6 hoofdbeginselen van inkoop
Dit artikel werpt licht op de zes belangrijkste principes van inkoop in materiaalbeheer. De principes zijn: 1. juiste kwaliteit 2. juiste hoeveelheid 3. juiste prijs 4. juiste bron 5. juiste tijd 6. juiste plaats.
Aankoopprincipe # 1. Juiste kwaliteit:
Kwaliteit is gedefinieerd als het vermogen om een bepaald ding te doen of de kracht om aan een bepaalde behoefte te voldoen.
Met andere woorden, kwaliteit betekent de bruikbare waarde van een specifiek ding voor een specifiek te vervullen doel.
Het startpunt voor het bepalen van de kwaliteit van de benodigde materialen in een organisatie is het eindgebruik, dat wil zeggen wat moet worden gedaan of bereikt.
We moeten dan een specificatie opstellen en dit is waar kwaliteit over gaat. Een volledige en volledige kwaliteitsspecificatie is een essentieel onderdeel van een koopcontract.
De kwaliteit van een materiaal heeft een directe relatie met het eindgebruik. Met andere woorden, een ongepaste kwaliteit zou betekenen dat het eindproduct te goed of te slecht is voor een bepaald doel. Beide hebben een direct effect op de kosten en het concurrentievermogen van het eindproduct. In één geval moeten extra kosten de kwaliteit meer dan nodig maken en in andere gevallen zou de kwaliteit van het opgelopen product hieronder lijden.
We kunnen kwaliteit op verschillende manieren uitdrukken, dat wil zeggen, afmetingen, gewichten en afmetingen, chemische eigenschappen, fysieke eigenschappen, sterkte, kracht, limiet en tolerantie, hardheid, afwerking, kleur, capaciteit, duurzaamheid, prestatiekenmerken, uiterlijk, ontwerp, enz.
De vereiste kwaliteit moet eerst worden bepaald en vervolgens correct worden gespecificeerd. Ambiguïteit in het definiëren van kwaliteit is een van de grootste problemen bij de inkoop. Dit kan worden vermeden door ervoor te zorgen dat de leverancier echt precies begrijpt wat de koper nodig heeft. Als de leverancier de kwaliteitsvereisten niet correct begrijpt, worden bepaalde verkeerde soorten materialen geleverd.
Dit kan op zijn beurt leiden tot verschillende problemen zoals stopzetten van de productie, afkeuring van afgewerkt product (en) door kwaliteitscontrolemensen en de opkomst van een groot aantal (percentage) schroot aan het einde van het productieproces. Dit alles is verspilling.
Juiste kwaliteit betekent dat de kwaliteit precies goed moet zijn, niet te hoog of te laag. Een productieproces wil altijd de beste beschikbare kwaliteit hebben om ervoor te zorgen dat het eindproduct van de beste kwaliteit is die beschikbaar is in het geval van reserveonderdelen en componenten. Het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de machine niet uit de hand loopt door slechte kwaliteit van dergelijke materialen.
Het is belangrijk voor de koper om te weten voor welk doel de materialen precies nodig zijn en hij moet proberen de productiemensen ervan te overtuigen de materialen te accepteren die het doel dienen. Tegelijkertijd mag hij geen onnodig risico nemen door inferieure materialen te kopen die op de lange duur duurder kunnen zijn.
In geval van twijfel moet hij de kwestie bespreken met de productiepersoon en kennis van hem verzamelen met betrekking tot het gebruik. De koper moet ook kennis hebben van de materialen van verschillende merken, evenals de kwaliteiten die op de markt beschikbaar zijn.
Aankoopprincipe # 2. Juiste hoeveelheid:
De koper moet de materialen in de juiste hoeveelheid kopen om ervoor te zorgen dat er geen productieonderbreking of geen extra voorraadstapeling plaatsvindt. Normaal gesproken stelt de voorraadbeheervleugel van de afdeling inkoop (winkels) de economische bestelhoeveelheid (EOQ) vast, dwz de hoeveelheid die tegelijkertijd moet worden gekocht om het maximale voordeel te behalen tegen minimale totale kosten.
Deze vereiste wordt vermeld in de bestelling en het is noodzakelijk om te zien dat de materialen worden geleverd.
Aankoopprincipe # 3. Juiste prijs:
Het is niet eenvoudig om de juiste materiaalprijs te bepalen. Door middel van kosten- en waardeanalyses kan men echter raden wat een artikel zou moeten kosten. Daarna zullen de onderhandelingsvaardigheden van de koper, zijn relaties met de leverancier en de aard van de concurrentie op de markt samen de daadwerkelijke aankoopprijs bepalen.
Deze functie is van het grootste belang, omdat dit de plaats is waar de koper echt veel hulp kan bieden aan het bedrijf. Maar om deze functie naar behoren te vervullen, moet de koper een grondig beeld hebben van de marktprijzen, met name de huidige grondstofprijzen, de waarschijnlijke toekomstige trends en milieuomstandigheden die van invloed zijn op de prijzen. De koper mag door de verkoper niet worden gedwongen om een door de leverancier opgegeven prijs te accepteren. Er zijn verschillende manieren om de juiste prijs te bepalen.
De leverancier kan worden gevraagd om prijzen te splitsen die de kosten van grondstoffen, overhead, winst enz. Tonen en de koper moet de verschillende kostenposten controleren door deze te vergelijken met de beschikbare gegevens. Hij kan ook de hulp inroepen van de productieafdeling. In sommige situaties kan de aanbesteding van een groot aantal leveranciers ook helpen bij het verkrijgen van de juiste prijs.
De koper moet echter zijn eigen oordeel gebruiken, omdat de leveranciers vaak een kartel of een vereniging vormen (een ring) en zij hoge prijzen aangeven. Dit zou echt een heel ernstig probleem opleveren. De koper kan de ring breken of alle bieders bellen om hun prijzen op een rationele basis te verlagen. Voor de aankoop van technische artikelen moet men de technische basiskennis hebben om met de leveranciers om te gaan.
Men zou een idee moeten hebben over de juiste prijs van de materialen en de huidige prijzen moeten worden vergeleken met de prijzen in het verleden om uit te vinden hoeveel de prijzen zijn gestegen over een bepaalde periode.
Aankoopprincipe # 4. Rechtsbron:
Juiste bron betekent de bron die in alle opzichten betrouwbaar is, zoals kwaliteit, levering, service na verkoop, enz. Het is duidelijk dat wanneer alle andere dingen goed zijn gedaan (dwz selectie van juiste kwaliteit, hoeveelheid en prijzen), de leveringsbron van waaruit de materialen zijn verkregen, automatisch gelijk moeten hebben.
Er zijn echter gevallen waarbij anomalie optreedt en het is daarom noodzakelijk om het materiaal van de juiste bron te krijgen.
Een rechthebbende moet aan de volgende basisvoorwaarden voldoen:
(a) Hij moet volledig uitgerust zijn om de bestelde artikelen te fabriceren en te leveren.
(b) Hij moet het belang van het bedrijf onderzoeken en de koper helpen wanneer er enige kostenverlaging mogelijk is door alternatieve materialen te leveren die geschikt zijn voor het doel.
(c) Hij moet de koper ook bijstaan bij marktonderzoek.
(d) Hij moet beleefd zijn.
(e) Hij moet in staat zijn om de koper te helpen bij het verbeteren van de leveringsonderhandelingen wanneer dat nodig is.
(f) Hij moet een man van integriteit zijn.
Voor bronselectie of om de juiste bron van levering te ontwikkelen, kan de eerste informatie over de naam en het adres van de leveranciers worden verkregen met behulp van het volgende:
(1) Leverancierscatalogus
(2) Ruilopdrachten en mappen
(3) Vaktijdschriften
(4) Gele pagina's van telefoongids
(5) Bestandsdossiers
(6) Handleidingen voor kopers
(7) Verkopers
(8) Beurzen voor handelsbeurzen - industriële handelsbeurzen
(9) Personeel van het bedrijf
(10) Koper-verkoper ontmoet
(11) Afdelingen inkoop van vergelijkbare organisaties.
Er zijn verschillende manieren om de juiste leveranciers te vinden. Typische leveranciersregistratieformulieren worden door de inkoopafdeling aan de leverancier gegeven. Dergelijke formulieren moeten alle nodige informatie geven zoals vereist door de koper.
Na ontvangst van het volledige formulier moet een vertegenwoordiger van de koper bij de verkoper aankloppen en zijn rapport indienen (waarin al zijn bevindingen staan).
Hij moet tijdens zijn bezoek en inspectie in de fabriek van de leverancier de volgende factoren vaststellen:
(i) Technische knowhow van de leverancier voor productieartikelen.
(ii) Financiële mogelijkheden van de leverancier om de klus te klaren.
(iii) Organisatorische opzet en mankracht van de leverancier.
(iv) Verslagen van in het verleden behaalde prestaties van de leverancier bij het leveren van materialen op het juiste moment en in de juiste kwaliteit en kwantiteit.
(v) Vermogen om materialen snel en in de vereiste hoeveelheid af te leveren.
(vi) Eigen productie-eenheid.
(vii) Kwaliteitscontrolesysteem van het bedrijf.
(viii) Personeel en lijncapaciteit van het bedrijf.
(ix) Serviceniveau.
(x) Geschiedenis van arbeidsverhoudingen in het bedrijf.
Als dit rapport voldoet aan de behoefte van dat specifieke bedrijf, kan de verkoper worden geregistreerd op de goedgekeurde leverancierslijst en een proeforder ontvangen. Prestaties van de verkoper moeten alleen worden beoordeeld na een bevredigende en tijdige uitvoering van orders.
Een juiste leverancier van vandaag kan volgend jaar een verkeerde leverancier worden. Als bescherming tegen deze mogelijkheid moet de inkoopafdeling ook een overzicht bijhouden van de prestaties van verschillende leveranciers. Er zijn enkele typische manieren om de prestaties van een leverancier te evalueren. Bovendien kunnen verschillende normen of criteria worden gebruikt om de ene leverancier met de andere te vergelijken.
Aankoopprincipe # 5. Juiste tijd:
Net zoals men de materialen in de juiste hoeveelheid moet kopen, moet hij ze ook precies krijgen wanneer dat nodig is. De leveringstijden worden opnieuw vastgesteld door de indentor of de afdeling voor voorraadbeheer. Het is de primaire plicht van de inkoopafdeling om de bestellingen op te volgen en ervoor te zorgen dat de stroom van materialen ongewijzigd blijft.
Het moet ook worden gezien dat de materialen precies op tijd worden afgeleverd. Deze functie is erg belangrijk in India, omdat de leveranciers vaak het leveringsschema niet handhaven.
Inkoopbeginsel # 6. Juiste plaats (van levering):
De functie van inkoopafdeling is pas definitief als de materialen op de juiste plaats zijn afgeleverd. Daarom wordt dit ook een primaire functie van de inkoopafdeling. Stel dat de aankoopafdeling zich in het Taratala-gebied van Calcutta bevindt en het materiaal wordt geboekt bij het treinstation van Howrah. Er moet voor worden gezorgd dat de materialen uit Howrah worden gewist en naar beneden worden afgeleverd.
