Een korte handleiding voor functioneringsgesprekken

Lees dit artikel om meer te weten te komen over het concept, het doel en het proces van functioneringsgesprekken.

Concept van prestatiebeoordeling:

Beoordeling van prestaties of verdiensten is het mechanisme om de bijdrage te beoordelen van alle menselijke hulpbronnen die werkzaam zijn op elk niveau van de organisatie gedurende een bepaalde periode. De organisatie moet weten of de werknemers voldoen aan de huidige prestatienorm en zijn er kansen om te verbeteren, zodat de trainings- en ontwikkelingsprogramma's worden uitgevoerd.

Het wordt ook essentieel om de concurrentie en uitdagingen op binnenlands en mondiaal niveau te kunnen aangaan. Prestatie-evaluatie stelt de medewerkers in staat om te weten hoe ze presteren in vergelijking met de gestelde normen. Ze kunnen dan proberen hun prestaties te verbeteren. Het is bekend dat de werknemers verschillen in hun vaardigheden, bekwaamheid, vaardigheden, kennis, sterke punten, aanleg, besluitvaardigheid, creativiteit enz.

Met functioneringsgesprekken kan het management de mate van deze verschillen kennen. Dit heeft invloed op de kwaliteit en kwantiteit van het werk. Het vergemakkelijkt om de relatieve waarde van de werknemers te kennen. De high-performers en bekwame medewerkers worden op passende wijze beloond en de verkeerde plaatsing van de menselijke hulpbronnen wordt gecorrigeerd.

Prestatiebeoordeling is het proces van evaluatie van de vaardigheden van de werknemer. Het beoordeelt de man. Het is het proces om de uitmuntendheid, capaciteiten en kwaliteiten van de menselijke hulpbronnen te beoordelen. Het vestigt de relatieve waardigheid van alle menselijke hulpbronnen van de organisatie.

Prestatiebeoordeling is nu onderdeel van de HRD-functie. Prestatiebeoordeling wordt uitgevoerd door de directe supervisor of speciaal opgeleide persoon die voor de taak is bedoeld. De verschillende soorten beoordelingstechnieken zijn beschikbaar voor het vergelijken van de individuele uitvoering van een baan op een werkplek.

Volgens Dale Yoder, "Prestatiebeoordeling omvat alle formele procedures die worden gebruikt om persoonlijkheden en bijdragen en mogelijkheden van groepsleden in een werkende organisatie te evalueren. Het is een continu proces om informatie te verzamelen die nodig is om correcte en objectieve beslissingen te nemen over werknemers. "

Het stelt de manager in staat om de verschillen te kennen tussen de menselijke hulpbronnen van de onderneming in het algemeen en van degenen die met hem werken in het bijzonder.

Volgens CD Fisher, LF Schoenfeldt en JB Shaw, "Prestatiebeoordeling is het proces waarbij de bijdrage van een medewerker aan de organisatie gedurende een bepaalde periode wordt beoordeeld."

Volgens Wendell is de Franse beoordeling van prestaties, "de formele, systematische beoordeling van hoe goed werknemers hun werk uitvoeren in relatie tot vastgestelde normen, en de communicatie van die beoordeling aan werknemers."

Volgens Heyel: "Het is het proces van het evalueren van de prestaties en kwalificaties van de werknemers in termen van de vereisten van de baan waarvoor hij werkzaam is voor administratie, inclusief plaatsing, selectie voor promoties, het verstrekken van financiële beloningen en andere acties die vereisen gedifferentieerde behandeling van de leden van een groep in het voordeel van acties die alle leden gelijk beïnvloeden. "

Prestatiebeoordeling benadrukt individuele ontwikkeling. Nu wordt het gebruikt voor het evalueren van de prestaties van alle menselijke hulpbronnen die op alle niveaus van de organisatie en van alle soorten werken. Het evalueert de prestaties van technisch, professioneel, leidinggevend personeel.

Het was voorheen bekend als verdienste rating, nu functioneringsgesprek is de populaire terminologie geworden. Merit rating werd gebruikt om de prestaties van per uur betaalde werknemers te evalueren, maar het evalueert alle soorten werknemers.

Voorheen was het doel van verdienstellingsbeoordeling het bepalen van de kwalificatie, loonsverhogingen en promotie, maar nu ligt de nadruk op de ontwikkeling van de werknemer en het hebben van emotionele veiligheid. Prestatiebeoordeling evalueert nu resultaten, prestaties en prestaties in plaats van persoonlijke kenmerken. De technieken die worden gebruikt bij het beoordelen van prestaties zijn nu kritieke incidenten, groepsnormen, wederzijdse doelen, etc. Nu worden werknemers gestimuleerd voor zelfbeoordeling.

Doel van de prestatiebeoordeling:

Het belangrijkste doel van prestatiebeoordeling is om de prestaties van de medewerkers effectief te evalueren. Het is nu een zeer belangrijk hulpmiddel geworden in het management om informatie te verzamelen over vele aspecten van het individu en zijn capaciteiten. Deze informatie kan worden gebruikt voor het maken van promoties, het betalen van verhogingen en het maken van overschrijvingen.

Het geeft ook informatie over zwakke punten van de systemen, zoals productie, marketing en verkoop enz., Zodat dit in de loop van de tijd kan worden verbeterd. Het helpt ook bij het evalueren van kansen, dat wil zeggen elementen die bijdragen aan de prestaties. Deze omvatten lawaai, verlichting en andere fysieke werkomgevingen die kunnen worden verbeterd om de prestaties van de werknemers te verbeteren. Het helpt ook om noodzakelijke wijzigingen aan te brengen in het systeem op basis van behoeften en om te beslissen over het beloningsbeleid.

De belangrijkste nadelen van het systeem of van medewerkers komen naar de bodem met het functioneringsgesprek, zodat aan de behoeften van de organisatie kan worden voldaan. Als werknemers begeleiding kan het worden geëffectueerd. Het systeem kan worden gebruikt om werknemers te motiveren. De dwalende werknemers zouden geen systeemnadeels mogen gebruiken om zijn inefficiëntie te beschermen. William P. Anthony PL Perrewe en KM Kacmar hebben terecht opgemerkt: "Het individu is nog altijd verantwoordelijk voor een groot percentage van zijn of haar werkprestaties. Medewerkers moeten niet worden aangemoedigd om organisatorische redenen voor hun falen te zoeken. De identificatie van systeembelemmeringen moet worden gebruikt om ontwikkeling en motivatie te vergemakkelijken, niet om excuses te bieden voor slechte prestaties. "

Het belangrijkste doel van de functioneringsgesprek moet zijn om de efficiëntie te verbeteren. Om MW Cummings te citeren: "Het algemene doel van prestatiebeoordeling is om de efficiëntie van een onderneming te verbeteren door te proberen de best mogelijke inspanningen van de individuele medewerker te mobiliseren. Dergelijke beoordelingen bereiken onze doelstellingen, inclusief de salarisherzieningen, de ontwikkeling en training van individuen, planning van jobrotatie en hulpacties. "

Prestatiebeoordeling helpt om de relatieve waarde van werknemers te vergroten. De informatie daaruit kan worden gebruikt om belangrijke beslissingen te nemen, zoals selectietraining, promotie, salarisverhoging en -aanpassing, ontslag en ontslag, enz. Dezelfde informatie kan worden gebruikt voor het afhandelen van grieven en het bijhouden van het record. Het helpt bij het verbeteren van de kwaliteit van het toezicht en verbetert de relatie werkgever-werknemer.

Manager's Choice of Performance Beoordeling Systeem:

Manager is de persoon die alles weet over de organisatie, de doelstellingen, het systeem en de werknemers en vooral degenen die onder hem en zijn opdracht werken. Hij is daarom de beste persoon om de keuze van het systeem te maken.

Hij kan een keuze maken uit de volgende alternatieven:

1. Hij kan een keuze maken van het doel van de functioneringsgesprek met betrekking tot de vraag of het doel is om essentiële correcties te evalueren en te maken in de lage prestaties of om de werknemers te belonen of voor enig ander doel.

2. Hij kan kiezen uit een objectieve of subjectieve beoordeling of een formele of informele beoordeling.

3. Hij moet een cruciale beslissing nemen met betrekking tot de frequentie van de beoordeling, zoals jaarlijks, eenmaal per twee jaar, halfjaarlijks, driemaandelijks, maandelijks, wekelijks of dagelijks.

4. Hij moet beslissen over de procedure van beoordeling.

5. Hij moet een beslissing nemen over wie een beoordeling zal maken, een directe supervisor of een expert beoordelaar of supervisor van andere afdelingen of zichzelf.

Het is een onderdeel van een strategische beslissing die manager moet nemen.

Prestatiebeoordeling en taakevaluatie:

Beoordeling van de prestaties en functiewaardering zijn het twee belangrijke mechanisme om lonen en salarissen aan de werknemers te betalen en voor verschillende andere doeleinden te gebruiken. Maar deze twee zijn verschillende mechanismen.

De punten van verschillen tussen de twee zijn als volgt:

1. Prestatiebeoordeling evalueert de prestaties van de werknemer terwijl de functiebeoordeling de taak alleen evalueert.

2. Functiewaardering wordt uitgevoerd voor het verwerven van personeel voor de organisatie, terwijl prestatiebeoordeling het continue proces is en van toepassing is na de verwerving en plaatsing van de werknemer.

3. Prestatiebeoordeling evalueert de relatieve waarde van de werknemers of functiehouders, terwijl functiewaardering alleen de relatieve waarde van de banen beoordeelt en niet de functiehouders.

4. Het doel van functiewaardering is het bepalen van de loonpercentages, terwijl de doelen van de prestatiebeoordeling veel zijn, bijvoorbeeld ontwikkeling van het individu, promotie of overdracht, loonsverhogingen enz.

Formele en informele beoordeling van prestaties:

Formele beoordeling van de prestaties wordt regelmatig uitgevoerd op bepaalde tijdstippen, zeg elk jaar of eens in de twee jaar. Het wordt routinematig door de onderneming ondernomen om de prestaties van elke medewerker te evalueren. Een informele beoordeling kan door de supervisor worden uitgevoerd op elk moment dat door hem noodzakelijk wordt geacht. Informele beoordeling kan worden uitgevoerd om de consistentie in de prestaties van ondergeschikten te kennen op aandringen van de supervisor of de afdelingsmanager. Hiervoor is er geen limiet en geen vaste tijdsintervallen. Informele beoordeling hanteert geen formele procedure voor evaluatie.

Het kan worden gedaan door middel van informele discussies of communicatie op elke plaats. Het helpt bij het verkrijgen van feedback over de prestaties. Veel ondernemingen moedigen beide soorten beoordelingen aan omdat het uiteindelijke doel is om de doelstellingen van de evaluatie van de prestaties te bereiken. Formele beoordeling wordt officieel uitgevoerd in de hele onderneming, terwijl informele evaluatie niet zo wordt uitgevoerd, maar om de feedback te kennen.

Objectieve en subjectieve prestatiebeoordeling:

Objectieve prestatie-evaluatie betekent de evaluatie van de prestaties ten opzichte van een specifieke standaard of standaardset. Subjectieve prestatie-evaluatie betekent het evalueren van de prestaties van de medewerker over hoe goed de medewerker presteert in zijn totaliteit.

De objectieve prestatie-evaluatie is gericht op het kennen van de prestaties tegen de vastgestelde norm, terwijl subjectieve evaluatie de algemene prestaties van de werknemer moet kennen. Beoordeling van objectieve prestaties lijkt de beste, maar moeilijk om het managementpotentieel te meten.

Objectieve beoordelingen zijn meer formeel en gemakkelijk te verdedigen. Prestatienormen moeten gebaseerd zijn op taakanalyse om meer wettelijk verplicht te zijn. Het verwijdert misvattingen en dubbelzinnigheden. Objectieve beoordelingen zijn meer tijdrovend en maken hoge kosten.

De organisatie moet een kosten-batenanalyse maken en een keuze maken met betrekking tot het soort evaluatie. Het kan ook een combinatie van beide hebben. Het is echter afhankelijk van de organisatie om een ​​keuze te maken uit dat systeem dat past bij de organisatie en voldoet aan de behoeften van de organisatie.

Tijdinterval tussen twee prestatiebeoordelingen:

Na hoeveel tijdsverschil moet het tweede functioneringsgesprek worden uitgevoerd, dat wil zeggen de frequentie van de functioneringsgesprekken. Prestatiebeoordeling is een regelmatige en continue activiteit. Het moet met regelmatige tussenpozen gebeuren, zeg elk jaar of elke zes maanden of eens in de twee jaar. Het kan een onderdeel zijn van een strategische beslissing aan de manager die hij moet nemen.

Het is een feit dat in veel organisaties de prestatie-evaluatie niet regelmatig wordt uitgevoerd, zoals het zou moeten. Dit kan zowel voor de manager als voor de werknemers stress veroorzaken als ze onder de normen presteren.

In dergelijke gevallen moet een functioneringsgesprek na een regelmatig interval verplicht worden gemaakt en moet een objectieve beoordeling van de prestaties worden uitgevoerd. De organisatie kan zijn toevlucht nemen tot een jaarlijkse of eenmaal in de twee jaar een formele beoordelingsgesprek en tussentijds kan het een informeel functioneringsgesprek hebben. Het hangt allemaal af van het type organisatie.

Process of Performance Appraisal:

Prestatiebeoordeling is een proces dat niet moet worden uitgevoerd in isolatie van verschillende functies voor personeelszaken. Het begint met de functieanalyse, taakomschrijving en taakspecificatie. Deze helpen bij het vaststellen van de standaardprestaties. De normen die zijn vastgesteld voor de prestaties moeten duidelijk worden gedefinieerd en ondubbelzinnig zijn. Het moet bereikbaar zijn voor de normale werknemer.

De volgende stap in het proces is het communiceren van de vastgestelde prestatienormen aan de werknemers. Er moet ook feedback worden gegeven om eventuele verwarring of misverstanden weg te nemen. Feedback geeft de manager de mogelijkheid dat de informatie de werknemers heeft bereikt. Nu is de stap in de volgorde om de werkelijke prestaties te meten. Het kan worden beïnvloed door persoonlijke observatie, schriftelijke en mondelinge rapporten van de supervisors.

De stap later is om de werkelijke prestaties te vergelijken met de ingestelde normen. Eventuele afwijkingen van de vastgestelde normen worden genoteerd. Dit wordt besproken met de medewerker. Zwakke punten worden besproken, zodat de werknemer interesse heeft in het verbeteren van de prestaties. De laatste stap in het proces is het initiëren van correctieve actie die essentieel is om de prestaties van de medewerker te verbeteren. Werknemer kan worden uitgescholden of gewaarschuwd zodat hij zelf de nodige pogingen kan doen om de prestaties te verbeteren. Maar dit is niet genoeg en correct.

De redenen voor lage prestaties moeten worden onderzocht, de werknemer in vertrouwen nemen en hem motiveren voor betere prestaties. Counseling en coaching kunnen de magie doen. Het prestatiebeoordelingsproces kan variëren van organisatie tot organisatie. Het hangt ook af van het soort leidinggevenden aan het roer van zaken. Er is geen tekort aan leidinggevenden die het evaluatieproces van hun voorgangers kunnen stoppen.

Alles hangt af van de personen en organisaties. Voor een effectieve prestatiebeoordeling moet men echter een geschikte tijd kiezen, verbaal zijn, geduldig luisteren naar wat de medewerker te zeggen heeft, het gedrag van de werknemer evalueren, werknemersmedezeggenschap aanmoedigen, specifiek zijn en de werknemer in vertrouwen nemen, de prestaties vrij bespreken met de werknemer .