Inkoopafdeling en gecentraliseerde inkoop

Aankoopcontrole omvat controle over alle aspecten van aankopen. Aankopen worden gedaan door de inkoopafdeling.

Inkoopafdeling:

De inkoopafdeling speelt een zeer belangrijke rol in een organisatie omdat inkoop van invloed is op elke vitale factor betreffende de fabricage, kwaliteit, kosten, efficiëntie en snelle levering van goederen aan klanten. Het is zijn taak om materialen, benodigdheden, diensten, machines en gereedschappen tegen de gunstigste voorwaarden te verkrijgen, in overeenstemming met het handhaven van de gewenste kwaliteitsnorm.

Inkoop is de belangrijkste functie van materiaalbeheer op het moment dat een bestelling wordt geplaatst voor de aankoop van materialen, een aanzienlijk deel van de financiering van de onderneming wordt vastgelegd, wat van invloed is op de kasstroompositie van het bedrijf.

Als de omvang van een bedrijfsactiviteit dit toelaat, moet er dus een aparte inkoopafdeling zijn en moet de verantwoordelijkheid voor de aankoop van alle soorten materialen aan deze afdeling worden toevertrouwd. Het hoofd van deze afdeling staat meestal bekend als de Purchase Manager of de Supply Manager of de Chief Buyer.

Hieronder volgen de basisdoelstellingen voor het opzetten van een aparte inkoopafdeling:

1. Het continu beschikbaar maken van materialen zodat er een ononderbroken stroom van materialen voor productie is;

2. Om concurrerend en verstandig aankopen te doen tegen de meest economische prijzen;

3. Om aankopen in redelijke hoeveelheden te doen om de investering in materialen minimaal te houden;

4. Om de juiste kwaliteit van materialen aan te schaffen met zo min mogelijk verspilling van materialen en productieverlies;

5. Een goede leveranciersrelatie ontwikkelen die de beste leveringsvoorwaarden voor materialen garandeert;

6. Alternatieve bevoorradingsbronnen te ontwikkelen, zodat materialen van die alternatieve bronnen kunnen worden gekocht als een bepaalde leverancier de materialen niet levert;

7. De meest voordelige aankoopmethode gebruiken om te zorgen voor een soepele levering van materialen van leveranciers en om het risico van geschillen of financieel verlies te voorkomen; en

8. Om te dienen als informatiecentrum over de materiaalkennis met betrekking tot prijzen, leveringsbronnen, specificaties, wijze van levering enz.

Samenvattend, het basisdoel van het opzetten van een aparte inkoopafdeling is om te zorgen voor continue beschikbaarheid van de vereiste kwaliteit van materialen, om te voorkomen dat productie en productieverlies worden gestopt en tegelijkertijd de uiteindelijke kosten van het eindproduct te verlagen.

Gecentraliseerde inkoop :

Aankoopafdeling kan gecentraliseerd of gedecentraliseerd zijn. Centrale inkoopafdeling betekent dat alle inkoopfuncties via één afdeling worden gerouteerd. Inkoop moet gecentraliseerd zijn, dwz alle aankopen moeten worden gedaan door de inkoopafdeling om duplicatie, overlappingen en niet-uniforme aanbestedingen te voorkomen.

Alle andere afdelingen die materialen, benodigdheden, services, machines en gereedschappen nodig hebben, moeten inspringingen of bestelaanvragen sturen naar de gecentraliseerde inkoopafdeling om geschikte en geschikte aankopen te doen.

Voordelen van gecentraliseerde inkoop:

1. Wanneer materialen worden gekocht, kunnen gunstige voorwaarden, bijvoorbeeld meer handelskorting of besparingen op transport, worden verkregen omdat de hoeveelheid groot zal zijn.

2. De inkoopafdeling kan bemand zijn met hoogbetaalde ambtenaren die deskundig zijn op het gebied van de aankoop van de materialen. Gespecialiseerde kennis en vaardigheden van deze personen kunnen worden gebruikt.

3. Betere controle op inkoop is mogelijk. Er zijn kansen op roekeloos kopen wanneer meerdere personen zijn gemachtigd om aankopen te doen voor hun vereisten.

4. Alle gegevens met betrekking tot aankopen worden op één plaats bewaard onder toezicht van de inkoopfunctionaris. Dit resulteert in economie, zowel bij het samenstellen als bij het raadplegen van records.

5. Centrale inkoop helpt bij het volgen van uniform inkoopbeleid, -praktijken en -procedures.

6. Het vermijdt duplicatie van inspanningen en is nuttig bij het bereiken van productnormen.

7. Het contact met productie- en serviceafdelingen wordt eenvoudiger door gecentraliseerde inkoop, omdat alle afdelingen de inkoopafdeling moeten benaderen voor hun behoeften aan materialen, benodigdheden, services en gereedschappen.

8. Gecentraliseerde inkoop resulteert in een economie naar een verkoper, omdat er maar één inkoopfunctionaris is die afgehandeld moet worden in plaats van veel mensen die gedecentraliseerd zijn gekocht.

Nadelen van gecentraliseerde inkoop:

1. Gecentraliseerde inkoop zal vertraging veroorzaken doordat filialen op verschillende plaatsen hun vereisten naar de inkoopafdeling zullen verzenden en de inkoopafdeling vervolgens hun vereisten zal onderzoeken en de bestelling voor de aankoop van materialen zal plaatsen.

2. Bij gecentraliseerde aankopen kunnen filialen op verschillende plaatsen geen gebruik maken van gelokaliseerde aankopen.

3. Er zijn misverstanden tussen de vestiging die de materialen en de inkoopafdeling nodig heeft met als gevolg dat verkeerde aankopen van materialen kunnen worden gedaan.

4. Het zal leiden tot hoge initiële kosten omdat een aparte inkoopafdeling voor de aankoop van materialen moet worden opgezet.

Geconcludeerd kan worden dat de productieonderneming die verschillende vestigingen of fabrieken op verschillende plaatsen exploiteert en verschillende producten vervaardigt die verschillende soorten materialen vereisen, gedecentraliseerde inkoop kan hebben en verschillende fabrieken kunnen voldoen aan hun eisen door aankopen te doen op hun lokale markten. Het is voordelig om gecentraliseerd te kopen als de vestigingen of fabrieken op verschillende plaatsen dezelfde soorten materialen nodig hebben.