Hoe kunnen organisatorische functies effectiever worden uitgevoerd? (15 principes)

De functie van organisatie kan effectief worden uitgevoerd met behulp van de volgende principes:

(i) Verdeling van werkzaamheden:

Bij het structureren van de organisatie moet de taakverdeling van meet af aan worden beschouwd als de basis voor efficiëntie. Het is een vaststaand feit dat een groep individuen betere resultaten kan behalen door een werkverdeling te hebben.

Daarom moeten we tijdens het ontwerpen van de organisatie streven naar een gepaste groepering van activiteiten. Dit wordt ook wel het specialisatieprincipe genoemd.

(ii) Aandacht voor doelstellingen:

Een organisatie is een mechanisme om bepaalde doelen of doelstellingen te bereiken. De doelstellingen van een organisatie spelen een belangrijke rol bij het bepalen van het type structuur dat moet worden ontwikkeld. Duidelijk gedefinieerde doelstellingen vergemakkelijken het groeperen van activiteiten, het delegeren van bevoegdheden en bijgevolg effectieve coördinatie.

(iii ) Spanning van management.

Spreiding van het management verwijst ook naar een controlegroep die het aantal ondergeschikten aangeeft dat rechtstreeks aan een bestuurder rapporteert. Dit principe is ontwikkeld door kolonel Urwick. Het is een vaststaand feit dat hoe groter het aantal ondergeschikten dat rechtstreeks aan de uitvoerende macht rapporteert, des te moeilijker het voor hem is om hen effectief te begeleiden en te coördineren. Dit belangrijke principe van management moet in gedachten worden gehouden.

(iv) Eenheid van bevel:

De organisatiestructuur moet ook zodanig zijn ontworpen dat er een eenheid van gezag bestaat in de zin dat één enkele leider de uiteindelijke bron van autoriteit is. Dit vergemakkelijkt de consistentie in regisseren, coördineren en controleren om de einddoelstellingen te bereiken.

(v) Flexibiliteit:

Bij het ontwerpen van de organisatie moet er rekening mee worden gehouden dat de organisatiestructuur niet als statisch moet worden beschouwd. Elke organisatie is een levend wezen in een leefomgeving die snel verandert.

Als zodanig moet er voldoende ruimte zijn voor het veranderen en aanpassen van de structuur in het licht van veranderingen in het milieu, zodat het uiteindelijke doel van de organisatie wordt bereikt.

(vi) juiste balans:

Het is belangrijk om verschillende segmenten of afdelingen van een organisatie in balans te houden. Het probleem van de balans ontstaat in feite wanneer een activiteit of een afdeling verder wordt verdeeld en onderverdeeld in kleinere segmenten. Het probleem van balanceren komt ook op bij het groeien van elke organisatie in haar omvang en functioneren.

(vii) Beheer bij uitzondering:

Het is een fundamenteel principe dat elke organisatie effectief maakt in zijn ware zin. Dit principe betekent dat problemen van ongebruikelijke aard alleen naar boven moeten worden verwezen en beslist door hogere leidinggevenden in de managementhiërarchie, terwijl de routineproblemen moeten worden doorgegeven aan lagere niveaus en daar worden opgelost.

De toepassing van dit beginsel als zodanig vereist zeker dat het beginsel van delegatie van autoriteit wordt geëerbiedigd. Het uitzonderingsprincipe is dus van aanzienlijk praktisch nut en is van toepassing op alle niveaus in de organisatiestructuur.

(viii) Decentralisatie:

Dit principe is van grote betekenis voor grote organisaties. Decentralisatie impliceert selectieve spreiding van bevoegdheden om afdelingen en eenheden te helpen effectief en efficiënt te werken zonder frequente onderbrekingen van de top van de onderneming.

Het vereist een zeer zorgvuldige selectie van de beslissingen die moeten worden genomen om in de organisatie te worden genomen, van wat er moet worden gehouden bij of in de buurt van de belangrijkste specifieke beleidsvorming om de besluitvorming, selectie en training van mensen en adequate controle te begeleiden. Decentralisatie omvat als zodanig alle managementgebieden en is blijkbaar van overweldigende betekenis in de organisatiestructuur.

(ix) Afdeling:

Afdeling is het proces van het groeperen van activiteiten in eenheden met het oog op administratie. Met andere woorden, het duidt groepering van gerelateerde banen en activiteiten aan zonder het beginsel van homogeniteit te schenden waarover een uitvoerende macht autoriteit heeft om te oefenen en te beweren.

De belangrijkste voordelen van een afdeling zijn dat het individuele leidinggevenden in staat stelt om zijn ondergeschikten effectief te beheren, omdat een beheersbaar aantal personen onder rechtstreeks toezicht van individuele leidinggevenden wordt gebracht.

(x) Efficiëntie:

De organisatie moet in staat zijn om de vooraf bepaalde doelstellingen te bereiken tegen de minimale kosten. Als dit wordt gedaan, zal het voldoen aan de test van efficiëntie. Vanuit het oogpunt van een individu moet een goede organisatie de maximale werktevredenheid bieden.

Evenzo zal een organisatie, vanuit sociaal oogpunt, efficiënt zijn wanneer zij het maximum bijdraagt ​​aan het welzijn van de samenleving.

(xi) Scalair principe:

Scalaire keten verwijst naar de verticale plaatsing van meerderen, beginnend bij de chief executive aan de bovenkant via het middenniveau naar het toezichtniveau onderaan. Een juiste scalaire ketting of commandoregel is een vereiste voor een effectieve organisatie.

(xii) Eenheid van richting:

Dit betekent dat elke groep activiteiten met dezelfde doelstellingen één plan en één hoofd zou moeten hebben. Er moet één plan of programma zijn voor elk werksegment dat onder de controle en supervisie van één hoofd of meerdere moet worden uitgevoerd.

Als verschillende plannen of beleidslijnen worden gevolgd in één afdeling door de ondergeschikten, zal verwarring onvermijdelijk optreden.

(xiii) Continuïteit:

De vorm van de organisatiestructuur moet de onderneming in staat stellen om haar doelstellingen voor een lange periode te bereiken.

(xiv) Coördinatie:

Het coördinatiebeginsel onderstreept dat er een goede verbinding en samenwerking tussen verschillende afdelingen en werkeenheden moet zijn. Eenheid van inspanningen voor het bereiken van de gewenste doelstellingen is het hoofddoel van de organisatie.

Dit kan worden bereikt door het beginsel van coördinatie. Money en Reilley wijzen er terecht op dat het uiteindelijke doel van elke organisatie een soepele en effectieve coördinatie is.

(xv) Autoriteit en verantwoordelijkheid:

Autoriteit moet evenredig zijn met verantwoordelijkheid. Bij het toewijzen van de verantwoordelijkheid moet ook de vereiste autoriteit worden toegewezen. Als machtiging niet wordt verleend, kunnen de ondergeschikten niet aansprakelijk worden gesteld.