Kantoormechanisatie: doelstellingen en principes

Laten we een diepgaande studie maken van de doelstellingen en principes van kantoormechanisatie.

Doelstellingen van mechanisatie op kantoor:

Mechanisatie op kantoor heeft de volgende doelstellingen:

1. Interpretatie van gegevens:

Machines zoals computers interpreteren en onthouden de feiten en gegevens voor besluitvorming en controle.

2. Arbeidsbesparend:

Mechanisatie is erop gericht om arbeid op twee manieren te besparen: het kan de totale loonsom verminderen of hetzelfde personeelslid kan een groter werkvolume hebben.

3. Kleinere fraudes:

Machines minimaliseren fraude bij kantoorwerk.

4. Tijdsbesparing:

Tijdwinst is een ander doel van mechanisatie. Het werk dat uren zou duren, kan in korte tijd met de machine worden gedaan.

5. nauwkeurigheid:

Het werk van een machine is veel nauwkeuriger en daarom kan het verbeteren van de nauwkeurigheid een van de belangrijkste doelstellingen zijn.

6. Standaardisatie:

Een standaardwerk kan alleen worden bereikt als de machines op de beste manier worden gebruikt.

7. Eliminatie van Verveling en Monotonie:

Repetitieve processen zijn eentonig en de kantoormachine streeft ernaar de monotonie van deze repetitieve processen te elimineren.

Principes van mechanisatie en apparatuurkeuze in het kantoor:

Laten we aannemen dat een kantoor dat op volle toeren draait, heeft besloten om bepaalde kantoormachines te kopen om niet alleen de output van het werk te verbeteren met inachtneming van de kwaliteit, maar het wil ook tijd besparen en de productiviteitseconomie op een bepaald niveau handhaven .

Wat zouden dan de bepaalde factoren kunnen zijn waarmee rekening moet worden gehouden bij het selecteren en kopen van kantoormachines? De overweging en de principes van het kopen van kantoormachines verschilt van organisatie tot organisatie, maar er zijn bepaalde algemene principes die in het algemeen door elke organisatie worden gevolgd:

1. Principe van de ruimte:

Het is essentieel en noodzakelijk dat de machine de minste vloer-, deur- of schapruimte beslaat. Grote en zware machine neemt meer ruimte in beslag en dit komt bovenop de kosten van de ruimte, dus het wordt een indirecte uitgave op de totale kosten van de organisatie.

2. Standaardisatie:

Standaardisatie op het gebied van kantoorapparatuur en de aanschaf daarvan verwijst naar het kopen van dezelfde machines die zouden voldoen aan de specificatie van de machine die vereist is om het werk van een kantoor te dragen. Als de kantoortaak bijvoorbeeld zodanig is dat foto-kopieën in verkleining of vergroting worden genomen, moet de kopieermachine die moet worden gekocht een zoomlensfaciliteit hebben, omdat dit helpt bij het verkleinen en vergroten van de kopieën.

3. Adequate aankoop:

Als een bepaald type machine door elke afdeling nodig is, moet hetzelfde aantal machines worden gekocht.

4. Gebruik:

Het gebruik van de gekochte machine moet 100% zijn, dwz het moet volledig of maximaal worden gebruikt. In feite moet op het moment van aankoop het gebruiksquotum met betrekking tot de kosten worden bepaald. Een machine die zelden moet worden gebruikt, moet niet meteen worden gekocht. Besteed veel geld.

5. Duurzaamheid:

Alles wat wordt gekocht, moet duurzaam zijn. Het kan niet alleen een lange levensduur hebben, maar het moet vrij zijn van frequente storingen enz.

6. Principes van de kosten:

Er moet een evenwicht worden bewaard tijdens de aankoop van kantoorapparatuur en het geld dat eraan wordt besteed om het te kopen. Elke machine heeft er drie verschillende kosten aan verbonden. Dit zijn de inkoopkosten, de bedrijfskosten en de niet-actieve tijdskosten.

Als de kapitaalkosten van een machine hoger zijn maar de bedrijfskosten laag; het kan de voorkeur hebben boven een machine waarvan de aanschafprijs erg laag is, of in feite laag, en de bedrijfskosten hoog zijn. Men moet echter altijd in gedachten houden dat kwaliteit niet ten koste van de kost moet worden opgeofferd.

7. Aanpassingsvermogen:

Het aangekochte apparaat moet zodanig zijn dat iedereen die het gebruikt zichzelf niet alleen aanpast aan de machine, maar de machine anderen moet aantrekken om zich eraan aan te passen. Met andere woorden, de bediening van de machine moet eenvoudig en gemakkelijk zijn voor anderen om het te begrijpen en te gebruiken, in plaats van geordineerd en omslachtig om zich eraan aan te passen.

8. Kwaliteitsbeginselen:

Gekochte machines moeten van goede kwaliteit zijn, zodat de kwaliteit van het door hen uitgevoerde werk van de gewenste standaard is.

9. Voordelen:

Men moet rekening houden met het concept en de principes van voordelen voordat u een machine koopt. Omdat er kosten zijn verbonden aan de aanschaf van de machine, moeten de voordelen veelzijdig zijn.

10. Geschiktheid:

De kantoormachine moet geschikt zijn voor het proces waarvoor deze moet worden gekocht. Het mag niet alleen als statussymbool worden gekocht.