8 Leidende factoren om delegatie effectiever te maken

Leidende factoren om delegatie effectiever te maken zijn: 1. Bepaal doelen, 2. Verduidelijk verantwoordelijkheid en autoriteit, 3. Motiveer ondergeschikten, 4. Zorg voor training, 5. Zorg voor adequate controle, 6. Vereist voltooid werk, 7. Tweerichtingscommunicatie, 8. Naleving van het delegatiebeginsel!

Delegatie is een kunst, geen wetenschap. Er is dus geen vaststaand principe om de bekwaamheid van delegatie te verbeteren. Manager zal het alleen door ervaring moeten verbeteren.

De ervaring van vele leidinggevenden biedt de basis voor deze leidende factoren die hieronder worden toegelicht:

1. Bepaal doelen:

Opdrachten moeten duidelijk worden gedefinieerd in termen van verwachte doelen of resultaten. Als de persoon de delegatie enthousiast wil accepteren, moet hem gedetailleerde informatie worden verstrekt met de nadruk dat zijn werk zowel noodzakelijk als belangrijk is. Het is dus pas na een verduidelijking van al deze doelstellingen dat personen die autoriteit ontvangen recht zouden doen aan de hun toegewezen taken.

2. Verduidelijking van verantwoordelijkheid en autoriteit:

Als een manager efficiënt wil presteren, moet hij weten wat zijn taak is en met hoeveel autoriteit hij deze moet uitvoeren. Verder zal een supervisor die niet zeker is van zijn autoriteit, kwesties ontwijken of elke vraag voor zijn beslissing aan zijn chef brengen.

De essentie van het hele probleem is om de autoriteitsverantwoordelijkheidsrelatie van elke manager op papier te zetten en ook de beperkingen van de autoriteit van elke functie.

3. Motiveer ondergeschikten:

Dit is een bewegende kracht in delegatie. Om de beste resultaten te krijgen, is het de taak van elke manager om te zien dat ondergeschikten gemotiveerd zijn om hun werk vrijwillig en met enthousiasme te doen. Tenzij ze duidelijke garanties krijgen en gemotiveerd zijn door betere lonen, betere arbeidsomstandigheden, vroege promotie enz., Zou elke poging om autoriteit en verantwoordelijkheid te delegeren niet effectief zijn.

4. Zorg voor training:

Delegatie is eerder een moeilijk proces en kan alleen worden bereikt door de noodzakelijke training te volgen. De manager moet zijn ondergeschikten de juiste training geven om de delegatie te aanvaarden.

Training in delegatie omvat echter de volgende stappen, zodat deze effectief kan worden geaccepteerd:

(a) Beoordeling van de huidige prestaties in delegatie.

(b) Counseling voor verbetering.

5. Zorg voor voldoende beheersing:

Het controlesysteem moet bij effectieve delegatie zodanig zijn dat de leidinggevenden kunnen worden bevrijd van routinematige inspecties, maar die hem toch in staat stellen zijn verantwoordelijkheid te behouden. Hierin zouden de ondergeschikten moeten worden aangemoedigd om de middelen van zelfbeheersing te volgen. Ze moeten een idee krijgen van de vooraf bepaalde normen die van hen worden verwacht.

Vereisten voor zelfcontrole:

(a) Ondergeschikten moeten deelnemen aan het vaststellen van de normen.

(b) Ondergeschikten dienen de aldus vastgestelde normen te begrijpen en te accepteren.

(c) Ondergeschikte informatie moet van tijd tot tijd worden voorzien van betrouwbare informatie en zij moeten ook toegang hebben tot die informatie.

(d) Ondergeschikten dienen de dagelijkse kosten van de uitvoering van hun werk te kennen om hen in staat te stellen deugdelijke beheersingsbeslissingen te nemen om hun kosten in overeenstemming te houden.

(e) Ten slotte moeten ondergeschikten een grondige opleiding krijgen voor het meten van de prestaties en het rapporteren van de redenen in geval van afwijkingen.

6. Vereist voltooid werk:

Onder deze doctrine verwachten de ondergeschikten van zijn baas een duidelijk begrepen delegatie te maken, zodat ze voor elke stap in het proces van het werk hun baas niet hoeven te raadplegen en daardoor de hele kwestie vertragen. Tegelijkertijd plant de manager voor begeleiding, coaching en communicatie

De doctrine van voltooid werk is effectief en zinvol, op voorwaarde dat de manager het werk delegeert:

(a) maakt een duidelijke opdracht

(b) Delegates de details van coördinatie

(d) biedt begeleiding en begeleiding

(e) Vereist een voltooid pakket

7. Tweerichtingscommunicatie:

Er moet een tweewegscommunicatie zijn tussen de meerdere en de ondergeschikte. De overste moet de instructies in duidelijke en ondubbelzinnige woorden geven en hij moet de ondergeschikte toelaten om opheldering en begeleiding te vragen wanneer deze laatste enige moeilijkheid voelt.

8. Naleving van het delegatiebeginsel:

Strikte naleving van de principes van delegatie (zoals gelijkheid van autoriteit en verantwoordelijkheid, eenheid van het bevel en absoluutheid van verantwoordelijkheid), is het meest essentieel voor het behalen van succes bij delegatie.