Hoe kan ik accounts onderhouden van onvolledige records?

Er zijn twee boekhoudsystemen, namelijk:

(i) Het dubbele invoersysteem, en

(ii) Het systeem met één ingang.

In het geval van een dubbel invoersysteem worden beide aspecten van een transactie vastgelegd. Voor elke afschrijving is er een gelijkwaardig en bijbehorend tegoed. Single Entry System verwijst eigenlijk naar onvolledige records. In dit systeem worden voor bepaalde transacties beide aspecten vastgelegd, terwijl voor anderen slechts één aspect wordt vastgelegd. Sommige transacties worden genegeerd. Ze worden helemaal niet opgenomen.

Het Single Entry System van de boekhouding wordt meestal gevolgd door kleine ondernemingen, kleine winkeliers, artsen, advocaten en andere professionals. De reden is dat het systeem met één binnenkomst gemakkelijk en goedkoper is omdat er geen gekwalificeerde personen nodig zijn om accounts bij te houden.

Of een onderneming al dan niet volledige vastleggingen van haar transacties heeft bijgehouden, het moet de winst of het verlies van een periode vaststellen. Onder het Single Entry System wordt, bij gebrek aan volledige records, winst of verlies vastgesteld door hoofdletters (ook wel vermogenssaldo genoemd) aan het begin en aan het einde van de verslagperiode te vergelijken.

De eenvoudige reden dat een eventuele toename of afname van het kapitaal van een bedrijf plaatsvindt als gevolg van de behaalde winst of het verlies dat tijdens het jaar is geleden. De hoofdsteden van het bedrijf aan het begin en het einde van de boekhoudperiode worden vastgesteld door het opstellen van de verklaring van zaken op twee data.

Als het kapitaal aan het einde meer is in vergelijking met het kapitaal aan het begin, wordt het verschil behandeld als winst die tijdens de periode is behaald. Integendeel, als het kapitaal aan het eind lager is dan het kapitaal aan het begin, wordt het verschil behandeld als verlies dat het bedrijf tijdens de periode heeft geleden.

Kijk naar illustratie 1. Het zal je helpen te begrijpen hoe openings- en sluitkapitalen worden vastgesteld door het opstellen van de Statement of Affairs en vervolgens hoe winst of verlies wordt vastgesteld.

Afbeelding 1:

Sri Chinmoy Roy bewaart zijn boeken op een systeem met één binnenkomst. Zijn positie op 31st. December, 2010 was als volgt:

Cash in hand Rs. 2000; Contant bij Bank Rs. 22.000; Debiteuren Rs. 16.500; Voorraad Rs. 25.000; Meubilair Rs. 9000; Schuldeisers Rs. 20.000; Uitgaven Uitstaande Rs. 1.500.

In september 2011 introduceerde hij Rs. 7.500 als extra kapitaal in het bedrijf waarvan een machine kost Rs. Er is 4.000 gekocht voor het bedrijf. Hij tekende Rs. 3.000 gedurende het jaar.

Zijn positie op 31 december 2011 stond als volgt:

Cash in hand Rs. 3000; Contant bij Bank Rs. 31.500; Voorraad Rs. 28.000; Debiteuren Rs. 30.000; Meubilair Rs. 7.000; Schuldeisers Rs. 18.000; Prepaid-verzekering Rs. 2.500.

U moet zijn winst of verlies vaststellen voor het jaar dat eindigt op 31 december 2011.

Zo kan de vaststelling van winst of verlies uit de onvolledige records nu als volgt worden uitgedrukt:

Winst = kapitaal aan het einde + Tekeningen - extra kapitaal geïntroduceerd - kapitaal aan het begin.

Als het kapitaal aan het begin meer is dan het kapitaal, wordt het verschil als verlies behandeld.