Managementbeleid: kenmerken, doel en overwegingen
Lees dit artikel om meer te weten te komen over de betekenis van beleid, de kenmerken ervan, het doel van beleid, overwegingen bij het formuleren van beleid, kenmerken van degelijk beleid, proces van beleidsformulering, factoren die van invloed zijn op beleid, soorten en beperkingen van beleid.
Een managementbeleid is een algemene verklaring die wordt opgesteld door een organisatie voor de begeleiding van haar personeel. De doelstellingen worden eerst geformuleerd en vervolgens wordt beleid gepland om deze te bereiken. Beleid is een manier van denken en de principes die ten grondslag liggen aan de activiteiten van een organisatie of een instelling.
Volgens Koontz & O 'Donnel, "Beleid werd geïdentificeerd als gids voor het denken in de besluitvorming. Ze gaan ervan uit dat wanneer beslissingen worden genomen, deze binnen bepaalde grenzen vallen. "Beleid vereist geen actie, maar is bedoeld om managers te leiden in hun besluitvormingsverplichtingen wanneer ze geen beslissingen nemen. In de woorden van George Terry: "Beleid is een verbale, geschreven of geïmpliceerde algemene gids die grenzen bepaalt die de algemene grenzen en richting bieden waarin leidinggevende actie zal plaatsvinden." Beleid biedt een kader waarbinnen iemand vrijheid van handelen heeft.
Beleid dat als principes fungeert, geeft actielijnen voor het behalen van de specifieke doelstellingen van de organisatie. De coördinerende koppelingen in de organisatie worden geleverd door beleid. Ze bepalen en sturen de acties van de algehele prestaties van een organisatie en haar doelstellingen op de verschillende gebieden van operatie-productie, financiën, marketing en personeel. De duidelijke formulering van het beleid helpt de leidinggevenden om elk operationeel aspect van de onderneming te plannen. Dit helpt hen aanzienlijk bij hun besluitvorming.
Hoewel doelstellingen en beleid worden gebruikt om organisatorische doelen te bereiken, maar beide zijn in essentie verschillend. De doelstellingen zijn de doelen en het beleid is de manier om ze te bereiken. De doelstellingen zijn de eindpunten van planning en beleid beschrijven de brede manieren om deze te bereiken. Een beleid geeft richtlijnen en laat ruimte voor interpretatie voor de persoon die ze uitvoert. Dit betekent dat een beleid de flexibiliteit heeft voor interpretatie. Een rigide beleid wordt een regel.
Kenmerken van een beleid:
De bovenstaande discussie onthult de volgende kenmerken van een beleid:
(i) Een beleid is een permanent plan dat antwoorden geeft op terugkerende problemen van soortgelijke aard. Het biedt antwoorden / richtlijnen voor de leden van een organisatie om de toekomstige handelwijze te bepalen. Een beleid biedt en legt uit wat een lid moet doen in plaats van wat hij doet.
(ii) Een beleid beperkt een gebied waarbinnen een beslissing moet worden genomen voor het bereiken van organisatiedoelstellingen. Het vermijdt herhaalde analyse van situaties en staat delegatie van bevoegdheden toe en behoudt nog steeds de controle over acties.
(iii) Beleid zijn denkmodellen en principes die ten grondslag liggen aan de activiteiten van een organisatie. Ze begeleiden het gedrag en de beslissingen van de uitvoerende macht.
(iv) Beleid wordt ingekaderd door alle managers in de organisatie. Er is behoefte aan het geven van richtlijnen voor toekomstige maatregelen op elk managementniveau. Het belang van beleid verschilt echter per managementniveau. Op hoger managementniveau worden belangrijke beleidsbeslissingen genomen, terwijl op een lager niveau een aantal minder belangrijke of kleinere beleidslijnen vereist zijn.
Doel van het beleid:
Beleid wordt als belangrijk beschouwd voor het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Ze zorgen ook voor de coördinatie van de inspanningen en activiteiten in de onderneming.
Het beleid is geformuleerd voor de volgende doeleinden:
1. Het belangrijkste doel van het beleid is ervoor te zorgen dat er geen afwijking van de geplande gang van zaken is. Het raamwerk is ingesteld waarbinnen van iedereen wordt verwacht dat het werkt. Beleid zorgt ervoor dat de brede richtlijnen voor actie worden nageleefd.
2. Omdat beleid een kader voor iedereen uitschrijft, zorgt het ook voor een goede delegatie van bevoegdheden. Een manager kent de mate van autoriteit die een ondergeschikte nodig heeft om het hem toegewezen werk te ondernemen. Beleid heeft als doel voldoende bevoegdheden naar beneden te delegeren.
3. Beleid biedt ruimte voor interpretatie. De belangrijkste aspecten worden gegeven in een beleid, maar de feitelijke wijze van implementatie wordt bepaald door de betrokken persoon.
4. Beleid is ook nuttig voor toekomstige planning. De impact en invloed van beleid helpen bij het nadenken over de toekomst.
5. Beleid zorgt ook voor consistentie van actie. De richtlijnen zijn voor iedereen vergelijkbaar en de acties moeten in overeenstemming zijn met de grote lijnen.
Overwegingen bij Beleidsformulering:
Bij het opstellen van het beleid moeten de volgende aspecten in overweging worden genomen:
1. Organisatiedoelen:
Het beleid wordt gevormd om organisatorische doelen te bereiken. De doelen zijn de doelen die moeten worden bereikt en het beleid bedenkt manieren om ze te bereiken. Beleid moet helpen door ze te baseren op relevante feiten en cijfers en niet op louter giswerk.
2. Juiste deelname:
Beleid moet worden ingekaderd door de deelname van personen op verschillende managementniveaus. Als het beleid op het hoogste niveau wordt ingekaderd zonder de mening te kennen van degenen voor wie deze zijn bedoeld, is de kans groot dat beleid mogelijk niet het gewenste resultaat oplevert. Om te zorgen voor een succesvolle implementatie van het beleid, is er behoefte aan gezamenlijke deelname op het moment dat ze worden geformuleerd.
3. Reflect Business Environment:
Het beleid moet gebaseerd zijn op de interne en externe omgeving. De situatie binnen en buiten zal een realistische basis voor het beleid vormen. Het beleid moet de flexibiliteit hebben om te worden aangepast als de bedrijfsomgeving verandert. Elke vorm van rigiditeit gevolgd in beleid zal hun doel verslaan.
4. Consistentie:
Verschillende beleidslijnen van een onderneming moeten aan elkaar voldoen. Er mag geen inconsistentie zijn tussen verschillende beleidsterreinen. Als er inconsistentie bestaat tussen beleid, zullen deze niet worden geïmplementeerd. Er moet voor worden gezorgd dat beleid gerelateerd is aan bedrijfsdoelstellingen en geen tegenstrijdige richtlijnen bevat.
5. Juiste communicatie:
Het beleid moet naar behoren worden gecommuniceerd naar elk niveau van het management. Als het beleid niet goed gekend is door diegenen die het moeten implementeren, dan is er geen gebruik van dergelijk beleid. Soms is het beleid misschien niet goed begrepen, kan er enige twijfel bestaan in de hoofden van personen, het is de plicht van het management om ze te verduidelijken en de juiste verduidelijking te geven.
6. Schriftelijk:
Het beleid moet altijd schriftelijk zijn. Dit zal zorgen voor hun juiste en correcte implementatie. Als het beleid niet schriftelijk is, kan er een geschil ontstaan over de inhoud en het doel ervan. De taal van het beleid moet ook eenvoudig zijn zodat het goed wordt begrepen door betrokken personen.
Kenmerken van een geluidsbeleid:
Beleid wordt gevormd om de werking van een organisatie te verzachten om haar doelen te bereiken. Een degelijk beleid is een beleid dat helpt bij het bereiken van zijn doelstellingen.
Hieronder volgen de kenmerken van een degelijk beleid:
ik. Het moet veelomvattend zijn en flexibel voor de implementatie ervan.
ii. Het moet zorgen voor goed begrip en harmonie tussen verschillende afdelingen.
iii. Het moet gebaseerd zijn op feiten en goede oordelen.
iv. Het moet uniform zijn voor de toepassing.
v. Het moet de beoogde doelen weerspiegelen,
vi. Het moet duidelijk, definitief en positief zijn,
vii. Het moet op de juiste manier worden gecommuniceerd en duidelijk worden begrepen.
viii. Het moet schriftelijk zijn om verkeerde interpretaties te voorkomen.
ix. Het moet redelijk, permanent en stabiel zijn.
X. Het moet periodiek worden herzien om de effectiviteit ervan te controleren.
xi. Het moet alle mogelijke onvoorziene zaken bevatten,
XII. Het mag nooit in haast worden bedacht.
Proces van beleidsformulering:
Beleidsformulering is een belangrijk aspect van planning. De vlotte werking van een organisatie vereist het formuleren van beleid. Een doordachte oefening is essentieel om een degelijk beleid te formuleren.
Volgend proces moet worden gevolgd voor het formuleren van een beleid:
1. Definitie van het beleidsterrein:
Het gebied waarvoor een beleid moet worden opgesteld, moet worden gedefinieerd. De doelstellingen en behoeften van de organisatie moeten in gedachten worden gehouden bij het specificeren van het beleidsterrein. Bij het opstellen van een marketingbeleid moet rekening worden gehouden met de marketingverwachtingen en stuwkrachtgebieden. De reikwijdte van het beleid zal afhangen van het gebied dat het moet dekken. Dus het eerste ding in beleidskader is om het gebied te bepalen dat het zal bestrijken.
2. Identificatie van beleidsalternatieven:
De tweede stap in beleidsformulering is de identificatie van beleidsalternatieven. De alternatieven moeten worden vastgesteld op basis van een analyse van de externe en interne omgeving. De interne omgeving zal vertellen over de sterke en zwakke punten van de organisatie terwijl de externe omgeving kansen en het niveau van concurrentie zal onthullen. Elk alternatief moet ervoor zorgen dat het doel van het beleid wordt bereikt.
3. Alternatieven evalueren:
Alle alternatieven zijn geëvolueerd in het licht van de organisatiedoelstellingen. Er moet worden geanalyseerd welke bijdrage deze alternatieven leveren om de organisatie te helpen haar doelstellingen te bereiken. De factoren zoals kosten, baten en benodigde middelen van elk alternatief moeten naar behoren worden beoordeeld. Het effect van verschillende alternatieven op de omgeving van de organisatie moet ook worden geanalyseerd.
4. Selectie van een beleid:
Na een goede evaluatie wordt het meest geschikte alternatief geselecteerd. De selectie van een beleid is een langetermijnengagement. Als de alternatieven niet bevredigend zijn, moeten er inspanningen worden gedaan om andere alternatieven te ontwikkelen.
5. Proefrun van een beleid:
Het beleid moet op proef worden geïmplementeerd. Er moet worden beoordeeld of het beleid de gewenste doelstellingen bereikt. Er kunnen suggesties zijn tijdens de testrun, deze moeten worden gebruikt om het beleid aan te passen. Uiteindelijk moet het beleid de gewenste resultaten bereiken, anders moet een nieuw beleidsalternatief worden bedacht.
6. Implementatiebeleid:
Als het beleid eindelijk goed is, moet het worden geïmplementeerd. Het beleid moet worden uitgelegd aan degenen die het moeten implementeren. Er moet een goede discussie zijn over de implicaties en impact van verschillende clausules of bepalingen van het beleid. Correcte communicatie van het doel en de doelstelling van het beleid zal het helpen bij de implementatie ervan.
Factoren die het beleid beïnvloeden:
Beleidsmaatregelen zijn bedoeld om de activiteiten van een bedrijf te vergemakkelijken. Ze worden beïnvloed door zowel interne als externe factoren.
Sommige van deze factoren worden hier besproken:
1. Doelstellingen en strategieën van de organisatie:
Alle beleidsmaatregelen zijn bedoeld om het bereiken van doelstellingen te vergemakkelijken. De doelstellingen en strategieën bepalen de parameters waarbinnen het beleid zal werken. Het beleid moet consistent zijn met de organisatiedoelen en -strategieën.
2. Organisatiestructuur:
De organisatiestructuur bepaalt de posities en bepaalt de autoriteit en verantwoordelijkheid van de medewerkers. De implementatie van beleid zal worden beïnvloed door het type organisatiestructuur. Een beleid zal consistent zijn met de posities en de autoriteitsrollen in de organisatie. Beleidsbepaling zal zeker worden beïnvloed door de organisatiestructuren.
3. Beschikbare bronnen:
De beschikbaarheid van hulpbronnen zoals menselijke, financiële, fysieke voorzieningen zal de formulering van een beleid beïnvloeden. Als een beleidsimplementatie meer middelen vereist dan beschikbaar zijn in de organisatie, dan is het niet haalbaar. Veeleer zullen de middelen de limieten bepalen waarboven een beleid niet kan gaan.
4. Beheerwaarden:
Managers zijn de personen die het voortouw nemen in beleid. De ethische en waardesystemen van managers hebben een directe invloed op de vorming en uitvoering van beleid. Als managers bijvoorbeeld geloven in eerlijkheid en waarachtigheid, zullen deze dingen worden weerspiegeld in verschillende beleidsmaatregelen die door hen worden ingekaderd.
5. Sociale factoren:
Een aantal sociale factoren hebben ook invloed op het beleid van de organisatie. Als de samenleving alleen kwaliteitsproducten wil, geen uitbuiting van consumenten tolereert, belang hecht aan vervuilingscontrole, zullen al deze factoren in aanmerking moeten worden genomen bij het opstellen van beleid voor de organisatie.
6. Politieke factoren:
Politieke factoren hebben een grote invloed op het beleid van een organisatie. Het raamwerk van zaken wordt bepaald door de partij die aan de macht is. Het denken van een politieke partij zal zeker worden weerspiegeld in het industriële, fiscale en monetaire beleid van de regering. Elke onderneming moet overheidsbeleid opnemen in haar beleid. Dus politieke factoren hebben een directe invloed op het organisatiebeleid.
Typen beleid:
Elke onderneming heeft een aantal beleidsmaatregelen. Sommige typen worden als volgt besproken:
1. Belangrijkste beleid:
Belangrijk beleid is het beleid dat een uniforme richting geeft aan een onderneming en impliceert een toewijding van middelen. Dit beleid geeft vorm aan een onderneming bij het bereiken van haar doel. Ze moeten ook de organisatiedoelstellingen ondersteunen.
2. Ondersteunend beleid:
Naast belangrijke beleidsmaatregelen is er ook behoefte aan ondersteunend beleid. Ondersteunend beleid is bedoeld om te helpen bij de implementatie van belangrijk beleid. Een zorg kan de ontwikkeling van een nieuw product als een belangrijk beleid hebben, het onderzoek om achter de onvervulde behoeften van consumenten te komen kan een ondersteunend beleid zijn.
3. Klein beleid:
Het beleid dat de hoofddoelstellingen van de onderneming niet beïnvloedt, kan een klein beleid worden genoemd. Dit beleid kan betrekking hebben op enkele routinekwesties van minder belang. Een beleid kan zijn om tijdelijke werknemers aan te nemen in geval van nood. Een manager kan werknemers toestaan om met verlof te gaan als de werkdruk lager is. Het beleid met betrekking tot dergelijke aangelegenheden kan een klein beleid worden genoemd. Dit beleid geeft aanwijzingen, maar is niet van groot belang.
4. Samengesteld beleid:
Sommige zorgen hebben een aantal beleidslijnen of een groep beleidslijnen. Om de verkoop te verhogen, kan er bezorgdheid ontstaan over de uitbreiding, het gebruik van vergelijkbare producten, het volgen van agressieve marketing, enz. Om één doel te bereiken, kan een aantal beleidsmaatregelen worden gebruikt, dit zijn samengestelde beleidslijnen.
Beperking van beleid:
Beleid is de leidraad die de managers kan helpen bij hun dagelijkse werk. Beleid biedt geen pasklare antwoorden op elk probleem.
Ze hebben de volgende beperkingen:
1. Geen universele oplossingen:
Beleid biedt geen universele oplossingen voor alle problemen. Beleid wordt onder specifieke omstandigheden in kaart gebracht en blijft alleen onder die omstandigheden geschikt. De snel veranderende economische, sociale en politieke situaties beïnvloeden de werking van een onderneming. Onder gewijzigde omstandigheden zijn nieuwe beleidsregels vereist. Dit probleem kan worden opgelost door het beleid voortdurend te evalueren. Beleid kan worden aangepast volgens de vereisten van nieuwe situaties.
2. Geen directe oplossingen:
Beleid biedt geen directe oplossingen voor problemen. Dit zijn slechts richtlijnen voor de beslissers. De oplossingen zijn te vinden bij de leidinggevenden zelf. Beleid kan het menselijke oordeel onder geen enkele omstandigheid vervangen.
3. Dempen menselijke initiatie:
Te veel beleid doodt het initiatief van managers. Ze worden gewend om te handelen volgens beleid en proberen niet naar hun oordeel te streven. Beleid laat ook weinig ruimte over voor individueel initiatief.
4. Geen substituut voor menselijke beoordeling:
Beleid biedt geen standaardoplossing voor verschillende problemen. Het zijn slechts richtlijnen die managers helpen bij het nemen van beslissingen. Managers moeten de dingen beoordelen volgens de heersende omgeving. Menselijk oordeel kan niet worden vervangen door zorgvuldig beleid opstellen.
