Aankoopprocedure: Top 7 standaard aankoopprocedures - uitgelegd!
Dit artikel werpt licht op de zeven belangrijkste standaard inkoopprocedures die zijn goedgekeurd door een productiebedrijf. De procedures zijn: 1. Aanvraag tot bestellen 2. Offerte verkrijgen 3. Plaatsing van bestelling 4. Opvolging van bestelling 5. Invoice en ontvangen goederen in vergelijking met de bestelling 6. Accountinvoer 7. Betalingen.
Standaard inkoopprocedure #
1. Aankoopaanvraag:
Deze aanvraag start de aankoopprocedure. De bestelling wordt geplaatst na ontvangst van correct ondertekende en naar behoren goedgekeurde aanvragen. De aanvragen specificeren welk soort materiaal gewenst is, hoeveel en wanneer en waar de materialen in de fabriek moeten worden afgeleverd.
In een commercieel concern stelt de verkoopafdeling andere afdelingen voor met betrekking tot aankopen en elke afdeling vult zijn vraag in een ingediend invorderingsformulier in en vormt één kopie van dezelfde tweewekelijkse of periodiek naar de inkoopafdeling. Het invorderingsformulier bevat de hoeveelheid, beschrijving, hand in hand, gemiddelde consumpties, waarschijnlijke prijs enz.
Eén kopie van het bovenstaande formulier wordt naar de inkoopagent gestuurd en de tweede kopie wordt bewaard door de afzender.
Standaard inkoopprocedure #
2. Verkrijgen van offertes:
In dit stadium zal de inkoopafdeling offertes en monsters van de vermelde leveranciers uitnodigen. Aanvragen voor gevorderde goederen worden ook gemaakt door middel van invoegen van kranten waarin vraag en vereisten in detail worden gespecificeerd.
Standaard inkoopprocedure #
3. Een bestelling plaatsen:
Plaatsing van een bestelling is afhankelijk van geschikte offertes. Na de juiste selectie worden de bestellingen op afgedrukte formulieren geplaatst.
Elke bestelling wordt in vier exemplaren gemaakt met deze informatie:
(a) Serienr. en datum van bestelling
(b) Naam, adres enz. van de verkoper,
(c) Volledige gegevens van de goederen,
(d) Prijzen en voorwaarden van korting,
(e) Wijze, modus en leverdatum
(f) Speciale instructies met betrekking tot facturering, verpakking, etikettering, markering, verzekering en wijze van vervoer.
Een naar behoren gemachtigde verantwoordelijke persoon moet de bestelling met datum ondertekenen. Eén exemplaar van de bestelling wordt naar de verkoper gestuurd, één naar de productieafdeling, één naar de boekhoudafdeling en de laatste wordt door het kantoor bewaard voor toekomstig gebruik.
Standaard inkoopprocedure #
4. Follow-up Bestelling:
Om de uitvoering van de bestelling te bespoedigen, is follow-up essentieel. Dit is gedaan om de producent te helpen de productie eerder te starten, zodat materialen niet worden geblokkeerd. Het zorgt voor minder investeringen in materialen en kapitaalbesparingen.
Standaard inkoopprocedure #
5. Vergelijking van ontvangen facturen en goederen met de bestellingen:
In dit stadium moet de factuur worden gecontroleerd bij de bestelling. Elke discrepantie wordt onmiddellijk gemeld. Een vergelijkbare vergelijking wordt gemaakt wanneer de goederen daadwerkelijk aankomen. Indien een leveringsbon van de leverancier wordt ontvangen, wordt deze bij de bestelling en bij ontvangst van de goederen gevoegd. Het duplicaat van de afleveringsnota wordt teruggestuurd na ondertekening en datering als ontvangstbevestiging.
Standaard inkoopprocedure #
6. Inzendingen en rekeningboeken:
De inkoopafdeling stuurt de factuur nu met de vereiste goedkeuring naar de boekhoudafdeling waar de factuur wordt ingevoerd in het grootboek.
Standaard inkoopprocedure #
7. Betalingen:
Dit is de laatste fase - vereffening van een rekening door betalingen te verrichten. Om contantkorting te gebruiken, moet de betaling onmiddellijk worden weergegeven. Bij creditaankopen wordt de betalingsopdracht uitgegeven na ontvangst en verificatie van de rekeningafschriften.
