Voorbereiding van standaardlijst: code en inkooproutine (met exemplaar)

Hier geven we details over de samenwerking tussen inkoopmanager en anderen ter voorbereiding van de standaardlijst!

Aangezien de Purchase Manager dingen moet kopen die door anderen kunnen worden gebruikt, moet er volledige samenwerking zijn tussen de inkoopafdeling en de andere afdelingen, met name de productieafdeling. Deze samenwerking bestaat uit het opstellen van standaardlijsten waarin alle eisen van de fabriek en andere afdelingen worden vermeld.

De methode om de lijst voor te bereiden, is om allereerst de belangrijkste grondstoffen op te sommen en vervolgens elke afdeling op te nemen, beurtelings en de materialen op te geven die daar moeten worden gebruikt en de verschillende winkels die nodig zijn om het werk in die afdeling voort te zetten. Een onderzoek van machine per machine zal goede resultaten opleveren. Er moet ook een lijst met reserveonderdelen worden opgesteld die nodig zijn voor elke machine.

De Works Manager geeft ook het verbruik van elk item per tijdseenheid of per gegeven schaal van uitvoer aan. Als en wanneer de verhouding van het verbruik verandert, moet de inkoopmanager op de hoogte worden gebracht van de wijziging, zodat hij de nodige wijzigingen in het inkoopschema kan aanbrengen.

Code:

Na het opstellen van de standaardlijst is het wenselijk om een codenummer of symbool aan elk artikel te geven. De code of het symbool kan geheel uit cijfers of uit letters van het alfabet bestaan, gedeeltelijk uit cijfers. Numerieke code is nodig wanneer ponskaartmachines worden gebruikt. In ieder geval kan de vaststelling van de code of het symbool veel administratieve arbeid besparen. Het symbool voor zachtstalen lasstaven 1/16 kan bijvoorbeeld WM 64 zijn.

De student kan het verschil zien in de moeite die het kost om deze twee dingen te schrijven. Tijdens het opstellen van een numerieke code is het juist om de verschillende afdelingen op te sommen en de eerste twee cijfers toe te wijzen om het nummer van de afdeling aan te geven. 05, bijvoorbeeld, kan de transportafdeling aangeven. Evenzo kan 00 worden gebruikt voor die materialen en winkels die in alle afdelingen worden gebruikt, bijvoorbeeld kerosineolie, katoenafval, enz. Vervolgens wordt voor elke afdeling de lijst met materialen opgesteld.

Het eerste cijfer moet aangeven of het materiaal deel uitmaakt van het product of dat het alleen wordt gebruikt om de machines te laten draaien of dat het een reserveonderdeel is. Ik kan worden aangewezen voor materialen die deel uitmaken van het product, 2 voor materialen voor het gebruik van de machines en 3 voor reserveonderdelen.

De volgende twee of drie cijfers kunnen worden toegewezen aan de verschillende materialen. Daarom kan het een zescijferige code zijn - de eerste twee geven de afdeling aan waarin het materiaal vereist is, de derde geeft de aard van het materiaal aan en de laatste geeft de naam van het materiaal aan. Als de code bijvoorbeeld 042034 is, betekent dit materiaal nr. 34 (zeg maar, smeerolie) dat wordt gebruikt in afdeling nr. 4 om de machines aan de gang te houden.

De code kan natuurlijk zo worden getekend dat alleen het materiaal wordt beschreven, maar niet het doel waarvoor het wordt gebruikt. De code bestaat dan uit een nummer om de naam aan te duiden, een andere om de grootte aan te geven of andere gegevens, zoals schaduw, indien nodig. Het aantal dat wordt toegekend aan zachtstalen lasstaven kan bijvoorbeeld 43 zijn en dat voor aluminium lasstaven 44. De afmeting kan worden aangegeven met 1 voor elke 1/20 cm. Dan is de code voor aluminium lasstaven 3/10 cm. zal 4406 zijn en voor zachtstalen lasstaven zal 1/10 cm 4302 zijn.

Voorbeeld:

Een fabriek maakt gebruik van rechthoekige stalen en gietijzeren staven met een verschillende hoogte en breedte van 1/10 cm tussen _1/2 en 1 ½ cm breed en tussen 1/10 cm en 8/10 cm hoog.

Twee voorbeelden van een code zijn:

Staal 1 cm x 2/5 cm: 211004

Gietijzer 1-1 / 5 cm x 1/5 cm: √221202

Wat wordt de code voor stalen staven 1 ½ cm 7/10 cm en voor één ijzeren staaf 4/5 cm x 3/10 cm?

Het is duidelijk dat stalen staven worden aangeduid met 21 en gietijzer met 22, die breedte heeft 1 voor 1/10 cm en de hoogte wordt ook aangegeven door hetzelfde cijfer. Daarom is de code voor stalen staven 1 Vi cm x 7/10 cm 21 15 07 en voor gietijzeren staven 4/5 3/10 cm. zal 22 08 03 zijn.

Als een item is opgenomen in de standaardlijst, is het de taak van de Purchase Manager om te zorgen voor het aanvullen van aandelen wanneer de oude voorraden zijn uitgeput. Maar als de schaal van de output is verhoogd, dan is het de taak van de Works Manager om de Purchase Manager snel op de hoogte te stellen, zodat extra voorraden kunnen worden opgebouwd in de tijd om te zien dat het werk niet ondergaat.

Als een bijkomend artikel is vereist door de Works Manager of iemand anders, is het zijn plicht om een speciale aanvraag tot bestellen te sturen naar de inkoopmanager. Het moet goed worden geregeerd. Hieronder volgt een voorbeeld van een aanvraag tot bestellen.

Aankooproutine:

In het geval van materialen die op de standaardlijst zijn vermeld, is de procedure om te zorgen voor continue levering van materialen als volgt:

Minimale hoeveelheid en bestelniveau:

Voor elk artikel wordt een minimumhoeveelheid bepaald op basis van de tijd die nodig is om het artikel van de leverancier te krijgen en het gemiddelde verbruik per tijdseenheid. Bijvoorbeeld, als het verbruik van een artikel 50 eenheden per week is en de ervaring is dat het zes weken duurt om het artikel daadwerkelijk te krijgen na het plaatsen van een bestelling, is het een goed idee om te weten dat een nieuwe bestelling moet uitgaan wanneer de werkelijke voorraad is meer dan 300 eenheden, dwz 50 x 6.

Als dit niet zo is en een bestelling wordt geplaatst, laten we zeggen, alleen als de voorraad 200 eenheden is, zal de huidige voorraad uitgeput zijn voordat de nieuwe voorraden aankomen en zullen de werkzaamheden lijden. Aangezien het niet veilig is om afhankelijk te zijn van de gebruikelijke bezorgperiode, er moet een veiligheidsmarge worden toegevoegd.

Daarom is in het bovenstaande voorbeeld de minimale hoeveelheid voorraden bij een nieuwe bestelling bijvoorbeeld 300 eenheden plus 100 eenheden voor veiligheidsvoorraad of 400 eenheden in totaal. Deze limiet wordt ingevoerd in het grootboek van de winkel (dit is een verzameling rekeningen, zowel wat betreft de hoeveelheid als de hoeveelheid van elk winkelartikel). Het is de taak van de grootboekklerk van de winkel om de inkoopmanager op de hoogte te stellen wanneer de werkelijke voorraad de minimumhoeveelheid nadert.

Dit gebeurt in de vorm die hieronder wordt weergegeven:

Wanneer dit de Purchase Manager bereikt, is het zijn plicht om de aankoopprocedure te starten die wat later wordt geschetst. Sommige bedrijven gebruiken de term 'Bestellingshendel' in plaats van de minimumhoeveelheid, maar sommige bedrijven gebruiken beide voorwaarden. In dat geval betekent het bestellingsniveau wat hierboven is geschreven met betrekking tot de minimumhoeveelheid. Minimumhoeveelheid betekent dan een ondergrens waarbij de afgifte van het betreffende materiaal voor gewone werkzaamheden kan worden gestopt, zodat alleen de belangrijke taken worden opgenomen en beëindigd.

De autorisatie voor de uitgifte van dergelijke materialen kan ook van de superintendent zijn en niet van de voorman zoals gewoonlijk het geval is. Sommige bedrijven hebben nog een ander niveau, dat bekend staat als "Danger Level". Dit betekent een limiet waarbij de Purchase Manager speciale stappen moet ondernemen, bijvoorbeeld door een man persoonlijk te sturen om de benodigde materialen en winkels te brengen.

Maximale hoeveelheid:

Een van de functies van de Purchase Manager is om te zien dat er geen overinvesteringen in aandelen zijn. Hiervoor moet hij een maximumlimiet vaststellen voor aandelen van verschillende items. Dit maximum wordt alleen overschreden in speciale gevallen. Als een artikel bijvoorbeeld te kort is, kan de maximale limiet veilig worden genegeerd als er veel beschikbaar is tegen redelijke prijzen.

Over het geheel genomen moet overstocking echter om de volgende redenen worden vermeden:

(a) Het gaat om het beleggen van zeer grote fondsen, zodat er sprake zal zijn van rentederving.

(b) Voor extra grote voorraden is meer ruimte nodig, zodat extra huur moet worden betaald.

(d) Aangezien een deel van de bestanden lang zal liggen, kan de kwaliteit verslechteren.

(e) Er bestaat het risico van veroudering.

Dit betekent dat het product kan worden opgegeven of dat de methode voor het maken van het product kan worden gewijzigd. Oude materialen zijn niet langer nodig, alsof er grote voorraden zijn die kunnen leiden tot zware verliezen.

Factoren voor het bepalen van de maximale limiet of hoeveelheid zijn de volgende:

(i) Financiën die kunnen worden gespaard voor het aanhouden van voorraden.

(ii) Godown-ruimte of opslagcapaciteit die beschikbaar is.

(iii) Vaste schattingen van de hoeveelheid die nodig is voor consumptie in de nabije toekomst. Dit houdt een schatting in van de verkoop en productie van het afgewerkte artikel in kwestie en een overweging van eventuele wijzigingen in de materialen die nodig zijn voor de productie van het artikel.

(iv) Waarschijnlijke prijsbeweging; als het zeker is dat de prijzen in de komende periode aanzienlijk zullen stijgen, zal een relatief grote voorraad worden aangehouden. In het omgekeerde geval worden de voorraden zo laag mogelijk gehouden.

(v) Waarschijnlijke veranderingen in de leveringsvoorwaarden van de materialen. Als wordt verwacht dat het in de toekomst moeilijker zal zijn om voorraden te krijgen, zullen grote voorraden worden opgebouwd.

Sommige bedrijven volgen de formule om de maximale limiet op het dubbele van de minimale hoeveelheid te stellen. Maar dit is niet gepast; de maximale hoeveelheid moet worden bepaald op basis van de hierboven gegeven factoren. Het basisdoel is om verlies als gevolg van incourantheid en extra kosten in de aard van de rente op de in aandelen geblokkeerde kapitaal te voorkomen. Om veroudering te voorkomen, is het essentieel om de bedrijfsproductieplannen te kennen (in plaats van de productieplannen die worden overwogen); deze moeten niet alleen betrekking hebben op de te produceren artikelen, maar ook op de productieprocessen die moeten worden toegepast - de verschillende hoeveelheden van het artikel en de hoeveelheden van elke geproduceerde kwaliteit moeten ook worden bepaald. Materialen moeten worden gevuld die nodig zijn voor het definitieve productieprogramma; voor plannen die niet zeker zijn, moeten aankopen zeer voorzichtig worden gedaan.

Afgezien van deze basisoverweging, zullen de maximumlimieten in het algemeen worden vastgesteld in overleg met de financieel manager, die in het algemeen beslist welke middelen kunnen worden bespaard voor inventarisdoeleinden. Waarschijnlijke prijsbewegingen en verwachte leveringsvoorwaarden zullen zeker een grote invloed hebben op deze vraag.