Waarom plannen wordt beschouwd als een vitale managementfunctie? (Redenen)

Hoewel planning geen succes garandeert in organisatiedoelstellingen, zijn er aanwijzingen dat bedrijven die zich bezighouden met formele planning consequent beter presteerden dan bedrijven zonder formele planning en hun eigen prestaties in de loop van de tijd verbeterden. Het komt zelden voor dat een organisatie alleen door geluk of omstandigheden succesvol is.

Afbeelding met dank aan: trailnet.org/Media/Default/images/CommunityPlanning.jpg

Enkele van de redenen waarom planning als een belangrijke managementfunctie wordt beschouwd, worden hieronder gegeven:

1. Planning is essentieel in moderne zaken:

De toenemende complexiteit van de moderne onderneming met snelle technologische veranderingen, dynamische veranderingen in voorkeuren van de consument en groeiende concurrentie vereist ordelijke operaties, niet alleen in de huidige omgeving, maar ook in de toekomstige omgeving. Omdat planning een toekomstperspectief heeft, houdt het rekening met de mogelijke toekomstige ontwikkelingen.

2. Planning heeft invloed op de prestaties:

Een aantal empirische studies bewijzen dat het succes van een organisatie een functie is van formele planning, waarbij het succes wordt afgemeten aan factoren als rendement op investering, verkoopvolume en groei van de winst per aandeel enzovoort.

Een onderzoek van zesendertig bedrijven in verschillende industriële producten zoals machines, staal, olie, chemicaliën en medicijnen heeft aangetoond dat bedrijven die zich bezighouden met formele planning consequent beter presteerden dan bedrijven zonder formele planning.

3. Planning legt de nadruk op doelstellingen:

De effectiviteit van formele planning is primair gebaseerd op duidelijkheid en specificiteit van doelstellingen. Doelstellingen geven richting en alle planningsbeslissingen zijn gericht op het bereiken van deze doelstellingen. Plannen versterken het belang van deze doelstellingen voortdurend door er op te focussen. Dit zorgt voor maximale bruikbaarheid van managementtijd en inspanningen.

4. Planning anticipeert op problemen en onzekerheden:

Een belangrijk aspect van elk formeel planningsproces is het verzamelen van relevante informatie om de toekomst zo nauwkeurig mogelijk te voorspellen. Dit zou de kans op lukrake beslissingen minimaliseren.

Aangezien de toekomstige behoeften van de organisatie van tevoren worden voorzien, kan de juiste verwerving en toewijzing van middelen worden gepland, waardoor verspilling wordt geminimaliseerd en een optimaal gebruik van deze bronnen wordt verzekerd.

5. Planning is noodzakelijk om controle te vergemakkelijken:

Controlling omvat de voortdurende analyse en meting van werkelijke operaties tegen de vastgestelde normen. Deze normen worden vastgesteld in het licht van de te behalen doelstellingen. Periodieke beoordelingen van bewerkingen kunnen bepalen of de plannen correct worden geïmplementeerd. Goed ontwikkelde plannen kunnen het proces van controle op twee manieren ondersteunen.

Ten eerste stelt het planningsproces een systeem van voorafgaande waarschuwing in voor mogelijke afwijkingen van de verwachte prestaties. De afwijkingen in productie, verkoop, winst enzovoort kunnen aan het licht komen tijdens periodiek onderzoek en daarom kunnen er corrigerende maatregelen worden genomen voordat schade wordt aangericht.

De tweede bijdrage van planning aan het controleproces is dat het kwantitatieve gegevens oplevert die het gemakkelijker maken om de feitelijke prestaties in kwantitatieve termen te vergelijken, niet alleen met de verwachtingen van de organisatie, maar ook met de industriestatistieken of marktprognoses.

6. Planning helpt bij het besluitvormingsproces:

Aangezien planning de acties en stappen specificeert die moeten worden genomen om de organisatiedoelstellingen te bereiken, dient dit als basis voor de besluitvorming over toekomstige activiteiten. Het helpt managers ook om routinematige beslissingen te nemen over de huidige activiteiten sinds de doelstellingen, plannen en beleidslijnen; schema's enzovoort zijn duidelijk vastgelegd.