Office Filling: Subject-Matter and Features

Lees dit artikel voor meer informatie over Office Filing. Na het lezen van dit artikel leert u over: 1. Onderwerp van archivering in kantoor 2. Kenmerken van archivering op kantoor.

Onderwerp van archivering in Office:

Een bestand is een container waarin papieren en documenten worden ingevoegd om te bewaren. Dergelijk behoud is noodzakelijk voor referentie, begeleiding, bewijs en geschiedenis. Het indienen moet op een systematische, geclassificeerde, methodische, opgeruimde, beveiligde en definitieve manier worden gedaan.

systematische:

Er zijn twee systemen van archivering gecentraliseerd en gedecentraliseerd. Beide systemen hebben voor- en nadelen. Er moet een keuze worden gemaakt.

zoekertje:

Bestanden kunnen op verschillende manieren worden geclassificeerd - qua onderwerp, qua regio, qua partij of naam, of een combinatie van twee of meer van de bovenstaande. Namen kunnen verder alfabetisch, numeriek of alfabetisch-numeriek worden ingedeeld.

Methodisch:

Er zijn verschillende methoden om de bestanden horizontaal, lateraal en verticaal te houden. Elke methode moet worden goedgekeurd.

tidy:

Papers, documenten, enz. Moeten op een nette manier worden ingevoegd, zodat ze er netjes uitzien en beter worden beschermd.

Beveiligd:

Bestanden moeten lange tijd worden bewaard en soms heel lang. Bestanden moeten daarom op een beveiligde manier worden bewaard. Ze moeten worden beschermd tegen diefstal of vernietiging door vuur, insecten, enz. In de moderne tijd zijn er verschillende soorten archiefkasten voorhanden.

Definite:

De locatie van elk bestand moet duidelijk zijn, zodat het binnen de kortst mogelijke tijd kan worden gevonden.

Functies van archivering in Office:

Indiening als onderdeel van de opnamefunctie van een kantoor heeft de volgende onderscheidende kenmerken:

(1) Uitrusting:

Het archiveren vereist een verscheidenheid aan apparatuur: de bestanden of de mappen, rekken, planken of kasten, trays en manden, verschillende kaarten (geleidekaarten of indexkaarten), etc. Het grootste deel van de apparatuur heeft specificatie.

(2) Methode:

Er zijn verschillende methoden om de bestanden horizontaal, lateraal en verticaal te houden. De verticale methode of de nieuwste methode is de beste.

(3) Procedure:

Stap voor stap moeten bepaalde handelingen worden uitgevoerd vanaf het verkrijgen van de bestelling voor het indienen van een paper en ten slotte het versnipperen of opschonen.

(4) Personeel:

Speciaal opgeleid personeel is nodig om het werk te doen.

(5) Uitgangspunten:

Er zijn bepaalde principes die moeten worden gevolgd voor efficiënte archivering.

(6) Indexering:

Indienen moet gepaard gaan met indexering om de operaties te voltooien.