Organisatiestructuur: rol, stappen voor het ontwerpen en de bijbehorende functies
Organisatiestructuur: rol, stappen voor het ontwerpen en zijn functies!
Rol van organisatiestructuur:
Een organisatiestructuur dient verschillende functies van het bedrijf. Het is ontworpen om specifieke motieven te dienen. Er moeten ook inspanningen zijn om de organisatiestructuur aan te passen aan veranderende behoeften. Een goede structuur vergemakkelijkt niet alleen de communicatie, maar zorgt ook voor efficiëntie in verschillende segmenten.
De structuur biedt de volgende rollen:
1. Stimuleert efficiëntie:
Het hoofddoel van een organisatiestructuur is om efficiëntie in verschillende functies toe te passen. Een systematische structuur laat niets aan het toeval over en elke activiteit wordt gecoördineerd om maximaal te presteren. De leden van de organisatie proberen de output van goederen en diensten uit de gegeven invoer te maximaliseren. Er is een inspanning om systematische, rationele en gecoördineerde inspanningen te hebben om verschillende afval en verlies te beheersen. Er zijn verschillende organisatiemodellen ontwikkeld om de bedrijfsvoering efficiënter te maken.
2. Communicatie:
Communicatie is het grootste probleem van elke organisatie. Een goede structuur biedt een goed communicatiekanaal tussen personen die in de organisatie werken. Een rapportagerelatie wordt vastgesteld en een hiërarchie van wie rapporteert aan wie is ook gespecificeerd in een goede structuur. Er is behoefte aan een horizontaal, verticaal en lateraal communicatieproces en het wordt gedaan door een goed geplande structuur.
3. Optimaal gebruik van bronnen:
De juiste toewijzing van middelen helpt ook bij hun optimale benutting. De organisatiestructuur geeft een hogere plaats aan activiteiten die belangrijker zijn voor het realiseren van organisatiedoelstellingen. De activiteiten worden geplaatst op basis van hun belang in de structuur en de juiste richtlijnen worden gegeven voor toewijzing van middelen. De optimale toewijzing van middelen is belangrijk voor de groei van een bedrijf.
4. Jobtevredenheid:
Een goede organisatiestructuur zorgt voor een duidelijke toewijzing van taken en verantwoordelijkheden aan verschillende mensen die werkzaam zijn in het bedrijf. De banen worden toegewezen op basis van hun kennis, expertise en specialisatie. Mensen krijgen een kans om hun werk uit te leggen. Er zal werkplezier zijn wanneer personen vrij zijn om binnen de voorgeschreven limieten te werken.
5. Creatief denken:
In een goede organisatiestructuur is er vrijheid om eigen werk te plannen en uit te voeren. Het stelt een persoon in staat om nieuwe en betere manieren van werken te bedenken en te ontwikkelen. Organisatiestructuur probeert mensen op plaatsen te plaatsen waar ze het meest geschikt zijn. Veel mensen hebben bijgedragen aan de ontwikkeling van managementdenken vanwege hun creativiteit in een bepaalde organisatiestructuur.
6. Vergemakkelijkt het management:
Er zijn een aantal personen die in een bedrijf werken. Hun werk zal moeten worden gespecificeerd en taken zullen worden toegewezen volgens de vereisten van de organisatie. Een goede structuur zal helpen bij het leggen van relaties tussen personen die op verschillende posities werken. Een organisatiestructuur is een mechanisme waarmee het management de activiteiten van verschillende personen regisseert, coördineert en controleert.
Een goed ontworpen structuur helpt zowel het management als de werking van een bedrijf. Er wordt op toegezien dat geen enkele activiteit onbeheerd blijft en dat de werkzaamheden worden toegewezen op basis van de capaciteit van de personen die de activiteit uitvoeren. Een doordachte organisatiestructuur is een grote hulp voor goed bestuur.
Organisatiestructuur ontwerpen:
Een organisatiestructuur moet voldoen aan de vereisten van het bedrijf. Het moet zorgen voor een optimaal gebruik van mankracht en verschillende functies moeten naar behoren worden uitgevoerd. Er is behoefte aan een harmonieuze relatie tussen personen op verschillende posities. Het ontwerpen van een structuur is een belangrijke taak en deze moet zorgvuldig worden uitgevoerd.
De volgende stappen zijn essentieel voor het ontwerpen van een organisatiestructuur:
1. Identificerende activiteiten:
De activiteiten die moeten worden uitgevoerd om de doelstellingen van de organisatie te bereiken, moeten worden geïdentificeerd. De functies die moeten worden uitgevoerd om verschillende doelen te bereiken, moeten worden vastgesteld en activiteiten met betrekking tot deze functies moeten worden geïdentificeerd. De belangrijkste activiteiten zijn onderverdeeld in een aantal deelactiviteiten. Bij het identificeren van activiteiten moet in gedachten worden gehouden dat geen enkele activiteit is ontsnapt, er geen overlapping is in activiteiten en verschillende activiteiten op een gecoördineerde manier worden uitgevoerd.
2. Groepering van activiteiten:
De nauw verwante en soortgelijke activiteiten zijn gegroepeerd voor afdelingen, afdelingen of secties. De coördinatie tussen activiteiten kan alleen worden bereikt door een juiste groepering. De gegroepeerde activiteiten kunnen worden toegewezen aan verschillende posities. De toewijzing van activiteiten aan individuen schept autoriteit en verantwoordelijkheid. De autoriteit wordt gedelegeerd naar de lagere niveaus van verschillende afdelingen en de verantwoordelijkheid ligt vast.
3. Delegatie van autoriteit:
Delegatie is een administratief proces om dingen gedaan te krijgen door anderen door hen verantwoordelijkheid te geven. Wanneer er verschillende posities in de organisatie worden gemaakt, wordt aan deze personen werk toegewezen. Om het werk gedaan te krijgen, is er behoefte aan autoriteit. De autoriteit is gedelegeerd aan verschillende personen in overeenstemming met de toewijzing van verantwoordelijkheid. Door het proces van delegatie wordt autoriteit, structuur gecreëerd in de organisatie die bepaalt wie formeel met wie gaat communiceren.
Kenmerken van een goede organisatiestructuur:
Een goede organisatiestructuur moet voldoen aan verschillende behoeften en vereisten van de onderneming.
De volgende zijn de kenmerken van een goede organisatiestructuur:
1. Duidelijke lijn van autoriteit:
Er moet een duidelijke lijn van gezag van boven naar beneden zijn. De delegatie van bevoegdheden moet stap voor stap en afhankelijk van de aard van het toegewezen werk plaatsvinden. Iedereen in de organisatie moet duidelijk zijn over zijn werk en de autoriteit die aan hem is overgedragen. Bij gebrek aan deze duidelijkheid zal er verwarring, wrijving en conflict zijn.
2. Adequate delegatie van bevoegdheden:
Delegatie van bevoegdheden moet evenredig zijn met de toegewezen verantwoordelijkheid. Als de autoriteit niet voldoende is om de toegewezen taak te krijgen, wordt het werk niet voltooid. Soms wijzen managers werk toe aan ondergeschikten zonder hen de juiste autoriteit te geven, het laat een gebrek aan besluitvorming van hun kant zien. Een ontoereikende autoriteit zal problemen veroorzaken voor de ondergeschikten omdat ze de taak misschien niet kunnen volbrengen.
3. Minder managementniveaus:
Voor zover mogelijk kunnen minimale managementniveaus worden gecreëerd. Meer het aantal van deze niveaus, meer de vertragingen in communicatie. Het kost meer tijd om de beslissingen van boven naar beneden over te brengen. Evenzo zal informatie van lagere niveaus veel tijd kosten bij het bereiken van de top. Het aantal managementniveaus hangt af van de aard en omvang van de operaties. Er is geen specifiek aantal niveaus gespecificeerd voor elke zorg, maar er moet worden geprobeerd ze tot een minimum te beperken.
4. Span of Control:
Span of control verwijst naar het aantal mensen dat een manager rechtstreeks kan controleren. Een persoon moet alleen toezicht houden op dat aantal ondergeschikten met wie hij rechtstreeks contact kan houden. Het aantal personen dat onder toezicht staat, is mogelijk niet universeel gefixeerd omdat het wordt beïnvloed door de aard van het werk. Er moeten inspanningen worden geleverd om een goed beheerde groep onder toezicht te houden, anders is er sprake van inefficiëntie en lage prestaties.
5. Eenvoudig en flexibel:
De organisatiestructuur moet heel eenvoudig zijn. Er mogen geen onnodige managementniveaus zijn. Een goede structuur moet dubbelzinnigheid en verwarring voorkomen. Het systeem moet ook flexibel zijn om aan te passen aan de veranderende behoeften. Er kan een uitbreiding of diversificatie zijn waarvoor een herclassificatie van taken en verantwoordelijkheden vereist is. De organisatiestructuur moet in staat zijn nieuwe veranderingen op te nemen zonder de basiselementen te wijzigen.
