Een bijeenkomst houden: betekenis, belang en regels
Lees dit artikel voor meer informatie over het houden van een vergadering. Na het lezen van dit artikel leert u over: 1. Betekenis 2. Belang 3. Algemene regels en formaliteiten.
Betekenis:
Het woord gedrag betekent begeleiden, leiden, leiden, begeleiden, overbrengen, etc. Er moet een vergadering worden gehouden. Het betekent dat de deelnemers aan een vergadering zodanig geleid of geleid moeten worden dat ze de discussies vreedzaam kunnen houden, waarbij elk de gelegenheid krijgt om zijn mening te uiten, en beslissingen worden op democratische wijze bereikt door middel van gratis stemmen en tegelijkertijd alle de formaliteiten worden nageleefd zodat de vergadering geldig wordt.
Belang:
Tenzij er een goede richting of leiding is, kan een vergadering een chaos worden en kunnen geen beslissingen worden genomen. Als gevolg hiervan is het doel van de vergadering verloren. Verder kunnen door het ontbreken van de juiste richting en begeleiding bepaalde formaliteiten niet worden nageleefd, zodat de geldigheid van de vergadering wordt beïnvloed.
In dat geval zijn de beslissingen die tijdens een vergadering worden genomen niet bindend. Wat ook het soort vergadering kan zijn, publiek of privaat, het moet goed worden uitgevoerd. Nadat de kennisgeving is verzonden, ontstaat de vraag of de vergadering wordt gehouden wanneer de vergadering daadwerkelijk wordt gehouden.
De secretaris heeft de verantwoordelijkheid om een vergadering te regelen door een kennisgeving op te stellen en andere afspraken te maken. Op het moment van het houden van de vergadering ligt de verantwoordelijkheid om het te leiden op de voorzitter. Geen vergadering kan plaatsvinden zonder een voorzitter. Het is de taak van de secretaris om de voorzitter in alle opzichten bij te staan, zodat hij de vergadering met succes kan leiden.
Over het algemeen voert de voorzitter van een organisatie alle verschillende soorten vergaderingen van de organisatie uit of kunnen er afzonderlijke voorzitters zijn voor verschillende commissies of subcommissies. Als er geen vaste voorzitter is, moet er een voorzitter worden gekozen tijdens de vergadering. Alle deelnemers moeten samenwerken met de voorzitter zodat de vergadering met succes kan worden uitgevoerd. De voorzitter moet op de hoogte zijn van de regels, gewoonten en conventies die betrekking hebben op vergaderingen en alleen dan kan hij naar behoren functioneren.
Algemene regels en formaliteiten:
Voor het succesvol afleggen van een vergadering moeten de volgende regels en formaliteiten worden gevolgd:
Reglement:
(1) Volgorde van zaken:
De agenda geeft de volgorde van het bedrijf aan. Naast deze zijn er bepaalde formaliteiten. Er is een geaccepteerde conventie met betrekking tot een zakelijke volgorde die moet worden gevolgd.
De volgorde is als volgt:
(a) De naam van de voorzitter wordt formeel voorgesteld en gedetacheerd en vervolgens neemt de voorzitter het voorzitterschap over.
(b) De secretaris leest de kennisgeving op verzoek van de voorzitter om de kennisgeving die al in omloop is te bevestigen.
(c) De secretaris leest brieven van goede wensen voor aan enkele belangrijke persoonlijkheden of aan excuses voor afwezigheid enz., indien aanwezig.
(d) De notulen van de vorige vergadering kunnen op verzoek van de voorzitter door de secretaris worden voorgelezen. Elk lid kan bezwaar maken en vragen om wijziging. De secretaris zal de nodige wijzigingen aanbrengen met toestemming van de vergadering. De voorzitter zal de notulen nu bevestigen door te ondertekenen met datum.
(e) De voorzitter zal nu de aangelegenheden die voortkomen uit de notulen aan de orde stellen. Het betekent dat de secretaris rapporten moet voorleggen over de mate waarin er actie is ondernomen met betrekking tot de beslissingen die tijdens de laatste vergadering zijn genomen of die op de laatste vergadering nog niet voltooide zaken hebben behandeld.
(f) De volgende stap van de voorzitter zal zijn om de nieuwe zaak volgens de agenda een voor een in serie op te nemen. Er zullen discussies plaatsvinden en resoluties worden aan hen doorgegeven.
(g) Wanneer alle agendapunten zijn ingevuld, vraagt de voorzitter of er een ander bedrijf is dat wordt voorgesteld door een lid dat binnen de reikwijdte van de vergadering valt.
(h) Ten slotte wordt een dankstemming door een lid aan de voorzitter aangeboden.
(i) De voorzitter verklaart de vergadering als gesloten.
(2) Onderbreking:
Een vergadering kan worden verdaagd zonder zaken te doen vanwege het ontbreken van het quorum of op enig moment nadat het is gestart, tijdelijk of sinus die is verlopen. Er zijn duidelijke procedures voor verdaging.
(3) Een resolutie doorgeven:
Er zijn regels die moeten worden gevolgd, stap voor stap, om een resolutie te nemen. Er zijn ook regels met betrekking tot stemmen, hetzij door polls of anderszins. De stappen zijn: beweging, detachering, wijziging, indien van toepassing, stemming en tenslotte de resolutie.
(4) Spreken tijdens een vergadering:
Regels betreffende spreken tijdens een vergadering zijn als volgt:
(a) Men kan spreken na toestemming van de voorzitter,
(b) Slechts één persoon zal tegelijkertijd spreken,
(c) Wanneer de voorzitter van plan is te spreken, zal geen ander persoon spreken.
(d) Over het algemeen zal iemand tijdens zijn spreken opstaan. Op een vergadering van het Comité of de Raad van Bestuur kan men echter in een zittende positie spreken.
(e) Tijdens het spreken zal men de voorzitter toespreken.
(f) De toespraak is relevant en kort.
(g) Als een deelnemer eenmaal over een motie heeft gesproken, mag deze niet worden ingetrokken zonder de toestemming van de vergadering.
(5) De plaats verlaten:
Als een deelnemer de plaats van de vergadering wil verlaten op het moment dat de vergadering plaatsvindt, moet hij toestemming vragen aan de voorzitter.
formaliteiten:
Er zijn bepaalde formaliteiten die bij allerlei vergaderingen worden gehonoreerd. Zij zijn:
(1) Naleving van regels:
Alle regels met betrekking tot vergaderingen moeten strikt worden nageleefd. De geldigheid van een vergadering kan worden betwist als een regel wordt geschonden.
De regels voor vergaderingen zijn er in drie soorten:
(a) De regels van de organisatie zoals te vinden in haar Verordening (in geval van een vereniging, club, overheidsinstantie enz.) of in de Statuten (in geval van een bedrijf).
(b) De wettelijke regels zoals voorgeschreven in een bepaalde wet, bijvoorbeeld de Companies Act.
(c) Standing Orders of conventionele regels zoals gevonden in het Parlement.
Afgezien van dergelijke regels zijn er gebruik en conventie. Soms moeten er tijdens de vergadering regels worden opgesteld om aan een bepaalde situatie te voldoen. De voorzitter is bevoegd om zijn 'uitspraak' te doen over een controversiële kwestie die bindend is voor de vergadering.
(2) Punctualiteit:
Een vergadering moet op het geplande tijdstip stipt worden gehouden.
(3) Decorum:
Decorum betekent stil en geciviliseerd gedrag van de deelnemers. Er wordt gezegd dat niet alleen het quorum (legaal) aanwezig zal zijn, maar ook decorum (moreel).
(4) Wederzijdse respecten:
De deelnemers moeten, terwijl ze spreken, elkaar respecteren, ook al maakt ze kritische opmerkingen. Dit is een onderdeel van decorum. Geen smerige of afwijkende woorden te gebruiken. Zulke woorden worden 'unparliamentarily' genoemd, dat wil zeggen dat ze niet vermeld kunnen worden tijdens een vergadering.
(5) Supremacy van de voorzitter:
Een vast geloof dat de voorzitter de hoogste autoriteit is tijdens de vergadering. Zijn bevelen of uitspraken moeten worden aanvaard. Het wantrouwen tegenover de voorzitter kan echter worden opgeworpen.
