Hoe maak je je planningproces effectiever? (9 stappen)
Elke business unit heeft zijn eigen problemen en hiermee wordt rekening gehouden bij het uitwerken van de details van plannen. Er zijn echter bepaalde basisstappen die bij elk type planning moeten worden gevolgd. Wanneer deze stappen worden gevolgd, wordt het planningsproces systematisch.
Het volgende is een korte uitleg van deze stappen:
1. Bepaling van doelstellingen:
De eerste stap in de planning is om duidelijk de doelstellingen van het bedrijf te bepalen. Het is een startpunt, omdat iedereen in de organisatie moet weten wat er in de toekomst moet worden bereikt. Allereerst worden de doelstellingen van de hele organisatie vastgelegd en vervolgens worden doelstellingen van elke afdeling gespecificeerd.
Het is beter als doelen worden gespecificeerd als primair en secundair. De primaire of hoofddoelstellingen moeten voor elke medewerker van de organisatie heel duidelijk zijn, omdat ze de verwachte resultaten specificeren en aangeven wat er moet gebeuren. Alle toekomstige kansen moeten echter op het moment van het vaststellen van de doelstellingen zorgvuldig worden geanalyseerd.
2. Bouwplanning:
De tweede stap is het bepalen van de prognoses waarop de planning gebaseerd zal zijn. Als deze voorspellingen kloppen, is het planningsproces nuttiger. Deze prognoses hebben betrekking op de prijs van een product, loontarief, materialen, macht, beschikbaarheid van personeel, enz. Bepaalde externe factoren die buiten de controle van een manager liggen, zoals prijsniveau, politieke situatie en technologische ontwikkelingen, kunnen niet zeer nauwkeurig worden voorzien.
De factoren die volledig controleerbaar zijn (zoals de efficiëntie van werknemers) moeten echter zorgvuldig worden voorspeld, zodat de gewenste resultaten worden behaald. Het is altijd beter dat de gebouwen unaniem door alle managers worden overeengekomen.
3. Verzameling, analyse en classificatie van informatie:
Voor een effectieve planning moeten alle relevante gegevens worden verzameld, geanalyseerd en geclassificeerd. Suggesties moeten ook worden gevraagd door het bedienend personeel. De aldus verzamelde gegevens moeten worden getabelleerd om analyse te vergemakkelijken. Alle nuttige gegevens moeten worden opgenomen om analyse en interpretatie te vergemakkelijken.
4. Bepaal alternatieve cursussen:
De vierde stap van de planning is om de alternatieve handelwijzen te ontdekken, dat wil zeggen om meer dan één gedragslijn te ontwikkelen. Als er bijvoorbeeld meer geld nodig is, kunnen deze op verschillende manieren worden verhoogd, zoals de uitgifte van aandelenkapitaal, het werven van leningen van banken of financiële instellingen of openbare stortingen, enz.
Al deze cursussen moeten goed worden geëvalueerd om de nuttigste manier van handelen te ontdekken. Er moet naar gestreefd worden de alternatieven tot een minimum te beperken.
5. Alternatieve handelwijze evalueren:
Elk alternatief wordt beoordeeld op basis van de verwachte resultaten en voordelen. De sterke en zwakke punten van elk alternatief moeten zorgvuldig worden afgewogen. De gebruikelijke en gemeenschappelijke factoren die in aanmerking worden genomen bij de evaluatie van alternatieven zijn risico's, kapitaaltekorten, langetermijndoelstellingen enz.
Om het evaluatieproces effectief te maken, omvatten de gebruikelijke technieken statistische technieken en operationeel onderzoek.
6. Een plan selecteren:
De volgende stap is om het beste alternatief te selecteren. Wanneer de vergelijkende resultaten van verschillende alternatieven getabelleerd zijn, wordt het alternatief gekozen dat het beste lijkt. De selectie moet zorgvuldig worden gemaakt, omdat de gevolgen van het selecteren van een bepaalde gedragslijn verreikend zijn.
7. Vorming van derivatenplannen:
Voor het bereiken van de objecten van hoofdplannen worden dochter- of afgeleide plannen ingelijst. Om het masterplan te implementeren, bereidt elk afdelingshoofd een plan van zijn afdeling voor.
Als een bedrijf besluit om een nieuw product te ontwikkelen door bepaalde nieuwe machines te installeren, zijn de aanvullende plannen ook het inhuren van nieuwe werknemers, het aanschaffen van fondsen, het adverteren van nieuw product, de aankoop van grondstoffen etc.
8. Mededeling van plannen:
De volgende stap in de planning is om het plan te communiceren met elke manager in de organisatie, zodat ze volledig kunnen samenwerken bij het implementeren van plannen. Het is beter om alle managers in het planningsproces te betrekken, zodat ze een gevoel van deelname aan het management ontwikkelen.
9. Beheer van de plannen:
De laatste stap in de planning is om de voortgang van een plan te bekijken en de tekortkomingen en zwakke punten op te merken. Deze tekortkomingen moeten zonder vertraging worden gecorrigeerd of verholpen en alle toekomstige plannen moeten in het licht van deze valkuilen worden gemaakt. Een doorlopende beoordeling van plannen helpt het management de plannen up-to-date te houden.
