de kosten, inclusief het opstellen van budgetten, het coördineren van de afdelingen en het vaststellen van verantwoordelijkheden, het vergelijken van de werkelijke prestaties met de gebudgetteerde resultaten en het behalen van maximale winstgevendheid. "Weldon kenmerkt budgettaire controle als vooraf plannen van de verschillende functies van een bedrijf, zodat het bedrijf als geheel wordt gecontroleerd.

J. Batty definieert het als: "Een systeem dat budgetten gebruikt als een middel om alle aspecten van de productie en / of verkoop van grondstoffen en diensten te plannen en te controleren. Welsch koppelt budgettaire controle aan het dagelijkse controleproces. "Volgens hem betekent" Begrotingscontrole het gebruik van budget- en begrotingsrapporten, gedurende de hele periode om de dagelijkse operaties te coördineren, te evalueren en te controleren in overeenstemming met de doelen gespecificeerd door het budget. "

Uit de bovenstaande gegeven definities is het duidelijk dat begrotingscontrole het volgende inhoudt:

(a) De objecten worden ingesteld door budgetten voor te bereiden.

(b) Het bedrijf is onderverdeeld in verschillende verantwoordelijkheidscentra voor het opstellen van verschillende budgetten.

(d) De gebudgetteerde en werkelijke cijfers worden vergeleken voor het bestuderen van de prestaties van verschillende kostenplaatsen.

(e) Als de werkelijke prestaties lager zijn dan de begrote normen, wordt onmiddellijk een herstelactie ondernomen.

Doelstellingen van begrotingscontrole:

Begrotingscontrole is essentieel voor beleidsplanning en -controle. Het is ook een instrument van coördinatie.

De belangrijkste doelstellingen van begrotingscontrole zijn de volgende:

1. Om te zorgen voor toekomstplanning door het opzetten van verschillende budgetten, worden de vereisten en verwachte prestaties van de onderneming verwacht.

3. Om verschillende kostenplaatsen en afdelingen met efficiëntie en economie te bedienen.

4. Verwijdering van afval en verhoging van de winstgevendheid.

5. Om te anticiperen op kapitaaluitgaven voor de toekomst.

6. Om het controlesysteem te centraliseren.

7. Correctie van afwijkingen van de vastgestelde normen.

8. Fixatie van verantwoordelijkheid van verschillende individuen in de organisatie.

Essentiële aspecten van begrotingscontrole:

Er zijn bepaalde stappen die nodig zijn voor een succesvol begrotingscontrolesysteem voor de uitvoering.

Deze zijn als volgt:

1. Organisatie voor begrotingscontrole

2. Budgetcentra

3. Budget Mammal

4. Budgetbeambte

5. Begrotingscommissie

6. Budgetperiode

7. Bepaling van de belangrijkste factor.

1. Organisatie voor begrotingscontrole:

De juiste organisatie is essentieel voor een succesvolle voorbereiding, onderhoud en administratie van budgetten. Er wordt een Begrotingscomité gevormd dat bestaat uit afdelingshoofden van verschillende afdelingen. Alle functionele hoofden zijn belast met de verantwoordelijkheid om te zorgen voor een juiste uitvoering van hun respectieve departementale budgetten.

De Chief Executive is de algemene verantwoordelijke voor het begrotingssysteem. Hij vormt een begrotingscommissie voor het opstellen van realistische begrotingen. Een begrotingsambtenaar is de convener van de begrotingscommissie die de begrotingen van verschillende afdelingen coördineert. De managers van verschillende afdelingen worden verantwoordelijk gesteld voor hun departementale budgetten.

2. Budgetcentra:

Een budgetcentrum is dat deel van de organisatie waarvoor het budget is opgesteld. Een budgetcentrum kan een afdeling, afdeling van een afdeling of een ander deel van de afdeling zijn. De oprichting van budgetcentra is essentieel voor het afdekken van alle onderdelen van de organisatie. De budgetcentra zijn ook noodzakelijk voor kostenbeheersingsdoeleinden. De beoordelingsprestaties van verschillende delen van de organisatie worden eenvoudig wanneer er verschillende centra zijn gevestigd.

3. Budgethandboek:

Een budgethandboek is een document waarin de taken en verantwoordelijkheden van verschillende leidinggevenden met betrekking tot de budgetten worden beschreven. Het specificeert de relaties tussen verschillende functionarissen.

4. Budgetbeambte:

De Chief Executive, die aan de top staat van de organisatie, benoemt een persoon als Budget Officer. De begrotingsofficier is bevoegd om de begrotingen van verschillende functionele hoofden te controleren en er wijzigingen in aan te brengen, als de situaties daarom vragen. De feitelijke prestaties van verschillende afdelingen worden gecommuniceerd met de begrotingsofficier. Hij bepaalt de afwijkingen in de budgetten en de feitelijke prestaties en onderneemt de nodige stappen om eventuele tekortkomingen te verhelpen.

Hij werkt als coördinator tussen verschillende afdelingen en bewaakt de relevante informatie. Hij informeert ook het topmanagement over de prestaties van verschillende afdelingen. De budgetofficier kan zijn werk alleen goed uitvoeren als hij bekend is met de werking van alle afdelingen.

5. Begrotingscommissie:

Op kleine schaal wordt de accountant verantwoordelijk gesteld voor het opstellen en uitvoeren van budgetten. Op grote schaal gaat het om een commissie die bekend staat als het begrotingscomité. De hoofden van alle belangrijke afdelingen worden lid van deze commissie. De commissie is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van budgetten. De leden van deze commissie legden de zaak van hun respectieve afdelingen voor en hielpen de commissie om indien nodig collectieve beslissingen te nemen. De Budget Officer fungeert als convener van deze commissie.

6. Budgetperiode:

Een budgetperiode is de tijdsduur waarvoor een budget wordt opgesteld en gebruikt. De budgetperiode is afhankelijk van een aantal factoren. Het kan voor verschillende industrieën anders zijn of zelfs in dezelfde branche of branche.

De budgetperiode is afhankelijk van de volgende overwegingen:

(a) Het soort begroting, dat wil zeggen, het verkoopbudget, het productiebudget, het inkoopbudget voor grondstoffen, het budget voor investeringsuitgaven. Een investeringsbudget kan voor een langere periode zijn, dwz 3 tot 5 jaar aankoop, verkoopbudgetten kunnen voor een jaar zijn.

(b) De aard van de vraag naar de producten.

(d) De economische situatie van het land.

(e) de lengte van handelscycli.

Alle bovengenoemde factoren worden meegenomen bij het bepalen van de periode van budgetten

7. Bepaling van de belangrijkste factor:

De budgetten zijn voorbereid voor alle functionele gebieden. Deze budgetten zijn onderling afhankelijk en onderling gerelateerd. Een goede coördinatie tussen verschillende begrotingen is noodzakelijk om de begrotingscontrole tot een succes te maken. De beperkingen op sommige budgetten kunnen ook van invloed zijn op andere budgetten. Een factor die van invloed is op alle andere budgetten staat bekend als Key Factor of Principal Factor.

Er kan een beperking zijn aan de hoeveelheid goederen die een concern mogelijk verkoopt. In dit geval zal de verkoop een sleutelfactor zijn en zullen alle andere budgetten worden opgesteld door de hoeveelheid goederen die de onderneming kan verkopen, in het oog te houden. De toevoer van grondstoffen kan beperkt zijn, dus productie-, verkoop- en contantbudgetten worden bepaald op basis van het grondstoffenbudget. Evenzo kan de capaciteit van de installatie een sleutelfactor zijn als het aanbod van andere factoren gemakkelijk beschikbaar is.

De belangrijkste factor hoeft niet noodzakelijk hetzelfde te blijven. De toevoer van grondstoffen kan in één keer worden beperkt, maar kan op een ander moment eenvoudig beschikbaar zijn. De verkoop kan worden verhoogd door meer verkooppersoneel toe te voegen, enzovoort. Evenzo kunnen andere factoren op verschillende tijdstippen ook verbeteren. De belangrijkste factor benadrukt ook de beperkingen van de onderneming. Dit zal het management in staat stellen de werking te verbeteren van die afdelingen waar ruimte voor verbetering bestaat.

Voordelen van budgettaire controle:

Het budgetcontrolesysteem helpt bij het vaststellen van de doelen voor de organisatie als geheel en er worden gezamenlijke inspanningen geleverd voor de verwezenlijkingen ervan. Het maakt 'economieën in de onderneming' mogelijk.

Enkele van de voordelen van budgettaire controle zijn:

1. Maximalisatie van winsten:

De budgettaire controle is gericht op het maximaliseren van de winst van de onderneming. Om dit doel te bereiken, wordt een goede planning en coördinatie van verschillende functies ondernomen. Er is een goede controle over verschillende kapitaal- en inkomstenuitgaven. De middelen worden zo goed mogelijk gebruikt.

2. Coördinatie:

De werking van verschillende afdelingen en sectoren is goed gecoördineerd. De budgetten van verschillende afdelingen zijn van invloed op elkaar. De coördinatie van verschillende leidinggevenden en ondergeschikten is noodzakelijk om gebudgetteerde doelen te bereiken.

3. Specifieke doelstellingen:

De plannen, het beleid en de doelstellingen worden bepaald door het topmanagement. Alle inspanningen worden samengebracht om het gemeenschappelijke doel van de organisatie te bereiken. Elke afdeling krijgt een te bereiken doel. De inspanningen zijn gericht op het bereiken van een aantal specifieke doelen. Als er geen duidelijk doel is, zullen de inspanningen verspild worden aan het nastreven van verschillende doelen.

4. Hulpmiddel voor het meten van prestaties:

Door het verstrekken van doelstellingen aan verschillende afdelingen, biedt budgetcontrole een hulpmiddel voor het meten van managementprestaties. De begrote doelen worden vergeleken met de werkelijke resultaten en afwijkingen worden bepaald. De prestaties van elke afdeling worden gerapporteerd aan het topmanagement. Dit systeem maakt de introductie van uitzonderingsbeheer mogelijk.

5. Economie:

De planning van de uitgaven zal systematisch zijn en er zal sprake zijn van kostenbesparingen. De financiën zullen optimaal worden benut. De voordelen voor de zorg zullen uiteindelijk betrekking hebben op de industrie en vervolgens op de nationale economie. De nationale middelen zullen economisch worden gebruikt en verspilling zal worden geëlimineerd.

6. Bepalen van zwakke punten:

De afwijkingen in gebudgetteerde en werkelijke prestaties zullen het bepalen van zwakke plekken mogelijk maken. De inspanningen zijn geconcentreerd op die aspecten waar de prestaties minder zijn dan het gestelde.

7. Corrigerende actie:

Het management kan corrigerende maatregelen nemen wanneer er een verschil in prestaties is. De afwijkingen worden regelmatig gerapporteerd, zodat op zijn vroegst de nodige actie wordt ondernomen. Bij afwezigheid van een budgettair controlesysteem kunnen de afwijkingen pas aan het einde van de financiële periode worden bepaald.

8. Bewustzijn:

Het creëert budgetbewustzijn bij de werknemers. Door doelen voor de medewerkers vast te leggen, worden ze bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheid. Iedereen weet wat er van hem verwacht wordt en hij gaat onafgebroken verder met zijn werk.

9. Vermindert kosten:

In de hedendaagse concurrentiële wereld heeft budgettaire controle een belangrijke rol te spelen. Elke ondernemer probeert de productiekosten te verlagen om de omzet te verhogen. Hij probeert die combinaties van producten te krijgen waar winstgevendheid meer is.

10. Introductie van stimuleringsregelingen:

Begrotingscontrolesysteem maakt ook de invoering mogelijk van beloningsregelingen. De vergelijking van gebudgetteerde en werkelijke prestaties maakt het gebruik van dergelijke schema's mogelijk.

Beperkingen van begrotingscontrole:

Ondanks veel goede punten van budgettaire controle zijn er enkele beperkingen van dit systeem.

Enkele van de beperkingen worden als volgt besproken:

1. Onzekere toekomst:

De budgetten zijn voorbereid op de toekomstige periode. Ondanks de beste schattingen voor de toekomst, worden de voorspellingen misschien niet altijd uitgekomen. De toekomst is altijd onzeker en de situatie waarvan wordt aangenomen dat deze in de toekomst de overhand zal hebben, kan veranderen. De verandering in toekomstige omstandigheden verstoort de budgetten die moeten worden voorbereid op basis van bepaalde aannames. De toekomstige onzekerheden verminderen het nut van het begrotingscontrolesysteem.

2. Begrote revisie vereist:

Begrotingen zijn voorbereid op de aannames dat bepaalde voorwaarden zullen prevaleren. Vanwege toekomstige onzekerheden mogen veronderstelde omstandigheden niet prevaleren waardoor de begrotingsdoelstellingen moeten worden herzien. De frequente herziening van doelen zal de waarde van budgetten verminderen en herzieningen brengen ook enorme uitgaven met zich mee.

3. Efficiënte personen ontmoedigen:

Onder budgettair controlesysteem worden de doelen gegeven aan elke persoon in de organisatie. De algemene tendens van mensen is om alleen de doelen te bereiken. Er kunnen een aantal efficiënte personen zijn die de doelen kunnen overschrijden, maar zij zullen zich ook tevreden voelen door de doelen te bereiken. Budgetten kunnen dus dienen als beperkingen voor managementinitiatieven.

4. Probleem van coördinatie:

Het succes van de begrotingscontrole hangt af van de coördinatie tussen verschillende afdelingen. De prestaties van één afdeling zijn van invloed op de resultaten van andere afdelingen. Om het probleem van de coördinatie op te lossen, is een begrotingsofficier nodig. Elke zorg kan het zich niet veroorloven een begrotingsambtenaar aan te stellen. Het gebrek aan coördinatie tussen verschillende afdelingen resulteert in slechte prestaties.

5. Conflicten tussen verschillende afdelingen:

Begrotingscontrole kan leiden tot conflicten tussen functionele afdelingen. Elke afdelingshoofd maakt zich zorgen om zijn afdelingsdoelen zonder te denken aan het bedrijfsdoel. Elke afdeling probeert maximale toewijzing van fondsen te krijgen en dit roept een conflict op tussen verschillende afdelingen.

6. Hangt af van de ondersteuning van het topmanagement:

Begrotingscontrolesysteem is afhankelijk van de steun van het topmanagement. Het management moet enthousiast zijn voor het succes van dit systeem en moet er volledig achter staan. Als er op enig moment een gebrek aan ondersteuning is van het topmanagement, stort dit systeem in.