Kantoorbenodigdheden: betekenis, typen, aanschaf en opslag | Kantoor management

Lees dit artikel voor meer informatie over de betekenis, soorten, aankoop, opslag en uitgifte van kantoorbenodigdheden.

Betekenis van kantoorbenodigdheden:

Een briefpapier, met name de kantoorbenodigdheden, is een groep goederen die wordt gebruikt of die nodig is om kantoorwerkzaamheden uit te voeren voor het voltooien van de kantoorbaan, volgens de vereisten en specificaties.

Elk kantoor moet bepaalde gegevens bijhouden, zowel in de vorm van archieven als in de manier en de methode van de informatietechnologie.

Deze records die voor een langere tijdsduur moeten worden bewaard, moeten worden getypt en bewaard voor een langere tijdsduur. Hierdoor ontstaat of ontstaat de behoefte aan kantoorbenodigdheden.

Kantoorbenodigdheden zijn in grote lijnen onder te verdelen in drie categorieën:

Zoals blijkt uit de grafiek, worden de artikelen, waarvan sommige voorbeelden worden genoemd, ingedeeld in de categorie duurzame verbruiksartikelen en kleefstoffen.

Hier is een korte studie en introductie nodig om onderscheid te maken tussen de duurzame goederen en verbruiksgoederen. Items zoals pin, clips zijn verbruiksartikelen en binnen de kortste keren worden deze items verbruikt, maar het is niet zeker en bekend wanneer het volledige pakket van de gekochte clip wordt verbruikt en op welk tijdstip het wordt gebruikt.

Vandaar dat tot het moment dat het niet wordt geconsumeerd het blijft zoals het is - het valt in de consumeerbare categorie. De definitie zou het begrip van het onderwerp heel duidelijk maken.

Verbruiksartikelen zijn die artikelen die zeer snel door het kantoor worden gebruikt, in een zeer korte tijd en die niet opnieuw kunnen worden gebruikt.

Durables zijn die items die constant worden gebruikt en die gedurende een langere periode in vorm, vorm en grootte blijven. Deze items kunnen opnieuw worden gebruikt of deze worden vaak gebruikt.

Kleefstoffen zijn die items die worden gebruikt om iets te plakken, plakken of te repareren. Deze items zijn meestal chemicaliën of gemaakt van chemicaliën die op een bepaald oppervlak worden gebruikt voor het aanbrengen, fixeren of plakken van een artikel.

Vandaar dat de definities en toelichtingen het duidelijk maken over de soorten kantoorbenodigdheden die dagelijks op kantoor worden gebruikt.

Typen en vormen van Office Stationeries:

Na de drie hierboven genoemde categorieën van stationeries besproken te hebben, zullen we het type stationery en de verschillende vormen van stationeries bestuderen.

Laten we bijvoorbeeld papier nemen. Papers zijn van de volgende typen:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Dit zijn de volgende vier typen papiersoorten die af en toe en vooral in elk kantoor worden gebruikt. A4 is kleiner dan A3 en A3 is kleiner dan A2-formaat; B4 is kleiner dan B3 en B3 is kleiner dan B2.

A4- en A3-papier worden meestal gebruikt door elk kantoor dat zich in India bevindt. Deze papieren worden vervaardigd en geleverd door Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers etc.

Deze papieren worden speciaal gebruikt door de overheidsdiensten voor het typen enz. A3-papier wordt gebruikt voor het typen van de grote documenten, die een overzichtskaart kunnen zijn enz.

B3- en B4-papier zijn iets langer en breder in vergelijking met A4- en A3-papier. Deze zijn dikker en een beetje meer dicht in vergelijking met A3- en A4-papier. Deze worden in principe gebruikt voor Xerox en voor het dupliceren enz.

stencils:

Stencils zijn er in twee soorten:

(a) De stencils van de achteromslag

(b) Zonder voorste stencils papier

Het achterdeksel stencil heeft een klep aan de achterkant. Het heeft het hoofdpapier, waarin bepaalde afmetingen op de voorpagina staan ​​en wordt ondersteund door een carbonpapier in het midden. Als er iets moet worden gedupliceerd, wordt het stencil in de typeschrijver ingevoegd om te typen. Tijdens het typen, als er een fout van woorden is opgetreden, kan deze worden gecorrigeerd met een correctievloeistof en de spelling of de woorden kunnen eenvoudig worden gecorrigeerd.

Nadat de hele kwestie is ingetypt, wordt de achteromslag afgescheurd en wordt de stencil in de duplicator geplaatst of geplaatst om de gedupliceerde exemplaren te krijgen. De andere vorm van stencilpapier is de zonder voorkant van de stencil. Hierbij is de voorklep er helemaal niet en is er een carbonpapier op de achteromslag aangebracht.

Dit wordt in een scanapparaat ingevoegd om de kwestie van duplicatie te scannen, zodat de te dupliceren materie op het papier te zien is. Nadat de kwestie is gescand, wordt het carbonpapier in de kopieermachine geplaatst, zodat het dupliceren van zaken in onze hand ligt. De achtercover wordt hier afgescheurd voordat het papier in de kopieermachines wordt geplaatst.

kool:

Dit zijn in feite een papier met een zwarte kleur of een blauwe kleur aan de ene kant en een zilveren schermvormende laag aan de andere kant. De zilverzeefkant van het papier wordt in de schrijfmachine geplaatst, tegenover de tekens van de typemachine, samen met het papier waarin de indruk van de typeschrijver of de te bedrukken stof wordt verkregen.

Het karakter van de typeschrijver op het scherm en de afdruk op de koolstof wordt op het papier afgedrukt. Koolstoffen in India worden vervaardigd door GESTETNER, JK PAPERS, CAMLIN (I) LTD om er maar een paar te noemen.

Erasers:

Gommen worden in twee vormen verkregen:

1. Vloeistoffen voor correctie

2. Bleekmiddelen voor het afdekken van de spelling of woorden.

Vloeistoffen zijn vloeistoffen, gemaakt van chemicaliën, die over de stencils worden gespoten, terwijl ze een kwestie van stencils dupliceren typen.

De vloeistof die wordt gebruikt over een spelling of een per ongeluk getypt woord vormt een zeer dunne laag van het scherm en de laag is microscopisch. Dit kan niet door een gewoon oog worden gezien.

Nadat de vloeistof opdroogt, droogt het scherm dat op het woord is gebruikt of de verkeerd getypte spelling op. Vervolgens worden de juiste woorden getypt die op het scherm zijn ingeschreven. Dit is hoe de vloeistof helpt bij correctie op een stencildocument.

Bleekmiddelen zijn algemeen bekend als "Erax". Deze komen samen met een verdunner, die wordt gebruikt om de witmaker vloeibaar te maken, als het stolt wanneer het in contact komt met de lucht.

Witters worden verspreid op de verkeerd getypte tekens, of op de verkeerd gespelde spelling en mag drogen. Eenmaal gedroogd, wordt dezelfde ruimte gereset in de typemachine om de woorden of het teken correct over te typen.

duurzame:

In de duurzame goederen behoeft de benodigdheden, zoals nietmachine, ponsmachines, papiergewichten, enz. Geen enkele beschrijving noch enige inleiding.

Deze waren, als ze eenmaal worden gezien, zijn goed genoeg om te begrijpen wat ze zijn en wat het mechanisme is.

Deze grondstoffen worden opgeslagen, gebruikt en onderhouden voor een zeer langere tijdsduur, vandaar dat ze bekend staan ​​als duurzame goederen.

lijmen:

Lijmen zijn items zoals de tapes, quick-fix, enz. Deze zijn ook gemaakt van chemicaliën en worden op kantoor gebruikt voor het bevestigen van bepaalde enveloppen, pakjes enz. Die het kantoor moeten verlaten.

Aanschaf van Office Stationeries:

Een aankoop van stationery's gebeurt over het algemeen op twee manieren:

(1) Gecentraliseerde aankoop of

(2) Gedecentraliseerde aankoop.

Laten we eerst begrijpen wat het gecentraliseerde aankoopsysteem is:

Stel nu dat het hoofdkantoor van het bedrijf, zeg maar TOMCO, zich in Mumbai bevindt. Het koopt de kantoorbehoeften van het hoofdkantoor in Mumbai en levert deze kantoorbenodigdheden aan alle kantoren, te weten het Zonal Office en het Area Office onder het zonale kantoor.

Dit systeem van de aankoop van de stationeries door het hoofdkantoor alleen, voor het gehele kantoor eronder, en het leveren van de stationeries aan de verschillende kantoren daaronder staat bekend als gecentraliseerde inkoop.

Dit aankoopsysteem vindt tegenwoordig geen goeds, voor het kopen van artikelen zoals de kantoorbenodigdheden etc. Vandaar dat het hoofdkantoor, dat ook wel het hoofdkantoor wordt genoemd, het Zonal Office en het Area Office onder het zonale kantoor bepaalde stroom geeft om te kopen. de stationeries, waar en wanneer nodig, onder een bepaald bedrag, wat we een "plafondbedrag" noemen.

Een plafondbedrag is het bedrag dat door het hoofdkantoor is vastgesteld, wat inhoudt dat de koper niets moet kopen boven het bedrag dat is vastgesteld voor uitgaven aan het specifieke hoofd voor dat specifieke item. Deze aankoopmethode, waarbij bepaalde limieten worden vastgesteld door het hoofdkantoor voor de kantoren onder hen om bepaalde artikelen of goederen voor kantoorgebruik te kopen, staat bekend als het "gedecentraliseerde" aankoopsysteem.

Over het algemeen wordt het kopen van stations in het hele land gedaan door het SYSTEEM VAN GEDECENTRALISEERDE aankopen.

Typen aankopen van Office Stationeries:

Aankoop van briefpapier op kantoor of in de organisatie gebeurt op de volgende manieren:

2. Aankoop door het tariefcontract

3. Aankopen door het DGS & D-systeem

4. Aankopen door inschrijvers.

Dit kan worden weergegeven:

We zullen elke methode in detail beschrijven:

1. Lokale aankoop:

Dit soort aankopen gebeurt in de omgeving, dwz het gebied binnen de limiet van het gemeentebedrijf in de stad, de stad of het district. Deze vinden onmiddellijk of onmiddellijk plaats wanneer er een dringende behoefte is aan een bepaalde handelswaar van routineuze aard.

Er wordt een streepje gemaakt voor de te kopen artikelen en na ontvangst van de goedkeuring door de bevoegde autoriteit van dat kantoor wordt het materiaal gekocht. Dit type aankoop is geschikt voor artikelen die van routinematige aard zijn en waarbij de kosten minder of minimaal zijn.

2. Tariefcontract:

Dit type of dit systeem is belangrijker geworden in de Overheidsbedrijven en de Overheidssectoren.

Hier levert elke organisatie de krant op, of nemen ze rechtstreeks contact op met de leveranciers, de gele pagina's enz. Over de artikelen die moeten worden gekocht.

De leveranciers worden gevraagd om hun eigen tarieven te vermelden, samen met de informatie over de belastingen enz. Voor de artikelen die ze kunnen leveren.

In het tariefcontractsysteem moet de leverancier die het contract krijgt het materiaal tegen hetzelfde tarief leveren, over een periode van bijvoorbeeld 12 maanden, ongeacht de tarieven die worden herzien, gewijzigd, geëscaleerd, hoog gaan, enz.

Dit type aankoop is nuttig omdat de organisatie een paar leveranciers heeft om hen de grondstoffen te leveren, op elk moment van de tijd.

3. Inkoop door het DGS en het D-systeem:

Het directoraat-generaal voor leveringen en verwijdering (DGS en D) werd in 1961 door de centrale overheid opgericht om een ​​prijs vast te stellen voor grondstoffen variërend van pin tot voertuig, om de overheidssectoren in staat te stellen en te helpen materiaal te kopen volgens de vastgestelde prijzen door de overheid, van de leveranciers.

In dit geval moet een formulier voor aangifte omzetbelasting (STDF) worden aangeleverd of verstrekt door de koper, die koopt, aan de leverancier die verkoopt. Dit systeem maakt een belastingvermindering of een belastingaftrek van slechts 4% door de verkoper mogelijk wanneer hij een factuur of een factuur op de koper plaatst. Dit systeem bespaart veel geld op de belasting voor de koper.

In de DGS- en D-tarieven zijn de tarieven bindend voor de leveranciers voor een periode van één jaar. Na een jaar, als dezelfde goederen door het DGS en D onder zijn vouw worden genomen, zal een nieuw percentage worden vastgesteld, rekening houdend met de verschillende zakelijke factoren.

4. door Tender:

Een inschrijving is een kennisgeving door een koper, hetzij in de dagbladen, hetzij door de communicatiemethode, over de vereiste om bepaalde grondstoffen te kopen, door de koper van de leveranciers op de open markt onder bepaalde voorwaarden, voorwaarden en de tijd, voor de leveranciers om bepaalde goederen aan de koper te leveren.

Degene die aan de aanbesteding wil deelnemen, moet voldoen aan alle verplichtingen die de koper heeft gesteld. De koper moet de aanbesteding op een bepaalde datum openen voor de kopers en moet de prijzen en de andere informatie vermelden zoals vermeld door de verschillende leveranciers.

Zodra het materiaal is geleverd, worden de materialen gecontroleerd en geïnspecteerd door de koper vóór acceptatie en worden de betalingen vrijgegeven volgens de algemene voorwaarden van de kopers.

Opslag van de Office Stationeries:

Kantoorbenodigdheden voor elk kantoor worden bewaard en opgeslagen in almirahs. Elke almirah heeft compartimenten, samen met een kluisje. Belangrijke items zoals ponsmachines, nietmachines, papiergewichten, etc. die duur zijn en een zeer lang gebruik hebben, kunnen worden opgeborgen in de kluis van de almirah. Items zoals de pen, bijvullen, enz. Moeten in het kluisje worden bewaard.

Routine-items zoals spelden, clips, kranten enz. Kunnen in verschillende compartimenten in de almirahs worden bewaard. De stationeries moeten onder de controle staan ​​van de Chief Administrative Manager, in de Administrative Department, en deze moet worden uitgegeven door de genoemde afdeling. Een goed register van de ontvangst en de uitgiften van de artikelen van de stationery moeten op kantoor worden bijgehouden met het doel van Auditing.

Problemen met Office Stationery:

De stationery-items kunnen in principe op twee verschillende manieren worden uitgegeven:

Op de afdeling Aanvragen geeft het hoofd van de afdeling een circulaire af aan alle medewerkers die op de afdeling werken om een ​​lijst op te geven van de stationeries, in aantal of in eenheden, die door elke medewerker worden vereist.

De vereiste van de stationeries door alle werknemers wordt naar de uitgiftedienst gestuurd. Een bepaalde medewerker van elke afdeling krijgt de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd om de leiding van de stationeries op zich te nemen en een verslag bij te houden van de kwestie van hetzelfde.

De tweede methode is de Aanvraag-Individueel. Bij deze methode wordt elke medewerker gevraagd om de afschrift van de briefpapier items die ze zouden gebruiken tijdens elke maand. De lijst wordt verzameld door degene die de stationeries uitgeeft en een register wordt bijgehouden van de door hen uitgegeven stationarealen.