7 Voordelen van budgettaire controle - uitgelegd!

Enkele voordelen van budgettaire controle!

Budgettering is een belangrijk onderdeel van zowel de planning als de controleprocessen en wordt veel gebruikt door managers om verschillende activiteiten op elk niveau van de organisatie te plannen, te monitoren en te controleren.

Afbeelding Courtesy: lexjustis.com/wp/wp-content/uploads/2013/01/solutions-turnkey.jpg

Budgetten kunnen dus zeer nuttig en functioneel zijn. Enkele van de functionele voordelen van het voorbereiden en gebruiken van budgetten als controletechnieken worden gegeven door DT Otley. Deze zijn als volgt:

1. Begrotingen helpen managers bij het integreren van personeelsinspanningen binnen de organisatie in de richting van een gemeenschappelijk doel. Door voldoende budgetten toe te wijzen aan verschillende activiteiten binnen de organisatie, kunnen alle activiteiten worden gesynchroniseerd en kunnen alle inspanningen worden gecoördineerd om de organisatiedoelstellingen te bereiken.

2. Budgetten fungeren als controleapparatuur om eventuele afwijkingen te corrigeren. Als de uitgaven voor een bepaalde activiteit op enig moment het toegewezen budget overschrijden, duidt dit op een afwijking van de voorgeschreven koers, die aandacht en actie van het management vereist. Als een afdelingsmanager bijvoorbeeld een budget van $ 500 per maand krijgt voor gespecificeerde benodigdheden, zou hij in staat zijn om de uitgaven voor benodigdheden te controleren en controleren.

3. Begrotingen helpen bij het juist meten van prestaties. Vanwege de kwantificering van budgetten, wordt het meten van prestaties objectiever van aard en worden bias die kunnen worden geïntroduceerd als gevolg van subjectieve evaluaties geëlimineerd.

4. Het budgetteringsproces helpt het management te leren van eerdere ervaringen. Het management kan kritisch kijken naar het succes of falen van de eerdere budgetten en fouten isoleren en hun oorzaken analyseren en vaststellen welke stappen moeten worden genomen om herhaling van dergelijke fouten te voorkomen.

5. Het budgetteringsproces leidt ertoe dat het management de aandacht verschuift naar de toekomstige operaties. Omdat budgetten onderdeel zijn van het planningsproces, dwingen zij managers om te anticiperen op en voorspellingen te doen van de trends en veranderingen in de externe omgeving. De luchtvaartindustrie moet bijvoorbeeld bij het toewijzen van budgetten rekening houden met de toekomstige veranderingen in de prijs van brandstof die de luchtvaartsector zou treffen.

6. Begrotingen vergemakkelijken communicatie in de hele organisatie. Begrotingen zijn de blauwdrukken voor de bedrijfsplannen van het bedrijf en kunnen alleen worden gecoördineerd door correcte communicatie op alle niveaus en deze budgetten zijn vooral nuttig voor managers op lager niveau die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de begrotingen en de plannen. Ze laten deze managers weten hoe hun activiteiten zich verhouden tot andere afdelingen of afdelingen binnen de organisatie. Deze verbeterde communicatie vermindert het risico op falen als gevolg van een verkeerd begrip.

7. Begrotingen helpen nieuwe mensen en managers op een lager niveau om te zien waar de organisatie naartoe gaat en waar ze in de organisatie passen. Dergelijke budgetten helpen de junior managers om bekend te zijn met de organisatiedoelen en -prioriteiten en hun eigen verantwoordelijkheden en hoe hun activiteiten zich verhouden tot andere afdelingen of afdelingen binnen de organisatie.