Taakanalysemethoden: methoden voor gegevensverzameling voor taakanalyse

Taakanalyse is gebaseerd op taakgegevens. Vandaar de vraag: hoe sollicitatiegegevens te verzamelen? Er zijn verschillende methoden beschikbaar voor het verzamelen van werkgegevens. De methode die historisch gekoppeld was aan het concept van functieanalyse was observatie aangevuld met het interview.

In de afgelopen jaren zijn ook vragenlijsten, checklists, kritieke incidenten, dagboeken, personeelsdossiers en technische conferentiemethoden geëxperimenteerd voor het verzamelen van werkgerelateerde gegevens. Een korte beschrijving van elke methode is in orde.

Observation:

Volgens deze methode worden gegevens verzameld door een werknemer te observeren terwijl hij aan het werk is. De functieanalist op basis van observatie registreert zorgvuldig wat de werknemer doet, hoe hij / zij het doet en hoeveel tijd nodig is voor het voltooien van een bepaalde taak. Dit is de meest betrouwbare methode voor het zoeken naar informatie uit de eerste hand met betrekking tot een baan.

Deze methode is geschikt voor taken die voornamelijk bestaan ​​uit waarneembaar fysiek vermogen, korte werkcyclusactiviteiten. De banen van tekenaar, monteur, spinner of wever zijn het voorbeeld van dergelijke banen. De keerzijde van deze methode is echter dat deze methode niet geschikt is voor taken waarbij niet-waarneembare mentale activiteiten overlappingen en grijze gebieden onthullen en de werkcyclus niet is voltooid.

Dat het tijdrovend is, is dat het nog een andere handicap is. Gezien deze moet de jobanalist behoorlijk vaardig zijn in het verzamelen van gegevens over banen met een hoge mate van discretie of beslissinginhoud. Training kan de jobanalist behendig maken.

Interview:

In deze methode interviewt de jobanalist de jobhouder rechtstreeks via een gestructureerd interviewformulier om informatie over de baan te krijgen. Deze methode blijkt in het bijzonder geschikt te zijn voor banen waarbij directe waarneming niet mogelijk is. Bij wijze van rechtstreeks gesprek met de functiehouder kan de sollicitant van de interviewer zinvolle informatie van de baanhouder extraheren over zijn / haar baan.

De interviewmethode is echter zowel tijdrovend als kostbaar. Vooral de professionele en leidinggevende functies vanwege hun gecompliceerde aard van het werk vereisen een langer interview. 'Dit kan ook een mogelijkheid zijn voor vertekening van de kant van de analist en de functiehouder, dat wil zeggen dat de respondent de nauwkeurigheid en objectiviteit van de taak vertroebelt. informatie verzameld via interview. Niettemin zal de effectiviteit van de interviewmethode afhangen van het vermogen van zowel interviewer als respondent om vragen te stellen en respectievelijk te beantwoorden.

De volgende richtlijnen, zoals beschreven door Carrol L. Shartle, Otis en Lenhert, kunnen de interviewer helpen om zijn / haar interview effectiever te maken:

een. Stel jezelf voor om de werknemer te laten weten wie je bent en waarom je daar bent.

b. Verminder de angst van de werknemer door een sterke interesse te tonen in zowel hem / haar als zijn / haar baan.

c. Laat de werknemer niet weten hoe hij het werk moet doen.

d. Probeer zoveel mogelijk met de werknemer in zijn / haar taal te praten.

e. Creëer geen verwarring tussen het werk en de werknemer.

f. Maak een volwaardige jobstudie binnen de doelstellingen van de programma's; en

g. Controleer de verkregen jobinformatie.

Vragenlijst:

Vragenlijstmethode voor het verzamelen van werkgegevens is vooral in de volgende twee situaties wenselijk:

Ten eerste, waar het aantal mensen dat hetzelfde werk doet groot is en om persoonlijk te interviewen, is moeilijk en praktisch niet haalbaar.

Ten tweede, waar het geven van voldoende tijd aan werknemers wenselijk is om hen in staat te stellen om de speciale aspecten van de banen te onthullen en te verkennen.

In deze methode krijgt de werknemer een gestructureerde vragenlijst om in te vullen, die vervolgens wordt teruggestuurd naar de supervisors. De supervisor, na het aanbrengen van de nodige en noodzakelijke correcties in de informatie in de vragenlijst, stuurt de gecorrigeerde informatie naar de jobanalist. Vragenlijst biedt uitgebreide informatie over de baan.

De aldus verkregen informatie kan worden gekwantificeerd en verwerkt in de computer. Het grootste voordeel van de vragenlijstmethode is dat het de analist in staat stelt om een ​​groot aantal functiehouders in de kortst mogelijke tijd te verslaan. De methode lijdt echter ook aan bepaalde tekortkomingen.

Bij gebrek aan een directe relatie tussen de functieanalist en de werknemer, zijn zowel de samenwerking als de motivatie van de medewerker vaak laag. Vaak als gevolg van een gebrek aan opleiding en vaardigheden, wordt de werkgerelateerde informatie niet op een zinvolle en duidelijke manier uitgedrukt. Als zodanig zijn taakgerelateerde gegevens meestal onnauwkeurig. Bovendien is de methode tijdrovend en kostbaar.

Controle lijsten:

De checklistmethode voor het verzamelen van taakgegevens verschilt van de vragenlijstmethode in die zin dat deze enkele subjectieve vragen bevat in de vorm van Ja of Nee. De functiehouder wordt gevraagd om de vragen aan te kruisen die gerelateerd zijn aan zijn / haar baan. Checklist kan worden opgesteld op basis van werkinformatie verkregen uit verschillende bronnen, zoals supervisors, industriële ingenieurs en andere mensen die bekend zijn met de specifieke taak.

Zodra de checklist is opgesteld, wordt deze vervolgens naar de functiehouder gestuurd om alle taken te controleren die worden vermeld in de lijst die hij / zij uitvoert. Hij / zij wordt ook gevraagd om de hoeveelheid tijd die elke persoon aan elke taak besteedt en het type training en ervaring dat vereist is om elke taak uit te voeren, te vermelden. De informatie in de checklist is dan getabelleerd om de taakgerelateerde gegevens te verkrijgen.

Net als de vragenlijstmethode is de checklistmethode geschikt in de grote organisaties waarin een groot aantal werknemers een bepaalde taak krijgt toegewezen. Omdat de methode kostbaar is en daarom niet geschikt is voor kleine organisaties.

Kritieke incidenten:

Deze methode is gebaseerd op de eerdere ervaringen van de functiehouder tijdens het werk. Ze worden gevraagd om de eerdere incidenten in verband met hun baan samen te vatten en te beschrijven. De incidenten die aldus door de functiehouders worden gemeld, worden dan ingedeeld in verschillende categorieën en in detail geanalyseerd. Ja, de functieanalist heeft een hoge mate van vaardigheid nodig om de incidenten te analyseren die door de functiehouders op de juiste manier zijn beschreven. Deze methode is echter ook tijdrovend.

Dagboeken of logboekrecords:

In deze methode wordt de functiehouder gevraagd om dagelijks een gedetailleerde dagboek bij te houden met betrekking tot de taakgerelateerde activiteiten. Als u dit op verstandige wijze doet, biedt deze methode nauwkeurige en uitgebreide informatie over de taak. Dit voorkomt geheugenverlies van de kant van de functiehouder. Omdat de registratie van activiteiten zich over meerdere dagen kan verspreiden, wordt de methode dus tijdrovend.

Het nadeel van deze methode is dat het onvolledig is omdat het geen wenselijke gegevens bevat over de supervisorrelatie, de gebruikte apparatuur en de arbeidsomstandigheden op de werkplek.

Technische conferentiemethode:

In deze methode wordt een conferentie georganiseerd voor de supervisors die over uitgebreide kennis over werk beschikken. Ze beraadslagen over verschillende aspecten van de baan. De jobanalist krijgt werkinformatie uit de discussie tussen deze experts / supervisors. De methode kost minder tijd. Het belangrijkste nadeel van deze methode is echter dat deze niet accuraat en authentiek is omdat de huidige functiehouders niet betrokken zijn bij het verzamelen van werkinformatie.

Uit de voorgaande beschrijving blijkt dat geen enkele methode compleet en superieur is. In feite mag geen van de methoden worden beschouwd als wederzijds exclusief. De beste gegevens met betrekking tot een taak kunnen worden verkregen door een combinatie van alle hierboven beschreven methoden.

Voordat we naar de volgende inhoud gaan, is een korte vermelding van de problemen met betrekking tot taakanalyse in orde.

De problemen die kunnen optreden tijdens het uitvoeren van een taakanalyse zijn:

1. Gebrek aan steun van het topmanagement.

2. Vertrouwen op één bron en methode van gegevensverzameling.

3. Niet-opgeleide en niet-gemotiveerde functiehouders die de feitelijke bron van functiegegevens zijn.

4. Vervormde informatie / gegevens verstrekt door de respondenten, dat wil zeggen, de functiehouders vanwege niet-paraatheid van hun kant.