Precis: betekenis en voorbereiding
Lees dit artikel om meer te weten te komen over Precis. Na het lezen van dit artikel zul je leren over: 1. Betekenis van Precis 2. Voorbereiding van Precis.
Betekenis van Precis:
Voor administratiedoeleinden moeten verschillende soorten informatie en een groot aantal records tegelijk worden afgehandeld. Veel tijd kan onnodig worden verspild als ze allemaal in detail moeten worden doorgenomen. De opvallende punten van elk record zijn genoeg om een kwestie aan te pakken. Dit geldt voor de topmanagers die in de kortst mogelijke tijd een groot aantal problemen moeten aanpakken.
De papieren komen naar hen die verwerkt worden via verschillende afdelingen met aantekeningen van de respectieve afdelingshoofden voor beslissingen. De topmanagers moeten veel vertrouwen op de uitvoerende functionarissen, omdat beslissingen vooral afhangen van de manier waarop de uitvoerende functionarissen elk geval presenteren.
Maar als tegelijkertijd het topmanagement een korte samenvatting of de kern van alle feiten met betrekking tot een bepaald probleem voor zich heeft, wordt de besluitvorming rationeler en gebaseerd op feiten.
Er is weinig kans voor hen om bevooroordeeld te zijn door de notities die zijn opgesteld door het ondergeschikte personeel. Daarom is het wenselijk dat dergelijke windstoten beschikbaar zijn voor hen. De leidinggevenden moeten mogelijk een beslissing nemen over een kwestie die een leidinggevende naar hen heeft doorverwezen, maar in de tussentijd kan een reeks brieven zijn uitgewisseld.
De besluitvormers moeten voor hen een beknopte samenvatting van die brieven hebben. Een precis wordt gedefinieerd als "een beknopte samenvatting van essentiële punten, uitspraken of feiten". Het is duidelijk uit de definitie dat een précis niet alleen een samenvatting maar een beknopte samenvatting is en alleen uit de essentiële punten bestaat.
Voor de administratie moeten precis van verschillende soorten documenten of verklaringen worden voorbereid: zakelijke correspondentie, rapporten, memoranda, enz. Zakelijke correspondentie betekent commerciële brieven met bijbehorende antwoorden.
Elke brief, hetzij een originele, hetzij een antwoord daarop, bestaat uit verschillende aangelegenheden, waaronder formaliteiten, maar alleen de essentiële punten hebben een nuttig doel. Heel vaak wanneer een brief wordt geschreven, worden de essentiële punten prominent gemaakt of wanneer een brief wordt gelezen, zijn de essentiële punten onderstreept om de aandacht te trekken.
Er worden ook rapporten voorbereid waarin de essentiële punten prominent aanwezig zijn. Wanneer de juiste stijl van schrijven van een rapport wordt gevolgd, worden de essentiële punten automatisch gefocust. Rapporten kunnen groot en omvangrijk zijn en daarom kan een samenvatting hiervan nodig zijn voor een snelle referentie.
Memoranda zijn meervoudig memorandum. De term memorandum betekent "een informeel record of een geschreven notitie over een transactie". Officiële of formele bestellingen worden door de verschillende afdelingen van een kantoor gebruikt als richtlijnen voor actie. Deze worden uitgegeven in de vorm van brieven aan buitenstaanders. Deze staan bekend als DO-letters. Maar binnen het kantoor worden richtlijnen voor actie of suggesties of informatie verzonden die memoranda of Office-memo's worden genoemd.
Een geldnota is een memorandum waarin tegelijkertijd het verkochte artikel, de waarde ervan en het feit dat de betaling is ontvangen, wordt beschreven. Het is niet echt een bon die een formeel document is, en bonen de naam of bijzonderheden van de persoon of partij van wie de betaling is ontvangen.
Een contantmemo is een informeel document en onthult de naam van de koper van de goederen niet. Een geldnota geeft een korte beschrijving van de verkochte artikelen, maar een factuur bevat, indien opgesteld, veel details over de artikelen.
Voorbereiding van Precis:
De bovenstaande discussie volstaat om het belang van het schrijven van precis in kantoorwerk te rechtvaardigen. Voorbereiding van precis van zakelijke correspondentie of van rapporten of van memoranda is een secretaressewerk. De secretaris moet de precis voorbereiden ter overweging van het topmanagement. Een speciaal soort briefpapier-vellen papier met uitspraken met een grote marge aan de linkerkant voor het schrijven van notities of essentiële punten worden gebruikt in kantoren.
Er zijn specifieke regels voor de voorbereiding van een precis:
(1) Het is een beknopte samenvatting van een onderwerp of tekst. Over het algemeen wordt het materiaal, door het te condenseren, gecondenseerd tot een derde.
(2) Er moet een kop zijn, die de inhoud van het onderwerp aangeeft.
(3) Het is geschreven in de verleden tijd en in indirecte spraak.
(4) Eventuele citaten in het onderwerp zullen nooit in een precis verschijnen.
(5) De schrijver zal zijn eigen taal gebruiken.
(6) De volgorde van de punten of de volgorde van feiten in het onderwerp moet worden gehandhaafd.
(7) Het moet beknopt maar nauwkeurig zijn.
