Inkoop: 6 belangrijke inkoopprincipes - uitgelegd!

Enkele van de belangrijkste inkoopbeginselen zijn: 1. juiste kwaliteit 2. juiste hoeveelheid 3. juiste tijd 4. juiste bron 5. juiste prijs en 6. juiste plaats.

1. Juiste kwaliteit:

De term juiste kwaliteit verwijst naar de geschiktheid van een artikel voor het doel waarvoor het is vereist. Voor het produceren van de goederen van de beste kwaliteit, kan de beste grondstofkwaliteit de juiste kwaliteit hebben, terwijl voor het produceren van artikelen van gemiddelde kwaliteit, de gemiddelde laagste kwaliteit de juiste kwaliteit kan zijn.

De kwaliteit van het item wordt genoemd als cijfers. Het kan worden gemeten door middel van fysieke tests, chemische analyse of andere methoden, afhankelijk van de aard van een product. Het gebruik van de standaardspecificatie, merknaam of handelsnaam helpt bij het kopen van de squired kwaliteiten van materialen. 'De kwaliteit moet in het product zijn ingebouwd'. Het is de plicht van de inkoopafdeling om ervoor te zorgen dat materialen bij die leveranciers worden gekocht.

Voor het creëren van goodwill, juiste productie, standaardisatie, eliminatie van verspilling en voor betere resultaten, zijn aankopen van goede kwaliteit zeer essentieel. Kwaliteit voor verschillende materialen wordt bepaald door de betrokken afdelingen.

In het geval van werkplaatsapparatuur wordt de beslissing genomen door de fabrieksingenieur en voor briefpapier is dit de gebruikersafdeling. De inkoopafdeling kan echter op basis van zijn ervaring de vereisten van de verschillende afdelingen in vraag stellen en verschillende alternatieven voorstellen. De inspectiedienst moet controleren of de geleverde goederen in overeenstemming zijn met de geplaatste bestelling.

De juiste kwaliteit is dus de geschiktheid van artikelen die voor een bepaald doel zijn gekocht. De beste kwaliteit aangekochte materialen hoeft niet de juiste kwaliteit te zijn.

2. juiste hoeveelheid:

Gekochte materialen moeten van de juiste hoeveelheid zijn. De juiste hoeveelheid is de hoeveelheid die tegelijk kan worden gekocht met de minimale totale kosten en die een tekort aan materialen voorkomt. Het verzekeren en onderhouden van een regelmatige stroom van materialen voor het uitvoeren van de productieactiviteit is het essentiële doel van elke inkooporganisatie. Overbestedingen moeten worden vermeden, het resulteert in overstocking en kapitaal wordt onnodig geblokkeerd en de voorraadkosten stijgen.

Economic Order Quantity (EOQ) helpt bij het bepalen van de juiste hoeveelheid te bestellen materialen. Het wordt berekend door de volgende formule toe te passen:

EOQ =

A staat voor het jaarlijkse verbruik van materiaal, C voor kosten van het plaatsen van een bestelling en S voor jaarlijkse opslag en transportkosten per eenheid.

Voor het inlossen van de hoeveelheid juiste hoeveelheid die moet worden gekocht, moet het management rekening houden met bepaalde belangrijke factoren. Dit zijn de aard van het productieproces, de aard van het te gebruiken materiaal, de heersende marktomstandigheden, dwz veranderingen in de smaak en voorkeuren van de mensen, kosten van te kopen materialen, kosten van bezit en opslagcapaciteit van de organisatie.

Samen met de economische bestelhoeveelheid zijn er nog twee concepten, nl. massa-bestelhoeveelheid en willekeurige bestelhoeveelheid die moet worden begrepen.

Bulkorderhoeveelheid is de hoeveelheid die groter is dan de economische bestelhoeveelheid. Het combineert de bestelhoeveelheid van meer dan één bestelling om te voldoen aan 3, 6 of 12 maandelijkse vereisten en plaatst een enkele bestelling voor de volledige vereisten van een beschouwde periode.

Bulkorderhoeveelheid zorgt voor verschillende kostenbesparingen, lagere operationele kosten op de inkoopafdeling. Goedkoop en traag bewegende artikelen worden over het algemeen in bulk gekocht.

Willekeurige Orderhoeveelheid is de uitkomst van de zwakke punten van de economische bestelhoeveelheid en bulkbestelling. Vanwege de uiteenlopende marktomstandigheden is het niet raadzaam om altijd strikt te houden aan de economische en bulkorderhoeveelheden.

Bepaalde factoren namelijk; onzekere order van de markt, onzekere financiële positie, onzekere productieplanning en onzekere doorlooptijd zijn verantwoordelijk voor de acceptatie van een willekeurige bestelhoeveelheid van de inkoopmanager.

3. juiste tijd:

Het tijdstip waarop de aankopen moeten worden gedaan, is van vitaal belang. In het geval van regelmatig gebruikte items, betekent juiste tijd het tijdstip waarop de voorraad het minimumniveau bereikt. Het bestelniveau van het materiaal wordt voor elk artikel vastgelegd volgens het principe van het juiste moment.

Actie voor de aanschaf van nieuwe benodigdheden moet onmiddellijk worden gestart, wanneer het materiaal het bestelniveau bereikt. Het bestelniveau voor elk type materiaal wordt berekend door de volgende formule toe te passen.

Reorder level = Maximum Consumption x Maximum Reorder Periode. De afdeling materialencontrole verzendt de aanvraag tot bestellen om een ​​inkoopafdeling te worden voor de aankoop van materialen. In het geval dat materialen nodig zijn voor speciale banen, zorgt de afdeling Inkoop ervoor dat de materialen op tijd worden geleverd.

Een andere belangrijke factor die moet worden overwogen, is de levering van materialen van winkels tot productieafdelingen. Elke vertraging bij het leveren van de materialen op verschillende banen vertraagt ​​de productie.

4. juiste bron:

Het selecteren van de juiste bron voor de aankoop van materialen is een belangrijke overweging in de aankoopprocedure. De juiste bron voor de aanschaf van materialen is die leverancier die het materiaal van de juiste kwaliteit kan leveren zoals besteld, in juiste hoeveelheid zoals besteld, op het juiste moment waarop de materialen moesten worden geleverd, tegen een overeengekomen prijs met de leverancier, die in staat is om de toezegging na te komen zonder al te veel follow-up, die over de nodige financiële middelen en voldoende man-macht beschikt om de bestelling te verwerken en die een gevestigde reputatie heeft met een hogere reputatie en bewezen zakelijke integriteit.

De bron van het materiaal moet zich binnen een redelijke afstand van de organisatie van de koper bevinden. Dit zal de leveringsvertragingen, hogere transportkosten en het persoonlijke contact tussen de koper en de leverancier minimaliseren en een betere after-sales service mogelijk maken.

Voor zover mogelijk moeten tussenpersonen en makelaars worden vermeden bij de aankoop van materialen. Er moet een directe relatie met de leverancier tot stand worden gebracht. Het zou nuttig zijn om de kwaliteit van het materiaal in de toekomst te verbeteren.

Bij het selecteren van de leverancier moet rekening worden gehouden met bepaalde factoren, namelijk locatie van de leverancier, opslagfaciliteiten bij de leverancier, relaties tussen de werkgevers, kredietwaardigheid van de leverancier, bedrijfsgrootte van de leverancier en kwaliteitscontrole door de werkgever, enz. Een persoonlijk bezoek aan de lokalen van potentiële leveranciers zal behulpzaam zijn bij het beoordelen van de mogelijkheden van de leverancier.

5. juiste prijs:

Bepaling van de juiste prijs is een moeilijke taak. Het is het hoofddoel van elke organisatie om de materiële artikelen tegen de juiste prijs te verkrijgen. Het is die prijs die de beste uiteindelijke waarde oplevert van het geld dat is geïnvesteerd in de aankoop van de materialen.

Het bepalen van de juiste prijs van een product hangt af van verschillende factoren, nl. kwaliteit, levertijd en uiteindelijke levensduur van het materiaal, vraag- en aanbodcurve, mate van concurrentie, overheidsrestricties, service na verkoop, aangeboden korting en aankoopvoorwaarden enz. Hier kan worden opgemerkt dat het bepalen van de juiste prijs niet afhangt van alleen op marktkennis maar ook op een duidelijk inzicht in het prijsstellingsproces.

De koper dient zelf contact te houden met de bovengenoemde factoren bij het bepalen van de prijs. Hij moet rekening houden met het feit of een voorgesteld artikel dat moet worden gekocht de beste prijs-kwaliteitverhouding is of niet.

Dit staat bekend als "waardeanalyse". De heersende marktprijzen vormen ook de basis voor de prijsbepaling. Er moet onderhandeld worden tussen de inkoopafdeling en de leveranciers om de juiste prijs te bepalen.

6. Juiste plaats:

Naast het verkrijgen van de materialen van de juiste kwaliteit en kwantiteit van de juiste bron tegen de juiste prijs, moet ervoor worden gezorgd dat de materialen op de juiste plaats beschikbaar zijn. De transport- en materiaalverwerkingskosten worden sterk beïnvloed door de selectie van de juiste plaats van waaruit de materialen moeten worden verworven. Voor het minimaliseren van deze kosten is selectie van de juiste plaats voor de aankoop van materiaal van het grootste belang. Als zowel lokale als externe leveranciers aan deze voorwaarden voldoen, verdient eerstgenoemde de voorkeur. De bovengenoemde inkoopprincipes kunnen worden samengevat als de zes R's van inkoop. Deze staan ​​ook bekend als de 'essentials' die de inkoopmanager moet volgen.