Jobanalyse: concept, gebruik en proces van taakanalyse

Concepts:

Voordat we het concept van de functieanalyse gaan uitleggen, moeten we eerst de betekenis van de term 'baan' zelf begrijpen

job:

In eenvoudige bewoordingen kan een taak worden opgevat als een verdeling van het totale werk in pakketten / posities. Volgens Dale Yoder ', ' Een baan is een verzameling of samenvoeging van taken, taken en verantwoordelijkheden die als geheel wordt beschouwd als een normale opdracht aan individuele werknemers en die verschilt van andere opdrachten '. Een functie kan dus worden gedefinieerd als een groep functies met taken, verantwoordelijkheden, kennis en vaardigheden.

Elke taak heeft een duidelijke titel op basis van standaard handelsspecialisaties binnen een functie. Elke taak verschilt van andere taken zoals Peon, klerk, supervisor en accountant, manager, enz. Een taak kan veel posities bevatten. Een functie is een specifieke reeks taken en verantwoordelijkheden die regelmatig aan een persoon worden toegewezen.

Functieanalyse:

Taakanalyse verwijst naar het proces van het verzamelen van informatie over een baan. Met andere woorden, het verwijst naar de anatomie van de baan. Taakanalyse wordt alleen uitgevoerd bij lopende taken. Het bevat werkinhoud. Wat zijn bijvoorbeeld de taken van een supervisor, niveau II, welke minimale kennis, vaardigheden en capaciteiten zijn nodig om deze taak naar behoren te kunnen uitvoeren? Hoe verhouden de vereisten voor een supervisor, niveau II, zich tot die voor een supervisor, klas I? Dit zijn de vragen die werkanalyses beantwoorden.

Laten we een paar belangrijke definities van functieanalyse bekijken.

Volgens Jones en Decothis "is taakanalyse het proces om informatie over banen te krijgen: in het bijzonder wat de werknemer doet; hoe hij het voor elkaar krijgt; waarom hij het doet; Vaardigheid, opleiding en training vereist; relatie met andere banen, fysieke eisen; milieu omstandigheden".

Edwin B. Flippo heeft taakanalyse gedefinieerd als het proces van het bestuderen en verzamelen van informatie met betrekking tot de activiteiten en verantwoordelijkheden van een specifieke taak. De directe producten van deze analyse zijn functiebeschrijvingen en functiespecificaties ".

Naar de mening van Herbert G. Hereman III, et. al., "Een taak is een verzameling taken die door één medewerker kan worden uitgevoerd om bij te dragen aan de productie van een product of dienst die door de organisatie wordt geleverd. Elke taak heeft bepaalde vaardigheidsvereisten (evenals bepaalde beloningen) die ermee verbonden zijn. Taakanalyse is het proces dat wordt gebruikt om deze vereisten te identificeren ". Taakanalyse kan nu worden gedefinieerd als een beoordeling die taken en het gedrag beschrijft dat nodig is om ze uit te voeren.

Er zijn twee belangrijke aspecten van functieanalyse:

Dit zijn:

1. Functieomschrijving

2. Functie specificatie

Een korte beschrijving hiervan volgt:

Functieomschrijving:

De taakomschrijving wordt voorbereid op basis van gegevens die worden verzameld via functieanalyses. Functieomschrijving is een functionele beschrijving van de inhoud van de taak. Het is een vertelling van de inhoud van een baan. Het is een beschrijving van de activiteiten en taken die moeten worden uitgevoerd in een baan, de relatie van de baan met andere banen, de apparatuur en hulpmiddelen die hierbij zijn betrokken, de aard van supervisie, arbeidsomstandigheden en gevaren van het werk, enzovoort.

Alle belangrijke categorieën van banen moeten op duidelijke en alomvattende wijze worden gespecificeerd om de kwalificaties en vaardigheden te bepalen die vereist zijn om een ​​baan uit te voeren. De functieomschrijving onderscheidt dus de ene taak van de andere. Kortom, functieomschrijving is een schriftelijke verklaring van wat een functiehouder doet, hoe het wordt gedaan en waarom het is gedaan.

Doelstellingen van functieomschrijving:

Taakomschrijving wordt gedaan voor het vervullen van de volgende doelen:

1. Beoordeling en classificatie van banen

2. Plaatsing en oriëntatie van nieuwe werknemers

3. Promoties en overdrachten

4. Schetsen voor carrièrepad

5. Ontwikkeling van werkstandaarden

6. Counseling van medewerkers

7. Afbakening van autoriteit

De inhoud van een functiebeschrijving staat vermeld in tabel 5.1.

Functie specificatie :

Terwijl de taakomschrijving zich richt op het werk, richt de taakspecificatie zich op de persoon oftewel de functiehouder. Taakspecificatie is een verklaring van de minimale kwalificatieniveaus, vaardigheden, fysieke en andere vaardigheden, ervaring, oordeelsvermogen en attributen die vereist zijn voor het effectief uitvoeren van een baan. Met andere woorden, het is een verklaring van de minimaal aanvaardbare kwalificaties die een gevestigde exploitant moet hebben om een ​​bepaalde taak uit te voeren. Het beschrijft de kennis, vaardigheden en vaardigheden die nodig zijn om het werk effectief te doen.

Functie specificatie specificeert de fysieke, psychologische, persoonlijke, sociale en gedragskenmerken van de functiehouders. Deze inhoud van de taakspecificatie staat in tabel 5.1.

Gebruik van Job Specification: Het gebruik van jobspecificatie omvat:

1. Personeelsplanning

2. Beoordeling van de prestaties

3. Inhuur

4. Training en ontwikkeling

5. Functiebeoordeling en compensatie

6. Gezondheid en veiligheid

7. Werknemersdiscipline

8. Werkplanning

9. Carrièreplanning

Inhoud van taakomschrijving en jobspecificatie:

De inhoud van de taakomschrijving en taakspecificatie wordt weergegeven in de volgende tabel 5.1.

Werk evaluatie:

Functiewaardering is een vergelijkend proces van het vaststellen van de waarde van verschillende taken in een hiërarchische volgorde. Hiermee kunt u taken vergelijken door gemeenschappelijke criteria te gebruiken om de relatie van de ene taak naar de andere te definiëren. Dit dient als basis voor het beoordelen van verschillende banen en het ontwikkelen van een geschikte beloningsstructuur voor hen.

Het is belangrijk om te vermelden dat functiewaardering niet de enige bepalende factor kan zijn voor het bepalen van beloningsstructuren, omdat functiewaardering gaat over relaties, en niet over absolute waarden. De technieken die worden gebruikt voor functiewaardering omvatten rangschikking, functieclassificatie, puntenwaardering, etc.

Waarom baananalyse? (Toepassingen):

Taakanalyse is nuttig voor het algemene beheer van alle personeelsactiviteiten.

Hetzelfde wordt als volgt gespecificeerd:

1. Human Resource Planning:

De schattingen van de kwantiteit en kwaliteit van mensen zullen in de toekomst vereist zijn. Hoeveel en welk type mensen nodig zijn, hangt af van de banen die moeten worden bemand. Baangerelateerde informatie die beschikbaar is via functieanalyses is daarom noodzakelijk voor personeelsplanning.

2. Werving en selectie:

Recruitment slaagt voor taakanalyse. Kortom, het doel van de personeelsplanning is om de juiste mensen te matchen met de juiste baan. Dit is alleen mogelijk na voldoende informatie over de banen die moeten worden bemand. Het is een taakanalyse die werkinformatie biedt. Zo fungeert een functieanalyse als basis voor werving en selectie van medewerkers in de organisatie.

3. Training en ontwikkeling:

Jobanalyse door informatie te geven over wat een baan inhoudt, dat wil zeggen, kennis en vaardigheden die nodig zijn om een ​​baan uit te voeren, stelt het management in staat om de trainings- en ontwikkelingsprogramma's te ontwerpen om deze functievereisten te verwerven. Programma's voor personeelsontwikkeling zoals uitbreiding van banen, taakverrijking, jobrotatie, enz.

4. Plaatsing en oriëntatie:

Omdat de functieanalyse informatie verschaft over welke vaardigheden en kwaliteiten vereist zijn om een ​​functie te vervullen, kan het management oriëntatieprogramma's afstemmen op het helpen van de werknemers bij het leren van de vereiste vaardigheden en kwaliteiten. Het helpt het management dus om een ​​werknemer in dienst te stellen die het best bij hem of haar past.

5. Functiebeoordeling:

De functie-evaluatie verwijst naar de bepaling van relatieve waarde van verschillende banen. Het helpt dus bij het ontwikkelen van passende loon- en salarisstructuren. De relatieve waarde wordt voornamelijk bepaald op basis van informatie die wordt verstrekt door functieanalyses.

6. Prestatiebeoordeling:

Prestatiebeoordeling omvat het vergelijken van de feitelijke prestaties van een medewerker met de standaardprestatie, dwz wat van hem / haar wordt verwacht. Een dergelijke beoordeling of beoordeling dient als basis voor het toekennen van promoties, het bewerkstelligen van overdrachten of het beoordelen van trainingsbehoeften. Taakanalyse helpt bij het vaststellen van werkstandaarden die kunnen worden vergeleken met de werkelijke prestaties / bijdrage van elke medewerker.

7. Personeel Informatie:

Steeds meer organisaties onderhouden geautomatiseerde informatie over hun werknemers. Dit staat in de volksmond bekend als Human Resource Information System (HRIS). HRIS is nuttig omdat het de bestuurlijke efficiëntie helpt verbeteren en beslissingsondersteuning biedt. Informatie met betrekking tot personeel dat in de organisatie werkt, wordt alleen door een taakanalyse geleverd.

8. Gezondheid en veiligheid:

Taakanalyse helpt bij het identificeren en blootleggen van gevaarlijke omstandigheden en ongezonde omgevingsfactoren zoals warmte, lawaai, dampen, stof, enz. En vergemakkelijkt het management om corrigerende maatregelen te nemen om de mogelijkheid van ongevallen met menselijk letsel te minimaliseren en te voorkomen

Proces van functieanalyse:

Taakanalyse is net zo nuttig is niet zo eenvoudig om te maken. In feite gaat het om een ​​proces.

Hoewel er geen fool-proof proces is om baananalyses uit te voeren, volgen de belangrijkste stappen bij het analyseren van een baan:

1. Organisatorische functie-analyse:

Taakanalyse begint met het verkrijgen van relevante informatie over een baan '. Dit is volgens Terry vereist om de samenstelling van een baan, de relatie met andere banen en de bijdrage aan de prestaties van de organisatie te kennen.

Dergelijke informatie kan worden verkregen door achtergrondinformatie in verschillende vormen te delen, zoals organigrammen, dat wil zeggen, hoe de specifieke baan gerelateerd is aan andere banen; klassenspecificaties dwz de algemene vereiste van de functiefamilie; functiebeschrijving, dwz startpunt voor het samenstellen van de herziene taakomschrijving en stroomdiagrammen, dwz de stroom van activiteiten die bij een bepaalde taak zijn betrokken.

2. Representatieve banen selecteren voor analyse:

Het analyseren van alle functies van een organisatie is zowel kostbaar als tijdrovend. Daarom wordt alleen een representatief steekproef van taken geselecteerd voor gedetailleerde analyse.

3. Verzameling van gegevens voor taakanalyse:

In deze stap worden functies voor functiegegevens van de taak en vereiste kwalificaties van de medewerker verzameld. Gegevens kunnen worden verzameld via vragenlijst, observatie of interviews. Er moet echter zorgvuldigheid worden betracht bij het selecteren en gebruiken van de methode voor gegevensverzameling die het meest betrouwbaar is in de gegeven situatie van de taak.

4. Opdrachtbeschrijving voorbereiden:

De taakinformatie die op de bovenstaande manieren is verzameld, wordt nu gebruikt om een ​​taakomschrijving voor te bereiden. Taakbeschrijving is een schriftelijke verklaring waarin de taken, taken en verantwoordelijkheden worden beschreven die moeten worden uitgevoerd voor effectieve werkprestaties.

5. Taakspecificatie voorbereiden:

De laatste stap bij het analyseren van een baan is het opstellen van de taakspecificatie op basis van verzamelde informatie. Dit is een schriftelijke verklaring waarin de persoonlijke kwaliteiten, eigenschappen, vaardigheden, kwalificaties, geschiktheid enz. Worden vermeld die vereist zijn om effectief een baan uit te oefenen. Het hierboven besproken taakanalyseproces is nu weergegeven in figuur 5.1.