Prestatieplanning: betekenis, noodzaak en proces

Na het lezen van dit artikel leert u over: - 1. Betekenis van prestatieplanning 2. Noodzaak van prestatieplanning 3. Wiens prestaties moeten worden gepland? 4. Planning van individuele prestaties 5. KPA's en prestatieplanning.

Betekenis van prestatieplanning:

Prestatieplanning voor een medewerker vloeit voort uit organisatorische of unitaire doelstellingen en wordt gezamenlijk uitgevoerd door de werknemer en zijn leidinggevende.

Het proces voor prestatieplanning verloopt op de volgende manier:

1. In overleg met de leidinggevende formuleert de werknemer zijn taakstellingen, rekening houdend met de doelstellingen van de organisatie / eenheid. Een doelstelling is een intentieverklaring en vermeldt wat de leidinggevende van de werknemer verwacht om te bereiken, hoe goed en wanneer.

Doelstellingen zijn hulpmiddelen om de medewerker inzicht te geven in het belangrijkste resultaat dat van hem wordt verwacht tijdens een periode, meestal op jaarbasis. Om operationeel te zijn, moeten de doelstellingen resultaatgericht, specifiek, meetbaar en tijdgebonden zijn.

2. Tijdens de prestatieplanningssessie wordt elk doel en zijn bijdrage aan de organisatiedoelstellingen besproken en wordt ook bepaald hoe de verwezenlijking van elke doelstelling zal worden gemeten.

3. In het licht van de gestelde doelen, wordt elke ontwikkelingsactiviteit die door de werknemer wordt vereist uitgewerkt. Ontwikkelingsactiviteiten zijn activiteiten die relevant zijn voor het verbeteren van de huidige vaardigheden van de medewerker of om hem voor te bereiden op nieuwe verantwoordelijkheden.

4. Zodra het prestatieplan is vastgesteld, is het de verantwoordelijkheid van de werknemer om de in het plan gespecificeerde doelstellingen en andere verantwoordelijkheden uit te voeren. De leidinggevende werkt gedurende de hele planperiode met de medewerker om de medewerker te helpen slagen door hem te coachen en te adviseren over zijn prestaties.

Noodzaak van prestatieplanning:

Prestatieplanning is de eerste stap van Performance Management. Prestatieplanning is het proces om te bepalen wat en hoe een taak moet worden uitgevoerd op een manier dat zowel de werknemer als zijn leidinggevende begrijpen wat er van de werknemer wordt verwacht en hoe succes wordt gedefinieerd en gemeten. Prestatieplanning voor een medewerker vloeit voort uit organisatorische of unitaire doelstellingen en wordt gezamenlijk uitgevoerd door de werknemer en zijn leidinggevende.

Prestatieplanning is een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat de medewerker kwaliteitsinputs levert die de verwachte output van hem garanderen. Planning geeft richting en zorgt voor een goede economie voor het bedrijf. Bovendien verhoogt het de bijdrage van het individu en verbetert het zijn eigenwaarde.

Wiens prestaties moeten worden gepland?

Er wordt meestal gezegd dat de prestaties van een persoon niet kunnen worden gepland en dat de prestaties van de afdeling of de organisatie in kaart kunnen worden gebracht. Maar ik geloof dat het gemakkelijk is om te plannen voor een individu in plaats van voor de organisatie. Individuele prestaties zijn onderhevig aan weinig onzekerheden dan die van een organisatie.

Organisatorische onzekerheden zijn de combinatie van onzekerheden waarmee elke werknemer wordt geconfronteerd. Deze onzekerheden komen zowel voort uit de externe omgeving als uit de interne omgeving.

Organisatiedoelen, bedrijfsplannen, missieverklaringen, jaarlijkse operationele plannen, budgetverklaringen en prestatierichtlijnen die van tijd tot tijd door het kantoor van de CEO worden uitgegeven, bieden het perspectief en het raamwerk dat nodig is om de afdelingsdoelen te bepalen en bieden dus de context aangezien slechts marginale veranderingen worden verwacht van jaar tot jaar, met enkele uitzonderingen. De individuele plannen hoeven niet elk kwartaal of elk jaar te worden herzien, maar er kunnen slechts marginale wijzigingen worden doorgevoerd.

In het geval er geen richtlijnen zijn, kunnen de managers bij elkaar zitten en nieuwe doelen stellen voor hun afdeling.

Hiervoor moeten ze enkele vragen stellen, zoals:

1. Wat heeft onze prestaties beïnvloed?

2. Hoe kunnen we verbeteren?

3. Welke nieuwe uitdagingen kunnen we ondernemen?

4. Hoe zal de situatie dit jaar anders zijn?

5. Hoe kunnen we de kwaliteit van de output verbeteren?

6. Welk nieuw proces, nieuwe technologie en systemen willen we dit jaar introduceren?

Individuele prestaties plannen:

Jaarlijkse functioneringsgesprekoefening biedt goede kansen voor prestatieplanning.

Dit kan vele manieren bieden waarop individuele prestaties kunnen worden gepland, waarvan sommige omvatten:

1. Taakanalyse.

2. Key performance areas (KFA's).

3. Belangrijkste resultaatgebieden.

4. Taak- en doelidentificatie.

5. Activiteitenplannen / actieplannen.

6. Instelling van doelen instellen.

Al deze methoden benadrukken de kerntaken die het individu verwacht te presteren als onderdeel van zijn rol gedurende het jaar. Sommigen benadrukken de gedetailleerde analyse en lijst van alle activiteiten (taakanalyse). Een paar nadruk leggen op het planningsgedeelte van het werk (activiteitenplannen) en enkele andere benadrukken de prestaties of wat het individu verwacht te doen (KPA's).

KPA's en prestatieplanning:

KPA's identificeren en waar mogelijk kwantificeerbare doelen stellen, is de enige manier om iemands prestaties te plannen. Sommige organisaties benadrukken de toenemende objectiviteit in ratings via KPA's. KPA's helpen bij het verminderen van de subjectiviteit, maar soms niet op zeer zichtbare manieren.

Objectiviteit in beoordelingen is moeilijk te bereiken en ratings zullen altijd beperkingen hebben zoals uitgelegd in de volgende hoofdstukken. Dus voor de organisaties is de enige uitweg om een planningsoriëntatie en rolluwheid via KPA's in te prenten dan om de objectiviteit te verbeteren. Er is geen goed geteste technologie om de belangrijkste prestatiegebieden te identificeren.

Het proces voor prestatieplanning verloopt op de volgende manier:

2. Tijdens de prestatieplanningssessie wordt elk doel en zijn bijdrage aan de organisatiedoelstellingen besproken en wordt ook bepaald hoe de verwezenlijking van elke doelstelling zal worden gemeten.

3. In het licht van de gestelde doelen worden alle ontwikkelingsactiviteiten die door de medewerker worden vereist uitgewerkt. Ontwikkelingsactiviteiten zijn activiteiten die relevant zijn voor het verbeteren van de huidige vaardigheden van de medewerker of om hem voor te bereiden op nieuwe verantwoordelijkheden.

Zodra het prestatieplan is vastgesteld, is het de verantwoordelijkheid van de werknemer om de doelstellingen en andere verantwoordelijkheden uit te voeren die in het plan zijn gespecificeerd. De leidinggevende werkt gedurende de hele planperiode met de medewerker om de medewerker te helpen slagen door hem te coachen en te adviseren over zijn prestaties.