De inkoopfunctie

Dit artikel biedt een breed overzicht van de inkoopfunctie bij materiaalbeheer.

Inkoopfunctie:

De inkoopfunctie maakte vroeger deel uit van de productiefunctie en genoot zeer weinig status in de organisatie.

In de afgelopen decennia is de aankoopactiviteit echter gestaag gegroeid door erkenning van de bijdrage die het levert aan het succes van elke onderneming en het wordt nu erkend als een afzonderlijke functie op zich.

1. Het is interessant om stil te staan ​​bij de enorme impact van efficiënte inkoop (of inkoop zoals die vaak wordt genoemd) op de kosten van een organisatie. Door rationeel inkopen kan de inkoopafdeling onmiddellijk winst genereren.

De enorme verantwoordelijkheid voor degenen die te maken hebben met inkoop is dus duidelijk zichtbaar. Dit is gebeurd door de toenemende omvang van organisaties, de toenemende complexiteit van materialen en componenten en de extreme concurrentie op de moderne markt.

2. De inkoopfunctie verschilt van de meeste anderen doordat zij die dit werk uitvoeren in hoge mate gebonden zijn aan hun eigen industrie. Er zijn echter veel activiteiten binnen de inkoopfunctie die in veel bedrijfstakken en andere soorten ondernemingen gebruikelijk zijn.

Gemeenschappelijke inkoopactiviteiten:

Gemeenschappelijke activiteiten in de meeste industrieën zijn:

(a) Alle kopers moeten een brede kennis hebben van de markten waar ze hun aankopen moeten doen, of het nu gaat om grondstoffen, gefabriceerde onderdelen of als voor de groothandel en detailhandel in eindproducten. De kennis zal zich uitstrekken tot hoe de leveranciers presteren op het gebied van betrouwbaarheid en leveringsprestaties.

(b) In de meeste verwerkende industrieën zullen kopers nauw moeten samenwerken met de productieafdeling om hun precieze vereisten te kennen. In de detailhandel heeft de koper een sleutelrol in het succes van de onderneming omdat hij of zij het gedrag en de houding van consumenten nauwlettend moet volgen naar hun smaak en vraag.

(c) Hoewel voorraadbeheer al dan niet de directe verantwoordelijkheid van de inkoopfunctionaris kan zijn, is hij primair verantwoordelijk voor het zorgen voor voldoende voorraden materialen of componenten om de continuïteit van de productie of verkoop te handhaven. De koper kan dit doen door contracten te sluiten met leveranciers voor reguliere leveringen of door voorraden op te bouwen om te worden gebruikt wanneer dat nodig is.

De eerste houdt een minimum aan kapitaal vast in de winkel, maar er bestaat altijd het risico dat leveranciers zich niet aan leveringsbedrijven houden. De leveranciers proberen op hun beurt ervoor te zorgen dat materialen of componenten direct beschikbaar zijn.

(d) In de meeste organisaties is de inkoopafdeling verantwoordelijk voor het onderhandelen over inkoopprijzen en kredietvoorwaarden.

(e) Inkoop is ook in het algemeen verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de bestelde en gefactureerde goederen daadwerkelijk worden ontvangen en dat de aangerekende prijs de prijzen zijn die worden vermeld. Om het risico te mimimiseren, moeten de nodige controles worden uitgevoerd door mensen die niet direct betrokken zijn bij het plaatsen van de orders.

(f) Inkoop zal constant de verwachte leveringen monitoren om ervoor te zorgen dat leveranciers hun verplichtingen nakomen met betrekking tot kwaliteit en leverdata.

(g) Inkoop zal de markt voortdurend onderzoeken

(i) om betere producten, prijzen, voorwaarden of leveringen te zoeken;

(ii) Om alternatieve leveranciers te vinden om de continuïteit van de leveringen te garanderen in het geval dat de hoofdbron om welke reden dan ook plotseling faalt.

Inkooprelaties met andere functies:

1. De inkoopafdeling heeft waarschijnlijk directe relaties met meer functionele afdelingen binnen de organisatie dan enige andere afzonderlijke afdeling.

2. De primaire relatie in productie en soortgelijke industriële ondernemingen is de drie aspecten van productie-engineering, productieplanning en productiecontrole. Het dient productie-engineering door te adviseren over de beschikbaarheid en kosten van zowel apparatuur als materialen.

De inkoopafdeling heeft door zijn voortdurend onderzoek naar alle geschikte leveranciersbronnen een brede kennis en ervaring om advies te geven over deze belangrijke zaken. Een vergelijkbare service wordt geboden voor productieplanning waarbij informatie over beschikbaarheid en continuïteit van benodigdheden van cruciaal belang is om de productie effectief te plannen.

Evenzo profiteert productiebeheersing van de activiteiten van de inkoopafdeling, aangezien deze afdeling zich bezighoudt met het controleren van de leveringsprestaties van leveranciers en het vinden van alternatieve bevoorradingsbronnen als vertragingen of storingen in de belangrijkste bevoorradingsbronnen zich voordoen of waarschijnlijk in de nabije toekomst zullen plaatsvinden.

3. De inkoopafdeling heeft ook een directe relatie met de marketingfunctie. Het is omdat de opmerkingen en klachten van klanten, vooral met betrekking tot de kwaliteit van het materiaal, rechtstreeks van invloed zijn op wat er is gekocht en, soms, waar.

4. Inkoop heeft ook veel te maken met financiën: de inkoopafdeling is een belangrijke bezitter in elke organisatie. De link met de boekhoudafdeling ligt dus voor de hand. Kredietvoorwaarden met betrekking tot betalingstermijnen en contante kortingen zijn even belangrijk als de werkelijke inkoopprijzen.

Nogmaals, een goede timing van aankopen kan een positief effect hebben op het werkkapitaal. Als de kredietvoorwaarden bijvoorbeeld aan het einde van de maand na de aflevering moeten worden overgemaakt, bieden bestellingen voor bezorging in de eerste week van een maand twee maanden krediet voordat de betaling verschuldigd is.

Veel van dergelijke apparaten worden ook gebruikt door de inkoopafdeling om het financiële aspect van de organisatie ten goede te komen, bijvoorbeeld, de koper kan misschien een goed koopje voor de organisatie maken en een efficiënte inkoopfunctionaris is iemand die altijd alert is en kan gebruik maken van dergelijke gunstige aanbiedingen.

Aan de andere kant moet voorzichtigheid in dit verband altijd prevaleren omdat de kosten van opslag gemakkelijk kunnen opwegen tegen besparingen die door gunstige prijzen worden gerealiseerd.

Aankoopbeleid:

Net als bij andere functies moet er een duidelijk inkoopbeleid worden vastgelegd. Dit is natuurlijk de uiteindelijke verantwoordelijkheid van het topmanagement, maar de inkoopfunctionaris heeft hierover veel advies te geven:

1. Misschien is het eerste punt van aankoopbeleid dat moet worden overwogen, het niveau van de te vervoeren bestanden. Het normale patroon van leveringen door leveranciers kan dit bepalen. Als de benodigdheden over het algemeen constant zijn, kan er vertrouwen worden gesteld op een doorlopende ontvangst van bestelde goederen, maar als deze onregelmatig zijn, kan het verstandiger zijn om een ​​voorraad aan te maken om te zorgen voor een regelmatige invoer van de goederen.

Kosten van het houden van winkels, kwantumkortingen, de mogelijke financiële implicaties van stilstand van de productie en kwetsbaarheid voor achteruitgang en diefstal zullen allemaal een rol spelen bij het nemen van deze beslissing.

2. Ten tweede zijn bepaalde grondstoffen onderhevig aan grote prijsschommelingen. Het kan dus zowel rationeel als winstgevend zijn om grote hoeveelheden te kopen wanneer deze beschikbaar zijn tegen lage prijzen. Dit heeft twee voordelen. Ten eerste krijgt de productieafdeling het voordeel van laaggeprijsde inputs die zullen leiden tot lagere verkoopprijzen.

Dit geeft de eindproducten een scherpe prijsvoordeel. Als alternatief kunnen de lagere kosten een kans bieden om hogere winsten te maken als er een markt is voor het product van het bedrijf. Ten tweede, wanneer de grondstofprijzen stijgen, kan de organisatie zijn overtollige voorraden met winst verkopen en zo winst maken door alleen de voorraden aan te houden.

3. Ten derde: sluit het aangaan van korte- of langetermijncontracten voor de inkoop van materialen om deel uit te maken van het inkoopbeleid of is het het beleid om naar de markt te gaan op het moment dat materialen daadwerkelijk nodig zijn? Wanneer prijzen in het algemeen stijgen of wanneer leveringen moeilijk of onzeker zijn, is een dergelijke praktijk aantrekkelijk.

Aan de andere kant kan het zijn van één leverancier tegen vaste prijzen schadelijk zijn als de prijzen plotseling dalen of als de levering door de aannemer om een ​​of andere reden mislukt.

Doelstellingen van efficiënte inkoop:

De doelstellingen van efficiënte inkoop kunnen worden uiteengezet in de "zeven rechten" die tot uitdrukking kunnen worden gebracht om te kopen:

een. de JUISTE goederen

b. voor de juiste prijs

c. in de JUISTE hoeveelheid

d. van de JUISTE kwaliteit

e. op het juiste moment

f. afgeleverd op de juiste plaats

g. volgens de JUISTE termen

Dit zijn de zeven aspecten van efficiënt inkopen - spreken voor zich en gaan alle inkoopactiviteiten aan.

Voorraadbeheer:

1. De vraag of voorraden materialen en componenten onder de verantwoordelijkheid van de inkoopfunctie moeten vallen, heeft geen universeel antwoord. Sommige ondernemingen hebben dergelijke voorraden onder controle van de productie, op voorwaarde dat de fysieke beschikbaarheid van deze producten deel uitmaakt van de productiefunctie.

Anderen zeggen dat omdat de inkoopafdeling verantwoordelijk is voor aanbestedingen, het de verantwoordelijkheid is van deze afdeling om voorraden te controleren en te verantwoorden. Vele anderen zijn van mening dat opslag en voorraadbeheer een aparte afdeling moeten zijn, vooral omdat de financiële waarde van de aangehouden voorraden doorgaans zeer groot is.

2. Deze drie gezichtspunten zijn alleen relevant wanneer de activiteiten op één locatie of op een zeer klein aantal nabijgelegen locaties worden uitgevoerd en grotendeels betrekking hebben op productieactiviteiten. Andere industrieën en activiteiten zoals bouwconstructies waar operaties op sites worden uitgevoerd, hebben de vraag voor hen beantwoord. Elke bouwplaats en elke civieltechnische site, bijvoorbeeld, moet noodzakelijkerwijs materialen en componenten bij de hand hebben onder de directe controle van de sitemanager (ongeacht de naam waarvan hij bekend is).

3. De belangrijkste doelstellingen van voorraadbeheer en voorraadbeheer zijn om te zorgen voor een adequate stroom van materialen en componenten die nodig zijn voor de activiteiten van de organisatie, om minimale voorraden in stand te houden die voldoen aan operationele vereisten om de goede fysieke conditie en veiligheid van de opgeslagen voorraden te waarborgen en de mogelijkheden van fraude en diefstal zoveel mogelijk.

De procedures die vereist zijn om deze doelstellingen te bereiken, zullen variëren afhankelijk van het soort winkels dat wordt aangehouden), hun fysieke dispositie en de gebruikspercentages.

4. Tenslotte lijkt er geen algemeen gebruik van de woorden stock (s) en winkels te zijn en worden ze meestal in dezelfde zin gebruikt.