Apparatuur voor het gebruik van kantoormails: behoeften en typen

Lees dit artikel voor meer informatie over de apparatuur die nodig is voor het gebruik van Office Mail. Na het lezen van dit artikel leert u over: 1. Noodzaak van apparatuur voor het verwerken van e-mail 2. Soorten apparatuur voor het verwerken van e-mail.

Behoefte aan apparatuur voor het verwerken van e-mail:

Afhandeling van e-mail is een arbeidsintensieve klus. Er zijn zoveel operaties om te doen. Elke dag moet een groot aantal postartikelen, zowel inkomend als uitgaand, worden afgehandeld. Het nummer is erg groot voor een grote zorg. Het aantal neemt toe naarmate de zorg groter wordt; en activiteiten worden vermenigvuldigd.

Brieven of berichten of circulaires moeten regelmatig naar dezelfde personen worden gestuurd en vervolgens moeten dezelfde adressen een aantal keren worden geschreven of getypt.

Veel pagina's of bijlagen moeten samen worden gemonteerd. Dit zijn allemaal saaie klusjes maar moeten nauwkeurig worden uitgevoerd. Om monotonie te overwinnen, om snelheid en nauwkeurigheid te garanderen en om diefstallen te voorkomen, zijn er verschillende machines geïntroduceerd die kunnen worden gebruikt, op voorwaarde dat het werkvolume vrij groot is, om het systeem economisch te maken.

Soorten apparatuur voor het verwerken van e-mail:

De verschillende soorten machines die worden gebruikt bij het afhandelen van post worden hieronder beschreven:

(1) Briefopeningsmachine:

Deze machine wordt gebruikt om enveloppen te openen. Letters worden meestal met de hand geopend, maar een beetje onachtzaamheid kan de inhoud van de binnenkant beschadigen. Met deze machine kan een envelop worden geopend door heel fijn een smalle strook van de ene rand van een envelop te snijden.

De machine is uitgerust met zelfslijpende en draaiende messen of messen. De machine kan met de hand worden bediend of elektrisch worden bediend. Een elektrisch bediende machine kan binnen een minuut maximaal 500 enveloppen van alle formaten openen.

(2) Envelopverzegelingstoestel:

Het verzegelen van enveloppen is vervelend en vuile baan. Vies omdat gom of lijm is gebruikt. Een envelop-sluitmachine, indien met de hand bediend, kan netjes ongeveer 150 enveloppen in een minuut verzegelen en indien elektrisch bediend kan het aantal 25.000 per uur bereiken.

Water moet continu worden toegevoerd. Enveloppen van elke redelijke breedte, lengte en dikte kunnen worden verzegeld door een standaardmachine. Een elektrisch bediende machine heeft een bijkomend voordeel dat water heet wordt gemaakt en dat heet water snel inwerkt op het tandvlees.

(3) Sorteermachine:

Het is mogelijk dat een aantal behuizingen of vellen papier moeten worden samengevoegd voordat ze worden verzonden. Dit is een moeizame en risicovolle baan. Riskant omdat elk vel papier kan worden gemist of er sprake is van verspilling van duplicatie van dezelfde pagina. Het is ook tijdrovend. Een sorteermachine lost alle problemen op.

Zo'n machine is van vele soorten en maten. Een grote machine verzamelt niet alleen maar bindt ook de papieren. Een eenvoudige sorteermachine kan worden gebruikt door een typiste die het vereiste aantal vellen papier, doorschoten met carbonpapier, op tafel houdt zodat er geen tijd verspild wordt om de papiersoorten gereed te maken wanneer een aantal kopieën moet worden ingetypt. tijd.

(4) Papiervouwmachine:

Het vouwen van papier voordat ze in enveloppen worden geplaatst, is niet zo eenvoudig als het lijkt te zijn. Vouwen moet op een nette en elegante manier worden uitgevoerd. Er zullen geen onnodige vouwen zijn die verspilling van tijd veroorzaken. Vouwen wordt moeilijk wanneer een stapel papieren moet worden samengevouwen.

Vouwen moet in overeenstemming zijn met de grootte van de envelop. In het geval dat 'vensterenveloppen' worden gebruikt, moet het vouwen zodanig worden uitgevoerd dat het op de brief getypte binnenadres zichtbaar wordt. Al deze problemen kunnen worden opgelost als een papiervouwmachine wordt gebruikt.

Er is een composietmachine beschikbaar die de papiersoorten in een envelop verzamelt, vouwt en invoegt en deze uiteindelijk verzegelt. Dit alles kan snel worden gedaan om binnen een uur 2500 enveloppen klaar te maken. Veel hangt echter af van het aantal te verzamelen papieren.

(5) Adresseerapparaat of adreskaartje:

De hulp van een dergelijke machine wordt gebruikt wanneer regelmatig brieven of circulaires of kennisgevingen naar dezelfde geadresseerden moeten worden verzonden. Bijvoorbeeld communicatie met leden van een vereniging of bedrijf, elektrische of telefoonrekeningen aan abonnees, premiekennisgevingen aan polishouders, enz.

Voor deze machine moet een origineel exemplaar voor elke naam en elk adres worden voorbereid. Dit kan worden gedaan door het aanbrengen van reliëf op metalen platen of sjablonten op dik papier of plastic vellen, enz. Deze platen of kaarten worden in de machine gevoerd. Door op een hendel te drukken, wordt een voor een een plaat of een kaart in de afdrukpositie gebracht.

De envelop of kaart wordt op het platform geplaatst en de geëmbosseerde plaat of kaart wordt daarop gedrukt en droge inkt passeert ertussen. Er is een opdruk gemaakt. Door enkele bijlagen toe te voegen, kan de nummering ook tegelijkertijd worden gedaan of kan een deel van de totale beschrijving worden afgedrukt (bijvoorbeeld alleen de naam), enzovoort.

Het is mogelijk dat niet alle namen tegelijk worden gezocht. Bij sommige automatische apparaten kan de machine de selectie maken. Adressen kunnen worden afgedrukt van 800 tot 1.000 per uur door een met de hand aangedreven machine en tot 7.000 per uur door een elektrisch bediende machine.

Een dergelijke machine wordt zelfs gebruikt voor lonen of loonrollen, voor facturatie, voor ander formulierenvullend werk. Het heeft grote voordelen:

(a) Het heeft een enorme snelheid van werken,

(b) Er is geen fout bij het afdrukken van de naam en het adres,

(d) Het kan voor een aantal doeleinden en op een aantal manieren worden gebruikt,

(e) Het leidt tot economie.

Het heeft ook nadelen:

(a) De metalen platen zijn duur maar duurzaam,

(b) Het is moeilijk om wijzigingen aan te brengen.

(6) Frankeermachine:

Dit is een machine die wordt gebruikt voor het afdrukken op enveloppen, kaarten, enz. Ontwerpen van postzegels van verschillende waarden, waarop de datum, het bedrag, de plaats van het stempelen en het geregistreerde aantal van de gebruiker worden vermeld. Bovendien kan een advertentieslogan ook worden afgedrukt.

Commerciële huizen, onderwijsinstellingen, overheidskantoren en verschillende andere organisaties gebruiken deze machine vaak in plaats van gewone zelfklevende postzegels. Deze machine is geïntroduceerd na de International Postal Convention van 1922. Zo'n machine kan b; gekocht of gehuurd, maar moet voor registratie en een licentie naar een postkantoor worden gebracht.

Een nummer wordt door het postkantoor toegewezen aan de gebruiker. Er is een meter aan de machine bevestigd die de hoeveelheid geld toont die wordt gebruikt voor verzending. Een bedrag, gebaseerd op het vermoedelijke verbruik, moet vooraf worden geschat en betaald aan het postkantoor.

Dienovereenkomstig stelt het postkantoor de meter in op die limiet, vergrendelt en verzegelt deze. De gebruiker kan de machine gebruiken totdat die limiet van de frankeerwaarde is bereikt en daarna stopt de machine om te werken. Opnieuw moet de machine naar het postkantoor gebracht worden voor een nieuwe afstelling van de meter op voorschot van geld.

Voor het frankeren moeten de volgende stappen worden uitgevoerd:

(1) De letters moeten worden gesorteerd op basis van de hoeveelheid frankering die voor hen is vereist.

(2) De machine wordt met een nominale waarde per keer aangepast. Bijvoorbeeld 25 paise, 35 paise, enzovoort. Letters die 25 paise-stempels vereisen, worden per keer gefrankeerd. Dan brieven die 35 paisostempel vereisen, enzovoort.

(3) Voor enveloppen of artikelen van grote dikte die niet in de machine kunnen worden ingevoerd, worden afzonderlijke vellen gefrancheerd en vervolgens op de artikelen geplakt.

(4) Als er een fout is, wordt zo'n envelop bewaard en kan deze bij het postkantoor worden ingeleverd voor terugbetaling.

(5) Elke dag moet het datumafdrukmechanisme worden aangepast.

(6) De machine moet onder de verantwoordelijkheid van een verantwoordelijke persoon worden gehouden, zodat er geen sprake is van misbruik.

voordelen:

(a) De bewerking bespaart tijd. Ongeveer 2.000 brieven kunnen binnen een uur worden gefrankeerd door een handbediend en 15.000 door een elektrisch bediende machine.

(b) Een voorraad postzegel hoeft niet te worden bijgehouden.

(d) Het postboek hoeft niet te worden bijgehouden.

(e) De post is snel klaar voor bezorging.

(f) Het drukken van advertentieslogans is een goedkope manier van adverteren.

nadelen:

(a) Er kan verspilling zijn door verkeerde bedragen te frankeren.

(b) De post moet elke dag na het frankeren naar het postkantoor worden gedragen en kan niet in de brievenbus worden achtergelaten.

(d) Losse zegels kunnen nog steeds nodig zijn voor dringende brieven die onmiddellijk moeten worden geplaatst, maar op dat moment is het postkantoor gesloten.

(e) Een goed bedrag moet vooraf aan het postkantoor worden betaald.

(f) Het heeft operationele en onderhoudskosten. De inktstroom moet worden onderhouden.