Afhandeling van inkomende of uitgaande post in een kantoor

Dit artikel werpt licht op de zeven belangrijkste stappen die nodig zijn voor de afhandeling van inkomende of uitgaande e-mail in een kantoor. De stappen zijn: 1. De post ontvangen en openen 2. Inhoudscontrole 3. Datumstempeling 4. Opnemen 5. Sorteren 6. Verspreiden 7. De weg bijhouden.

Stap # 1. E-mail ontvangen en openen:

In een klein kantoor wordt de post rechtstreeks ontvangen en geopend door de secretaresse of de officemanager.

Post kan op een van de volgende manieren worden ontvangen:

(a) Post die door de postbode op geregelde tijdstippen rechtstreeks van het postkantoor wordt afgeleverd;

(b) Post die direct of één keer per dag door het kantoor van het postkantoor wordt verzameld in een postzak of loskomt wanneer een postbus op het postkantoor wordt onderhouden;

(c) Post ontvangen via boodschappers onder het 'peon book'-systeem,

(d) Post ontvangen via een koeriersysteem.

De post wordt meestal met de hand geopend, maar er kan een briefopeningsmachine worden gebruikt wanneer het aantal ontvangen brieven erg groot is. De machine snijdt elke envelop heel fijn af aan de rand zonder beschadiging van ingesloten materiaal. Een machine kan in een minuut enkele honderden letters openen als deze elektrisch wordt bediend. De letters 'vertrouwelijk' of 'persoonlijk' worden niet geopend en worden rechtstreeks naar de respectieve geadresseerden verzonden.

Elk ontvangen telegram wordt onmiddellijk naar de betreffende afdeling of persoon gestuurd. Na het openen van een envelop moet worden gezien dat alle inhoud is verwijderd. Soms wordt de envelop bewaard en opgespeld met de inhoud als bewijs van de datum en plaats van terbeschikkingstelling zoals aangegeven door de postzegel.

Stap # 2. Controle van de inhoud:

De inhoud van de enveloppen moet worden onderzocht of geverifieerd voor de volgende doeleinden:

(a) Om uit te zoeken naar welke afdeling de brief zal worden verzonden;

(b) Om te verifiëren of de bijlagen zoals vermeld in een brief echt bestaan ​​of overeenkomen met de beschrijving. De bijlagen kunnen cheques, ontwerpen, enz. Omvatten. De bediende moet bij verificatie een ontvangstbewijs voor de desbetreffende brief plaatsen en onmiddellijk de cheques of concepten naar de kasafdeling sturen voor de nodige actie.

Soms wordt een groot aantal cheques, concepten en postwissels per post ontvangen. In dat geval heeft het de voorkeur dat de bediende voor het openen van de post een lijst van al dergelijke ontvangstbewijzen opstelt, een totaal opmaakt en vervolgens de lijst verzendt na ondertekening bij de kassier. Dit wordt gedaan als een bescherming tegen diefstal en voor de veiligheid van de kassier. Deze lijst kan ook worden geverifieerd met de bankbetaalbonnen.

Stap # 3. Datumstempel:

Op elk ontvangen poststuk wordt een rubberstempel bevestigd die het volgende bevat:

(a) een volgnummer voor het ontvangen item,

(b) de datum van ontvangst,

(c) Het tijdstip van ontvangst,

(d) De initiaal van de postopener.

Het stempelen kan worden gedaan met behulp van machines 'Dating', 'Nummering' en 'Tijdregistratie'. Dergelijke machines hebben inrichtingen voor automatische verandering van figuren bij elke slag. Sommige kantoren maken de datumstempel uitgebreider met bepalingen voor verdere vermeldingen zoals de datum van verzending van bevestiging of antwoord, de datum van indiening, enz.

Of voor dit doel kan een afzonderlijk rubberstempel worden gebruikt dat door de betreffende afdeling kan worden gebruikt.

Voor 'samengestelde letters' is een aparte behandeling vereist:

Een samengestelde brief is die welke betrekking heeft op meer dan één afdeling of individu en moet worden verspreid onder elk van die afdeling of persoon. Een ander soort rubberstempel zal worden gebruikt met ruimten voor het benoemen van de afdelingen of individuen waardoor de brief achtereenvolgens zal passeren en moet worden geparafeerd door de respectieve persoon.

Ten slotte wordt de brief verzonden voor archivering. Of kopieën worden gemaakt (bij voorkeur Xerox-kopieën) en gedistribueerd naar geallieerde afdelingen.

In sommige kantoren wordt elk deel van de binnenpost eenmaal naar de secretaris gestuurd voor zijn inzage en parafering.

Stap # 4. Opnemen:

In sommige kantoren wordt een register met de naam Inkomend postregister of brievenontvangstboek bijgehouden waar de bijzonderheden van alle artikelen die per post zijn ontvangen worden vastgelegd. Dit heeft een grote waarde als bron van bewijs wanneer er twijfel of een geschil ontstaat met betrekking tot een inkomend artikel.

Het is een tijdrovende en dure aangelegenheid en daarom zijn sommige kantoren hier niet blij mee. Als alternatief kan een Mail Room List-systeem worden gevolgd. Er wordt een lijst voorbereid voor alle brieven en andere artikelen die op een dag naar een bepaalde afdeling worden gestuurd en de lijst wordt ondertekend door de betrokken afdelingsminister. Dergelijke lijsten worden opgesteld na het sorteren van de post.

Stap # 5. Sorteren:

Na het afstempelen en opnemen van de datum moet de post worden gesorteerd voor verzending naar respectieve afdelingen of individuen. Voor het sorteren worden er dienbladen of manden voor verschillende afdelingen op tafel gelegd. Als het aantal afdelingen groot is, wordt een hokje gebruikt (een doos met gepartitioneerde appartementen zoals een hokje).

Dit is handig wanneer er voor een groot aantal individuele sorteringen moet worden gedaan. Het sorteren moet zeer zorgvuldig gebeuren, zodat er geen verkeerde plaatsing is en de behuizingen niet worden gemist. Soms is het moeilijk om vast te stellen naar welke afdeling een brief moet gaan. De supervisor van de sectie neemt de beslissing of wordt mogelijk doorgestuurd naar de secretaresse of officemanager.

Stap # 6. Verspreiden:

De volgende stap of bewerking is het distribueren van de e-mail naar respectieve afdelingen of individuen. De kantoor peons of dragers zullen deze klus klaren. De post zal worden overhandigd tegen parafering door de ontvangende ambtenaar of griffier in het register. In dit stadium kan een mailruimtelijst worden opgesteld. Berichten die via de telefoon zijn ontvangen, moeten worden verspreid en hoeven niet te worden gesorteerd.

Stap # 7. Het bijhouden van de track:

De procedure voor het afhandelen van inkomende post zal feitelijk voltooid zijn wanneer de nodige actie op het desbetreffende stuk ontvangen post is ondernomen. Een brief moet worden beantwoord of bevestigd. Een bestelling moet worden bevestigd en uitgevoerd of geweigerd.

Als de kwestie geen belang heeft, wordt het artikel direct gearchiveerd of zelfs in de prullenbak gestopt of vernietigd. Nadat actie is ondernomen, moet elk deel van de binnenkomende schriftelijke communicatie worden verzonden voor archivering.

Een kantoor moet een duidelijke routine hebben voor de afhandeling van binnenkomende post en de supervisor van het ontvangende gedeelte is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de routine. Als een stuk binnenkomende e-mail onbewaakt blijft of verloren raakt of misleid wordt, moet een serieuze actie worden ondernomen tegen de persoon die in gebreke is.