Ontwikkeling van een geschikte MIS voor een bedrijfsorganisatie (7 stappen)
Volgende stappen zijn betrokken bij de ontwikkeling van een geschikt MIS voor een bedrijfsorganisatie:
1. Definiëren en analyseren van verschillende soorten beslissingen die in de organisatie worden genomen:
De MIS-ontwerpers moeten het bestaande besluitvormingssysteem van de organisatie grondig analyseren. Dit vereist een studie van verschillende niveaus van besluitvormers en de prioriteiten van deze beleidsmakers. Het doel van deze studie is zorgen voor de verzameling, analyse en verspreiding van juiste informatie voor verschillende besluitvormers in de organisatie.
2. Vergelijking van kosten en baten van het systeem:
De MIS van de organisaties moet zodanig zijn ontworpen dat de voordelen groter zijn dan de kosten van het verzamelen, analyseren en presenteren van informatie. Afhankelijk van de grootte van de organisatie, moeten alternatieve middelen voor het verstrekken van informatie voor bestuurlijke besluitvorming worden bestudeerd en beoordeeld in termen van hun kosten en baten.
Een effectief MIS evalueert niet alleen informatie voor presentatie, maar elimineert ook onnodige gegevens. Het MIS moet informatie samenvatten en condenseren zodat het gemakkelijk kan worden geabsorbeerd en gebruikt voor de besluitvorming.
3. Pre-testen van de systemen en training van operators:
MIS moet worden getest voordat het wordt gebruikt. Als het systeem niet is getest, zullen er waarschijnlijk problemen optreden en kunnen veranderingen in het systeem op dat moment erg duur blijken te zijn. Ook moet de juiste opleiding worden gegeven aan de managers om het systeem te begrijpen, zodat ze het systeem correct kunnen gebruiken.
4. Goede planning voor opslag van informatie:
Een goede regeling moet worden getroffen voor de opslag van informatie. Alle informatie moet worden opgeslagen in gedesaggregeerde bestanden. Nieuwe gegevens moeten worden toegevoegd aan de bestaande gegevens in een bepaalde categorie wanneer deze wordt ontvangen.
Verschillende besluitvormers met vergelijkbare informatiebehoeften moeten worden geïdentificeerd, zodat ze kunnen worden gegroepeerd voor de verspreiding van informatie. Dit zou duplicatie en verspilling voorkomen.
5. Mechanisme voor het verzamelen en verwerken van gegevens :
De juiste methoden voor informatieverwerking moeten worden geselecteerd. Dit vereist het bepalen van stappen voor het verzamelen, opslaan, sorteren, evalueren, verzenden en ophalen van informatie. Er moet ook een controlesysteem worden ontwikkeld om eventuele tekortkomingen die zich in het systeem kunnen voordoen, te identificeren en te corrigeren.
6. Juiste regeling voor de verspreiding van informatie:
Een goede regeling moet worden getroffen voor de verspreiding van informatie op het juiste moment voor verschillende besluitvormers. Vertraagde informatie is informatie geweigerd. Juiste formats moeten worden ontworpen voor de verspreiding van informatie aan verschillende beleidsmakers, rekening houdend met hun informatiebehoeften.
7. Herziening van MIS met periodieke intervallen:
De werking van de MIS moet met tussenpozen worden herzien. Deze beoordeling helpt bij het identificeren van tekortkomingen in de bestaande MIS en het aanbrengen van de nodige wijzigingen om dergelijke tekortkomingen te verhelpen.
