Voorraadbeheer: formulieren en modellen van voorraadbeheer - uitgelegd!

Voorraden verwijzen naar die producten of goederen die een bedrijf fabriceert voor de verkoop en componenten waaruit het product bestaat.

De vormen van voorraden die bestaan ​​in een productie-onderneming kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën:

(i) Grondstoffen:

Dit zijn de goederen die zijn gekocht en opgeslagen voor toekomstige producties. Dit zijn de goederen die nog helemaal niet zijn vastgelegd voor productie.

(ii) Work-in-progress:

Dit zijn de goederen die zijn gecommercialiseerd voor productie, maar waarvan de eindproducten nog niet zijn geproduceerd. Met andere woorden, onderhanden werkvoorraden verwijzen naar 'halffabricaten'.

(iii) Eindproducten:

Dit zijn de goederen nadat het productieproces is voltooid. Stel, dit zijn de eindproducten van het productieproces klaar voor verkoop. In het geval van een groothandel of detailhandelaar worden voorraden over het algemeen 'voorraden van goederen' genoemd. Sommige bedrijven houden ook de vierde soort voorraden aan met de naam 'supplies'. Voorbeelden van benodigdheden zijn schoonmaakmiddelen voor kantoren en fabrieken, olie, brandstof, gloeilampen en dergelijke.

Onnodig te vermelden dat het handhaven van de vereiste voorraadgrootte noodzakelijk is voor het soepel en effectief functioneren van de productieactiviteit. Het hebben van vereiste inventarisaties biedt bepaalde voordelen voor de ondernemer. Het helpt bijvoorbeeld om verkoopverlies te voorkomen, de bestelkosten te verlagen en een efficiënte productierun te realiseren.

Zijn er echter naast deze voordelen ook enkele kosten verbonden aan voorraden? Er wordt gezegd dat elke nobele acquisitie met risico gepaard gaat; hij die bang is om degene te ontmoeten, moet niet verwachten dat hij de ander zal verkrijgen. Dit geldt ook voor voorraden.

Er zijn grofweg twee kosten verbonden aan het aanhouden van voorraden:

(i) Bestelkosten:

Deze omvatten kosten die verband houden met het plaatsen van bestellingen voor de aankoop van grondstoffen en componenten. Administratieve en administratieve salarissen, huur voor de ruimte bezet, verzendkosten, telegrammen, rekeningen, briefpapier, enz. Zijn de voorbeelden van bestelkosten. Hoe meer de bestellingen, des te meer de bestelkosten en vice versa.

(ii) Vervoerkosten:

Deze omvatten kosten die gepaard gaan met het aanhouden of verkopen van voorraden, zoals verzekeringskosten voor het afdekken van risico's, huur voor het gebruikte vloeroppervlak, lonen van arbeiders, verspilling, obsoletie of verslechtering, diefstallen, diefstal enz. Deze omvatten ook 'opportunity costs'. Dit betekent simpelweg dat als het geld dat in voorraden is geblokkeerd, elders in het bedrijf is belegd, het een bepaald rendement zou hebben verdiend. Het verlies van dergelijk rendement kan daarom worden beschouwd als een 'opportunity costs'.

Modellen van voorraadbeheer:

Hoewel het zeer noodzakelijk is om het optimale voorraadniveau te behouden, is het ook niet zo eenvoudig. Desalniettemin zijn in het recente verleden enkele modellen of methoden ontwikkeld om het optimale niveau van voorraden in de onderneming te bepalen.

Alle modellen zijn ingedeeld in twee hoofdtypen:

(i) deterministische modellen, en

(ii) Probabilistische modellen.

Kort gezegd, de deterministische modellen zijn gebaseerd op de veronderstelling dat er geen onzekerheid is verbonden aan de vraag naar en het aanvullen van voorraden. Integendeel, de probabilistische modellen nemen kennis van het feit dat er altijd enige mate van onzekerheid is verbonden aan het vraagpatroon en de doorlooptijd van voorraden.

Meestal zijn de volgende drie deterministische modellen in gebruik:

1. Model met economische bestelhoeveelheid (EOQ),

2. ABC-analyse,

3. Voorraadomzetratio,

Laten we deze één voor één bespreken.

1. Economische Bestelhoeveelheid (EOQ) Model:

Een van de belangrijke beslissingen die een bedrijf moet nemen bij voorraadbeheer, is hoeveel voorraad tegelijkertijd moet worden gekocht.

Dit wordt 'Economic Order Hoeveelheid (EOQ)' genoemd. EOQ geeft ook oplossingen voor andere problemen, zoals:

(i) Hoe vaak te kopen?

(ii) Wanneer te kopen?

(iii) Wat zou de reservevoorraad moeten zijn?

Veronderstellingen:

Net als andere economische modellen, is het EOQ-model ook gebaseerd op bepaalde aannames:

1. Dat het bedrijf met zekerheid weet hoeveel items van bepaalde voorraden zullen worden gebruikt of geëist voor een specifieke periode.

2. Dat het gebruik van voorraden of verkopen door het bedrijf gedurende de gehele periode constant of ongewijzigd blijft.

3. Op het moment dat de voorraden het nulniveau bereiken, wordt de volgorde van de aanvulling van de voorraad onverwijld geplaatst.

De bovenstaande aannames worden ook wel beperkingen van het EOQ-model genoemd.

Bepaling van EOQ:

EOQ-model is gebaseerd op Baumol's kasbeheermodel. Hoeveel te kopen op een moment, of te zeggen, hoeveel EOQ zal zijn, moet worden bepaald op basis van de twee kosten:

(i) Bestelkosten, en

(ii) Kosten dragen.

Deze worden zojuist besproken. Daarom worden ze niet opnieuw herhaald. De bovenstaande twee kosten zijn omgekeerd evenredig. Als de voorraadkosten stijgen, nemen de bestelkosten af ​​en omgekeerd. Er wordt daarom een ​​balans gevonden tussen de twee tegengestelde kosten en de economische bestelhoeveelheid wordt bepaald op een niveau waarvoor het totaal van twee kosten het minimum is.

De verschillende componenten van bestel- en transactiekosten zijn weergegeven in de volgende tabel 27.3:

Tabel 27.3: Componenten van bestellingskosten en transportkosten:

EOQ kan worden bepaald door de volgende veelgebruikte formule toe te passen:

Q = 2UxP / S

Waar:

Q = Economic Order Hoeveelheid (EOQ)

U = hoeveelheid gekocht in een jaar of maand

P = kosten van het plaatsen van een bestelling

S = jaarlijkse of maandelijkse kosten van opslag van één eenheid die bekend staat als 'boekwaarde'.

Laten we dit illustreren met een denkbeeldig voorbeeld:

Laten we de volgende gegevens voor een bedrijf aannemen:

Jaarlijkse behoeften 800 eenheden

Bestelkosten (per bestelling) Rs. 50

Vervoerkosten (per eenheid) Rs. 100

Nu, met behulp van de EOQ-formule, zal de EOQ-hoeveelheid als volgt zijn:

EOQ = 2 x 800 x 50/2

= 80.000 / 2

= 40.000

= 200 eenheden

2. ABC-analyse:

Dit wordt ook wel 'Selective Inventory Control' genoemd. De ABC-analyse van selectieve inventaris is gebaseerd op de logica dat we in een groot aantal meestal 'significant weinig' en 'onbeduidend veel' hebben. Dit geldt ook voor voorraden. Een bedrijf dat verschillende soorten voorraden onderhoudt, hoeft niet dezelfde mate van controle uit te oefenen op alle artikelen.

Het bedrijf kiest voor een selectieve aanpak om investeringen in verschillende soorten voorraden te beheersen. Deze selectieve benadering wordt de ABC-analyse genoemd. De items met de hoogste waarde worden geclassificeerd als 'A Items'. De items met een relatief lage waarde als 'B-items' en de minst waardevolle items worden geclassificeerd als 'C-items'. Omdat de ABC-analyse zich concentreert op belangrijke items, wordt deze ook wel 'Controle door belang en uitzondering (CIE)' genoemd.

De samenstelling van deze items in termen van hoeveelheid en waarde is scheef. In een onderzoek dat soms is uitgevoerd, zijn de aandelen van verschillende artikelen, namelijk A, B en C in totaal aantal en waarde van een automobielbedrijf werden als volgt gevonden:

In het geval van ABC-analyse wordt stringente controle op 'A Items' opgelegd met behoud van het strikt noodzakelijke minimum aan voorraden van deze. Terwijl 'B Items' onder redelijke controle wordt gehouden, zal 'C Items' onder eenvoudige controle zijn.

De FSN-analyse die goederen classificeert in snel bewegende, langzaam bewegende en niet-bewegende en VED-analyse die goederen classificeren in Vital, Essential en Desirable zijn in principe vergelijkbaar met ABC-analyse.

3. Omzetratio voorraad:

Voorraad kan ook worden beheerd door gebruik te maken van boekhoudkundige ratio's zoals voorraadomzetratio. Voorraadratio legt relatie vast tussen gemiddelde voorraad en kostprijs van voorraad verbruikt of verkocht gedurende de betreffende periode.

Dit wordt berekend met behulp van de volgende formule:

Kosten van goed geconsumeerd of verkocht gedurende het jaar / Gemiddelde voorraad gedurende het jaar.

Een vergelijking van de voorraadratio van het huidige jaar met die van voorgaande jaren zal de volgende punten met betrekking tot voorraden weergeven:

Snel bewegende items:

Dit wordt aangegeven door een hoge voorraadratio. Dit betekent ook dat dergelijke voorraadartikelen veel vraag hebben. Het is duidelijk dat, om een ​​vlotte productie te hebben, adequate inventarissen van deze items moeten worden bijgehouden. Anders worden zowel de productie als de verkoop nadelig beïnvloed door een ononderbroken levering van deze artikelen.

Slow-Moving Items:

Dat sommige items langzaam in beweging zijn, wordt aangegeven door een lage turnover-ratio. Deze items moeten daarom op een minimaal niveau worden onderhouden.

Slapende of verouderde items:

Deze verwijzen naar items waarvoor geen vraag is. Deze moeten zo vroeg mogelijk worden verwijderd om verdere verliezen die ze veroorzaken te beteugelen.