Continue cyclus voor bedrijfsprocesverbetering (4 fasen)

De continue verbeteringscyclus bestaat uit vier fasen.

Fase 1 Proceskeuze en definitie:

Dit omvat het selecteren en definiëren van een kritisch proces (gerelateerd aan de bedrijfsstrategie) met ruimte voor continue verbetering.

Fase 2 Procesevaluatie en standaardisatie:

Dit bestaat uit de beschrijving, evaluatie en standaardisatie van het proces dat is geselecteerd voor verbetering.

Fase 3 Procesverbetering:

Dit omvat de continue verbetering van het geëvalueerde proces volgens de PDCA-cyclus (dwz Plan-Do-Check-Act-cyclus)

Fase 4 Persoonlijke verbetering:

Dit verwijst naar de continue verbetering van het individu die de procesverbetering volgens de nieuwe PDAC-cyclus (dwz Plan-Do-Act-Challenge-cyclus) draagt.

Deze vier fasen worden kort besproken in de volgende paragrafen.

Fase 1 Proceskeuze en definitie:

In de eerste fase van de continue verbeteringscyclus wordt de nadruk gelegd op de selectie van het kritieke proces voor verbetering en de definitie van het geselecteerde proces. Deze fase omvat de volgende activiteiten.

(i) Het bepalen van het stadium voor continue procesverbetering door het formuleren van de organisatorische balansscore-kaart (OBSC) die de organisatiemissie, visie, kernwaarden, kritische succesfactoren, doelstellingen, prestatiemaatstaven, doelen en acties voor procesverbetering omvat. De OBSC is opgedeeld in vier perspectieven, namelijk: financiën, klanten, interne processen en kennis en leren.

(ii) Het vormen van een stuurgroep waarin het management ook actief deelneemt. Een stap in de richting van procesverbetering door het creëren van een omgeving voor het aanmoedigen en voeden van zowel procesverbetering als persoonlijke verbetering.

(iii) Definiëren van de kritieke processen gerelateerd aan de OBSC en bepalen van de relevante processen op basis van kritische succesfactoren.

(iv) Het selecteren van het meest kritieke proces (wat het grootste probleem of de grootste kans in de huidige situatie oplevert). Dit betekent dat u één proces selecteert waarop de groep zich zal concentreren om te verbeteren.

(v) Het benoemen van een proceseigenaar voor het geselecteerde proces die verantwoordelijk is voor de verbetering van het geselecteerde proces. De proceseigenaar fungeert als een sponsor, waarbij de persoon in de stuurgroep optreedt als adviseur voor het verbeteringsproject. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de goede werking van het proces en heeft de bevoegdheid om dat proces te wijzigen.

(vi) Installeren van een verbeterteam door de proceseigenaar en het team het eigendom geven over hun processen.

(vii) De proceseigenaar en de teamleden bepalen het gekozen proces. Het definiëren van het proces is een essentiële voorwaarde om het proces te verbeteren.

Procesdefinitie omvat: (a) interne / externe klanten, (b) Inputs, (c) proces- en (d) outputs.

(viii) Het team trainen voor het gebruik van de verbeteringsmethoden en -technieken en ook de teamleider trainen om trainer te worden.

(ix) Het formuleren van een verbeterplan met daarin de missie van het team, de projecttitel, verbeteringsdoelen, prestatiebeoordelingsmaatregelen, planning voor uitvoering, gevraagde middelen, soort ondersteuning die nodig is van het topmanagement, gevolgen van de invoering van het verbeteringsproces, verwachte medewerker weerstand tegen de introductie van het verbeteringsproces etc.

(x) Het verzamelen van de nodige informatie en het analyseren van gerelateerde klantgegevens en -klachten en het registreren van het gewijzigde proces met behulp van stroomdiagrammen.

Fase 2 Procesevaluatie en standaardisatie:

In deze fase wordt het geselecteerde proces gedetailleerd beschreven om te controleren of het proces duidelijk wordt begrepen of niet. Dit vereist het standaardiseren van het proces, het meten en beoordelen van de prestaties van het proces, het identificeren van de tekortkomingen van het proces en het analyseren van de problemen met het proces.

Door het proces te standaardiseren, wordt de huidige beste manier om dat proces uit te voeren vastgesteld. Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat iedereen het proces begrijpt en het proces consequent elke keer op dezelfde manier wordt gebruikt. De processtandaarden vormen de basis voor continue procesverbetering.

De belangrijke activiteiten in deze fase zijn:

(i) Het geselecteerde proces definiëren en beschrijven

(ii) Het meten van de prestaties van het proces op basis van de beschreven prestatiemaatstaf

(iii) Analyse van de beschikbare procesgegevens

(iv) Oorzaken en gevolganalyses uitvoeren en

(v) Identificatie van de onderliggende oorzaken

Fase 3 Procesverbetering:

In deze fase wordt het geselecteerde proces continu verbeterd. Hiervoor wordt de PDCA-cyclus gebruikt.

De verschillende fasen van deze cyclus zijn:

(ik plan:

Het verbeterplan dat werd geformuleerd tijdens de "processelectie en definitie" -fase is bijgewerkt. De verbeteringsdoelen worden bepaald, verbeteracties en hoe ze gerelateerd zijn aan de OBSC worden geïndiceerd en oplossingen ontwikkeld die beantwoorden aan de gestelde eisen en probleemoorzaken.

(ii) Do:

Het verbeterplan wordt op beperkte schaal uitgevoerd, de geselecteerde oplossingen worden getest, experimenten uitgevoerd en teamleden worden getraind in het gebruik van de verbeteringsmethoden en -technieken.

(iii) Controleer:

De effecten van de procesverandering worden gemeten, de resultaten van deze verbeteracties worden beoordeeld op basis van prestatiemetingen, de mate waarin verbeteringsdoelen kunnen worden gerealiseerd met deze acties wordt gecontroleerd en de resultaten worden vergeleken met de normen.

(iv) Act:

De resultaten worden geïmplementeerd, dwz de procesverbetering wordt geïntroduceerd, het proces wordt onder controle gebracht, de uiteindelijke proceswijziging wordt doorgevoerd, de resultaten beoordeeld, het proces continu verbeterd en bewaakt, de verbeterde prestaties gedocumenteerd en de mogelijke procesveranderingen gestandaardiseerd.

Fase 4 Persoonlijke verbeteringen:

De organisatorische verandering wordt veroorzaakt door de cumulatieve impact van de inspanningen van alle individuen om zichzelf, hun baan en hun organisatie te verbeteren. Individuele technieken voor zelfverbetering zijn nuttig bij het focussen van de persoonlijke verbeteringsinspanningen van elke persoon in de organisatie.

Tijdens de persoonlijke verbeterfase ligt de focus op het continu verbeteren van de vaardigheden en het gedrag van het individu, die de basis vormen voor individuele ontwikkeling, persoonlijk succes en welzijn.

De PDAC-cyclus wordt gebruikt. De verschillende fasen van deze cyclus zijn :

(ik plan:

Formuleer of update uw persoonlijke balanced scorekaart (PBSC) die zich richt op uw werk en vrije tijd.

(ii) Do:

Begin met een eenvoudig doel van uw PBSC met de bijbehorende verbeteringsactie. Concentreer u op de dingen waar u niet goed in bent, op de gewoonten die u beperken, op die dingen die een ongunstige invloed hebben op uw leven en die welke slechte resultaten opleveren. Concentreer u op de inspanning van uw verbeteringsactie. Deel uw PBSC met een vertrouwde collega of vriend en zorg voor de ondersteuning van uw supervisor.

(iii) Act:

Controleer of de verbeteringsactie werkt en actie onderneemt wanneer deze niet werkt. Bekijk de resultaten op basis van gedefinieerde persoonlijke prestatiemaatstaven en -doelen. Controleer in welke mate u uw persoonlijke doelstellingen hebt gerealiseerd. Ontwikkel je competenties om de geselecteerde doelen te bereiken. Voer de bewezen persoonlijke verbetering uit en evalueer persoonlijke resultaten.

(iv) Uitdaging:

Accepteer grotere uitdagingen door een moeilijker doelwit en bijbehorende verbeteringsactie van uw PBSC te selecteren en ermee aan de slag te gaan.