Managing Office Systems (6 manieren)

Een aantal manieren om kantoorsystemen te beheren, is als volgt: 1. Management door aanwezigheid 2. Beheer door kasboekcontrole 3. Beheer door contant geldbeheer / kasgeld 4. Beheer door controle voor machine, pone's enz. 5. Beheer door Beheer van Office-briefpapier 6. Beheer door Controle via Bewegingsregisters van het Kantoor.

Beheer van een Office-systeem # 1. Beheer door aanwezigheid:

Het is het eerste principe van elk kantoor dat door elke manager wordt gevolgd. Het is heel belangrijk dat elke Office Manager het kantoor controleert door een strikt presentielijstschema te hanteren.

Elke medewerker moet minstens 15 minuten voordat het kantoor begint het kantoor betreden. Ze moeten het kantorenregister ondertekenen.

Nadat de planningstijd is verstreken, moet het register worden weggenomen door de Office Manager. Dit is een fundamentele regel. Dan moet hij hoogstens een genade van 15 minuten meer toestaan ​​voor zijn laatkomers om het register te ondertekenen.

Als een medewerker laat opdaagt, zelfs na de aflossingsvrije periode van 15 minuten, moet de Office Manager hem afwezig markeren en dit verzuim aanpassen aan zijn ongedwongen verlof, als dat in zijn account staat, of de werknemer vragen om terug te gaan naar zijn huis zoals hij wordt gemerkt afwezig voor de dag. Er is weer een regel van 3, dat wil zeggen dat het ziekteverzuim per maand voor te laat op kantoor wordt omgezet in één verlof zonder beloning [LWP] aan het eind van de maand, de officemanager moet de HO hierover informeren.

Beheer van een kantoorsysteem # 2. Beheer door kasboekcontrole:

In elk kantoor krijgt de officemanager een kasboek en wat geld om het kantoor te runnen en te beheren. Het kasboek moet worden bijgehouden door de accountant die werkt onder de officemanager en het contante geld door de kassier. In sommige kantoren wordt klein contant geld beheerd door de kassier en worden de rekeningen beheerd door de accountant.

Het wordt de taak van de Office Manager om de uitstroom van contanten en de instroom van contanten, cheques en de vraagconcepten te controleren. De officemanager zou de vouchers dagelijks en nauwkeurig moeten controleren over alle transacties die dagelijks op kantoor plaatsvinden.

Hij moet de voucher alleen medeondertekenen als de vermeldingen correct zijn en elke voucher wordt bevestigd door de facturen, slips enz. Of deze voor een bepaald doel door het kantoor worden uitgegeven, en de fotocopies van de cheques of Demand Drafts als iets wordt betaald aan de partijen worden onderhouden samen met de voucher.

Hij moet ervoor zorgen dat het kasboek elke dag wordt bijgewerkt, op de dagelijkse basis van de transactie, en moet ervoor zorgen dat het saldo in het kasboek overeenkomt met het geld in de geldkist. Zodra dit is gebeurd, moet hij de accountant vragen eerst zijn handtekening op het kasboek te zetten en vervolgens moet hij het ondertekenen onder het stempel van het kantoor.

Beheer van een kantoorsysteem # 3. Beheer door controle van contant geld / kasgeld:

Elke dag om mee te beginnen, moet de officemanager eerst de boekhouder bellen en de kleingeld inhoudende klerk, die bekend staat als de kassier. De wijze van controleren van het kasboek en het verifiëren ervan wordt geïllustreerd zoals hierboven. Nogmaals, hij moet uitzoeken wat het resterende bedrag in het kasboek is in contanten. Zodra hij het weet, moet hij zichzelf verifiëren door het geld te tellen.

Hij zou zijn kassier moeten vragen om in een stuk papier over de waarde van het contante geld te schrijven, in termen van rupee en paisa, en het te certificeren, zijn handtekening erop te zetten, onder het kantoorzegel en de stempel. Dit zou hij voor alle dagen in een jaar moeten doen. Hiermee voorkomt u storingen in het systeem op kantoor.

Beheer van een Office-systeem # 4. Beheer door Controle voor Machine, Pone's enz .:

Tegenwoordig is in veel kantoren waargenomen dat het personeel veel tijd en geld verspilt door onnodig tijd te verspillen aan telefoons en een enorme hoeveelheid kantoorgeld te spenderen aan de STD-telefoontjes. Op dezelfde manier is vastgesteld dat een grote hoeveelheid geld onnodig wordt uitgegeven en verspild door het verzenden van berichten via een faxapparaat en in sommige gevallen wordt er veel geld uitgegeven aan de Xerox / fotokopieën enz.

Ook wordt opgemerkt dat bepaalde mensen deze kantoorinstrumenten gebruiken voor eigen gebruik en hetzelfde debiteren op kantoor. Een intelligente Office Manager moet een register bijhouden van dergelijke berichten die per fax worden verzonden of de telefoontjes die speciaal door de SOA zijn gemaakt. Een voorbeeld van het onderhouden register is geïllustreerd:

Verklaring van faxbericht verzonden via Office:

Evenzo kan een record op de manier van het gebruik van de telefoon voor STD worden gehandhaafd. Een illustratie wordt getoond:

Nu, in deze methode, wanneer de rekeningen voor betalingen door de respectieve afdeling worden verzonden voor de betaling van telefoonrekeningen, voor machinerekeningen voor het verzenden van de massage, kan een tegencontrole worden uitgevoerd voordat de facturen enz. Worden gewist.

Beheer van een Office-systeem # 5. Beheer door controle van kantoorbenodigdheden:

Dit is een van de eeuwige problemen waarmee elk kantoor in het land wordt geconfronteerd. Het wordt cruciaal en erg belangrijk om controle te houden over het gebruik van briefpapier en verspilling van briefpapier. In India heeft het kantoorpersoneel een smerige en vuile gewoonte om kantoorbenodigdheden als papier, schrijfpapier, voetregel, potloden, pennen, clips enz. Mee naar huis te nemen om het aan hun kinderen te geven voor gebruik.

Dit systeem komt vaker voor in de regeringskantoren. Er wordt geen goede administratie bijgehouden en aan het einde van het jaar merkt men dat er een enorme hoeveelheid geld wordt besteed aan het briefpapier.

De officemanager zou een kantoorbediende moeten vragen om een ​​strikt register bij te houden van het briefpapier dat op kantoor komt en het briefpapier af te schrijven aan degenen die ze op kantoor gebruiken. Een register voor hetzelfde moet worden bijgehouden, en een register dat als een grootboek fungeert, moet worden gehandhaafd om de houder te debiteren aan degenen die ze gebruiken.

Hetzelfde moet aan het einde van elke maand worden gecontroleerd en worden opgeteld bij de kantoorartikelen die zich na het verstrijken van de maand op kantoor bevinden.

Beheer van een Office-systeem # 6. Beheer door Controle via Bewegingsregisters van het Kantoor:

In elk kantoor moet het kantoorpersoneel het kantoor verlaten om bepaalde officiële banen te voltooien en vervolgens terug te keren naar kantoor. Een intelligente Office Manager moet altijd een register bijhouden waarin de verplaatsing van het kantoorpersoneel moet worden bijgehouden.

De tijd waarop hij het kantoor verlaat en de tijd waarop hij terugkomt, moeten correct worden vastgelegd. Aan het einde van de maand zou de officemanager dit moeten controleren, omdat wanneer het kantoorpersoneel zijn kosten voor lokaal vervoer voor vergoeding door het kantoor voorlegt, dit handig is voor het management om de lokale vervoerskostenvergoeding te regelen.