Delegatie is de sleutel tot effectieve controle

Delegatie is de sleutel tot effectief controleren!

Hoewel de controle moet worden uitgeoefend door middel van het nemen van snelle herstelacties, kunnen de managers de controlefunctie mogelijk niet helemaal alleen ontladen door aandacht te schenken aan alle details van de minuut. Het is voldoende als de actie wordt ondernomen binnen de gedelegeerde bevoegdheid.

Een bestuurder kan de controlefunctie alleen onmiddellijk uitvoeren als hem de bevoegdheid is gegeven om actie te ondernemen en hij wordt ook verantwoordelijk gehouden voor de resultaten; bijvoorbeeld, een bestuurder die belast is met de verantwoordelijkheid om het productieniveau gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld 3 maanden of 6 maanden) op een bepaald cijfer te houden, kan het topmanagement hem alleen verantwoordelijk houden voor de verwezenlijking van deze doelstelling als hij heeft de bevoegdheid om de materialen aan te schaffen en toegang te hebben tot de vereiste apparatuur, enz., en de nodige actie te ondernemen tegen de dwalende werknemers of degenen te belonen die efficiënter blijken te zijn, enzovoort.

Het is in deze context dat de noodzaak van een juiste delegatie van autoriteit door de superieuren aan hun ondergeschikten gevoeld wordt gevoeld tijdens het ontladen van de bestuurlijke functie van controle. De topmanagers moeten het deel van hun beheersautoriteit delegeren aan de betrokken ondergeschikte.

Ze kunnen de taak van het reguleren van de operationele actieplannen delegeren aan de managers op het middenniveau, evenals eerstelijnsmanagers en hen vragen om alleen uitzonderlijke zaken aan hen te rapporteren (topmanagement). Vandaar de opmerking: "Delegatie is de sleutel tot effectief controleren."

Informatie is de gids om te controleren:

De nauwkeurigheid van de informatie heeft veel invloed op de effectiviteit van planning en controlling. Dit komt omdat de controle wordt uitgeoefend door een manager alleen op basis van de informatie en rapporten van degenen die het werk feitelijk doen, de 'Feedback' van de operaties.

Feedback stelt de manager in staat om te bepalen in hoeverre de operaties verlopen volgens plannen en normen en wanneer herstelmaatregelen vereist zijn. Het is absoluut noodzakelijk dat de informatie en rapporten met betrekking tot bewerkingen op tijd moeten komen. Er zou immers geen nuttig doel gediend kunnen worden door de brandweer te bellen nadat het hele gebouw in vlammen is herleid tot as.

"Het management heeft liever benaderende informatie die snel is dan zeer nauwkeurige informatie nadat het te laat is om van waarde te zijn bij het nemen van beslissingen." Evenzo is het even belangrijk dat de informatie toereikend is. Te veel informatie is bijna net zo slecht als te weinig.

Ondergeschikte managers moeten voldoende zijn opgeleid om voldoende informatie over het juiste type aan het topmanagement te verstrekken om tijdig corrigerende maatregelen te nemen. Als het besturingsmechanisme er niet in slaagt de belangrijke informatie naar het management te verzenden, duurt het mechanisme mogelijk niet lang. Daarom moet ervoor worden gezorgd dat voldoende voorzieningen worden getroffen voor effectieve feedback in elk goed controlesysteem.