Effectief team: Betekenis, kenmerken en belang - Uitgelegd!

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de betekenis, de kenmerken en het belang van effectieve teams.

Betekenis van effectieve teams:

Hoewel de term 'team' vaak wordt gebruikt voor elke groep, maar groepen en teams zijn niet hetzelfde. "Een werkgroep bestaat uit een aantal personen dat gewoonlijk rapporteert aan een gemeenschappelijke leidinggevende en die een face-to-face interactie heeft, die een zekere mate van onderlinge afhankelijkheid hebben in het uitvoeren van taken met het doel de organisatiedoelstellingen te bereiken."

De prestaties van een werkgroep zijn wat haar leden doen als individuen. De prestatie is slechts de optelling van de individuele bijdrage van elk groepslid. Er is geen positieve synergie in een groep die een algemeen prestatieniveau zou creëren dat groter is dan de som van de inputs.

Aan de andere kant omvat de prestatie van een team zowel individuele resultaten als collectieve werkproducten. Een werkteam creëert positieve synergie door gecoördineerde inspanningen. De groepsperformance in een werkgroep is groter dan de som van de individuele prestaties. Een team is dus een groepsvorm, maar het heeft in meer of mindere mate kenmerken dan gewone groepen, waaronder een hogere inzet voor groepsdoelen en een hogere mate van onderlinge afhankelijkheid en interactie.

Volgens Jon Katzenbach en Douglas Smith: "Een team bestaat uit een klein aantal mensen met complementaire vaardigheden die zich inzetten voor een gemeenschappelijk doel, reeks prestatiedoelen en -aanpak waarvoor zij zichzelf verantwoordelijk houden."

"Elke werkgroep waarvan de individuele inspanningen resulteren in een prestatie die groter is dan de som van individuele invoer, wordt een werkgroep genoemd."

Alle groepen zijn geen teams. De bovenstaande definities helpen ons om onderscheid te maken tussen deze twee termen.

Kenmerken van effectieve teams:

Rensis Likert en Douglas McGregor, behoorden tot de vroege schrijvers die de aandacht vestigden op het belang van het functioneren van teams. Ze identificeerden enkele kenmerken van goed functionerende effectieve teams.

McGregor's lijsten met kenmerken zijn als volgt:

1. De atmosfeer is meestal ontspannen, comfortabel en informeel.

2. De teamtaak is goed begrepen en geaccepteerd door de leden.

3. De leden luisteren goed naar elkaar en er is veel taakgerelateerde discussie waaraan de meeste leden deelnemen.

4. Mensen drukken zowel hun gevoelens als ideeën uit.

5. Conflicten en meningsverschillen zijn aanwezig, maar zijn gecentreerd rond ideeën en methoden, niet rond persoonlijkheden en mensen.

6. De groep is zelfbewust over zijn eigen operaties.

7. Beslissingen zijn meestal gebaseerd op consensus, niet op meerderheidsstemmen.

Wanneer tot acties wordt besloten, worden duidelijke opdrachten gemaakt en geaccepteerd door de leden.

Wanneer al deze kenmerken aanwezig zijn, betekent dit dat het team zijn missie met succes volbrengt en tegelijkertijd voldoet aan de persoonlijke en interpersoonlijke behoeften van de leden.

In de latere stadia hebben een aantal schrijvers en onderzoekers hun werk opgebouwd op basis van het werk van McGregor, Likert en anderen.

Glenn Parker heeft een vergelijkbare lijst met kenmerken van effectieve teams ontwikkeld, met als kenmerken:

1. Duidelijk doel (gedefinieerde en geaccepteerde visie, missie, doel of taak en een actieplan.)

2. Informaliteit (informeel, comfortabel en ontspannen.)

3. Participatie (discussie en iedereen aangemoedigd om deel te nemen.)

4. Luisteren (leden gebruiken effectieve luistertechnieken zoals ondervraging, parafraseren en samenvatten.)

5. Beschaafde onenigheid (team is comfortabel met onenigheid, vermijdt niet, maakt conflicten glad of onderdrukt conflicten.)

6. Consensusbeslissing (substantiële overeenkomst door grondige discussie, vermijden van stemmen.)

7. Open communicatie (gevoelens zijn legitiem, weinig verborgen agenda's.)

8. Duidelijke rollen en werkopdrachten (duidelijke verwachtingen en werk gelijk verdeeld.)

9. Gedeeld leiderschap (hoewel er een formele leider is, deelt iedereen in effectief leiderschapgedrag.)

10. Externe betrekkingen (het team besteedt aandacht aan het ontwikkelen van externe relaties, middelen, geloofwaardigheid, enz.)

11. Stijldiversiteit (team heeft een breed spectrum van groepsprocessen en taakvaardigheden.)

12. Zelfevaluatie (het team stopt periodiek om te onderzoeken hoe goed het functioneert.)

Alle bovenstaande kenmerken dragen bij aan het vormen van een effectief team. We kunnen verder onderscheid maken tussen effectieve teams en high-performance teams. Hoogpresterende teams hebben dezelfde kenmerken, maar in hogere mate. Katzenbach en Smith zeggen dat sterke persoonlijke inzet voor elkaar, toewijding aan de organisatorische groei en succes, high performance teams onderscheidt van effectieve teams.

Belang van teams:

De volgende vraag is: waarom zijn de teams zo populair geworden? Uit onderzoek blijkt dat de teams meestal beter presteren dan individuen wanneer de taak die wordt uitgevoerd meerdere vaardigheden, beoordelingsvermogen en ervaring vereist. Teams zijn een effectief middel voor management om hun organisatie te democratiseren en de motivatie van werknemers te vergroten.

Deskundigen zijn het erover eens dat de volgende primaire voordelen kunnen voortvloeien uit de introductie van werkteams:

1. Verbeterde motivatie van werknemers:

Werkteams helpen bij het verbeteren van de motivatie van werknemers. Omdat werkteams werknemersbetrokkenheid stimuleren, maken deze de banen interessanter en voldoen ze aan de sociale behoeften van de werknemers. Individuen presteren waarschijnlijk beter wanneer ze in de aanwezigheid van andere mensen werken. Individuen zullen harder werken en extra inspanningen leveren om in de goede genade van het team te blijven.

2. Positieve synergie:

Teams hebben het potentieel om hoge productiviteitsniveaus te creëren dankzij een positieve synergie die door hen wordt gecreëerd. De output in de vorm van prestatieproductiviteiten is over het algemeen meer dan de optelling van inputs in de vorm van inspanningen van werknemers. Er is ook een nadeel van positieve synergie. Soms nemen managers hun toevlucht tot personeelsbesparingen om de positieve synergie te gebruiken om dezelfde of hogere output te krijgen van minder mensen.

3. Tevredenheid over sociale behoeften:

De mens is een sociaal dier. Hij voelt altijd de behoefte aan aansluiting. Teams kunnen aan deze behoefte van de werknemers voldoen door de interactie tussen werknemers te vergroten en een gevoel van broederschap en vriendschap tussen teamleden te creëren. Zulke werknemers zijn altijd beter in staat om met stress om te gaan en genieten meer van hun werk.

4. Commitment to Team Goals:

Teams ontwikkelen over het algemeen een gemeenschappelijk doel, toewijding voor dat doel en overeenstemming over specifieke doelen. Dit alles in combinatie met de sociale druk die door het team werd uitgeoefend; resulteren in een hoge mate van betrokkenheid bij gemeenschappelijke teamdoelen. De individuele leden sublimeren hun individuele doelen voor de gemeenschappelijke doelen van de groep.

5. Verbeterde organisatiecommunicatie:

Aangezien de teams interacties aanmoedigen, zal dit leiden tot verbeterde communicatie. In het geval van zelfbeheerde teams worden interpersoonlijke afhankelijkheden gecreëerd die vereisen dat de leden aanzienlijk meer interactie hebben dan wanneer ze alleen aan een baan werken. Cross-functionele teams creëren afhankelijkheden tussen verschillende functies en vergroten de communicatie binnen de organisatie.

6. Voordelen van uitgebreide jobtraining:

De implementatie van teamwerk leidt altijd tot een uitgebreide jobtraining. Door deze training bouwen medewerkers hun technische, besluitvormings- en interpersoonlijke vaardigheden.

7. Organisatorische flexibiliteit:

Het management heeft geconstateerd dat teams flexibeler zijn en beter reageren op veranderende gebeurtenissen dan traditionele afdelingen of andere vormen van permanente groeperingen. Teams kunnen snel assembleren, inzetten, opnieuw focussen en ontbinden. Dit alles komt door de reden dat teams zich concentreren op processen in plaats van op functies. Ze stimuleren crosstraining zodat leden elkaars werk kunnen doen en vaardigheden kunnen uitbreiden. Deze uitbreiding van vaardigheden vergroot de flexibiliteit van de organisatie.

Hoewel de introductie van teams niet altijd deze voordelen oplevert, kunnen we niet voorbijgaan aan de realiteit dat teambewegingen momenteel een enorm momentum hebben en de mening van het management weerspiegelen dat teams succesvol kunnen zijn in een breed scala aan settings. Er zijn uiteraard onvoorziene factoren die de acceptatie en het succes van teams beïnvloeden.