Kantoorindeling en ruimtebeheer

Om te beginnen met een duidelijk beeld van de doelstellingen, om vrijelijk te verwijzen naar de algemene principes van de lay-outplanning die beschikbaar is om de specifieke ruimtebehoeften van het bedrijf zorgvuldig in overweging te nemen, en om een ​​degelijke stapsgewijze benadering te volgen bij het daadwerkelijk plannen van de lay-out.

Kantoorindeling kan worden gedefinieerd als de opstelling van apparatuur binnen het beschikbare vloeroppervlak. Ruimtebeheer Er kan worden gedacht aan het bieden van ruimte die maximale productiviteit en effectiviteit met minimale kosten zal opleveren.

Kantoorindeling is belangrijk vanwege de effecten op de werkstroom, op de economie van vloeroppervlak en apparatuur, op het comfort en de tevredenheid van de werknemers en op de indrukken die aan bezoekers worden gegeven. Lay-outplanning kan het meest effectief worden uitgevoerd als deze wordt opgenomen in de planning van een nieuw gebouw.

Op dat moment worden er kansen geboden voor een zorgvuldige studie van ruimtevereisten. Nauwe samenwerking tussen de bouwarchitect en de leidinggevenden van het bedrijf kan de beschikbaarheid van ruimte in soorten en hoeveelheden verzekeren die de uitvoering van het werk van de organisatie zal vergemakkelijken. Het meest voorkomende probleem is echter dat kantoorfaciliteiten moeten worden neergezet in een gebouw dat niet is aangepast aan de behoeften van de afzonderlijke bedrijven. De ruimte is vaak beperkt en eenheden moeten worden geplaatst in een ruimte die beschikbaar is.

In beide situaties is de basisbenadering van de planningslayout vrijwel gelijk. Het is verstandig om te beginnen met een duidelijk beeld van de doelstellingen, om vrijelijk te verwijzen naar de algemene principes van lay-outplanning die beschikbaar zijn om zorgvuldig de specifieke ruimtebehoeften van het bedrijf te overwegen, en om een ​​degelijke stapsgewijze benadering te volgen bij het daadwerkelijk plannen van de planning. lay-out. Deze fasen worden nu in de weergegeven volgorde behandeld.

Doelstellingen van Office-indeling:

De algemene doelstellingen van de kantoorindeling zijn:

1. Effectieve werkstroom

2. Ruimte die ruim is en goed wordt benut

3. Werknemergemak en tevredenheid

4. Gemak van toezicht

5. Gunstige indruk bij klanten en bezoekers

6. Ruime flexibiliteit voor uiteenlopende behoeften

7. Uitgebalanceerde capaciteit van apparatuur en personeel in elke fase van de werkstroom

Het management van een bepaald bedrijf moet bepalen welke van deze doelen (of andere) het belangrijkst is voor het succes van de operatie. Van bijzonder belang is het doel van een goede workflow. Apparatuur moet zo worden ingericht dat het werk zo lang mogelijk een rechte stroom volgt, zodat vertragingen tot een minimum worden beperkt. Bij afwezigheid van een geplande werkstroom is het niet ongebruikelijk om werk in alle richtingen vooruit, achteruit en kriskras langs eerdere routes te vinden - met als gevolg dat papieren te veel worden gehanteerd en dat personeel onnodig moet reizen.

Een typisch voorbeeld is de afhandeling van bestellingen. Als de workflow effectief is, vindt de bestelling zijn oorsprong in de postkamer en wordt deze rechtstreeks doorgestuurd naar het voorraadcontrolekantoor, de prijseenheid de ordertypeafdeling en naar andere eenheden die de order moeten afhandelen voordat deze is voltooid. Als de werkstroom niet effectief is, kan de opdracht onnodig grote afstanden afleggen, zich in het pad terugtrekken, eerdere routes kruisen en op verschillende punten worden onderbroken.

De volgende tests van de werkstroom zijn effectief gebleken voor de meeste organisaties:

1. Controleer backtracking en kriskras door de lay-out en de tracewerkstroom in kaart te brengen.

2. Maak processchema's van dominante procedures die betrokken zijn bij het onderzochte vloeroppervlak en controleer met name de afgelegde afstanden en het .time van vertragingen tussen operaties. Een alternatieve benadering kan het zijn van productieve stappen in de procedure en het vinden van het verschil.

3. Controleer knelpunten door de totale productiecapaciteit van werknemers en apparatuur die aan een bewerking is toegewezen, te meten in een procedure, dan te vergelijken. Een eenvoudige "nekkaart", kan "onevenwichtigheden laten zien en aantonen dat de algemene snelheid beperkt is door de operatie met de kleinste capaciteit.

4. Observeer of sommige werknemers constant worden ingedrukt, terwijl anderen vaak zonder werk komen te zitten.

5. Observeer of een zeer groot percentage van de werknemers constant op de been is. Gemiddeld wordt 10 procent beschouwd als een geschikt maximum voor efficiëntie in veel kantoren.

De ruimte moet voldoende zijn en goed aangepast aan de behoeften van werk en werknemers. Kosten- en werkstroomoverwegingen dicteren dat de beschikbare ruimte goed moet worden benut. Medewerkerscomfort en -tevredenheid kunnen sterk worden beïnvloed door lay-out, onbevolkte omstandigheden, gemak bij voorzieningen voor werknemers en een geschikte locatie met verwijzing naar lichtbronnen zijn enkele van de behoeften in deze categorie.

Gemak van toezicht kan worden beïnvloed door de plaatsing van de supervisor met betrekking tot werknemers, door de concentratie of spreiding van de werknemers, door toegankelijkheid tot gerelateerde afdelingen en door andere lay-outfactoren.

Een gunstige indruk op klanten en bezoekers is van extreem belang wanneer buitenstaanders een deel of het hele kantoorgebied zien. Een effectieve lay-out en gebruik van moderne apparatuur en meubilair kan veel doen om een ​​efficiënt en aantrekkelijk kantoor te creëren, waardoor het imago van het bedrijf beter wordt. Flexibiliteit moet voldoende zijn om de lay-out gemakkelijk te kunnen wijzigen wanneer dit wordt gerechtvaardigd door werkbehoeften, fluctuaties in volume; veranderingen in de nadruk bij klantenservice en normale groei zijn enkele van de redenen waarom flexibiliteit nodig is.

Essentiële principes van Office-indeling:

Kantoorbestuurders kunnen een grote bijdrage leveren aan de operationele efficiëntie. Van veel hulp kunnen meer gedetailleerde uitspraken van lay-outprincipes zijn; deze vatten de ervaringen van veel bedrijven samen en bieden specifieke handleidingen voor de lay-outplanner.

De belangrijkste waarde van een dergelijke verklaring van principes ligt in het gebruik ervan als een checklist in verband met een feitelijke situatie.

Een verklaring van geselecteerde principes volgt:

1. Werk moet continu naar voren lopen, zo dicht mogelijk in een rechte lijn.

2. Afdelingen en 'afdelingen met vergelijkbare en verwante functies moeten bij elkaar worden geplaatst om reistijd te verkorten.

3. Centrale servicegroepen, zoals stenografische pools, bestandsruimten en gegevensverwerkingseenheden, moeten op een gunstige locatie bij de afdelingen en de werknemers die ze gebruiken, zijn geplaatst.

4. Meubilair en uitrusting moeten in een rechte lijn symmetrie worden aangebracht, waarbij hoekige plaatsing van bureaus en stoelen voorbehouden is aan leidinggevend personeel.

5. De ruimte moet voldoende zijn voor de werkbehoeften en het comfort van de werknemers,

6. Meubilair en uitrusting van uniforme grootte zorgen voor meer flexibiliteit en een meer uniform uiterlijk.

7. Gangpaden moeten breed genoeg zijn zodat personen die lopen niet tegen de bureaus van werknemers kunnen poetsen. Er moet een vrij gangpad zijn van het bureau naar de drinkfontein, ontspanningsruimten, enz. Om veiligheidsredenen moet er een duidelijke toegang tot afritten en brandtrappen zijn.

8. Werknemers moeten gewoonlijk in dezelfde richting staan, met supervisors achter de werkgroepen geplaatst.

9. Bureaus moeten zo worden ingericht dat geen enkele medewerker wordt gedwongen om tegenover een aanstootgevende lichtbron te staan. Waar mogelijk moet de verlichting het werkgebied van de werknemer van bovenaf raken en "iets achter, de werknemer.

10. Eenheden die gebruikmaken van lawaaierige apparatuur, zoals gegevensverwerkende machines, moeten mogelijk worden afgescheiden om te voorkomen dat andere eenheden worden gestoord.

11. Werknemers wier werk een nauwe concentratie vereist, kunnen gedeeltelijke partities of partities van volledige lengte rechtvaardigen.

12. Eenheden die veel contact hebben met het publiek moeten zich zo bevinden dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor het publiek zonder andere afdelingen te storen.

13. Grote, rechthoekige blokken ruimte vergemakkelijken de werkstroom en bieden meer flexibiliteit.

14. Blijf van de publieke opinie afdelingen waarin werk noodzakelijk slordig is.

15. Zorg voor voldoende licht en airconditioning voor alle medewerkers.

16. Zoek de nodige privékantoren waar ze het minst interfereren.

17. Houd rekening met de behoeften van personeel en apparatuur, zowel in het heden als in de toekomst.

Het kantoor neerleggen Wie en wanneer?

Wie zou moeten omgaan met het werk van het oprichten van het kantoor? Als het bedrijf een administratief manager heeft, zal hij waarschijnlijk de lay-outplannen voor de organisatie coördineren en hij kan een groot deel van de gedetailleerde planning uitvoeren. Als er een afdeling planning of methoden is, zal het gedetailleerde werk van de lay-outplanning waarschijnlijk worden verbannen naar een of meer stafspecialisten die beschikbaar zijn om algemene leidinggevenden en afdelingshoofden te helpen wanneer dat nodig is.

Als er geen specialisten zijn, kan het werk van lay-outplanning worden gedelegeerd aan iemand die de nodige belangstelling en tijd heeft om recht te doen aan deze belangrijke onderneming. Het is in elk geval een goed idee om de huidige en voorgestelde plannen te bespreken met het afdelingshoofd en de betrokken werknemers. Dit kan uitstekende suggesties opleveren en het zal bijna zeker resulteren in een hogere mate van samenwerking 'dan anders mogelijk zou zijn.

Wanneer moet de lay-out van het kantoor worden bestudeerd? Wanneer een situatie wordt gezien die een verandering in lay-out vereist. In het bijzonder moet het lay-outplan worden bestudeerd wanneer er wijzigingen in de procedures zijn, stijgingen of dalingen van het benodigde personeel of onvolkomenheden in de huidige ruimte.

Veranderingen in de procedure zijn een signaal om de indeling van het kantoor te beoordelen vanwege de onderlinge afhankelijkheid van procedures en kantoorarrangementen. Als er bijvoorbeeld wordt besloten om een ​​boekhoudmachine te installeren die verschillende facturatie- en boekingsprocedures op kantoor zal wijzigen, moet het kantoor opnieuw worden ingericht om de machine correct te lokaliseren en om te zorgen voor de veranderingen in de werktoewijzing van de werknemers. beïnvloed door de installatie van de machine, .

Toename en afname van personeel in bepaalde eenheden zijn een signaal om de kantoorindeling te beoordelen, aangezien het lay-outplan grotendeels wordt bepaald door het aantal personeelsleden in het kantoor. Als bijvoorbeeld wordt besloten om kantoorreproductiefuncties over te dragen aan een centrale organisatie, moet het kantoor worden gereorganiseerd om ruimte te absorberen die voorheen door de productie-apparatuur en het personeel werd ingenomen.

Ontoereikendheid van de huidige ruimte is ook een signaal om de kantoorindeling te beoordelen. Er kan worden geconstateerd dat de ontoereikendheid voortkomt uit een slechte indeling, die gemakkelijk kan worden veranderd, of dat er eenvoudig onvoldoende ruimte voor het kantoor is en dat er een verzoek om extra ruimte moet worden gemaakt aan het management.

Bovendien zou elk kantoor een plan moeten volgen om de lay-out van het kantoor periodiek te herzien. Deze beoordeling, die om de twee of drie jaar moet plaatsvinden, is belangrijk. In feite is het een wijdverspreide overtuiging dat een kantoorlay-out die drie jaar niet is herzien waarschijnlijk verkeerd is, het kantoor een dynamische en veranderende entiteit is; het vooruitstrevende kantoor maakt regelmatig wijzigingen en is nodig om aan veranderende eisen te voldoen.

Voordat een groot opmaakprogramma wordt uitgevoerd, moet de beheerder het topmanagement raadplegen en overeenstemming bereiken over normen die in acht moeten worden genomen bij de toewijzing van ruimte aan verschillende niveaus van werknemers. Dergelijke normen zullen een nuttige gids bij de planning blijken te zijn en zullen een basis bieden voor uniformiteit in ruimtetoewijzingen via de organisatie. Het is ook een goed idee om van het topmanagement te vernemen welke plannen bestaan ​​om het kantoor uit te breiden of aan te trekken. Het is bijvoorbeeld goed om te weten of er een plan is om een ​​van de huidige functies die nu worden uitgevoerd te decentraliseren.

Daarnaast is het goed om zoveel mogelijk te weten te komen over het volume van verwachte verkoop- en serviceactiviteiten, aangezien het aantal werken, het aantal benodigde medewerkers en de benodigde ruimte zal bepalen. Als een bedrijf bijvoorbeeld een krachtige advertentiecampagne uitvoert waarvan de verkoop naar verwachting met een derde zal toenemen, moet worden geprobeerd de verwachte verkoop om te zetten in equivalente ruimtevereisten voor het nieuwe personeel dat nodig is om deze bestellingen af ​​te handelen.

Er moet ook overeenstemming worden bereikt over zaken als de grootte van de te verstrekken werknemers; soorten en grootten van archiefkasten; of gedeeltelijke, verplaatsbare scheidingswanden moeten worden gebruikt in plaats van volledige, permanente scheidingswanden bij het opzetten van gangen en privékantoren; en of modulaire en sectionele meubels moeten worden gebruikt in plaats van standaardstijlen van kantoormeubilair.

Hulpmiddelen voor planning:

In veel organisaties is de belangrijkste lay-outtool een ruwe schets die de vorm en de grootte van het beschikbare vloeroppervlak toont. Hoewel de ruwe schets in sommige gevallen voldoende kan zijn, kunnen extra hulpmiddelen een preciezere planning van de lay-out mogelijk maken. 'In veel gevallen is het handig om een ​​blauwdruk van het beschikbare gebied te hebben, een schaaltekening van het vloeroppervlak en sjablonen of modellen. van dergelijke fysieke eigenschappen zoals bureaus, stoelen en bestanden. Deze hulpmiddelen voor het plannen van de kantoorindeling worden kort besproken in de volgende paragrafen.

Blauwdruk van het beschikbaar gebied:

Dit zal nuttig zijn bij het verstrekken van nauwkeurige metingen en bij het bepalen van de exacte locatie van faciliteiten in de beschouwde ruimte. De blauwdruk geeft ook informatie die nodig is met betrekking tot de locatie van stopcontacten en elektrische en telefoonbedrading.

Een schaaltekening van de vloerruimte:

De lay-out moet worden geplot op deze tekening, bij voorkeur op basis van een kwart inch aan de voet. Bovendien moet de locatie van ontspanningsruimten, trappen, hallen, ramen, stopcontacten, deurschommelingen, verwarmingseenheden en alle permanente scheidingswanden worden weergegeven. Er moet worden verwezen naar de blauwdruk om nauwkeurigheid bij alle metingen te garanderen. Deze tekening biedt een grafische weergave van het kantoorgedeelte en zijn faciliteiten en maakt een effectieve studie mogelijk van de gehele ruimtes alsof men door de ruimte zelf zou lopen.

Sjablonen of modellen van fysieke items die in de ruimte kunnen worden gebruikt:

Sjablonen zijn papieren vormen, op maat gesneden, die de ruimte vertegenwoordigen die nodig is voor elk meubel en elke uitrusting op kantoor. Sjablonen kunnen worden gekocht in pakketten of kunnen met de hand worden gemaakt. Modellen zijn eenvoudig driedimensionale figuren van hout of plastic die staan ​​voor bureaus, bestanden en andere apparaten. Deze modellen, die in omvang op schaal kunnen worden gekocht, zijn waardevol voor een snellere planning van de lay-out. Het gebruik van 'modellen en sjablonen' maakt het mogelijk om precies te visualiseren hoe een bepaald plan van kantoorlay-out eruit zal zien.

Stroomschema's en stroomdiagrammen:

Ze zijn bijzonder nuttig bij het plannen van de lay-out, vooral bij het scherpstellen van de aandacht op afgelegde afstand, vertragingstijden en onregelmatige werkstromen, zoals kriskras door en achteruitrijden.

Stappen in het aanleggen van het kantoor:

Het is belangrijk dat de persoon die is aangewezen om de inrichting van een kantoor af te handelen zich vertrouwd maakt met het plan van organisatie en de belangrijkste procedures. Hij moet er ook voor zorgen dat de vereenvoudigingsmogelijkheden voor het werk worden verkend, zodat de huidige procedures zo goed gepland en zo efficiënt mogelijk zijn.

Daarna zal hij de nodige lay-outtools samenstellen en deze stappen volgen bij het plannen van de kantoorindeling:

1. Bespreek met elke supervisor en afdelingshoofd de huidige en toekomstige ruimtebehoeften, en de richting en het plan van de werkstroom op alle operaties op kantoor. Dit is belangrijk, niet alleen om het individu een beter zicht op de bedrijfsvoering te bieden, maar ook om te voldoen aan de eis dat toezichthouders en leidinggevend personeel moeten worden geraadpleegd wanneer veranderingen of innovaties worden overwogen.

2. Raadpleeg de blauwdruk en maak vervolgens een tekening op schaal van de beschouwde ruimte, met de locatie van items als vensters, deuren en kolommen.

3. Formuleer een voorlopig plan van kantoorindeling door sjablonen of modellen te maken op de schaaltekening die is gemaakt. Neem de principes van een goede lay-out in acht. Elk compromis over bepaalde principes moet afhankelijk zijn van het relatieve belang voor het bedrijf van verschillende doelstellingen. Het kan een aanzienlijke hoeveelheid vindingrijkheid en tijd kosten om de sjablonen of modellen te rangschikken en herschikken totdat het juiste lay-outplan is gevonden. Ontvang de definitieve goedkeuring van alle direct betrokken medewerkers.

4. Identificeer alle uitrustingsstukken in het lay-outplan, label de uitrustingsstukken om te corresponderen en voer de daadwerkelijke verplaatsing uit op een moment dat verwarring wordt geminimaliseerd.

Ruimtevereisten in Office-indeling:

De ruimtevereisten variëren aanzienlijk, afhankelijk van factoren als de grootte van meubilair en apparatuur die in de ruimte moet worden gebruikt, de vorm van het beschikbare vloeroppervlak en de locatie van permanente voorzieningen zoals liften, trappen, ramen, ontspanningsruimten en uitgangen. . De volgende lijst met voorgestelde ruimtetoeslagen is nuttig in de meeste situaties:

Deze cijfers zijn natuurlijk slechts gidsen; wat het beste is voor een bepaald kantoor hangt af van de omstandigheden. Zoals duidelijk is, heeft een belangrijke factor in elk programma van ruimtegebruik betrekking op de grootte van desks die worden gebruikt, en de manier waarop bureaus en bestanden zijn gerangschikt. Bureaus zijn er in veel verschillende maten.

Voor het grootste deel zijn de bureaus 54 bij 32 inch voorzien voor bedienden, de bureaus 60 bij 34 inch zijn bedoeld voor werknemers van een hoger niveau en de bureaus 66 bij 36 inch en 76 bij 36 inch zijn bedoeld voor uitvoerders van het hoogste niveau. Het is essentieel bij het plannen van een nieuw kantoor om een ​​beslissing te nemen over de grootte van het bureau dat door de hele organisatie wordt gebruikt voor verschillende niveaus van medewerkers.

Bureaustructuur is een belangrijke factor bij het berekenen van ruimtevereisten. Aanzienlijk meer ruimte is vereist als elk bureau gecentreerd is en wordt omringd door gangpadruimte dan wanneer bureaus van begin tot eind worden gegroepeerd in eenheden 'van twee en drie bureaus.

Privékantoren:

De mate waarin privékantoren worden aangeboden aan werknemers hangt af van de wensen en inschattingen van het management. Elke zaak moet mogelijk apart worden behandeld. In sommige organisaties wordt een zekere mate van privacy gecreëerd door het leidinggevende personeel een lage leuning rond hun bureau te geven. Een dergelijke regeling verschaft de persoon echter niet de vrijheid van afleiding en lawaai, hetgeen een hoofddoel van een privé-kantoor is.

Een van de vragen die kunnen worden gesteld bij het besluit om een ​​werknemer een privékantoor te geven zijn de volgende:

1. Heeft hij een positie van voldoende prestige om zijn hebben, een privékantoor te rechtvaardigen?

2. Heeft zijn werk een concentratieniveau nodig dat het best kan worden geleverd door een privékantoor?

3. Zou zijn werk interfereren met het werk van anderen?

4. Heeft zijn werk betrekking op activiteiten van vertrouwelijke aard of is het ', vaak overleg met anderen, over zaken die het best kunnen worden afgehandeld, in de privacy van een privékantoor?

Het lijkt weinig voor de hand te liggen dat er voor de meeste topmanagers privékantoren worden voorzien.

Het is echter goed om de nadelen van privékantoren zorgvuldig te wegen:

1. Het toezichthoudend personeel heeft niet het nauwe contact dat mogelijk is, in een open gebied.

2. Meer vloeroppervlak wordt verbruikt.

3. Vlotte en ononderbroken werkstroom is moeilijker te bereiken.

4. Problemen met airconditioning en verlichting zijn gecompliceerd.

5. Prive-kantoren zijn duurder om te bouwen en te onderhouden.

Om dergelijke redenen is er een algemene tendens om grote, open ruimten voor kantooroperaties te bieden en eerstelijns toezichthouders en soms hogere leidinggevenden, zoals toezichthouders en afdelingshoofden, onder toezicht van de werknemers te plaatsen. Incidentele behoefte aan volledige privacy kan op bevredigende wijze worden vervuld door het verschaffen van een of meer conferentiezalen. Een trend naar kleinere privékantoren is ook evident.

Waar beperkte privacy gewenst is voor toezichthoudend personeel of voor werknemers van wie het werk een nauwe concentratie vereist, kunnen dwergwanden of modulaire eenheden uitstekend werk verrichten door privacy te combineren met ruimtebesparing. Uitrusting van dit type zal in een volgend hoofdstuk worden beschreven.

Maximaal gebruik van Office Space:

Maximale benutting van kantoorruimte is een steeds belangrijker criterium geworden voor management, gezien de stijgende ruimtekosten. In gevouwen administratieve productie compenseert gedeeltelijk hogere administratieve kosten; dus elke bijdrage die een beter ruimtebeheer kan leveren aan administratieve productiviteit zal direct worden weerspiegeld.

De gemiddelde tarieven voor kantoorruimte zijn de afgelopen jaren snel gestegen. Factoren die van invloed zijn op deze hogere kosten zijn een hogere vraag naar kantoorruimte, verbeterde werkomstandigheden - verlichting, airconditioning en decoratie - en hogere bouwkosten. Verhoogde structurele kosten zijn deels noodzakelijk vanwege de grotere en zwaardere machines die tegenwoordig in veel kantoren worden gebruikt.

De meeste gegevensverwerkende installaties vereisen speciaal versterkte vloeren, evenals speciale airconditioning en leidingen voor kabels. Als algemene vuistregel is de planning van kantoorplattegronden half eenvoudig rekenkundig en half oordeel van het management. Het rekenkundige gedeelte komt van het vermenigvuldigen van de voorgestelde ruimte-emissierechten met het aantal personen in elke categorie.

Oordeel komt in de fysieke inrichting van armaturen en meubels en in het ontwerpen van de omgeving van de kantoorinrichting. JJ Murphy heeft vijf basisprincipes ontwikkeld voor maximale benutting van kantoorruimte om het beoordelingsgedeelte van het ontwerp van de kantoorinrichting te sturen. Deze principes worden hieronder gecombineerd met enkele principes die zijn ontwikkeld door Duffy, Inc., een organisatie voor ruimtelijke ordening en ontwerpen in New York.

1. Zorg voor voldoende verlichting. Vijftig tot tachtig voet-kaarsen van verlichting worden voorgesteld om de premie op de ruimte naast de ramen te verminderen, The Illuminating Engineering Society pleit voor meer licht rondom op kantoor, gemiddeld ongeveer drie keer zoveel als de huidige aanvaardbare normen. De maatschappij stelt dat de verhoogde verlichting de vermoeidheid van werknemers aanzienlijk vermindert.

2. Zorg voor akoestische geluidsisolatie. Dit is essentieel om het geluidsniveau binnen aanvaardbare grenzen te houden, vooral met het oog op het toegenomen gebruik van kantoormachines. Een grote verzekeringsmaatschappij installeerde akoestische materialen in het hoofdkantoor en het geluidsniveau daalde met ongeveer 15 procent. Het gevolg was een afname van het aantal typefouten en van omzet en verzuim.

3. Zorg voor voldoende ventilatie. Te vaak worden airconditioning en luchtbehandeling ontoereikend naarmate de grootte van het personeel groeit. Speciale inspanningen zijn nodig om voldoende luchtbehandeling te behouden voor maximale efficiëntie van de medewerkers.

4. Maak minimaal gebruik van permanente en semi-permanente partities. Dit zorgt voor maximale flexibiliteit in het ontwerp, neemt niet zoveel vloerruimte in beslag en hindert het ontwerp van verlichting en airconditioning niet. In feite moeten zoveel mogelijk muren en deuren worden geëlimineerd, want een deur gebruikt ongeveer achttien vierkante meter kantoorruimte en een muur beslaat ongeveer zes centimeter aasruimte.

5. Maximaliseer het gebruik van modulaire meubels. Dit helpt het gangpad en de werkruimte te minimaliseren en biedt tegelijkertijd privacy voor veel werknemers.

6. Gebruik de "bovenste ruimte". Hiervoor worden de gebieden boven archiefkasten gebruikt voor opslagplanken. Deze ruimte kan in veel gevallen een of meer privéruimten elimineren die worden gebruikt voor opslag en diverse activiteiten. Sommige schattingen laten zien dat meer dan $ 1.000 per jaar alleen in huur wordt bespaard voor een privékantoor van 12 bij 15 voet.

7. Gebruik de ruimte bij de liften en ingangen voor ontvangst en weergave. Receptieservice kan net zo effectief zijn als ze naast de ingang wordt gevestigd in plaats van terug in het werkgebied van het kantoor.

8. Elimineer privékamers voor secretaresses. Secretaresses kunnen gemakkelijk en comfortabel worden geplaatst, individueel of in kleine groepen, in foyers of gangen buiten de uitvoerende kantoren, met aanzienlijke besparingen op de vloeroppervlakte.

9. Stuur dode of inactieve bestanden naar een privémagazijn voor opslag. Door het bedrijf beheerde en geëxploiteerde magazijnen zijn vrij duur, gemiddeld meer dan $ 5 per vierkante voet.

10. Benadruk flexibiliteit. Misschien wel de belangrijkste factor bij het gebruik van kantoorruimte is flexibiliteit. De veranderende aard en structuur van het kantoor - het uitgebreide personeel, de toegenomen zakelijke activiteiten - plus de voortdurende ontwikkeling in automatisering en elektronica, en een stijging van het aantal langetermijnhuurovereenkomsten vereisten allemaal flexibele faciliteiten die aan deze veranderingen kunnen worden aangepast. Nieuwe modulaire ontwerpen laten bijna oneindige lay-outveranderingen toe door alleen een partitie te verschuiven in de grootte of op ware grootte. Flexibiliteit kan ook worden bereikt door het huren van kantoorruimte met voorzieningen voor groei of afname, naargelang de behoefte.

Er zijn geen panacee voor kantoorindeling. Overweging van de eenvoudige hierboven genoemde gidsen moet echter een maximale productiviteit bieden bij bestaande kantoorruimte. Men weet het nooit totdat de nodige veranderingen en herziene lay-outs zijn geprobeerd, maar met het oog op de toenemende ruimtekosten, wordt de behoefte aan aandacht voor ruimte-efficiëntie sterk benadrukt. Een aanzienlijke hoeveelheid eenvoudige beoordeling is noodzakelijk om effectief en maximaal gebruik te maken van kantoorruimte.

Nieuwe ontwikkelingen in lay-out:

Verplaatsbare partities:

Veel moderne kantoorgebouwen gebruiken verplaatsbare scheidingswanden vrijwel uitsluitend bij het instellen van tipkantoren. Deze partities gemaakt van metaal, hout, plastic of glas bieden aantrekkelijke scheidingen tussen kantoren en geven leidinggevenden het prestige en de privacy die ze nodig hebben. Deze partities kunnen eenvoudig en goedkoop worden verplaatst zoals vereist. Er kunnen verplaatsbare scheidingswanden worden verkregen die geluiddicht zijn en de inzittenden volledige privacy bieden. De kosten zijn veel lager dan die van de gebruikelijke permanente partities.

Beweegbare, verkleinde scheidingswanden, van 4 tot 6 voet en hoger, bieden werknemers de meeste voordelen van privacy en prestige zonder de daarmee gepaard gaande nadelen van volledige partities. Wanneer lage scheidingswanden worden gebruikt, kunnen de kantoren worden verwarmd, geventileerd en aangestoken met behulp van standaardapparatuur; afzonderlijke verlichtingsarmaturen en verwarmingsleidingen zijn niet nodig.

Modular Units:

Een van de belangrijkste recente ontwikkelingen op het gebied van kantoorinrichting is dat van modulaire eenheden, deze eenheden bestaan ​​gewoonlijk uit een gecombineerde bureau- en archiefkast met een werkoppervlak bovenop elk, en in kleine, verplaatsbare scheidingswanden. Deze eenheden combineren op effectieve wijze privacy, gemakkelijke toegang tot werkmaterialen en ruimtebesparingen. Unitiseren is ook een populair apparaat om ruimte te besparen en tegelijkertijd werknemers een element van privacy te bieden.

Een systeembenadering van Office-indeling:

Wat een revolutionaire benadering van de kantoorinrichting kan blijken te zijn, is de "systemen" - of "kantooromgeving" -procedure die in 1960 werd ontwikkeld door het Quickborner-team voor planning en organisatie, een Duits managementadviesbureau. In de afgelopen jaren in verschillende nieuwe kantoorgebouwen in Europa gebruikt, begint deze aanpak alom in de Verenigde Staten brede aandacht te krijgen.

Volgens de voorstanders van de systeembenadering van kantoorontwerp, is het traditionele kantoor achterstevoren ontworpen: het is gebouwd rond de organisatorische hiërarchie zoals weergegeven in het organigram, niet rond de stroom van informatie en papier door het kantoor. Net zoals een productie-installatie georganiseerd is rond de materiaalstroom, zou het kantoor ontworpen moeten zijn volgens de stroom van informatie.

De systeembenadering van de kantoorindeling begint dus met een analyse van de stroom van documenten en de stroom van mondelinge communicatie in een organisatie. Zodra deze twee communicatiestromen zijn geïdentificeerd en beschreven, kan een kantoorindeling worden bepaald die een optimale efficiëntie in het Hoe van informatie mogelijk maakt.

Een typisch kantoor dat is ontworpen volgens de stroom van communicatie die plaatsvindt binnen het werkgebied. Merk op dat de normale vierkante of rechthoekige kantoormodules zijn geëlimineerd en vervangen door kromlijnige constructies.

In theorie maakt een dergelijk ontwerp, hoewel het ongeorganiseerd en lukraak naar de toevallige toeschouwer lijkt te verschijnen, een optimale efficiëntie in de stroom van informatie mogelijk en verhoogt daardoor de algehele effectiviteit van de organisatie. Een van de onderscheidende kenmerken van de kantooromgeving of systeembenadering is het gebruik van open ruimte; kantoorruimtes worden gedeeld door zo weinig mogelijk vaste wanden; de sfeer is er een van open ruimtes en vrijheid.

Volgens de ontwikkelaars van deze aanpak vereist het faciliteren van communicatie en workflow dat alle eenheden, secties en afdelingen die samenwerken, zo dicht mogelijk bij elkaar worden geplaatst en worden gescheiden door zo min mogelijk permanente muren.

Om privacy te bieden of om afzonderlijke kantoorruimten van elkaar te scheiden, worden archiefkasten, opslageenheden, plantenbakken en schermen gebruikt in plaats van wanden; dus, niet alleen wordt de stroom van communicatie verbeterd door het wegnemen van belemmeringen voor, de vrije uitwisseling van informatie maar ook extreme flexibiliteit in kantoorinrichting is bijna onmiddellijk beschikbaar om te corresponderen met veranderingen in de werkstroom. Echter, om een ​​dergelijke flexibiliteit te bereiken, is uniformiteit in verlichting, airconditioning en akoestiek absoluut noodzakelijk.

Fouten in lay-out:

Bepaalde soorten fouten in de lay-out van het kantoor lijken zo gewoon dat ze een speciale vermelding rechtvaardigen:

1. Er is een neiging om de originele lay-out te vereren. Hoewel de werkvereisten drastisch kunnen veranderen en zelfs wanneer het kantoor naar een nieuw kwartier is verhuisd, kan het oude lay-outplan gewoon worden voortgezet omdat er sprake was van een precedent.

2. Er is nog steeds een tendens om kantoren in min of meer permanente vorm te plannen, waarbij de verschillende kantoren en gangen worden gescheiden door zware, ingebouwde scheidingswanden. Als gevolg hiervan is het moeilijk en duur om wijzigingen aan te brengen, zelfs als het management ze wil maken.

3. Er is een tendens voor de meer vocale leidinggevenden om meer ruimte te krijgen voor hun afdelingen en medewerkers dan voor andere afdelingen. Definitieve beslissingen met betrekking tot ruimtetoewijzingen en de lay-out moeten worden genomen door iemand met een algemeen standpunt en voldoende gezag om eerlijke en billijke ruimtetoewijzingen te verzekeren.

4. Er is een tendens om afdelingsmanagers en supervisors toe te staan ​​hun eigen lay-outs te plannen zonder technische assistentie van de groep, methode of procedure. Wanneer lay-outs worden gepland door mensen zonder gespecialiseerde kennis van de betrokken grondslagen, is het algemene resultaat verspilling van ruimte, inefficiëntie, enz.

Verhuizing van het kantoor:

De meeste kantoororganisaties verplaatsen zich op enig moment tijdens hun bestaan. Dit kan een pijnlijke en verontrustende ervaring zijn, maar het hoeft niet zo te zijn als het goed gepland is. Een goed geplande verplaatsing van een kantoor heeft verschillende belangrijke elementen.

Deze worden hieronder kort besproken:

1. Informeer de werknemers en klanten ruim van tevoren over de verhuizing. Medewerkers verzetten zich tegen verandering en zijn bijzonder geneigd om twijfelachtig te zijn over verhuizen naar een nieuwe locatie. Vragen die moeten worden beantwoord zijn: op welke verdieping zullen ze werken, welk type decoratie en inrichting; of er- vensters op de nieuwe locatie zijn; wat voor soort eetgelegenheden, parkeergelegenheid voor privé-auto's en openbaar vervoer; waar andere afdelingen zich in de nieuwe lay-out bevinden, en vele anderen.

De werknemers moeten vóór de verhuizing zo vertrouwd mogelijk worden gemaakt met de nieuwe locatie. Kleine groepsbijeenkomsten zijn uitstekende middelen voor leidinggevenden om dergelijke vragen te beantwoorden en om de verhuizing persoonlijk toe te lichten. De interesse van de werknemer ten aanzien van de verhuizing moet worden ontwikkeld en onderhouden door effectief gebruik te maken van bedrijfspublicaties en persoonlijke brieven. Klanten moeten ook worden opgenomen in het educatieve programma en worden uitgenodigd om de nieuwe faciliteiten te bezoeken. Tijdens de verhuizing zal er enige verwarring heersen, maar adequate informatie-inspanningen zullen het minimaliseren.

2. De details van de nieuwe lay-out moeten zorgvuldig worden bestudeerd. Departementale opdrachten moeten stevig worden vastgesteld, evenals unit-locaties, individuele bureaus en diverse apparatuur. Indien mogelijk moeten de werknemers de nieuwe lay-out worden getoond, met vermelding van alle individuele locaties. Gedetailleerde plannen moeten de locatie van telefoon- en stopcontacten omvatten.

Er moet rekening worden gehouden met toekomstige ruimtevereisten, procent is een algemeen aanvaarde gids; de vergoeding moet echter worden gemaakt in het licht van de verwachte groei of expansie van de individuele onderneming. Bij het plannen van de lay-out moeten zware apparatuur en bestanden langs buitenmuren of over structurele dwarsbalken worden geplaatst om overbelasting van de vloer te voorkomen.

3. Plan de verplaatsing in een weekend of tijdens een slappe periode in het werkvolume. Productivity will be low for a short time after the move while the employees become adjusted to their new surroundings and to altered requirements of work flow imposed by the new and different arrangements of organisational units, but it will improve as employees become adjusted to the more modern or spacious environment.

4. Tag and number all items of furniture, fixtures, and equipment. Each piece of property should be tagged to identify the unit and department to which it belongs and its exact location in the new layout. Different coloured tags can be used for each room, department, or floor.

The schedule of the move can then be planned around the identification tags; that is, first to be moved is department A 1, red tags, floor—, room—, going to the— floor, room—. This allows an orderly move in planned, controlled sequence. The equipment going to the most distant corner should be moved first, and that going next to the entrance, last.

5. Certain employees should be assigned definite responsibilities at both the old and new locations. These employees can provide valuable assistance in coordinating the move, helping to direct traffic, and answering numerous questions.

6. Obtain the necessary support and help from the local traffic department to facilitate loading and unloading the moving vans.