Overzichten van functieomschrijving (met diagram)

Overzichten van functieomschrijving: taakspecificatie, transparantie in taakomschrijvingen en beheer Gebruik!

Gecompileerde opdrachtinformatie wordt vertaald naar functiebeschrijvingen. Functieomschrijvingen zijn geschreven records van taken en verantwoordelijkheden en ze bieden de feitelijke basis voor functiewaardering. Functieomschrijvingen worden op een uniforme manier vastgelegd in een standaardformulier. Voor de duidelijke vereiste van schrijfvaardigheden bij het opstellen van functiebeschrijvingen, wijzen veel organisaties deze taak toe aan getrainde en professionele functieanalisten.

Dit kan echter op zichzelf geen foutloze functieomschrijvingen garanderen. Dit komt omdat een professionele jobanalist misschien geen specifieke werkervaring heeft. Daarom is het, ondanks de betrokken analisten, altijd beter om de interne mensen te betrekken bij de wetenschappelijke beschrijving van banen.

Qua indeling moet de taakomschrijving eerst de taak benoemen, met behulp van de titel, die de toegewezen taken nauwkeurig samenvat. Bij het benoemen van een baan is het altijd beter om de functiefamilie te beschouwen. Om te illustreren, in plaats van een HR-functie als HR-manager te benoemen, kan de term 'kennismanager' een eigentijdse of trendy functietitel geven, maar voor anderen (inclusief leden binnen de organisatie) kan dit een verkeerde benaming zijn.

Ten tweede moet de taakomschrijving in één formulier een lijst met toegewezen taken documenteren. De lijst moet korte zinnen of zinsdelen bevatten. Wat moet worden opgenomen bij het vermelden van de taken en hoe die moeten worden geschreven, is afhankelijk van het niveau van de functie en het doel waarvoor de beschrijving dient.

Voor het niveau van het topmanagement kan een functiebeschrijving de beschrijving zijn van de bedrijfsdoelen en -doelstellingen. Op het niveau van de operatie kunnen functiebeschrijvingen echter beperkt zijn tot het vermelden van specifieke uitgevoerde taken, gebruikte apparatuur en gevolgde procedures.

Hoe breder het gebruik van de functieomschrijvingsinformatie en hoe hoger het functionele niveau, hoe langer de taakomschrijving. Voor operationele posities kan de taakomschrijving ongeveer één pagina zijn, terwijl het voor hoger management meerdere pagina's kan bevatten.

1. Opdrachtspecificaties:

Naast informatie over taken in verband met werkopdrachten, bevatten functiebeschrijvingen ook de basisspecificaties van taken. Dergelijke specificaties omvatten de opleiding of ervaring die vereist is om de klus te klaren en een speciale kennis en vaardigheden die nodig zijn om de klus te klaren. Daarnaast specificeren specificaties ook de soft skills zoals interpersoonlijke vaardigheden, analytisch vermogen, probleemoplossend vermogen of besluitvaardigheid, enz. Die vereist zijn om de toegewezen taken uit te voeren.

Deze oefening voor het verwerken van taakinformatie staat bekend als het ontwikkelen van taakspecificaties. Het helpt bij de evaluatie van banen en tegelijkertijd definieert het de attributen die nodig zijn voor een functiepositie, die vereist zijn bij het aannemen van een baan. Daarom bevatten functiespecificaties al die kenmerken, zoals opleiding, ervaring, leeftijd en fysieke fitheid, samen met andere soft skills die vereist zijn voor het uitvoeren van een baan.

Dit vereist ook dat de analist over speciale vaardigheden beschikt, omdat elke oordeelsfout, hetzij door het selecteren van een verkeerde persoon voor een baan, hetzij door het verkeerd evalueren van een baan, die direct verband houdt met job pricing, het doel kan verslaan.

2. Transparantie in opdrachtbeschrijvingen:

De organisaties van vandaag zijn dynamisch en hebben zo nu en dan een herstructurering nodig, wat ook een herontwerp van banen noodzakelijk maakt. Daarom wordt algemeen aangenomen dat het tonen van een taakomschrijving aan werknemers controverses kan veroorzaken en dat toekomstige werknemers mogelijk weigeren om werk te doen dat niet specifiek in hun functieomschrijvingen staat vermeld.

Als de functieomschrijvingen echter goed zijn ontwikkeld, is er niets mis met het delen met de werknemers, omdat hierin de takenlijst wordt beschreven die van de werknemers wordt verwacht. Om het probleem op te lossen, kan een allesomvattende verklaring zoals 'naast de vermelde taken en verantwoordelijkheden, uw meerdere kan u vragen om van tijd tot tijd andere taken uit te voeren' worden overwogen.

Door functieomschrijvingen te delen met de werknemers, kunnen organisaties hun procesevaluatieproces participatief maken en dissonantie in de resultaten van de werkevaluatie vermijden. Dit is ook belangrijk, omdat organisaties ook te maken krijgen met ontevreden werknemers over job pricing.

Communicatie van functieomschrijvingen verbetert de acceptatie van hetzelfde, omdat medewerkers geen twijfels hebben over hun taken en verantwoordelijkheden. Dergelijke communicatie met de werknemers zou een voortdurende oefening moeten zijn, zodat werknemers ook hun veranderde taken en verantwoordelijkheden in het geval van de veranderingen die plaatsvinden kunnen begrijpen.

3. Beheer gebruik van functieomschrijving:

Functiebeschrijvingen helpen om dingen gedaan te krijgen door mensen en het helpt het management om de volgende doelen te bereiken:

1. Efficiënte organisatie van banen

2. Goede werving of personeel van de organisatie

3. Taken aan mensen toewijzen door hun hun taken en verantwoordelijkheden te communiceren en werknormen vast te stellen

4. Beoordeling van de prestaties van de mensen

5. Verbetering van de prestaties door beoordeling en training

6. Belonen van medewerkers

Daarom spelen functiebeschrijvingen een zeer cruciale rol bij belangrijke managementactiviteiten. Het is echter erg belangrijk voor de manager om ervoor te zorgen dat de functieomschrijvingen correct zijn en welke taken zijn toegewezen, zijn essentieel. Hij moet ervoor zorgen dat alleen de essentiële taken in banen worden gegroepeerd.

Omdat functiebeschrijvingen interconnectiviteit hebben, moet hij deze afstemmen op werving, functioneringsgesprek, trainingsbehoeften, promotieoverdracht en verhuisbeslissingen. Vanuit het oogpunt van de werknemers moeten werknemers ook worden getoond wat van hen wordt verwacht en hoe het toegewezen werk moet worden uitgevoerd.

Door de toegewezen taken in een functiebeschrijving op te nemen, kan een manager de redelijke prestatienormen bepalen. Identificatie van dergelijke prestatienormen vergemakkelijkt benchmarking van de prestaties van een werknemer tegen de best presterende persoon. Functieomschrijvingen vergemakkelijken ook het juiste gebruik van mankracht.

Door de plichten periodiek te herzien, kan een manager vaststellen welke taken tijdrovend zijn, maar een lagere vaardigheden vereisen. Hij kan dergelijke banen dan ook toewijzen aan lagerbetaalde werknemers. Daarnaast kan de manager ook banen in termen van werkbelasting bestuderen en de benodigde manuren bepalen.

Voor laagtechnologische en laaggeschoolde banen kan hij overwegen om de taak te ontladen bij onderaannemers. Daarom heeft het enorme gevolgen voor effectieve human resource planning (HRP) in een organisatie. We kunnen dit ook een instrument noemen voor het correct afstemmen van de sterkte van medewerkers in een organisatie.

Ten slotte hebben functieomschrijvingen, als een elementaire beheertool, ook invloed op de operationele procedures door dubbel werk te identificeren, een wetenschappelijke werkstroom aan te geven, een betere toewijzing van banen te suggereren en mogelijke knelpunten in de werkzaamheden aan te wijzen. Figuur 10.1 toont een centraal perifeer relationeel model van functieanalyse.