Essentiële stappen voor het ontwerpen van een geschikte organisatiestructuur

De volgende stappen kunnen van grote hulp zijn bij het ontwerpen van een geschikte organisatiestructuur: 1. duidelijk gedefinieerde doelstellingen, 2. activiteiten bepalen, 3. taken toewijzen, 4. delegeren van bevoegdheden, 5. coördineren van activiteiten, 6. aanbieden van fysieke voorzieningen en recht omgeving, 7. Opzetten van structurele relatie voor algehele beheersing!

1. duidelijk omschreven doelstellingen:

De eerste stap bij het ontwikkelen van een organisatiestructuur is om de doelstellingen in zeer duidelijke bewoordingen te formuleren. Dit zal helpen bij het bepalen van het type en de basiskenmerken van de organisatie. Infact, organisatieactiviteiten worden gedetailleerd in termen van te bereiken doelstellingen.

2. Bepaling van activiteiten:

Om de doelstellingen van de onderneming te bereiken, zijn bepaalde activiteiten noodzakelijk. De activiteiten zullen afhangen van de aard en omvang van de onderneming. Een productiebedrijf zal bijvoorbeeld productie-, marketing- en andere activiteiten hebben. Er is geen productieactiviteit in winkels.

Elke belangrijke activiteit is verdeeld in kleinere delen. De productieactiviteit kan bijvoorbeeld verder worden onderverdeeld in inkoop van materialen, inrichting van de fabriek, kwaliteitscontrole, reparatie en onderhoud, productieonderzoek, enz.

3. Taken toewijzen:

De individuele groepen van activiteiten worden vervolgens toegewezen aan verschillende individuen op basis van hun bekwaamheid en aanleg. De verantwoordelijkheid van elk individu moet duidelijk worden omschreven om overlapping en overlapping van inspanningen te voorkomen. Elke persoon krijgt een specifieke taak die bij hem past en hij wordt verantwoordelijk gesteld voor de uitvoering ervan. De juiste man is op de juiste baan gezet.

4. Delegerende autoriteit:

Elk individu krijgt de autoriteit die nodig is om de toegewezen activiteit effectief uit te voeren. Met gezag bedoelen we macht om beslissingen te nemen, instructies uit te vaardigen, de ondergeschikten te leiden, hen te controleren en te controleren.

Gezaghebbende autoriteit aan een persoon moet evenredig zijn met zijn verantwoordelijkheid. Een persoon kan zijn functie niet uitoefenen zonder de benodigde autoriteit of macht. Autoriteit stroomt van boven naar beneden en verantwoordelijkheid van onder naar boven.

5. Coördinerende activiteiten:

De activiteiten en inspanningen van verschillende individuen worden vervolgens gesynchroniseerd. Een dergelijke coördinatie is noodzakelijk om effectieve prestaties van gespecialiseerde functies te waarborgen. De onderlinge relatie tussen verschillende banen en individuen is duidelijk gedefinieerd, zodat iedereen weet van wie hij orders moet aannemen en aan wie hij verantwoording verschuldigd is.

6. Fysieke faciliteiten en de juiste omgeving bieden:

Het succes van een organisatie hangt af van het bieden van de juiste fysieke faciliteiten en juiste omgeving. Terwijl het belangrijk is om juiste personen op juiste banen te hebben, is het net zo belangrijk om een juiste werkomgeving te hebben. Dit is noodzakelijk voor de goede werking en de welvaart van de onderneming.

7. Totstandbrenging van een structurele relatie voor de algehele controle.

Het is heel belangrijk om goed gedefinieerde duidelijke structurele relaties tussen individuen en groepen vast te stellen. Dit zorgt voor algemene controle over de werking van alle afdelingen en hun gecoördineerde richting met het oog op het bereiken van vooraf vastgestelde bedrijfsdoelstellingen.

Het is dus duidelijk uit de voorgaande analyse dat de organisatie een structureel kader van taken en verantwoordelijkheden biedt. Het zorgt niet alleen voor gezagsrelaties, maar biedt ook een communicatiesysteem.