Routine: betekenis, kenmerken en belang

Lees dit artikel voor meer informatie over Routine. Na het lezen van dit artikel om te leren over: 1. Betekenis van Routine 2. Kenmerken van een routine 3. Belang van een routine 4. Enkele typisch routineuze taken van een secretaresse.

Betekenis van Routine:

Planning is noodzakelijk voor elk soort werk. Planning betekent voordenken.

Planning analyses:

Wat moet er gedaan worden?

Waarom gedaan worden?

Hoe te doen?

Door wie te doen?

Wanneer moet het gebeuren?

Waar moet je zijn?

Antwoord op elke vraag moet eerst worden verkregen en vervolgens zal een actie worden geprobeerd. Na het plan komt procedure.

Elk stuk werk heeft zijn eigen procedure om te doen. Een routine is een normale procedure. Het woord "cursus" bevat een reeks reeksen acties. Een routine heeft daarom een ​​reeks acties.

Een routine heeft twee aspecten:

(a) Acties achter elkaar in volgorde van prioriteit en

(b) Een tijdfactor voor elke actie.

Een aantal routines maakt een systeem dat een totaalbeeld geeft van een bepaalde activiteit. Als we naar elk kantoorwerk kijken, vinden we beide aspecten. Bijvoorbeeld de afhandeling van inkomende post. De componentacties zijn: het ontvangen van de mails, het openen van de mails, het controleren van de inhoud, het afstempelen van de datum, het sorteren, distribueren en bijhouden van de track.

Elke stap heeft zijn eigen methode en als de methode correct is, dan is de tijd die wordt verbruikt minimaal. Deze routine maakt deel uit van het totale correspondentiesysteem. Niet alleen een werk moet eenvoudig worden gedaan, het moet ook correct, tijdig en efficiënt worden gedaan. Dit is mogelijk als er een goede routine is. In een kantoor waar de werkomstandigheden gunstig zijn, is apparatuur beschikbaar, zijn toezicht en controle aanwezig en wordt het juiste personeel ingezet, een routine wordt effectief. Het voorbereiden van een routine voor elk stuk werk in een kantoor is een functie van een kantoororganisatie.

Kenmerken van een routine:

(1) Een routinewerk bestaat uit meerdere of een reeks stappen. Zodra een stap bekend is, moet deze op elk moment en door elke persoon die die taak uitvoert op dezelfde manier worden herhaald.

(2) Een routine moet worden geformuleerd of voorbereid. Het kost meer tijd om een ​​routine voor te bereiden wanneer een nieuw kantoor wordt opgezet. Ervaring met andere vergelijkbare organisaties heeft grote waarde.

(3) Een routine heeft een doel en elke stap zal bijdragen aan de vervulling van dat doel.

(4) Alle stappen moeten een correlatie en een definitieve tijdreeks hebben.

(5) Er mag geen sprake zijn van dubbel werk, noch overlapping of een lacune.

(6) Regels moeten worden ingekaderd om een ​​routine te volbrengen.

Belang van een routine:

Het belang van kantoorroutine is geweldig.

Als een routine op de juiste manier wordt voorbereid en gevolgd, zijn de volgende voordelen te behalen:

(1) De uitvoering is volgens een vaste standaard:

Standaard heeft vier aspecten:

(a) Hoeveelheid - enige wenselijke kwaliteit van het werk moet worden uitgevoerd,

(b) Kwaliteit - de prestaties moeten een verwachte kwaliteit hebben,

(c) Tijd-uitvoering moet zijn in een bepaalde tijd,

(d) Kosten - de kosten zullen de voordelen niet overschrijden.

(2) Er is betere controle:

Als er een routine is, is het gemakkelijker voor het toezichthoudende personeel om controle uit te oefenen. Een supervisor moet controleren of de routine wordt gevolgd of niet.

(3) Betere werkstroom:

Efficiënt kantoorbeheer betekent dat er een vloeiende werkstroom en maximale output is. Als iedereen de routine volgt, is er een betere werkstroom, op voorwaarde dat er geen obstakels of obstructies in de weg staan ​​(zie hieronder).

Hoe routine werk wordt belemmerd?

Er zijn vier elementen in het proces van het uitvoeren van een routinewerk dat ze zijn:

(a) De methode om een ​​werk te doen,

(b) de te gebruiken apparatuur,

(c) Het personeel,

(d) De arbeidsomstandigheden.

Als er een fout is in een van de elementen, wordt routinematig werk belemmerd.

Belemmeringen of fouten treden op de volgende manier op:

(a) De beste methode om een ​​werk te doen, is misschien niet bekend of wordt mogelijk niet bekendgemaakt aan het personeel;

(b) Er is mogelijk een tekort aan formulieren, briefpapier, elke machine of apparaat, enz., noodzakelijk voor de taak. De machine kan niet werken. Mogelijk is er geen goed onderhoud van de machine. Het specifieke materiaal 'of een onderdeel van een machine is niet beschikbaar,

(c) Er kan een gebrek aan goed personeel zijn. Het defect zit in het recruteringssysteem. Er is mogelijk een gebrek aan training van het personeel. Het personeel mag niet serieus of attent zijn. Ze kunnen onregelmatig zijn of tijd verspillen door te roddelen. Het betekent indirect gebrek aan behoorlijk toezicht en controle,

(d) De arbeidsomstandigheden zijn mogelijk niet bevorderlijk of gunstig voor het werk. Gebrek aan licht, stroomuitval, verstoring van buitenaf, etc., zijn enkele van de oorzaken,

(e) Er kan een foutieve lay-out zijn.

Hoe obstakels kunnen worden overwonnen?

De belemmeringen voor een vlotte doorstroming van routinematig werk kunnen worden verholpen door een goede planning en controle van het kantoorwerk. De secretaris als chief executive heeft in dit opzicht grote verantwoordelijkheden. Hiertoe worden verschillende soorten 'routinediagrammen' of 'stroomdiagrammen' of 'bewerkingsgrafieken' opgesteld. Dit zijn niets anders dan diagrammen waarmee men gemakkelijk kan begrijpen welke stappen achtereenvolgens moeten worden gevolgd om een ​​klus te klaren.

Er zijn verschillende technieken om zulke kaarten te maken zoals 'de nekkaart', 'de isometrische kaart', enz. Het belangrijkste is dat er grondige studie en onderzoek naar kantoormethoden zal zijn. Een grote organisatie kan het zich veroorloven om een ​​aparte afdeling voor O & M-studie te hebben. O & M staat voor Organisatie en Methoden.

Elk werkstuk doorloopt enkele opeenvolgende fases en deze worden uitgedrukt door enkele symbolen in een stroomdiagram. Bijvoorbeeld:

Er moet echter worden opgemerkt dat elk soort werk niet opnieuw kan worden gebruikt. Routines zijn voorbereid voor die functies die van repetitieve aard zijn. Op het moment van de noodroutine werkt het niet.

Enkele typische routine-opdrachten van een secretaresse:

Er zijn enkele typische routineklusjes die een secretaresse regelmatig op kantoor moet uitvoeren. Dergelijke banen, zoals hieronder beschreven, worden meestal uitgevoerd door een privésecretaris of zelfs door een kantoorsecretaris en niet door een secretaris van algemene aard. Een secretaresse kan deze klus echter klaren bij zijn privé-secretaresse of bij de secretaris van het kantoor.

(A) Omgaan met de telefoon of bellen :

Gebruik van de telefoon is een gebruikelijke functie in een kantoor, zowel voor interne als externe communicatie. Een groot kantoor heeft zijn eigen interne telefoonsysteem, hetzij via een PBX- of PAX-verbinding of via een intercom. systeem. Op het toetsenbord van de interne telefooncentrale bevindt zich een operator als er een handmatig uitwisselingssysteem is, dat het schakelbord afhandelt. Dat is een mechanisch onderdeel van de hele operatie.

Omgaan met de telefoon betekent eigenlijk contacten leggen en het gesprek voeren. Veel oproepen komen van buiten en een groot aantal oproepen gaat ook naar buiten. Tegelijkertijd zijn een groot aantal interne verbindingen nodig van afdeling tot afdeling. Het is een geweldige klus voor een druk kantoor om maximale mogelijkheden te bieden voor dergelijke externe en interne verbindingen.

Er zijn inkomende en uitgaande persoonlijke oproepen van de personeelsleden. Deze moeten worden geminimaliseerd omdat dit officiële oproepen kan belemmeren. Een groot kantoor kan een aantal externe lijnen hebben en ook directe lijnen vanuit de kamers van belangrijke leidinggevenden. Er is een speciale lijn die wordt bijgewoond, zelfs na kantooruren voor noodgevallen.

Taken privé-secretaris:

Een privésecretaresse woont eerst telefoontjes bij namens zijn baas. Hij moet volledige kennis hebben van de werking van de telefoon. Hij moet op de hoogte zijn van de verschillende soorten diensten die door de telefoonafdeling worden verleend, evenals de regels en procedures voor verschillende soorten oproepen: lokaal, tol, lijn, fonogram, enz. Een groot kantoor kan ook een telexverbinding hebben of er kan een telefoonverbinding zijn. printerservice (TPM of Tele-printer Message) binnen de organisatie.

Een privésecretaresse moet een telefoonboek bijhouden om ontvangen berichten of berichten van de baas op te nemen. Het telefoonboek bevat kolommen voor een volledige beschrijving van de partijen van wie en aan wie berichten zijn ontvangen of verzonden.

Een privésecretaris moet ook de kunst van het telefonisch praten kennen. Zijn benadering zal beleefd zijn, zijn stem zal duidelijk zijn en hij zal alle etiquettes naleven, bijv. Een goede morgen wensen of 'namaskar' aan het begin of een afscheid of 'namaskar' aan het einde.

Hij kan te maken krijgen met tal van telefoontjes, zowel inkomend als uitgaand, maar hij zal niet gestoord of geïrriteerd raken. Hij moet zich realiseren dat zijn gedrag uiteindelijk een impact heeft op de baas. Een privésecretaris houdt over het algemeen een lijst met telefoonnummers bij die zijn baas vaak om connecties vraagt.

(B) Omgaan met de bellers :

Een secretaresse is een liaisonofficier en daarom belt een groot aantal mensen hem elke dag aan. Een groot kantoor houdt een receptioniste bij die eerst de bellers ontvangt en vervolgens naar de respectieve afdelingen of personen stuurt. Soms zijn machtigingen van de betreffende leidinggevenden vereist voordat bellers in het kantoor kunnen binnenkomen. In een klein kantoor kunnen bellers de secretaris rechtstreeks benaderen. De bellers die naar een groot bestuur of een directeur komen, moeten zijn privésecretaris benaderen.

Dagelijks komen er vier soorten bellers naar kantoor:

(1) Degenen die eerdere afspraken hebben. Het is niet moeilijk om dergelijke bellers te gebruiken op voorwaarde dat ze op tijd komen. De privé-secretaris staat hem alleen toe om de baas te ontmoeten of kan hem vragen om even te wachten als de baas het druk heeft.

(2) Degenen die een beroep doen zonder een eerdere afspraak. Maar als zo'n persoon bekend is op kantoor en zelfs van groot belang kan zijn voor de organisatie, is hij welkom en probeert de secretaresse contact te leggen met de baas.

(3) Degenen die vaak komen, maar niet voor een definitief doel. Bijvoorbeeld verkoopvertegenwoordigers van verschillende leveranciers. De secretaresse zal ze behandelen zoals gewenst door de baas. De secretaresse spreekt telefonisch met zijn baas over de telefoon.

(4) Onbekende personen die terloops komen of voor enig onderzoek. De secretaris zal hem persoonlijk behandelen en hem vragen om later met een eerdere afspraak te komen. Wat ook de aard van de beller is en wat de techniek ook is om met hem om te gaan, de secretaris zal heel beleefd zijn en nooit het gevoel van de bezoeker kwetsen.

(C) Afspraken maken :

Een ander routine-werk van een privésecretaris is om afspraken te maken tussen zijn baas en anderen. De anderen omvatten zowel buitenstaanders als leden van de organisatie of van het personeel. Afspraken zijn weer van twee typen: een buitenstaander die een afspraak wil maken of de baas die het wil maken.

Lokale afspraken worden telefonisch gemaakt, maar voor de mensen van andere plaatsen worden afspraken in het algemeen vastgesteld door correspondentie of zelfs telefonisch of telex. De secretaris moet een dagboek bijhouden voor alle afspraken en moet zijn baas elke dag herinneren aan de afspraken.