Belemmeringen voor zakelijke communicatie

Lees dit artikel voor meer informatie over de belemmeringen voor zakelijke communicatie. Na het lezen van dit artikel zul je leren over: 1. Betekenis van belemmeringen voor zakelijke communicatie 2. Belangrijke obstakels voor zakelijke communicatie 3. Methoden om te overwinnen.

Betekenis van belemmeringen voor zakelijke communicatie:

Het belang van communicatie in het moderne bedrijfsleven kan nauwelijks genoeg worden benadrukt.

Daarom besteden de managers meestal een aanzienlijk deel van hun tijd aan communicatie met anderen.

Maar communicatie is niet altijd zo effectief als het zou moeten zijn. Onderzoek heeft uitgewezen dat bijna 75% van alle zakelijke communicatie niet het gewenste resultaat bereikt. Bepaalde externe en interne krachten belemmeren de communicatie. Ze onderbreken of blokkeren communicatie of voorkomen wederzijds begrip.

Communicatie kan vaag en slecht uitgedrukt zijn. Het kan lijden aan een gebrek aan duidelijkheid of slechte retentie. Belemmeringen tussen mensen schermen niet alle communicatie af, maar werken eerder als filter om wat communicatie mogelijk te maken, maar houden anderen tegen, waardoor de communicatie ontoereikend is.

Het niet luisteren van de communicatie is een chronisch probleem. Veel communicatie krijgt niet de aandacht die ze verdienen. Deze beperkingen of oorzaken van het uitvallen van communicatiekanalen worden 'communicatiebarrières' genoemd.

Belangrijke obstakels voor zakelijke communicatie:

Communicatie wordt belemmerd door verschillende soorten barrières.

Deze kunnen worden ingedeeld in drie categorieën:

(A) externe belemmeringen,

(B) Organisatorische belemmeringen; en

(C) Persoonlijke barrières.

Al deze soorten communicatiebarrières worden hieronder uitgelegd:

[A] Externe belemmeringen:

Externe belemmeringen voor zakelijke communicatie kunnen de volgende vormen aannemen:

1. Semantische barrières:

De woorden en symbolen die worden gebruikt om de feiten en gevoelens te communiceren, kunnen verschillende betekenissen hebben. Verschillende mensen interpreteren dezelfde boodschap op verschillende manieren, afhankelijk van hun opleiding, ervaring, sociale en culturele achtergronden, enz. De taal van de afzender kan onbegrijpelijk zijn voor de ontvanger. Dus woorden en symbolen slagen er soms niet in de ware betekenissen over te brengen.

2. Emotionele of psychologische barrières:

Emotionele of psychologische factoren zijn de belangrijkste barrières in interpersoonlijke communicatie.

Het volgende zijn enkele emotionele barrières:

ik. Onoplettendheid:

Het is een van de belangrijkste chronische psychologische barrières. Wanneer de ontvanger geen volledige aandacht aan het bericht besteedt, wordt de communicatie ondoeltreffend. Een persoon kan zich bezig houden met andere belangrijke zaken, of de boodschap kan oninteressant zijn of in strijd zijn met zijn / haar verwachtingen.

Deze kunnen een gebrek aan aandacht veroorzaken. Het is een gebruikelijk verschijnsel dat mensen eenvoudigweg niet reageren op bulletins, mededelingen, notulen en rapporten.

ii. Perceptuele barrière:

Elk individu heeft specifieke interessegebieden. Dus, hij / zij kan dat deel van de boodschap dat voor hem / haar waardevol is, horen, lezen of zien. Mensen zien wat ze willen zien en beschouwen het als een realiteit. Sommige personen interpreteren de boodschap in termen van hun eigen gezichtspunt die misleidend kunnen zijn, dus perceptie leidt tot onbewust filteren van de boodschap.

iii. Verlies door overdracht en slechte retentie:

Wanneer communicatie door verschillende kanalen in de organisatie gaat, worden opeenvolgende transmissies van hetzelfde bericht steeds nauwkeuriger. Er wordt gezegd dat in het geval van mondelinge communicatie ongeveer 30% van de informatie verloren gaat in elke transmissie.

Slechte bewaring van de informatie is opnieuw een kwaal. De onderzoekers hebben aangetoond dat de werknemers slechts ongeveer 50% informatie behouden, terwijl de supervisors er ongeveer 60% van behouden.

iv. Voortijdige evaluatie:

Communicatie wordt bemoeilijkt wanneer de ontvanger het bericht evalueert alvorens de volledige informatie te verkrijgen. Bij verschillende gelegenheden beginnen de managers met het evalueren van de informatie alvorens een goed begrip te krijgen. Besloten wordt voordat de volledige feiten bekend zijn. Zo'n vroegtijdige evaluatie heeft de neiging om de vrije stroom van informatie en begrip te remmen en de communicatie te verstoren.

v. Onbetrouwbare afhankelijkheid van de geschreven woorden:

Geschreven woorden zijn geen vervanging voor goede persoonlijke relaties. Een geschreven communicatie kan niet het doel van de bestelling, procedure of richtlijn verklaren. Schriftelijke communicatie vertelt vaak wat moet worden gedaan, maar niet waarom het moet worden gedaan, en mist de overtuigende kwaliteit.

Bovendien kan een geschreven communicatie boven het bevattingsniveau van de lezer liggen en is het niet mogelijk om de respons op communicatie vast te stellen. Daarom moeten geschreven media worden beschouwd als een aanvulling op productieve face-to-face relaties.

vi. Wantrouwen van Communicator:

Het komt voort uit alle ondoordachte beslissingen of onlogische beslissingen van de communicator. Herhaalde ervaring van deze soort stelt de ontvanger geleidelijk aan om actie te vertragen of ongehoffelijk te handelen, waardoor de communicatie mislukt, hoewel het blijkbaar compleet is.

vii. Nalaten om te communiceren:

Het is een tamelijk geaccepteerd feit dat managers vaak niet de benodigde berichten verzenden. Dit kan te wijten zijn aan luiheid van de kant van de communicator of aan zijn / haar valse veronderstelling dat iedereen het weet.

[B] Organisatorische belemmeringen:

Belangrijke organisatorische belemmeringen kunnen zijn als volgt:

ik. Organisatiebeleid:

Het algemene organisatiebeleid met betrekking tot communicatie fungeert als een algemene leidraad voor iedereen in de organisatie met betrekking tot de manier waarop van hem normaal gesproken wordt verwacht dat hij zich in deze kwestie gedraagt.

Het beleid kan in de vorm zijn van een expliciete schriftelijke verklaring of moet worden geïnterpreteerd uit het gedrag van leden van een organisatie, met name mensen aan de top. Als dit beleid niet bevorderlijk is voor de stroom van communicatie in verschillende richtingen, zou de communicatiestroom niet soepel en adequaat zijn.

ii. Status relatie:

In de formele organisatiestructuur kan een superieure ondergeschikte relatie een obstakel vormen voor vrije en frequente communicatie, meer in het bijzonder in opwaartse richting. Een manager mag niet communiceren om zijn / haar zwakheden ondergeschikt te maken. De ondergeschikten voelen zich niet vrij om met de meerderen te praten.

Ze geven alleen door wat de superieuren graag zouden willen horen en onaangename feiten tegenhouden. Zij mogen hun superieuren alleen die dingen meedelen waarvan zij verwachten dat deze door hen zouden worden gewaardeerd. Wanneer een ondergeschikte geen vertrouwen heeft in zijn leidinggevende, wordt communicatie minder effectief.

iii. Organisatorische regels en voorschriften:

Organisatorische regels en voorschriften beïnvloeden de stroom van communicatie door voor te schrijven welk onderwerp moet worden gecommuniceerd en ook het kanaal voor dergelijke communicatie. De regels kunnen de doorstroming van bepaalde berichten beperken en kunnen veel belangrijke berichten achterlaten.

Aan de andere kant vertraagt ​​communicatie via het juiste kanaal op een gespecificeerde manier die door deze regels wordt voorgeschreven en tegen de bereidheid van de personen om de boodschap over te brengen. Deze barrière is sterk werkzaam in Indiase overheidsbedrijven waar de naleving van regels en voorschriften streng is.

iv. Complexiteit in organisatiestructuur:

In een organisatie, waar een aantal managementniveaus zijn, is het aantal filterpunten talrijk. Dientengevolge wordt het communicatieproces vertraagd en neemt de kans op communicatie vervormd toe. Dit geldt meer in het geval van opwaartse communicatie, omdat de ondergeschikte werknemers in het algemeen de negatieve kritiek van zichzelf of hun superieuren niet graag negeren.

Hoe complexer de organisatiestructuur, des te moeilijker het wordt om ervoor te zorgen dat juiste informatie op het juiste moment via het juiste medium aan de juiste persoon wordt doorgegeven.

v. Organisatorische voorzieningen:

Organisatorische voorzieningen voor een vlotte, adequate, duidelijke en tijdige stroom van communicatie kunnen een aantal vormen aannemen, zoals vergaderingen, conferenties, klachtenbox, ideeënbus, sociale en culturele bijeenkomst, etc. Als deze niet voldoende worden benadrukt, slagen mensen er over het algemeen niet in om maak effectieve communicatie.

vi. Informatie overbelasting:

De managers worden overladen met informatie uit verschillende bronnen. Ze zijn misschien niet altijd in staat om de informatiestroom te regelen. Als gevolg hiervan wordt de effectiviteit van communicatie verminderd. Ze kunnen sommige berichten negeren of verkeerd interpreteren. Tijdsdruk kan ook communicatieproblemen veroorzaken.

[C] Persoonlijke barrières:

Omdat communicatie in feite een interpersoonlijk proces is, zijn er ook enkele persoonlijke factoren die verantwoordelijk zijn voor het blokkeren van communicatie.

Persoonlijke belemmeringen kunnen als volgt worden opgesomd:

1. Belemmeringen in oversten:

De rol van de meerderen in communicatie is van vitaal belang. Vanwege hun hiërarchische relaties met de ondergeschikten fungeren ze als barrières op een aantal manieren die hieronder worden besproken:

ik. Houding van superieuren:

De attitudes van de meerderen ten opzichte van communicatie in het algemeen, of in een bepaalde richting, beïnvloeden de stroom van berichten in verschillende richtingen. Als deze houding ongunstig is, is er een grotere kans dat berichten niet adequaat van en / of naar de meerderen stromen.

ii. Angst voor uitdaging aan autoriteit:

Een persoon in de organisatie probeert altijd een hogere positie en prestige te bereiken. Als zodanig proberen de managers in het algemeen de informatie te onthouden die langs de lijn komt of omhoog gaat, omdat het vaak doorgeven van informatie hun zwakheid kan onthullen.

iii. Gebrek aan vertrouwen in ondergeschikten:

De meerderen ervaren (al dan niet correct) dat hun ondergeschikten minder bekwaam en minder capabel zijn, ze zijn niet in staat hun superieuren te adviseren of hebben misschien geen informatie om over te brengen.

iv. Tijdgebrek:

De meerderen voelen - al dan niet correct - dat ze overbelast zijn met het werk en dat ze weinig tijd hebben om met hun ondergeschikten te praten.

v. Gebrek aan bewustzijn:

Soms missen de meerderen het bewustzijn over het nut en de betekenis van communicatie in verschillende richtingen in het algemeen of specifieke onderwerpen. In een dergelijk geval, communicatie Hoe wordt geblokkeerd.

vi. Communicatie negeren:

Soms negeren de oversten bewust en bewust de communicatie van hun ondergeschikten om hun belang te behouden. Dit werkt tegen de bereidheid van de ondergeschikten om te communiceren.

2. Belemmeringen in ondergeschikten:

Verticale communicatie in beide richtingen kan alleen plaatsvinden wanneer de ondergeschikten ook actief deelnemen aan dit proces. Er zijn verschillende factoren in de ondergeschikten die een negatieve invloed hebben op dergelijke actieve deelname van hun kant.

Sommige hiervan worden hieronder genoemd:

ik. Onwil om te communiceren:

Soms communiceren de ondergeschikten bepaalde informatie niet opwaarts omdat ze niet bereid zijn om dat te doen. Als een ondergeschikte van mening is dat hij / zij waarschijnlijk nadeel ondervindt van het verstrekken van een bepaalde informatie aan zijn meerdere, zou hij / zij niet bereid zijn deze te leveren.

Informatie die omhoog gaat, wordt gebruikt voor controledoeleinden en de ondergeschikten zouden niet bereid zijn om enige informatie aan hun superieuren te geven over een ongunstige gebeurtenis. Als er enige dwang tot communicatie is, zouden ze hetzelfde doen nadat de informatie zodanig is gewijzigd dat hun eigen belang is beschermd.

ii. Gebrek aan juiste incentive:

Gebrek aan motivatie om te communiceren weerhoudt de ondergeschikten ook van communiceren naar boven. Als een nieuwe suggestie van een ondergeschikte geen aandacht van de meerderen oproept, zou hij / zij het niet overbrengen.

Belemmeringen voor zakelijke communicatie worden als volgt weergegeven in een grafiek:

Methoden voor het overwinnen van communicatiebelemmeringen:

Gezien het belang van effectieve communicatie bij het succesvol functioneren van bedrijfsorganisaties, is het van essentieel belang voor managers om de verschillende barrières voor communicatie te overwinnen. Hoewel het misschien niet mogelijk is om de communicatiebarrières volledig te elimineren, toch kunnen geschikte bestuurlijke acties in deze richting hun effect minimaliseren.

De volgende methoden worden voorgesteld om de communicatiebarrières te vermijden:

1. Volledige informatie:

Om de communicatie effectief te maken, is het allereerst nodig dat de communicator volledig en duidelijk weet wat hij wil communiceren.

2. Wederzijds vertrouwen:

Communicatie is bedoeld voor acceptatie en gewenste actie. Een dergelijke acceptatie wordt in hoge mate beïnvloed door vertrouwen en vertrouwen in de motieven en oprechtheid van de communicator. Als er geen vertrouwen is, zal de communicatie niet voldoen aan de verwachte resultaten.

Het is dus noodzakelijk dat er een omgeving van vertrouwen en vertrouwen in de organisatie wordt gevestigd. Dit zal mensen aanmoedigen om eerlijk met elkaar te communiceren.

3. Geschikte taal:

De taal die wordt gebruikt voor communicatie moet zodanig zijn dat deze gemakkelijk door de ontvanger kan worden begrepen. Meest populaire symbolen, duidelijke en precieze taal moeten worden gebruikt voor een goede communicatie.

4. Interpersoonlijke relatie:

Juiste interpersoonlijke relaties moeten worden ontwikkeld tussen de meerderen en de ondergeschikten zodat deze zich vrij en openlijk kunnen voelen om volledige en correcte informatie aan de eerstgenoemden door te geven. De meerderen moeten nuttige kritiek en gunstige suggesties van de ondergeschikten waarderen.

5. Selectie van geschikt kanaal:

De managers moeten voldoende bekwaam zijn om het meest geschikte kanaal te selecteren voor het verzenden van berichten. Een rijk kanaal zoals een face-to-face discussie of telefoon moet worden gebruikt om een ​​gecompliceerd bericht te verzenden. Aan de andere kant kunnen memo's, brieven of elektronische post worden gebruikt om routineberichten te versturen, omdat er nauwelijks kans is op misverstanden.

6. wederzijds begrip:

Het is van groot belang voor zowel de afzenders als de ontvangers om zich speciaal in te spannen om elkaars perspectief te begrijpen. Door de perspectieven van anderen te begrijpen, kunnen opmerkingen worden ingedeeld, percepties worden begrepen en objectiviteit worden gehandhaafd.

7. Empathie in communicatie:

De weg voor effectieve communicatie is om gevoelig te zijn voor de behoeften, gevoelens en percepties van de ontvanger. De communicator moet de boodschap op zo'n manier overbrengen dat de emoties en gevoelens van de ontvanger niet worden geschaad. Wanneer de afzender van het bericht de problemen vanuit het oogpunt van de ontvanger bekijkt, kunnen veel van de misverstanden worden vermeden.

8. Tweerichtingscommunicatie:

Communicatie is een tweerichtingsproces. Tweerichtingscommunicatie brengt twee gedachten bij elkaar, wat de basis is van elke communicatie. Het gaat om een ​​continue dialoog tussen de verzender en de ontvanger van het bericht. Opwaartse communicatie kan een realiteit worden in de organisatie en effectief zijn als dit feit wordt erkend.

9. Woorden ondersteunen met acties:

De meest overtuigende vorm van communicatie is niet wat je zegt, maar wat je doet. De managers moeten ervoor zorgen dat hun acties het communicatieproces ondersteunen. Dit zorgt voor de ernst van de communicatie.

10. Voorbeelden en visuele hulpmiddelen:

Om het idee van communicatie in de geest van de ontvanger te fixeren, kunnen gepaste verhalen en woordafbeeldingen in gepaste situaties worden gebruikt om de ontvanger te begrijpen. Verder kunnen visuele hulpmiddelen door middel van grafieken en diagrammen met voordeel worden gebruikt om bepaalde punten of ideeën te benadrukken die moeilijk door woorden kunnen worden beschreven.

11. Goed luisteren:

Zorgvuldig luisteren is essentieel voor effectieve communicatie. Door dit proces geeft iemand niet alleen de kans aan anderen om te spreken, maar verzamelt het ook nuttige informatie voor verdere communicatie. Door zich te concentreren op de expliciete en impliciete betekenissen van de spreker, kan de manager een veel beter begrip krijgen van wat er wordt gezegd.

12. Vertragingsreactie:

Het is een goede gewoonte dat effectieve communicatie niet wordt beïnvloed door onmiddellijke reactie van de eerste indruk. Overhaaste reactie resulteert vaak in het negeren van de werkelijke implicatie van communicatie en ervaring leert dat het uitstellen van actie door de ontvanger behulpzaam is bij het begrijpen van de bedoelde betekenis van de communicatie.

13. Strategisch gebruik van informele communicatie (Grapevine):

Een manager moet de informele communicatiekanalen gebruiken om het formele communicatiesysteem aan te vullen. Daartoe moet hij de informele communicatienetwerken begrijpen en intelligent gebruik maken om de leemtes in de formele communicatiekanalen op te vullen.

14. Evaluatie:

Er zou een continu programma moeten zijn om de stroom van communicatie in verschillende richtingen te evalueren. Dit zou de problemen op dit gebied onder de aandacht brengen, de oorzaken ervan identificeren en daarmee de goedkeuring van passende corrigerende maatregelen mogelijk maken. De meerderen moeten de informatie niet snel evalueren voordat ze deze goed begrijpen.