Controle: definitie, doelen, methoden en middelen

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de definitie, doelen, methoden en middelen van controle in het openbaar bestuur.

Definitie en aard:

Een ander belangrijk administratief proces is controle. Het betekent de macht om het gedrag van mensen of de gang van zaken te beïnvloeden. Maar deze definitie is niet voldoende voor het verkrijgen van volledige betekenis van controle die wordt gebruikt in het openbaar bestuur of de organisatie. De werkelijke betekenis van controle is om de werking van de organisatie in de voorgeschreven lijnen of processen te waarborgen. Het idee van controle ontstaat wanneer wordt vastgesteld dat de administratie niet goed wordt beheerd. Elke organisatie heeft een aantal specifieke doelen en de autoriteit probeert oprecht die doelen te realiseren. Maar in de huidige situatie verschijnen er verschillende hindernissen die het behalen van doelen belemmeren. Om dit ongewenst voorval te stoppen, is een mechanisme nodig dat de ongewenste uitkomst zal frustreren.

In elke organisatie of elke afdeling van het openbaar bestuur is gebleken dat bepaalde weerspannige elementen zich verzetten tegen de orde of het beleid van autoriteit. Dit komt door het verschil van mening of vooruitzichten. Als de autoriteit geen voorzorgsmaatregelen neemt die schade aan het leidinggevend orgaan kunnen toebrengen. Om deze ongewenste uitkomst te stoppen, is er een regeling om deze uitkomst te controleren en dit wordt controle genoemd. Vandaar dat controle een techniek is om de tijdige implementatie van het bezwaar van de organisatie te waarborgen en de voortgang van informatie die de uitvoering van het beleid kan doorkruisen, te dwarsbomen.

De term controle wordt ook in een andere betekenis gebruikt. Elk openbaar bestuur is hiërarchisch georganiseerd wat betekent dat er verschillende stadia zijn en dat elke fase bepaalde specifieke taken en verantwoordelijkheden heeft. Het is de plicht om te controleren dat elke persoon zijn functie uitvoert die hem door de hiërarchie is toegewezen. De afwezigheid van controle zal chaos in de hiërarchische structuur veroorzaken. Maar de controle stopt deze ongewenste uitkomst.

Doelen van controle:

Het voornaamste doel van controle is om de hindernissen te verwijderen die de doelstellingen van het openbaar bestuur of de organisatie belemmeren. De organisatie moet communiceren met de omgeving eromheen of de situatie die zich daarin voordoet. Dit alles vereist dat de uitvoerende macht over voldoende macht moet beschikken om de situatie te bestrijden.

Het openbaar bestuur of de organisatie heeft een aantal verklaarde doelstellingen en realiseert zich soms dat er een opvallende discrepantie is ontstaan ​​tussen de verklaarde doelstellingen en de feitelijke situatie. De chief executive zal niet toestaan ​​dat deze discrepantie aanhoudt en in deze overweging zal hij overgaan tot het uitoefenen van zijn bevoegdheid om de discrepantie te stoppen.

In de loop van de activiteiten slaagt het openbaar bestuur of de organisatie er misschien niet in om alle verklaarde doelstellingen te realiseren en deze mislukking stopt de voortgang. Deze ongegronde situatie kan het hoofd van de organisatie inspireren om zijn macht uit te oefenen om de situatie om te keren. Dit is een andere naam voor controle.

Er kan een crisis ontstaan ​​binnen het openbaar bestuur of externe elementen of een crisis kunnen een negatieve invloed hebben op het openbaar bestuur of de organisatie. Beide moeten worden gecontroleerd om de organisatie te bevrijden van een crisis. Dit vereist controle.

Tijdens het beheer kan een organisatie fouten maken en om het opnieuw optreden van fouten te stoppen, is controle het meest effectieve wapen. Vergissen is menselijk, maar ter verbetering van de organisatie kan het niet over het hoofd worden gezien of worden vergeven. Door de instrumentaliteit van de controle corrigeert de autoriteit de fout.

Het heeft een ander doel. Als de leden van het management zich er heel goed van bewust zijn dat de autoriteit voldoende macht heeft om actie te ondernemen tegen de dwalende werknemers die zullen optreden als een vorm van controle door werknemers.

Methoden van controle :

PPB of PPBS:

Openbaar bestuur of organisatie zijn beide resultaatgericht. Het is in die zin dat ze altijd succes willen behalen of, met andere woorden, voordelen van het beleid dat ze hebben aangenomen. Met dit in gedachten, bepalen zij allereerst het beleid en starten ze met de uitvoering. Als er een tekort is aan beleidsbeslag, beginnen de officieren de oorzaak te onderzoeken en passen ze het controlemechanisme toe.

Er zijn veel manieren van besturing en PPB of PPBS is er zo één. Het betekent Planning Programming Budgeting System. In het midden van de jaren zestig van de vorige eeuw in sommige Amerikaanse organisaties stelden de leidinggevenden PPBS voor als een manier om de organisatie te controleren en te motiveren en na enige tijd volgden de resultaten van de PPBS indruk op de organisatoren en andere leidinggevenden. De Amerikaanse president Lyndon B Johnson was voldoende onder de indruk van de resultaten van PPBS en besloot het in het federale systeem te implementeren. Sinds 1965 wordt PPBS erkend als een krachtige manier om de functies van het openbaar bestuur te controleren.

Wat is PPBS? "Het is een systeem van toewijzing van middelen dat is ontworpen om de efficiëntie en effectiviteit van de overheid te verbeteren door het opstellen van langetermijn planningsdoelen, het analyseren van de kosten en baten van alternatieve programma's die deze doelen zouden bereiken en het formuleren van programma's als budgettaire en wetgevingsvoorstellen en langetermijnprojecties" . De PPB is een zeer effectieve manier om de functies van een organisatie te controleren, omdat deze ruim voor het begin van de functies de functies en doelstellingen bepaalt. Na het verstrijken van de periode begint de autoriteit te onderzoeken hoeveel van de doelen bereikt is. Zelfs daarvoor werd ook periodiek beoordeeld.

De PPB heeft niet alleen betrekking op de inputs en outputs, maar ook op effecten en alternatieven. De PPB is een uitgebreide methode om de verschillende aspecten van openbaar bestuur te beheersen. Het PPB-beleid kan ook de kosten-baten-techniek worden genoemd voor het beheersen van het openbaar bestuur.

Over het algemeen wordt het kosten-batenbeleid toegepast in de economie, maar vanaf het midden van de jaren zestig van de vorige eeuw wordt het toegepast in het functioneren van organisaties. In bijna alle takken van de Amerikaanse overheid werd de PPB toegepast en werden de resultaten gescand. Er werd beweerd dat de PPB bevredigende resultaten heeft opgeleverd. Het was echter niet zonder kritiek en bezwaren.

Toewijzing van middelen is een andere manier om het openbaar bestuur te controleren. Dit betekent dat aan het begin van het boekjaar elke tak van het openbaar bestuur een bepaald bedrag ontvangt voor de realisatie van zijn doelstellingen. Aan het einde van het boekjaar is elke afdeling constitutioneel verplicht om rapporten in te dienen die de realisatie ervan bevatten. De hogere autoriteit geeft leiding aan elke afdeling om zijn eigen begroting op te stellen, evenals de regelingen waarvoor het fonds wordt uitgegeven. Dit is een effectieve manier van controleren.

Het management volgens doelstelling staat in de volksmond bekend als MBO. Laten we het na Henry definiëren. Management by objectives kan worden gedefinieerd als een proces waarbij organisatiedoelen en doelstellingen worden bepaald door de deelname van organisatieleden in termen van verwachte resultaten en middelen worden toegewezen op basis van de mate waarin de doelstellingen en doelstellingen van de organisatie worden bereikt.

De PPB houdt zich bezig met de inputs, outputs, effecten en alternatieven. Maar integendeel, het MBO betekent hoeveel doelstellingen zijn bereikt. De MBO kan niet worden gescheiden van ingangen, uitgangen en effecten. PPB denkt over de alternatieven, maar MBO denkt van niet. In verschillende takken van het Amerikaanse openbaar bestuur wordt het MBO veel gebruikt.

De experts van het openbaar bestuur zijn van mening dat zowel PPB als MBO de twee krachtige wapens zijn om verschillende aspecten van organisatie en openbaar bestuur te beheersen. Het onderzoek naar het belang van MBO heeft enkele onderzoekers als volgt opgemerkt: "MBO is een fundamenteel onderdeel van de beweging geweest om de managementcapaciteit in de publieke sector te versterken".

Een andere manier om het openbaar bestuur te controleren, is om de doelstellingen te bepalen en suggesties te doen voor manieren om dit te bereiken. De volgende fase is zowel de doelstellingen als de wegen zullen worden verspreid onder alle takken van de organisatie. Als dit goed wordt gedaan, aan het einde van de periode of het financiële jaar, zou het vrij eenvoudig zijn om te beoordelen wat er is bereikt en wat niet is bereikt.

Er is een andere manier van controle en dit wordt prestatiebeoordeling genoemd. Het is zonder twijfel een effectieve manier. In veel organisaties zijn taken of functies duidelijk vermeld en wordt ook aangegeven hoeveel werk een individuele medewerker zal moeten doen. De autoriteit aan het einde van de periode begint met de beoordeling en als er een groot verschil is tussen wat moet worden gedaan en wat is gedaan, kan de uitvoerende macht die verantwoordelijk is voor deze taak optreden tegen de betrokken werknemer.

Nog steeds de andere manier van controle en het wordt Target-base Budgeting of TBB genoemd. Het betekent dat veel organisaties wordt gevraagd hun doelen of doelstellingen vast te stellen of dat de autoriteit het doel vaststelt en dat daarna middelen worden toegewezen voor het behalen van doelen. Aan het einde van de periode wordt een grondige evaluatie uitgevoerd. De TBB-controlemethode is populair in veel afdelingen van het Amerikaanse administratieve systeem. Maar Nicholas Henry denkt het op een andere manier. Hij zegt dat TBB wordt gedreven door inkomsten en in dit opzicht is TBB een ongewoon realistisch begrotingssysteem.

Middelen van controle:

De overheidsorganisatie of openbaar bestuur wordt op verschillende manieren gecontroleerd en sommige staan ​​hieronder vermeld. Binnen de organisatie bestaat er een zelfregulerend mechanisme dat checks and balances genoemd kan worden. Zelfs binnen een organisatie zijn er verschillende afdelingen die zo georganiseerd zijn dat heel vaak één afdeling tegenover een andere staat en als zodanig kan geen enkele afdeling onafhankelijk optreden. Dit kan checks and balances worden genoemd en is een kenmerk van het Amerikaanse constitutionele systeem.

De elektronische en de drukmedia houden een constante waakzaamheid aan over de activiteiten van de overheidsdiensten en -agentschappen. Elke schending van algemeen beginsel of gevaar van algemeen belang trekt de aandacht van de media en openbare kritiek dwingt de overheid van het openbaar bestuur of de organisatie om actie te ondernemen of voorzorgsmaatregelen te treffen. Dit is vrij gebruikelijk in elke democratie.

In alle liberale democratieën zijn er tal van belangengroepen en pressiegroepen. Een van de belangrijke functies is om de belangen van het publiek die loyaliteit jegens hen hebben te zien en te beschermen. Met name in de VS en het VK bestaat er een groot aantal van dergelijke groepen en hun alertheid belet de autoriteit om enige actie te ondernemen die de belangen van een groep zou kunnen schaden.

De controle van de wetgevende macht is ook zeer effectief. In de parlementaire democratie is het ministerie verantwoording schuldig aan de wetgevende macht en is de wetgevende macht op haar beurt verantwoordelijk jegens het electoraat. Deze verantwoordingsketen zorgt ervoor dat noch de uitvoerende macht (bureaucratie er deel van uitmaakt) noch de wetgever tegen de publieke belangen ingaat.

De periodieke verkiezingen hebben de wetgever gedwongen om niets te doen dat ontevredenheid in de hoofden van het electoraat kan veroorzaken en het vooruitzicht van winnen bij de komende verkiezingen kan schaden. Deze situatie dwingt de wetgever om de riem van controle over het openbaar bestuur aan te halen. Dit is een gemeenschappelijk kenmerk dat te vinden is in parlementaire systemen.

Er is ook een controle van de rechterlijke macht die zeer effectief en wijdverspreid is. In veel landen garanderen grondwetten grondrechten en elke inkrimping of schending van deze rechten kan tot actie leiden die straf zou kunnen zijn. Deze macht van de rechterlijke macht is een duidelijke en onvermijdelijke controle over het algemene bestuur van de staat. Zelfs de niet-gouvernementele organisties zijn niet vrij van rechterlijke controle.

Vooral het Amerikaanse systeem van administratie, de rechterlijke controle over het hele politieke systeem is zeer effectief. De controle van de rechterlijke macht van de VS herinnert ons aan de beroemde uitdrukking gepast proces van de wet. Het betekent dat elke daad van autoriteit die de normale functie van een instelling schendt, ook in rechte kan worden aangevochten.

De constitutionele structuur is zo ingelijst dat de administratieve afdelingen van de regering geen overheidsgeld kunnen uitgeven op hun eigen grillige manier. Er is een auditafdeling en het geld dat door het openbaar bestuur wordt uitgegeven, moet worden gecontroleerd. Voor elk begrotingsjaar wordt het budget goedgekeurd door de wetgevende macht en geen enkele afdeling heeft de vrijheid om geld uit te geven in overeenstemming met zijn eigen zoete wil. Het auditsysteem legt een ketting op elke afdeling van het openbaar bestuur. Zelfs de lokale overheden en andere instanties hebben geen vrijheid om verder te gaan dan de budgettaire schattingen.

Verantwoording, ik denk dat het het krachtigste wapen is om het openbaar bestuur te beheersen. Het is zo doordringend dat elke afdeling - op de een of andere manier - verantwoording verschuldigd is aan iemand. De alertheid van burgers en vele andere instanties houden waakzaam toezicht op het functioneren van de overheid.