Goed kantoorbeheer: principes en tips voor bestandsbeheer

Goed kantoorbeheer hangt af van mensen die weten wie verantwoordelijk is voor wat - het zijn mensen die verantwoordelijk zijn en dingen voor elkaar krijgen. Wat zou er bijvoorbeeld gebeuren als de aankoop voor uw kleine bedrijfje gebeurde door wie dan ook? Zou je een paperclip kunnen vinden als je er een wilde?

Of een rapport afdrukken wanneer dat nodig is? Een persoon belasten met het bestellen van alle apparatuur en benodigdheden lost het probleem op en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Hetzelfde geldt voor (computer) systeembeheer. U moet één persoon verantwoordelijk hebben voor de beveiliging van uw computersysteem en het bijhouden van zaken zoals accounts, wachtwoorden en software. Anders zal de chaos zich uitbreiden.

Het bijhouden van records klinkt als het gemakkelijkste onderdeel van goed kantoorbeheer - totdat u de noodzaak overweegt om die records zowel toegankelijk als bijgewerkt te houden. Wanneer u bijvoorbeeld een nieuwe klant of klant krijgt, duurt het slechts een moment om hem in uw contactendatabase in te voeren. Daarna duurt het nog een paar dagen voordat de record is bijgewerkt nadat u hem via de telefoon hebt gesproken.

Is uw kantoor een voorbeeld van ruimtebeheer of wanbeheer van de ruimte? Als u door het kantoor loopt, moet u dan om obstakels heen lopen of het risico lopen ergens over te struikelen? Wanneer je aan een bureau gaat zitten, zou je daar dan comfortabel kunnen werken? Zijn de dingen logisch geregeld, zodat de dingen die u het meest aan het bureau zou gebruiken het dichtst bij de hand zijn? Er zijn tegenwoordig veel dingen gepropt in kantoren, van printerstanders tot archiefkasten. Voor goed kantoorbeheer moet u er zeker van zijn dat alle dingen op kantoor zijn geordend voor maximale efficiëntie en maximale veiligheid.

7 principes van goed kantoorbeheer:

Desorganisatie en verwarring zijn irritant, maar ze zijn ook gewoon slecht voor het bedrijfsleven. Zie het als een formule, als je wilt: chaos stijgende is gelijk aan dalende winsten. Wat te doen?

Beheers de chaos door deze basisprincipes van Office Management toe te passen:

1. Stel kantoorbeheerroutines op en blijf bij hen:

Routinetaken hebben routinematige procedures nodig als u georganiseerd wilt blijven en alles soepel wilt laten verlopen. Stel routines in voor het verwerken van papierwerk en kantoorsystemen. Bijvoorbeeld, elk stuk papier dat in uw kantoor binnenkomt, moet één keer worden behandeld, worden behandeld en opgeslagen - niet lukraak op een bureau.

Kantoorsystemen, zoals computers, hebben zowel beheer- als modusprocedures nodig. Wanneer het systeem crasht of een computergestuurd apparaat uitvalt, moet iedereen in uw kantoor weten wie moet bellen en wat niet te doen (zoals het probleem zelf proberen op te lossen). Deze artikelen voor gegevensbeheer bieden nuttige tips voor alles, van kantoorarchiveringssystemen tot computerback-upprocedures.

2. Stel duidelijk afgesproken verantwoordelijkheden in:

3. Houd gegevens bij - en houd uw bedrijfsdocumenten bijgewerkt:

4. Maak een wandeling door je kantoor en ga zitten :

5. Plan de Scut-werkzaamheden:

Helaas functioneert een kantoor, zoals een keuken, niet goed zonder dat er een bepaalde hoeveelheid werk wordt verricht. Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent en niet in staat bent om alles wat u ziet als snedewerk aan iemand anders toe te wijzen, dwing uzelf dan om dit regelmatig te bereiken door er wekelijks tijd voor in te plannen. Neem bijvoorbeeld een ochtend of een middag en geef het uit aan het maken van de cold calls of het inhalen van de boekhouding (of het bijwerken van de records).

6. Delegeren en uitbesteden:

In een perfecte wereld zou iedereen alleen doen waar hij of zij tijd voor had en het goed deed. Omdat de wereld niet perfect is, doen veel mensen dingen die ze niet de tijd of het talent hebben om goed te doen. Delegeren en outsourcing kunnen niet alleen het kantoorbeheer van uw kleine onderneming verbeteren, maar bieden u ook de mogelijkheid om u te concentreren op uw talenten, waardoor uw bedrijfsresultaat verbetert. Virtuele assistenten kunnen veel van uw kantoor- of beheertaken aan.

7. Maak Business Planning een prioriteit:

Veel eigenaren van kleine bedrijven brengen hun dagen door met acteren en reageren - en vragen zich vervolgens af waarom ze op hun wielen lijken te draaien. Bedrijfsplanning is een belangrijk onderdeel van goed kantoorbeheer en moet deel uitmaken van uw normale kantoorbeheerroutine. Succesvolle eigenaren van kleine bedrijven brengen wekelijks tijd door met bedrijfsplanning en velen gebruiken dagelijkse zakelijke planningssessies als een hulpmiddel voor het stellen van doelen en groei. Als u personeel hebt, betrek ze dan bij formele planning, hetzij formeel of informeel.

Tips voor snelle kantoorarchivering:

Als eigenaar van een klein bedrijf moet u snel en gemakkelijk aan uw bureau kunnen werken. Hoewel het opzetten van een archiveringssysteem moeilijk klinkt, is het een relatief eenvoudige taak die gemakkelijker kan worden gemaakt door enkele tips en trucs voor archiveren.

(1) Neem enkele minuten de tijd om te gaan zitten op uw primaire werkplek en naar apparatuur, benodigdheden en bestanden te zoeken. Dat zal je helpen om de ideale plek te vinden om die items persoonlijk voor je in te dienen.

(2) Nu u weet waar u van nature naar informatie zult zoeken, moet u bepalen of een alfabetisch, numeriek of onderwerparchiveringssysteem het beste werkt voor u. Zoekt u naar dingen volgens de naam van de klant? De categorie (kosten, financiën, marketing)? Op referentienummer? Dit is een cruciale stap, omdat het bepaalt hoe u uw bestandssysteem gaat inrichten. Doe dit voordat je iets koopt voor je archiveringssysteem.

(3) Stel vervolgens grofweg uw opslagbehoeften vast. Heeft u een groot aantal bestanden die u dagelijks gebruikt? Heb je wekelijks alleen toegang tot je bestanden? De antwoorden bepalen of u een bureaubladbestandshouder, een archiefkast met twee laden dicht bij uw bureau of een zijladekast met vier laden aan de andere kant van de kamer nodig heeft. Er zijn tegenwoordig zoveel opties dat u zorgvuldig moet kiezen. Laat groei toe als je naar archiefkasten kijkt - koop iets om twee keer de bestanden te verwerken die je nu denkt te hebben. Dit zal het aantal keren beperken dat je je toevlucht moet nemen en je bestandssysteem moet reorganiseren.

(4) Investeer in een goed etiketteringssysteem voor duidelijkheid en gemakkelijke toegang. De bestandslabels kunnen lezen, klinkt voor de hand, maar duidelijkheid in het labelen zal u meer tijd besparen dan u zich kunt voorstellen. De meeste bedrijven die labels maken, bieden sjablonen die kunnen worden geïntegreerd met de meest populaire tekstverwerkingssoftware. Misschien wilt u een van de kleine systemen voor het maken van etiketten overwegen, die nu ook afzonderlijke postetiketten kunnen afdrukken. Items die een dubbele taak uitvoeren, zijn meestal een verstandige investering.

(5) Nu bent u klaar om bestandsmappen te kopen.

Tips voor elektronisch bestandsbeheer:

Dacht dat bestandsbeheer alleen voor papieren bestanden was? Denk nog een keer na. Het is net zo belangrijk om de bestanden op uw computer georganiseerd en up-to-date te houden. Net als bij papieren bestanden, is het doel van computerbestandsbeheer ervoor te zorgen dat u kunt vinden wat u zoekt, zelfs als u er jaren na de aanmaak naar op zoek bent.

Deze tips voor bestandsbeheer helpen u uw bestanden toegankelijk te houden:

1. Organiseer op bestandstypen:

Maak applicaties gemakkelijker te vinden door een map met de naam Program Files op uw schijf te maken en al uw applicaties daar te houden. Het uitvoerbare bestand voor Word, PowerPoint, Simply Accounting en WinZip zou zich bijvoorbeeld allemaal in de map Program Files bevinden.

2. Eén plaats voor iedereen:

Plaats alle documenten in de map Mijn documenten en nergens anders. Dus of het nu een spreadsheet is, een brief of een PowerPoint-presentatie, het gaat hier. Dit maakt het gemakkelijker om dingen te vinden en back-ups uit te voeren.

3. Maak mappen in mijn documenten:

Dit zijn de laden van de archiefkast van uw computer, om zo te zeggen. Gebruik duidelijke taal om uw mappen een naam te geven; je wilt in de toekomst niet meer naar deze lijst met mappen kijken en je afvragen wat "TFK" of welke andere interessante afkorting je ook hebt bedacht.

4. Nestmappen in mappen:

Maak naar behoefte andere mappen binnen deze hoofdmappen. Een map met de naam "Facturen" kan bijvoorbeeld mappen bevatten die "2004", "2005" en "2006" worden genoemd. Een map met de naam voor een klant kan de mappen "klantgegevens" en "correspondentie" bevatten. Het doel is om elk bestand in een map te hebben in plaats van een aantal weesbestanden te hebben.

5. Volg de bestandsnaamconventies :

Gebruik geen spaties in bestandsnamen, bewaar bestandsnamen van minder dan 27 tekens en gebruik alleen kleine letters. Dus een bestand met de naam voor een klant moet jackdawson zijn in plaats van Jack Dawson. Als je een van deze regels overtreedt, wees er dan consistent mee.

6. Wees specifiek:

Geef bestanden logische, specifieke namen en voorzie indien mogelijk datums in bestandsnamen. Het doel bij het benoemen van bestanden is om te kunnen vertellen waar het bestand over gaat zonder het te openen en te bekijken.

7. Bestand als je gaat:

De beste tijd om een document te archiveren is wanneer u het voor het eerst maakt. Maak er dus een gewoonte van om het dialoogvenster "Opslaan als" te gebruiken om uw document in te dienen en een naam te geven, zodat het op de juiste plaats wordt geplaatst.

8. Bestel uw bestanden voor uw gemak:

Als er mappen of bestanden zijn die u veel gebruikt, forceer ze dan naar de bestandslijst door ze te hernoemen met een of AA aan het begin van de bestandsnaam.

9. Cull uw bestanden regelmatig:

Soms is wat oud is duidelijk, zoals in het voorbeeld van de map met de naam "Facturen" hierboven. Als dit niet het geval is, houdt u uw mappen overzichtelijk door de oude bestanden leeg te maken. Verwijder GEEN bedrijfsgerelateerde bestanden alleen als u er absoluut zeker van bent dat u het bestand nooit meer nodig zult hebben. Maak in plaats daarvan in uw hoofdverzameling van mappen in Mijn documenten een map met de naam "Oud" of "Inactief" en verplaats daarin oude bestanden wanneer u ze tegenkomt.

10. Maak regelmatig een reservekopie van uw bestanden:

Of u nu uw bestanden kopieert naar een andere schijf of op tape, het is belangrijk om een regelmatig back-upregime in te stellen en te volgen.